Управленческие документы и их особенности

Особенность информационно-справочных документов состоит в том, что они обслуживают все функции управления, на них основывается любое решение, по какому бы вопросу деятельности организации оно ни принималось. Строго говоря, этот комплекс документов следовало бы включить как составную часть в каждую из рассмотренных систем документации, но поскольку общее назначение этих документов одинаково (независимо от того, при реализации какой функции управления они создаются), более целесообразным, на наш взгляд, является выделение их в самостоятельную систему документации1.

В процессе осуществления своей деятельности любая организация вступает во взаимоотношения с другими организациями и лицами. Эти взаимоотношения необходимы, прежде всего, для реализации целей и задач организации. Ее взаимоотношения с внешними контрагентами (организациями, лицами) осуществляется с помощью договоров. Договоры могут заключаться по любому направлению деятельности организации. Решение о заключении договора принимает руководитель (подписывает договор тоже руководитель или уполномоченное им должностное лицо). Документы договорного типа называют договорами, контрактами, соглашениями. Использование того или иного названия в конкретной ситуации закреплено нормативными документами или сложившимися в управленческой деятельности традициями. Законодательство выделяет два основных вида договоров: гражданско-правовые договоры и договоры в сфере трудовых отношений. Наиболее богаты в видовом отношении гражданско-правовые договоры.

1.2 по личному составу (по трудовым отношениям) приказы  по личному составу, трудовые  книжки, анкеты, автобиографии, резюме, характеристики и т.п.

• документы по функциям управления:

2.1. документация по финансово-расчетным, денежным и кредитным операциям (платежные поручения, счета-фактуры, акты, ревизии, кассы и т.д.)

2.2. документация по поставке  товаров и перевозке грузов (по снабжению и сбыту), хозяйственные договора, коммерческие группы, претензионные письма и т.д.

Таким образом, в любой организации обязательно функционируют такие системы документации как организационные, распорядительные, справочно-информационные и т.д., т.е. те документы, которые помогают создавать, регулировать и контролировать деятельность организации. Договорная система документации, представленная такими документами как договор, соглашение, контракт не является исключением. Организации любой организационно-правовой формы с помощью данных документов регулируют различные взаимоотношения с организациями-партнерами и т.д.

Глава 2. Особенности договорной системы документации

2.1. Понятие «договор», основные виды

Договор – соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении, или прекращении гражданских прав и обязанностей.2

Договор служит идеальной формой активности участников гражданского оборота. Важно подчеркнуть, что, несмотря на изменение его социально - экономического содержания, в ходе истории общества сама по себе конструкция договора как порождение юридической техники остается в своей основе весьма устойчивой.

С течением времени вместе с развитием системы общественных отношений, опосредствуемых договорами, расширился состав возможных участников: наряду с физическими лицами (гражданами) в этой роли стали выступать коллективные образования, признанные самостоятельными субъектами гражданского права - юридическими лицами. Все более многообразными становились предусмотренные в законодательстве типы договоров, усложнялись комбинации элементов, используемых при конструировании договорного правоотношения, и др.

Конструкция договора применяется в различных отраслях права: международном, публичном, административном и др. И все же наиболее широко используется она в гражданском праве.

Граждане и юридические лица свободны в заключении договора. Понуждение к заключению договора не допускается, за исключением случаев, когда обязанность заключить договор предусмотрена настоящим Кодексом, законом или добровольно принятым обязательством. Условия договора определяются по усмотрению сторон, кроме случаев, когда содержания соответствующего условия предписано законом или иными правовыми актами.

Если после заключения договора принят закон, устанавливающий обязательные для сторон правила иные, чем те, которые действовали при заключении договора, условия заключенного договора сохраняют силу, кроме случаев, когда в законе установлено, что его действие распространяется на отношения, возникшие из ранее заключенных договоров.

Договор, по которому сторона должна получить плату или иное встречное предоставление за исполнение своих обязанностей, является возмездным.

Безвозмездным признается договор, по которому одна сторона обязуется предоставить что-либо другой стороне без получения от нее платы или иного встречного предоставления.

