Общие нормы и правила оформления управленческих документов

Сахалинский Государственный Университет

Институт  истории, социологии и управления 
 
 
 
 
 

Реферат

По дисциплине  «Делопроизводсво»

На тему:

«Общие  нормы и правила оформления управленческих документов.» 
 
 
 
 
 
 
 

Выполнила студентка 2 курса 

Специальность ГМУ 

Заочное отделение

Ким Виктория Сонтеевна.

 

 

Содержание 
 

Введение______________________________________________________________3

1.Понятия «документ», «управленческий документ»_________________________4

2.Общие нормы и правила составления и оформления управленческих документов____________________________________________________________7

Заключение___________________________________________________________16

Список использованной литературы______________________________________17 

 

Введение.

 Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ является прежде всего способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка — историческим источником, кибернетика-документалиста — носителем информации, а специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленческих решений. Ядро учрежденческой (служебной) документации составляют управленческие документы. Именно они обеспечивают управляемость объектов, как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Этот тип документов, в свою очередь, представлен комплексом систем, основными из которых являются:

 организационно-правовая документация;

плановая документация;

распорядительная  документация;

информационно-справочная и справочно-аналитическая документация;

отчетная документация; документация по обеспечению кадрами (по личному составу);

финансовая документация;

документация  по материально-техническому обеспечению;

 договорная документация и другие системы документации, включая и те, которые отражают основную деятельность учреждения.

Общим для всех видов и типов служебных бумаг  является требование четкого соблюдения правил оформления документов в соответствии с действующими ГОСТами и стандартами.

Основные задачи реферата:

- изучение понятия  «документ», «управленческий документ»;

-исследование  основных правил составления  и оформления управленческих документов;

- анализ требований  к оформлению реквизитов документов;

- изучение требование  к бланкам документов.

Реферат состоит  из введения, двух частей и заключения, а также списка использованной  литературы. В первой части работы изучены  понятия «документ», «управленческий документ». Во второй части работы проанализированы требования к оформлению реквизитов документов, требования к бланкам документов, исследованы основные правила и нормы составления и оформления управленческих документов.  
 
 
 
 

 1.Понятия «документ», «управленческий документ».

Формирование  официально-деловой письменной речи во всех языковых культурах обусловлено развитием государственности, аппарата управления и связано с необходимостью документально закреплять правовые отношения юридических и частных лиц. Интернациональные свойства делового письма — следствие универсальности задач, которые оно призвано решать, а именно — служить инструментом делового общения, языковым средством фиксации (документирования) управленческой, деловой, служебной информации. К служебной информации предъявляются общие требования: достоверность (объективность), актуальность (необходимость, новизна, своевременность), убедительность (аргументированность), полнота (достаточность информации).

Документирование  — регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. В деловом общении документирование имеет особое значение. Действительно, ссылка на какую-либо устную договоренность или распоряжение может быть опровергнута или подвергнута сомнению, но если данная договоренность или распоряжение имеют форму документа, то ссылка на него обоснована юридически. Правила документирования устанавливаются правовыми актами каждого государства или вырабатываются традицией.

Итог документирования — создание документа.

В Федеральном  законе «Об информации, информатизации и защите информации» закреплено следующее определение понятия «документ»:

Документ —  это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

 Это же  определение дано и в государственном стандарте на термины и определения «Делопроизводство и архивное дело». Для более полной характеристики понятия «документ» следует раскрыть и понятие «реквизит».

Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). ГОСТ закрепляет следующее определение:

Реквизит документа  — обязательный элемент оформления официального документа.

Различные документы  состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Но в любом случае, как следует из определения, информация, зафиксированная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Только тогда она становится документом.

В документоведении документ рассматривается как результат  закрепления (отображения) фактов, событий, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека любым удобным способом на специальном материале.

Документы, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивают ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к ней во времени. Они затрагивают различные сферы деятельности человека и разделяются на текстовые и графические, традиционные (рукописные, машинописные) и на машинных носителях, научные, технические, личные и официальные.

Официальные документы  — это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке.

Среди них особую категорию составляют служебные (управленческие) документы, которые определяются государственным стандартом как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.

Как носители информации документы выступают в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодействие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.

Многие формы  управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: распорядительная деятельность — изданием различных распорядительных документов; планирование — посредством подготовки различных планов; учет — в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской, оперативно-технической документации; контроль — путем сбора сведений в письменном виде и т.д. Поэтому документы можно классифицировать в соответствии с их назначением как средства:

-регламентации деятельности (уставы, положения, регламенты, правила, инструкции и др.);

-распорядительной деятельности (приказы, указания, постановления, решения, распоряжения и др.);

-накопления и обобщения информации (отчеты, акты, доклады и др.);

-передачи информации (письма, телеграммы, телефонограммы и др.).  
 
 
 
 
 
 

2.Общие нормы и правила составления и оформления управленческих документов.

Основные правила  составления и оформления управленческих документов закреплены в действующих в настоящее время в России общегосударственных нормативно-методических документах – государственных стандартах, которые являются основой для конкретизации правил работы с документами в каждой организации, их уточнения с учетом специфики ее деятельности, технологии документирования, условий работы управленческого аппарата.

На основе законодательных, нормативных и нормативно – методических документов каждое учреждение (организация, фирма) устанавливает свои требования к работе с документами в уставе (положении), регламенте, правилах, инструкциях. В них закрепляются конкретные правила  документирования, в том числе:

- права и обязанности  должностных лиц, отдельных сотрудников  в процедурах оформления документов;

- состав применяемых  в аппарате управленческих документов;

- компетенция  руководителя, его заместителей  и руководителей среднего звена,  их право на издание различных  видов распорядительных документов;

- порядок подписания, согласования и визирования документов, их заверение печатью;

- обязательные  требования к оформлению и порядок работы с документами.

Независимо от способа документирования и вида носителя к документам, используемым в управленческой деятельности, предъявляются  следующие основные требования:

- обеспечение  юридической силы документа;

- создание условий  для оперативного исполнения  документов;

возможность оперативного поиска документов (использования их в справочных целях);

- возможность  использования для создания, копирования,  обработки документов средства  организационной техники. 

Действующие государственные  нормативно – технические документы  предназначены также для обеспечения  качественного внешнего вида документов. Для этого в стандарт включены рекомендации по расположению реквизитов на поле документа и их рациональной компоновке.

Среди разнообразных  систем управленческой документации, используемых для документирования различных управленческих действий, особое значение имеет система организационно-распорядительной документации, так как входящие в  нее документы применяются в  учреждениях и организациях всех уровней управления, направлений  деятельности и форм собственности.

Для системы  организационно-распорядительной документации установлен состав реквизитов, включающий 29 наименований.

01 – герб РФ

02 – герб субъекта  РФ

03 – эмблема  организации или товарный знак

04 – код организации 

05 – код формы  документа

06 – наименование  организации 

07 – справочные  данные об организации 

08 – наименование  вида документа 

09 – дата документа

10 – регистрационный  номер документа

11 – ссылка  на регистрационный номер и  дату документа

12 – место  составления или издания документа

13 – гриф ограничения  доступа к документу