Общие нормы и правила оформления управленческих документов

14 – адресат

15 – гриф утверждения  документа

16 – резолюция 

17 – заголовок  к тексту

18 – отметка  о контроле

19 – текст  документа 

20 – отметка  о наличии приложения

21 – подпись

22 – гриф согласования  документа 

23 – визы согласования  документа

24 – печать 

25 – отметка  о замирении копии

26 – отметка  об исполнителе

27 – отметка  об исполнении документа и  направлении его в дело

28 – отметка  о поступлении документа в  организацию

29 – отметка  для автоматического поиска документа. 

01. Герб помещают на бланках документа в соответствии с положением о государственном гербе РФ.

02. Герб субъекта  помешают на бланках документа в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.

03. Эмблему организации или товарный знак помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (Положение об организации) если на бланке уже есть герб РФ или герб субъекта РФ, то эмблему не воспроизводят.

04. Код организации расставляют по общероссийскому классификатору предприятий.

05. Код формы документа расставляют по общероссийскому классификатору управления документации.

06. Наименование организации должно соответствовать наименованию, закрепленному учредительному документу. Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе и располагают ниже наименования на русском языке.

 Пример:   ООО «СИГМА»

                             “SIGMA” Ltd

07. Справочные данные об организации включают: почтовый адрес,                                                            номер телефона и другие сведения по решению организации (номера  факсов, счетов в банке, адрес электронной почты, web – страница в  интернете). 

Пример:

352290 Краснодарский  край Отрадненский р-н

Ул. Мира

АО «ОГОНЕК»

Тел.:

Факс:

08. Наименование вида документа составляемого или изданного в организации регламентируется уставом и должно соответствовать видам документов предусмотренной в УРД. Этот реквизит оформляется заглавными буквами и пишется на всех документах кроме писем.

09. Датой документа является дата его подписания или утверждения. Оформляется тремя парами арабских цифр, следующей последовательности: день, месяц, год.

10. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять.

11. Ссылка на регистрационный номер включает регистрационный номер и дату, на который дается ответ.

12. Место составления или издания документа указывают в том случае если затруднено его определение по реквизитам.

13. Гриф ограничения доступа для служебного пользования (СЕКРЕТНО), конфиденциально (коммерческая тайна) расставляется без кавычек в правом углу.

14. Адресат при адресовании в организацию ее название указывают в именительном падеже, должность в дательном падеже.

15. Гриф утверждения документа расставляется в правом верхнем углу документа. Документ может утверждаться должестным лицом или специальным создавшим документом. При утверждении документа должестным лицом расставляется гриф утверждения и слово «УТВЕРЖДАЮ», наименование должности лица утверждающего документ, личная подпись и её расшифровка, ее дата.

Пример:            УТВЕРЖДАЮ

                                               Генеральный директор

                                            ЗАО «ГРАНД»

                                           Личная подпись расшифровка подписи

16. Резолюция  пишется руководителем непосредственно на документе и включает:

-фамилию исполнителя  (кому поручается)

-содержание  поручения (конкретные действия)

-срок исполнения

-подпись руководителя  и дата подписания.

Пример:  Соловьеву  А.В. подготовить проект приказа

            К 18.09.01 личная подпись  18.08.01

17. Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется наименованием вида документа и может отвечать на вопросы: о чем, о ком или кого, чего.

Пример: 1).об увольнении Иванова И.И. (в приказе)

               2). АКТ

                    списания продукции.

18.  Отметка о контроле ставится должным лицом или подразделением, осуществляющим контроль подразделения. Отметку о контроле обозначают на поле документа рядом с заголовком буквой «К» или словом на штампе «контроль».

19.  Текст документа обычно состоит из двух частей. В первой части указывается причины, основания, цели составления документа. Во второй выводы, просьбы, предложения, распоряжения, приказы. Если содержание документа не нуждается в пояснении текст содержит одну заключительную часть.

20. Отметка о наличии приложения.  Если в приложении не употреблялось в тексте то указывается его наименования, количество листов и экземпляров. При наличии нескольких приложений то они нумеруются.

Пример: приложение 1: Контракт от 20.07.01 №21, на 2л. в 3 экз.

                         2 АКТ приема работ  от 15.09.01 №17, на 1л. в 17 экз. 

      Приложение  к распорядительным документам должно оформляться в правом верхнем  углу и должно иметь отметку «Приложение» с указанием названия распорядительного  документа, его даты и его регистрационного номера.

Пример:           Приложение 1

                                              К приказу  директора ОАО «ЭРА»

                                              От 01.04.2001 №12

21.  Подпись включает наименование должности лица подписавшего документ (с указанием предприятия, если документ оформлен не на бланке) личную подпись и ее расшифровку. В расшифровке подписи инициалы ставятся перед фамилией.

22.  Гриф согласования документа состоит из слова «СОГЛАСОВАННО», должности лица, с которым согласовывается документ (включает наименование организации, подписи и ее расшифровки и даты согласования).

