Виды документов и их класификацыя

     Зміст

     І Види документів

1. Інструкція
2. Положення
3. Постанова

ІІ  Класифікація документів

ІІІ Список використаної літератури 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Види  документів та їх класифікація

Види  документів

     Інструкція

     Інструкція — правовий акт, створюваний органами управління для встановлення правил, що регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності установ, підприємств, окремих їх підрозділів та служб, а також посадових осіб або громадян. Вона належить до категорії організаційних документів, що видаються міністерствами, установами, є нормативним актом, регламентуючим різні питання.

     Існують інструкції посадові, з техніки безпеки, експлуатації різного устаткування та ін. Кожна з них має бути затверджена вищестоящими органами або керівниками організацій. Інструкції затверджуються керівником або його ж наказом (із зазначенням номера і дати видання).  

         Інструкція, крім грифа про затвердження, має такі реквізити, як найменування її виду, коротке формулювання змісту (заголовок), текст; посада і прізвище особи, відповідальної за її складання, її підпис, дата, номер (індекс) за класифікатором. Текст викладають у логічній послідовності, групують за розділами, до яких іноді дають підзаголовки, розбивають на параграфи (позначають арабськими цифрами). Найзручніше застосовувати наскрізну нумерацію. В інструкції вживають слова: повинен, зобов'язаний, необхідно, не припускається, слід. Розділи об'ємних інструкцій позначають римськими цифрами, а пункти — арабськими.

       Текст цього документа повинен бути коротким, точним, зрозумілим, оскільки інструкція призначена для постійного користування. Його викладають від другої особи (наприклад: Перш ніж приступити до роботи, ви зобов'язані перевірити справність устаткування) або від третьої (Для успішного виконання своїх обов'язків друкарка повинна вивчити облік, обробку і проходження вхідної кореспонденції), рідше — у безособовій формі (Рухаючись по дорозі, слід звертати увагу на оточуючу обстановку, своєчасно вживати заходів для запобігання зіткненню із зустрічним транспортом).

     Положення

     Положення — це правовий акт, що встановлює основні правила організаційної діяльності підприємств та установ, а також їх структурних підрозділів. Положення складають переважно при створенні нових підприємств або установ.  Ці документи можуть бути як типовими, так і індивідуальними.  Індивідуальні положення для окремих установ, організацій, підприємств розробляються на основі типових і затверджуються керівниками підприємств, організацій, установ.

     Розглядувані правові акти розробляються висококваліфікованими спеціалістами. Цьому передує велика робота по вивченню різних аспектів діяльності підприємства або його структурних підрозділів.

     Положення може мати такі реквізити: герб, найменування виду документа, назву установи, дату, місце видання, заголовок, гриф затвердження, текст.

     Текст звичайно складається з таких розділів:

     1. Загальні положення.

     2. Власність і кошти підприємства.

     3. Виробничо-господарська діяльність.

     4. Права та обов'язки підприємства або його підрозділів.

     5. Структура управління.

     6. Реорганізація і ліквідація установи, організація підприємства.

     У першому розділі вказують цілі, що послужили підставою для створення підприємства, установи, організації або їх структурних підрозділів, головні завдання, функціональні зв'язки з іншими організаціями, підрозділами і т.п.

     У другому — вказуються основні та обігові кошти, порядок придбання власності, амортизаційні відрахування та їх призначення, прибуток, відрахування на преміювання робітників та службовців, житловий фонд, службові приміщення, порядок розпоряджання надлишками невикористаних обігових коштів.

     В останніх розділах регламентується виробничо-господарська діяльність підприємства, визначаються завдання за якістю вироблюваної продукції.

     У залежності від специфіки діяльності можуть відображати хід капітального будівництва, винахідництва і раціоналізації; стан матеріально-технічного забезпечення; трудовий режим; порядок розподілу житлової площі; організація соціального страхування; оплата кредитів та ін.

     Положеннями також визначається правовий статус тимчасово створюваних комісій, груп, бюро і т.п.

