Функції документа

     - первинну;

     - вторинну;

     - за жанром;

     - за видом;

     - за носієм інформації. 

     Кожен документ має інформаційну ємність (або інформаційний потенціал), тобто кількість і якість інформації.

     Інформаційна  ємність характеризується такими показниками: повнота, об'єктивність, достовірність, оптимальність, актуальність інформації, її корисність і новизна.  Чим вище ці показники, тим цінніше документ.

       Соціальна функція теж притаманна  багатьом документами, вона існує  для задоволення різних потреб  як суспільства в цілому, так  і окремих його членів. Документ  може впливати на соціальні  відносини  в залежності від  призначення, ролі в даному  суспільстві, також може не тільки стимулювати розвиток соціальних процесів, але і гальмувати їх.

       Комунікативна функція виконує  завдання передачі інформації  в часі і просторі, інформаційного  зв'язку між членами суспільства.  Без обміну відомостями, думками, ідеями,соціальні зв'язки не можуть підтримуватися. Можна виділити дві категорії документів, в яких яскраво виражена комунікативна функція:

     1. Культурна функція - здатність документа зберігати і передавати культурні традиції, естетичні норми, ритуали, прийняті в суспільстві (кінофільм, малюнок, науково-технічний документ) .

     2. Управлінська функція виконується офіційними документами, які спеціально створені для цілей і в процесі управління (закони, положення, статути, протоколи, рішення, зведення, звіти) .

       3.  Правова функція властива документам, в яких закріплюються зміни правових норм і правопорушень.

     4. Функція історичного джерела вивчається історичною наукою.  Існує дві точки зору: перша - документ є історичним джерелом з моменту передачі його на архівне зберігання; друга - документ наділяється цією функцією з моменту його виникнення, але усвідомлюється ця функція людиною лише тоді, коли документ надходить до архіву.  Таким чином, ця функція починає домінувати в документі, якщо він виступає як джерело інформації для історика, що досліджує ту чи іншу проблему.

       5. Функція обліку дає не якісну, а кількісну характеристику інформації, пов'язаної з господарськими, демографічними та іншими соціальними процесами з метою їх аналізу і контролю.  Основні види обліку - статистичний, бухгалтерський, оперативний (відображаються в статистичних і фінансово-економічних документах, планової, звітної, документації) .

     Читаючи книжку, журнал, газету, переглядаючи фільм  чи фотографію, людина отримує, запам’ятовує, накопичує і використовує інформацію.

     Спеціалісти області інформації, бібліотекарі, бібліографи і т.п. в силу своїх  професійних можливостей повинні  вміти її збирати, переробляти і  передавати в суспільне користування.

     Організація роботи з документами – це створення  умов, що забезпечують рух, пошук і зберігання документів у діловодстві. Сюди входять прийняття документів, їх реєстрація, розподіл, контроль за виконанням, формування справ, довідково-пошукова робота, перед архівна обробка, зберігання та використання документів.

     Вірна та своєчасна інформація, носієм якої є документ, відіграє важливу роль в управлінні. Управлінська діяльність багатогранна. Вона охоплює всі сторони роботи будь-якої установи, організації, підприємства і потребує документування.

     У наш час забезпечення управління в організаціях і установах регулюється діючим законодавством, постановами та розпорядженнями Кабінета Міністрів України, розпорядчими документами вищестоячих організацій, положеннями про установи, інструкціями щодо документування управлінської діяльності та посадовими інструкціями.

     Право видання розпорядчих документів визначене Основним Законом- Конституцією України. Окремі напрямки діяльності установ, організацій і підприємств регламентуються відповідними законами, постановами та розпорядженнями органів державної влади та управління. Діяльність кожної установи, організації та підприємства визначається положенням про нього. Положення – правовий акт, що визначає порядок утворення, права, обов’язки та організацію роботи підприємства, структурного підрозділу. Створення Єдиної Державної системи документознавства було викликане потребами удосконалення управлінської роботи і роботи з документами, тому що документування організаційної діяльності апарату управління є однією з найважливіших форм його роботи.

