Назначение и функции НСА к документам АФ РФ

      При каталогизации осуществляется дифференцированный подход:

• определяется очередность выбора архивных фондов и их структурных частей по степени их значимости;
• отбираются необходимые дела, документы, сведения из них;
• в зависимости от формирующегося каталога применяются различные приемы описания документной информации.

      При определении вида каталога учитываются:

• уровень и профиль архива;
• структура, состав, содержание, степень разработанности фондов;
• интенсивность и задачи использования документов;
• кадровые и материально-технические возможности архива.

      Каталоги  могут строится на основе логический или алфавитной структуры. К первым относятся систематические, тематические, хронологические. Ко вторым – предметные - именной и географический.

            Наиболее распространенными  видами каталогов являются:

• систематический – по отраслям знаний и практической деятельности общества;
• тематический – по темам, подтемам, рубрикам, подрубрикам;
• по истории учреждений – по отраслям, подведомственности, типам учреждений в алфавитной порядке;
• по истории административно-территориального деления – по видам административно-территориальных единиц, а внутри – по алфавиту наименований;
• хронологический – по хронологии событий, либо по датировке документов, либо по времени освещаемых событий;
• именной – по алфавиту лиц, упоминаемых в документах, либо по авторам документов;
• географический – по алфавиту географических и топографических объектов;
• ведомственный по личному составу – данные о трудовом стаже, зарплате, других показателях для начисления пенсий, при передаче в архив может использоваться для составления именного каталога;
• названий фондов – при большом количестве фондов может использоваться для первичного знакомства с фондами, их названиями, номерами, крайними датами.

      Вживление и отбор документной информации для каталогизации происходит как  при тематический разработке архивных фондов, так и при попутной каталогизации, связанной с другими видами работ по выявлению и описанию документов. Выявленная  информация описывается на каталожных карточках на уровне подокументного, поединичного, группового описания. При подокументном описании сообщается информация об одном документе, при поединичном – единице хранения, при групповом – связанной между собой тематически, логически, хронологически группе единиц хранения или документов.

      В результате возможно описание на уровне части документа, документа, группы документов, единицы хранения, группы единиц хранения.

      Каталожная  карточка включает  следующие атрибуты:

• индекс классификационного деления;
• наименование рубрики и подрубрики;
• обозначение даты и места события;
• информационные сведения (описание содержания);
• название архива;
• название фонда;
• архивный шифр документа  (номер фонда, описи, единицы хранения, листа);
• язык;
• способ воспроизведения;
• фамилия составителя;
• дата составления;
• в отдельных случаях на оборотной стороне карточки может помешаться аннотация.

      Архивные  каталоги постоянно пополняются  новыми данными. Одной из связанных  с ними работ является ведение  каталога, которое включает:

• научно-методической обеспечение работы;
• индексирование карточек;
• систематизацию их по индексам и рубрикам;
• составление отсылочного аппарата к каталогу;
• усовершенствование каталога;
• ведение учетных форм работы по каталогизации и использованию каталогов.

      Включаемые  в каталог карточки должны быть индексированы, на них должен проставляться индекс – условное обозначение, элемент  языка, букв, цифр, условных знаков, целью которого является передача содержании информации, зафиксированной в документах, закреплении места делений в классификационной схеме и определении связи между этими делениями.

      Индексы могут быть:

• буквенными;
• цифровыми;
• комбинированными.

      Они служат для определения места  карточек в каталоге. Систематизация  их проводится в соответствии с индексами  в порядке расположения букв и  цифр.

      Постоянное  усовершенствование каталогов включает в себя совершенствование схемы классификации, проверку их содержания и оформления, совершенствование описаний.

      В результате каталоги должны быть вторым, после описи, по значимости архивным справочником. 
 

      Контрольные вопросы:

1. Дайте понятие архивного каталога.
2. Назовите виды архивных каталогов.
3. Какая информация помещается в каталожную карточку?

 

      Практические  задания:

1. Составьте каталожную карточку, используя состав документов вашего архива.
2. Составьте каталожную карточку, используя материалы об архивных фондах, помещенные в журналы «Отечественные архивы».

 

Тема 18. Путеводители, их виды, назначение 

      Архивный  путеводитель – архивный справочник, содержащий в систематизированном виде характеристики или краткие сведения об архивных фондах, и предназначенный для ознакомления с их составом и содержанием. Путеводитель является обязательным справочно-информационным изданием архива, дающим общее представление о составе и содержании его документов на уровне фондов.

      В зависимости от уровня содержащейся в путеводителе информации он может  быть внутри и межархивным. Путеводители охватывают информацию на уровне Архивного фонда РФ, группы архивов, архива, ряда архивных фондов. В зависимости от этого путеводители подразделяются:

• на путеводитель по фондам архива;
• краткий справочник по фондам архива;
• тематический путеводитель по фондам архива;
• путеводитель по архивам.