Пример: СОГЛАСОВАНО 

             Начальник Департамента образования

             Подпись ее расшифровка

             18.09.01

23.  Визы согласования документа включает подпись визирующего, ее расшифровки, дату, при необходимости должность визирующего.

Пример: Юрист  консулат

             Подпись ее расшифровка

             18.09.2001

24. Печать заверяет подлинность подписи должестного лица на документах предусмотренных соответствующими нормативными актами; удостоверяющих право лица, фиксирующих факты, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью.

25. отметка о замирении копии необходима при заверении соответствия копии документа подлиннику. Отметка содержит за верительную надпись «Верно», должность лица заверившего подпись, подпись и ее расшифровка, дата замирения.

Пример: Верно

             Менеджер по персоналу подпись ее расшифровка

             18.09.2001

      Для замирения более важных документов расставляется печать.

26. отметка об исполнителе включает фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне или при отсутствии места на оборотной стороне последнего листа документа в нижнем углу.

27. отметка об исполнении документа и направление его в дело включает следующие данные: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении или при наличии такого документа ссылку на его дату и номер документа.

28. отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый номер и дату поступления документа. Отметку о поступлении документа в организацию проставляют в виде штампа. Автоматическим нумератором или иным способом у нижнего поля первого листа документа.

29. отметка для автоматического поиска может включать имя файла и другие данные о документе. 

      При печатании документов используют 8 стандартных положений табулятора:

1. -от границы левого поля для печатании реквизитов «Заголовок к тексту», «Текст», «Отметка о наличии приложения», «Отметка об исполнителе», «Отметка об исполнении документа и направления его в дело», «Подпись» и слов «ЗАВЕРЕНО», «СЛУШАЛИ», «РЕШИЛИ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ».

2.- на расстоянии 15 мм от левого поля для начала абзаца в тексте.

3.– на расстоянии 48 мм от левого поля для составления таблиц и трафаретных текстов.

4.– на расстоянии 72 мм от левого поля для составления таблиц и трафаретных текстов.

5.– на расстоянии 96 мм от левого поля для реквизита «Адресат».

6.– на расстоянии 120 мм для реквизита «Гриф утверждения» и «Гриф ограничения доступа к документу».

7.– на расстоянии 144 мм для расшифровки подписи в реквизите «Подпись».

8.– на расстоянии 168 мм для печатания слов «Копия» при снятия копий с документа. 

Бланки документов.

      Отдельные реквизиты являются обязательными  для каждого документа не зависимо от его вида. Отсутствие реквизитов в документе лишает его юридической  силы. К обязательным реквизитам относятся  постоянные реквизиты, входящие в состав бланка документа. Эти реквизиты  заранее наносятся на стандартный  лист бумаги типографным способом и образуют официальный (фирменный) бланк документа. ГОСТ устанавливает 3 вида служебных бланков для организационно-распорядительных документов:

- общий бланк

- бланк письма

- бланк конкретного вида документа.

Общий бланк  используется при изготовлении любых  документов кроме писем. Такой бланк  включает наименование организации, к  которому добавляется герб, эмблема, наименование вышестоящих организаций. Особое выделение письма как вида документа и разработка специального бланка для писем связано со спецификой письма предназначенного для отправки в другие организации.

Другие виды ОРД являются, как правило, внутренними  документами и не требуют адресной информации.

Бланк для писем  включает реквизиты «Наименование  организации», «Справочные данные организации», «Код организации». В бланке для  писем  обозначаются места для  расположения реквизитов «Дата документа», «Регистрационный номер», «Ссылка на доту и регистрационный номер  документа». Бланк для писем может  содержать изображение герба и эмблемы, наименование вышестоящей организации.

Бланк конкретного  вида документа включает реквизиты  «Наименование организации», «Наименование  вида документа», «Место составления  или издания документа». Бланк  конкретного вида документа может  содержать знак герба или эмблемы, наименование вышестоящей организации  и код формы документа по ОКОД.

Организации субъектов  РФ, как правило, используют в качестве государственного языка не только русский, но и национальный язык, поэтому  бланки этих организаций оформляются  на двух языках. На них печатают следующие  реквизиты бланка: «Наименование  предприятия», «Справочные данные об организации», «Место составления или  издания документа». Если правом подписи  документа обладает не только руководитель организации, но и руководители структурных  организаций, а также должестные лица, то организация может иметь бланки структурных подразделений и должестных лиц. При изготовлении служебных бланков используют 2 основных формата бумаги А4 (210 мм; 294 мм) и А5 (147 мм; 210 мм). Допускается использование бланков формата А3 и А6.

  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение.

Вся деятельность организации, предприятия, фирмы, так  или иначе, связана с документацией. Как уже отмечалось, документ — это деловая бумага, оформленная с учетом соответствующих норм и правил, служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право на что-либо и имеющая юридическую силу. Документ является основанием или средством регуляции управленческих, организационных, финансовых действий организаций или отдельных должностных лиц.