     При вивченні теми даної курсової роботи було виконано поставлені завдання,а саме:

     - визначено функціональне призначення документа як складової частини документознавства;

     - розглянуто документознавство як  наукову дисципліну, а також складові частини документа та їх функціональне призначення;

     - проведено аналітико-синтетичний аналіз документа,а саме визначено весь спектр функцій документа: головних, загальних, специфічних;

     - визначено зовнішню і внутрішню структуру документа як складової функціонального призначення.

     Джерела використаної літератури

     1. Асєєв Г.Г., Шейко В.Н. Інформаційні технології в документознавстві: Учб.пособие. – Х.: ХГІК,2000.

     2. Басаков М. И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Учеб.пособ. – 2-е изд., перераб . и доп. – М.: Дашков и К0, 2003. – 336с.

     3. Банасюкевич В. Д. Вопросы терминологии управленческой документации. – 2001. – № 4. – С. 15–21.

     4. Басаков М.І. Діловодство і кореспонденція у питаннях і відповідях: Уч.посібник для ст.ВНЗ – 2-ге вид., перер. і доповн., Ростов – на Дону, 2000.

     5. Воробьев Г.Г. Документ: інформаційний аналіз. – М.: Наука, 2001.

     6. Головач А.С. Зразки оформлення документів: для підприємств та громадян. – Донецьк: Сталкер, 2003.

     7. Глущик С.В. Сучасні ділові папери: Навч.посібник для сер.спец.навч.закладів. 3-тє видання. пер.і.доп. – К: А.С.К., 2002.

     8. Горбул О.Д. Ділова українська мова: Навч.посібник.- К.:Т-во “Знання”, КОО 2000.

     9. Глущик С.В. Сучасні ділові папери: Навч.посібник для вищих та сер.спец. навч.закладів. – К.: А.С.К., 2000.

     10. Горбул О.Д. Ділова українська мова: Навч.посібник для ВНЗ – К.: Знання, 2002.

     11. Гутеару. Документування управлінської діяльності. Курс лекцій. – М., 2001.

     12. Зубков М. Сучасна українська ділова мова. 3-те видання доп. – Х.: Торсінг, 2003.

     13. Илюшенко М. П. К вопросу о функциях документов . – 2000. – № 5. – С. 10–17.

     14. Ильюшенко М.П., Кузнєцова Г.В. Документознавство. Документ і системи документацій. – М.: МГИАН, 2000.

     15. Кушнаренко Н. Н. Документоведение: Учеб. – 2-е изд., перераб. и доп. – К.: Знання, 2000. – 460 с.

     16. Крайская З.В., Челліні Є.В. Архівознавство: Підручник для сер.спец.уч.закладів. – М.: Норма, 2002.

     17. Кузнєцова Т.В. Діловодство: Посібник для вузів, - М, 2001р.

     18. Кавторьова Я. Документообіг: організація і ведення. Ме-тод.посібник, – Х.,2001.

     19. Илюшенко М. П. К вопросу о функциях документов . – 2000. – № 5. – С. 10–17.

     20. Лившиц Я. З. Документационное обеспечение управления. – М.: Знание, 2000. – 63 с.

     21. Лысенко Н. А., Сербиновский Б. Ю, Цветкова С. Н. Документирование управленческой деятельности на предприятии: делопроизводство и корреспонденция: Учеб.пособ. – Ростов н/Д: МарТ, 2002. – 272 с.

     22. Немцов В.Д. Культура для спілкування: Навч.посібник для ВНЗ.: - К, 2002.

     23. Организация делопроизводства, приема граждан и работы с письмами и жалобами: Учеб. / Отв. ред. В. П. Кашепов. – М.: Юрид.лит-ра, 2003. – 270 с.

     24. Паламар Л.М., Кацавець Г.М. “Мова ділових паперів”: Практ.посібник. – К.: Либідь, 2000.

     25. Палях Ю.І. Ділова етика. Навчальний посібник для ВНЗ. – К.: Знання, 2001.

     26. Стенюков М.В. Секретарська справа. – М.: “Издательство ПРИОР”, 2001.

     27. Стенюков М.В. Діловодство в управлінні персоналом, - М, 2001р.

     28. Швецова-Водка Г.М. Типологія документа: Навч.посібник для студентів інститутів культури /Рівн.держ. інститут культури. – К.: Кн.палата України, 2004. 

     Додатки