Управленческие документы и их особенности

 

Введение

 

Договоры являются практически самой обширной группой документов, применяющейся во многих областях жизни общества и хозяйства. Между тем договоры не входят ни в одну из систем документации. Это говорит о специфике договоров как документов, оформляющих различные хозяйственные и другие отношения. Сейчас, когда существует огромное количество как государственных, так и негосударственных организаций, договорные отношения получили особое развитие. Поэтому необходимо уделять внимание правилам их составления и оформления.

Договорные отношения и связанные с ними договоры освещались еще в литературе советского времени. Договоры рассматривались как документы, оформляющие хозяйственные отношения между государственными предприятиями и являлись средством осуществления планов материально-технического снабжения и товарооборота. Несмотря на то, что вопросы оформления договоров вызывают постоянный интерес, работ, освещающих эту тему в целом, не много.

Актуальность данной курсовой работы заключается в необходимости изучения разнообразия видов договоров, а главное правильного их оформления, для правомерного использования.

Объектом курсовой работы являются все виды договорной документации. Предметом – особенности составления договорной документации.

Целью данной работы ставится освещение вопросов, связанных с особенностью составления договоров. Достаточно непросто изучить принципы составления всех видов договоров, поэтому нами выделены наиболее распространенные с тем, чтобы определить их особенности.

Из поставленной цели вытекают следующие задачи:

1. Рассмотреть понятие договора;
2. Рассмотреть виды договоров;
3. Изучить особенности  составления договорной документации.

Наше исследование основывается, прежде всего, на положениях законодательных и нормативных правовых актов в области как договорных отношений, так в области документационного обеспечения управления. Мы опирались на нормы  Гражданского кодекса Российской Федерации, Трудового кодекса Российской Федерации,  государственные стандарты и др. Кроме того, источниковой базой для нашей курсовой работы послужили работы авторов: Брагинский М.И., Е.А. Суханова, Калпина А.Г., Масляева А.И., Ефимова О.А., Кузнецова Т.В., Лосев В.И., Рогожин М.Ю., Стенюков М.В., Фокс Ч., Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М.

Работа имеет традиционную структуру и включает в себя введение, основную часть, состоящую из 2 глав, заключение и библиографический список.

Глава 1. Управленческие документы и их особенности

 

1.1. Основные нормативные  документы, регулирующие работу  с управленческими документами

Конституция Российской Федерации, с точки зрения документоведения, устанавливает субординацию нормативных правовых актов.

Статья 15 Конституции РФ указывает, что Законы и иные правовые акты, принимаемые в Российской Федерации, не должны противоречить Конституции Российской Федерации. Конституция утверждает права и свободы человека, гражданский мир и согласие, сохраняя исторически сложившиеся государственно единство.

Основой гражданского законодательства в стране является Гражданский кодекс РФ. Регулируя гражданские правоотношения, он устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых с целью фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения и др.

Трудовой кодекс Российской Федерации устанавливает государственные гарантии трудовых прав и свобод граждан, создание благоприятных условий труда, защиту прав и интересов работников и работодателей.

Наряду с Гражданским кодексом РФ отдельные стороны работы с информацией и документацией регулируются специальными федеральными законами.

Базовым в информационном законодательстве является Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», который регулирует отношения, возникающие при: 1. осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распределении информации; 2. применение информационных технологий; 3. Обеспечение защиты информации.

Нормативными актами РФ и субъектов РФ утверждены требования к отдельным видам документов, многие формы управленческих документов, правила использования бланков и оформления отдельных реквизитов документов.

Порядок изготовления и применения печатей и штампов, их формы, размеры и реквизиты устанавливаются нормативными актами различного уровня, например, Постановлением Правительства РФ от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба РФ».

Законом РФ от 21 июля 1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне» установлены степени секретности сведений, составляющих государственною тайну, определен порядок проставления на документах грифа секретности.

Законом РФ от 10 января 2002 г. «Об электронной цифровой подписи» создана правовая основа для использования электронных документов и электронных цифровых подписей в различных сферах деятельности. Целью этого закона является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

В Федеральном законе РФ от 02.05.2006 №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» регулируются правоотношения связанные с реализацией гражданином РФ закрепленного за ним Конституцией РФ права на обращение в государственные органы и органы местного самоуправления, а так же устанавливается порядок рассмотрения обращений граждан государственными органами, органами местного самоуправления и должностными лицами. Распространяется на все обращения граждан, за исключением обращением, которые подлежат рассмотрению в порядке, установленным федеральными конституционными законами или иными нормативными актами.

Обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе закреплено в Федеральном законе от 10.01.2002 №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».

Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документа Архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в РФ в интересах граждан, общества, государства.

Важную часть нормативной базы подготовки и оформления документов составляют нормативные правовые акты межведомственного и ведомственного характера, издаваемые министерствами, государственными комитетами, федеральными комиссиями и другими федеральными органами исполнительной власти: Росархивом, Минфином России, Минтруда России, Минюстом России и др.

ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" устанавливает состав реквизитов документов, требование к формированию документов, требование к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением государственного герба Российской Федерации.

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) устанавливает и закрепляет единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы со всеми документами в организации, в целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества уровня документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 распространяется на управление документами (всех форматов и на всех носителях), создаваемыми или получаемыми государственной, коммерческой или общественной организацией в процессе ее деятельности или лицом, на которого возложена обязанность создавать и сохранять документы; - содержит положения об ответственности, политике, процедурах, системах и процессах, связанных с документами организаций; - содержит руководящие указания по управлению документами в рамках процессов управления качеством и управления окружающей средой в соответствии с международными стандартами ИСО 9001 и ИСО 14001; - содержит методические рекомендации по проектированию и внедрению систем управления документами. Настоящий стандарт не распространяется на управление архивными документами, хранящимися в архивных учреждениях.

ГОСТ 51 141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела. Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.

Таким образом, при работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами РФ, которые предусматривают составление, оформление и работу управленческими документами по определенным правилам, ведение номенклатуры дел, создания архива организации, обеспечивающего сохранность документов и т.д.

1.2. Основные системы документации, применяемые в деятельности организаций

 

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на 2 большие группы:

• Документы по общим административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятия и его производственной деятельности. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. В эту группу входят:
1. Организационно-распорядительная документация (ОРД), в составе которой в свою очередь различают документы:
1. организационные (устав, положение, инструкция, штатное расписание)

Наиболее разнообразную и наименее регламентированную группу представляют собой правила, положения, инструкции. Эти документы могут разрабатываться по любому направлению деятельности организации (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о защите персональных данных работников, инструкция по документационному обеспечению).

Система организационно-правовой документации представлена большим количеством разновидностей документов, например:

Вид документа	Разновидности документа
Инструкция	Инструкция по документационному обеспечению управления
	Инструкция пользователя АБД «Канцелярия» и др.
Должностная инструкция	Должностная инструкция специалиста 2-й категории
	Должностная инструкция кассира и др.
Положение	Положение об отделе
	Положение о совете директоров и др.
Регламент	Регламент коллегии
	Регламент работы руководства и др.

 

2. распорядительные (приказ по общим вопросам, распоряжения, решение, указания и т.п.)

Система распорядительных документов призвана регулировать деятельность организации. Регулирование деятельности необходимо для выполнения поставленных задач (программ, планов). Деятельность по регулированию необходима для устранения возникающих помех, отклонений от параметров, заданных плановыми документами. Главная задача регулирования – обеспечение согласованности в деятельности подразделений и должностных лиц организации.

Решения, принимаемые в процессе регулирования, фиксируются в документах, составляющих систему распорядительной документации. Это документы следующих видов: постановления, решения, приказы, распоряжения, указания.

Распорядительные документы также представлены большим количеством разновидностей документов:

Вид документа	Разновидности документа
Приказ	Приказ о распределении обязанностей между руководством
	Приказ о создании филиала (отделения, представительства)
	Приказ об утверждении (положения, правил, инструкции)
	Приказ о финансировании работ…
	Приказ о приеме на работу
	Приказ о командировании и др.

 

3. справочно-информационные (служебные письма, справки, телеграммы, телефонограммы, заявления, докладные, служебные записки, акты, протоколы, договоры, и т.п.)

Управленческие функции реализуются в деятельности учреждения через процесс принятия решения. Рассмотренные системы управленческой документации включают только те документы, которые фиксируют управленческие решения: система организационной документации включает документы, содержащие решения организационного типа, система плановой документации состоит из документов, содержащих плановые решения, и т.д. Процесс принятия решения в самом общем виде представляет собой преобразование некоторой исходной информации. В этом процессе выделяется два основных этапа: информационная подготовка решения (стадия «предрешения»), состоящая из сбора информации, ее анализа, классификации, обобщения, поиска альтернатив, и собственно принятие решения. Информация о положении дел в системе управления и о необходимости принятия решений того или иного типа поступает в управляющий орган в виде документов особого типа, отличных от рассмотренных выше. Это документы, которые в практике управления принято называть справочными, информационно-справочными, аналитическими или информационно-аналитическими.