      Путеводитель  по фондам архива определяет состав архива на уровне фонда. Он содержит систематизированный  перечень характеристик архивных фондов, включающий название, номер, объем фонда, его крайние даты, историческую справку, аннотации, библиографию.

      Краткий справочник по фондам архива сообщает сведения об архивных фондах общего или  более узкотематического, чем путеводитель по фондам, характера. В нем указываются  названия фондов и краткие сведения о них. К ним относятся номер, объем, крайние даты фондов. Справочники могут быть аннотированными и неаннотированными.

      Тематический  путеводитель по фондам архива сообщает сведения о фондах, определяемые конкретной темой. В нем, в соответствии с  темами, указываются название, номер фонда, крайние его даты, номера описей, содержащих документы по теме, научно-справочный аппарат к фонду, аннотации, библиография. Дополнительно могут быть указаны сведения по истории фондообразователя и условия доступа и использования документов.

      Путеводитель  по архивам включает сведения о ряде архивов, начиная с Архивного  фонда РФ и продолжая группой  архивов. Он определяет состав архива, группы архивов, состав Архивного фонда  РФ по хранилищам его всего или  отдельных его частей. Характеристика архива в этом путеводителе содержит название и адрес архива, справочные данные по видам документации, историческую справку и аннотацию. Дополнительно может сообщаться библиография по архиву. В зависимости от задач,  стоящих перед таким путеводителем, он может быть общем или тематическим.

      При подготовку путеводителей применяется  дифференцированный подход, заключающийся  в отборе фондов, дел и документов, предназначенных для него, отборе сведения, выявлении оптимального состава  и степени полноты справочного аппарата. Как правило, в путеводителях информация делится на сведения о фондах досоветского, советского, постсоветского периодов. Внутри их материал располагается исторически и логически.

      Путеводитель  состоит из основной части, в которой  дается характеристика фондов и документов, и справочного аппарата, включающего титульный лист, оглавление, предисловие, список сокращений, указатели.

      При составлении путеводителей главным  требованием к ним является полнота  отражаемых сведений, наличие справочных данных (архив, фонд, опись, единица хранения), при необходимости – аннотация к документам. Путеводители помимо сведений об основных архивных фондах могут содержать сведения о неаннотируемых фондах. Путеводители по архивам могут содержать библиографию, в которой  указываются не только данные общей библиографии, но и публикации документов архива или сообщений о них. 
 

      Контрольные вопросы:

1. Дайте понятие архивного путеводителя.
2. Назовите виды архивных путеводителей.
3. Какие данные входят в структуру путеводителя?

 

      Практические  задания:

1. Используя материалы в архивах, помещенные в журналах «Отечественные архивы» составьте:

      - путеводитель по  архивному фонду;

      - тематический путеводитель. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      Тема 19. Цели использования архивных документов 

      Использование архивных документов – это применении информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.

      Использование архивных документов строится на принципах  открытости, доступности, ответственности, научности. Его результатом является обеспечение информационных потребностей в ретроспективной документной информации.

      Направления использования архивных документов:

• укрепление российской государственности;
• удовлетворение информационных потребностей общества;
• обеспечение законных прав и интересов граждан.

      Цели  использования документов – это  основные задачи, решаемые в ходе использования  документов. Они более тесно связаны  с задачами конкретной организации. Цели использования документов бывают:

• управленческие;
• политические;
• экономические;
• научные;
• культурные;
• социально-правовые (обеспечение законных прав и интересов граждан).

      Использование документов в управленческих целях предполагает информационное обеспечение работы данного ведомства, организации, решение с помощью архивных документов вопросов, возникающих в его деятельности, повышение эффективности управления. Например, обращение к архивным документам необходимо при  оставлении планов и прогноза развития отрасли, предприятия (они должны быть основаны на анализе опыта предшествующих лет), при разработке проектов реформ государственного аппарата или реорганизации данного ведомства, учреждения, при подготовке нормативных актов, положений, инструкций, в том числе  квалификационных справочников, должностных инструкций сотрудников, положений о структурных подразделениях, архиве, инструкций по делопроизводству организации и т.д.

      Использование архивных документов в политических целях осуществляется при разработке законопроектов, программ реформ; в политической борьбе различных партий и группировок (публикация материалов в ходе избирательных кампаний, использование опыта своих политических предшественников при создании программ, платформ и т.д.); для пропаганды официальной идеологии и политики правительства; для укрепления государственности (публикация материалов о репрессиях, документов, разоблачающих терроризм, национализм и т.д.); укрепления государственной безопасности; при проведении национально-территориального размежевания и изменения административно-территориального деления; для заключения международных договоров, при определении межгосударственных границ и т.д.