     Постанова

     Постанова — це правовий акт, що приймається вищими і деякими центральними органами колегіального управління для розв'язання найважливіших і принципових завдань, що стоять перед даними органами, і встановлення стабільних норм, правил поведінки. Постанови видають Кабінети міністрів республік на основі законів у порядку їх виконання. У деяких випадках особливо важливі постанови приймають Верховна Рада, профкоми та ін.

     Текст постанови, як правило, складається з двох частин — констатуючої та ухвалюючої. Перша містить вступ, оцінку стану і, при необхідності, підстави для видання або посилання на правовий акт вищестоящого органу. В ухвалюючій частині наводиться перелік запропонованих заходів, визначаються виконавець (виконавці) та термін виконан ня.

     Проекти постанов нерідко готують багато установ чи відомств. Постанови узгоджують з установами, інтересів яких вони торкаються, і представляють для візування керівникам. Якщо виникають розбіжності, до проекту постанови додається довідка з викладом їх суті.

     Проект  документа разом з супроводжуючим листом і довідками про погодження (і розбіжностях, якщо вони є), підписаними керівниками установ, які складають проект, направляють в орган, котрий відповідає за його видання. 
 
 
 
 
 
 

     Класифікація документів

     Документ  — основний вид ділового мовлення. Він фіксує та передає інформацію, підтверджує її достовірність, об'єктивність.

     Документ  — це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.

     Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони — писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру.

     Відтворюють документи на папері, фотоплівці, магнітній та перфострічці, дискеті, перфокарті.

     У практичній діяльності установ організацій і підприємств найчастіше використовують текстові документи, інформація яких фіксується рукописним, машинописним чи друкарським способом.

     Види документів визначають за такими ознаками:

1. Найменуванням — заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, протоколи та ін.;
2. Походженням — службові (офіційні) й особисті:

     • службові документи створюються організаціями, підприємствами та службовими особами, які їх представляють. Вони оформляються в установленому порядку;

     • особисті документи створюють окремі особи поза сферою їх службової діяльності;

3. Місцем виникнення — внутрішні та зовнішні:

     • внутрішні документи мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено;

     • зовнішні є результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями;

4. Призначенням — організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу;
5. Напрямком — вхідні й вихідні;
6. Формою — стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні):

     • стандартні — це документи, які мають однакову форму та заповнюються в певній послідовності й за суворо визначеними правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення);

     • індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадку для розв'язання окремих ситуацій, їх-друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви);

7. Строками виконання — звичайні безстрокові, термінові й дуже термінові:

     • звичайні безстрокові – це такі, які виконуються в порядку загальної черги;

     • термінові — зі встановленим строком виконання. До них , належать також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма);

     • дуже термінові документи з позначенням «дуже терміново»;

8. Ступенем гласності — секретні й несекретні (для службового користування).

        Секретні документи мають угорі праворуч позначку «Секретно». Розголошення змісту такого документа призводить до кримінальної відповідальності;

9. Стадіями створення — оригінали, копії й виписки:

     • оригінал — це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи й, у разі потреби, завірений штампом і печаткою;

     • копія — це точне відтворення оригіналу. На копії документа обов'язково робиться помітка «Копія» вгорі праворуч. Листуючись з підприємствами, організаціями й установами, у справах завжди залишають потрібні для довідок копії. Такі копії звуться відпуском. Оригінал і копія мають однакову юридичну силу;

     • за потреби відтворити не весь документ, а лише його частину, робиться виписка (витяг);

     • якщо документ загублено, видається його другий примірник — дублікат. Юридичне оригінал і дублікат рівноцінні;

10. Складністю — прості (односкладові) й складні;
11. Строками зберігання — постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання;
12. технікою відтворення — рукописні й відтворені механічним способом;

     носієм інформації — оформлені на папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці.

     Організація роботи з документами та діяльність щодо їх створення називаються діловодством.