Данные виды договоров различаются в зависимости от опосредуемого договором характера перемещения материальных благ. Если «одна сторона должна получить плату или иное встречное возмездное предоставление за исполнение своих обязанностей».

В безвозмездном договоре имущественное предоставление производится только одной стороной без получения встречного имущественного предоставления от другой стороны.

Кабалкин А. считает, что в условиях перехода к рынку большинство договоров является возмездными. Так, договор купли-продажи — это возмездный договор, который, в принципе, безвозмездным быть не может.3

Публичным договором признается договор, заключенный коммерческой организацией и устанавливающий ее обязанности по продаже товаров, выполнению работ или оказанию услуг, которые такая организация по характеру своей деятельности должна осуществлять в отношении каждого, кто к ней обратится (розничная торговля, перевозка транспортом общего пользования, услуги связи, энергоснабжение, медицинское, гостиничное обслуживание и т.п.).

Коммерческая организация не вправе оказывать предпочтение одному лицу перед другим в отношении заключения публичного договора, кроме случаев, предусмотренных законом и иными правовыми актами.

Признание того или иного договора публичным влечет за собой ряд серьезных правовых последствий, направленных на защиту прав потребителей - наиболее экономически слабой стороны в договоре: во-первых, для коммерческой организации исключается действие одного из основных принципов гражданского права - принципа свободы договора. Это означает, что коммерческая организация лишается права выбора контрагента и решать вопрос о заключении или о незаключении договора; во-вторых, в соответствии с п. 1 ст. 426 ГК коммерческая организация не вправе оказывать предпочтение одному лицу перед другим в отношении заключения договора, кроме случаев, предусмотренных законом и иными правовыми актами; в-третьих, условия договора должны быть одинаковыми для всех потребителей, если только законом и иными правовыми актами специально не предусмотрены льготы для отдельных потребителей (п. 2 ст. 426 ГК); в-четвертых, коммерческая организация не вправе отказываться от заключения публичного договора с потребителем, в противном случае, последний на основании п. 3 ст. 426 ГК и п. 4 ст. 445 ГК может обратиться в суд (арбитражный суд) с иском о понуждении к заключению договора, о разрешении разногласий по отдельным условиям договора независимо от согласия на это коммерческой организации - субъекта публичного договора. В случае необоснованного уклонения от заключения договора потребитель вправе также требовать возмещения причиненных убытков.

Единственно возможным основанием для освобождения коммерческой организации от заключения публичного договора и ответственности является отсутствие у нее возможности предоставить потребителю соответствующие товары, услуги, выполнить для него соответствующие работы. Например, коммерческая организация, осуществляющая гостиничное обслуживание, отказывает гражданину в предоставлении гостиничных услуг из-за отсутствия свободных мест. При этом бремя доказывания отсутствия возможностей для заключения договора закон возлагает на коммерческую организацию. 
Важная особенность публичных договоров состоит в том, что Правительству РФ в случаях, предусмотренных законом, предоставляется право издавать правила, обязательные для сторон при заключении и исполнении публичных договоров (типовые договоры, положения и т.п.). В этом проявляется вполне понятный отход законодателя от дозволительного регулирования договорных отношений, от принципа свободы договора. Издание Правительством РФ общеобязательных правил призвано обеспечить защиту прав потребителей, так как отношения, регулируемые публичным договором, - это чаще всего отношения коммерческих организаций с массовым потребителем. Вместе с этим необходимо подчеркнуть, что стремление урегулировать гражданско - правовые отношения путем установления предписаний не характерно для современного российского гражданского права. Это было свойственно ранее действовавшему законодательству, что объяснялось господством командно-административных отношений в экономической жизни.

Публичными могут быть признаны договоры возмездного оказания услуг (гл. 39 ГК), когда коммерческая организация по характеру своей деятельности обязана оказать соответствующую услугу каждому, кто к ней обратится. Публичным является договор об оказании гражданам гостиничных, туристических, медицинских услуг, услуг связи и т.д.

Договор присоединения признается договор условия, которого определены одной из сторон в формулярах иных стандартных формах и могли быть приняты другой стороной не иначе как путем присоединения к предложенному договору в целом. Примером договоров присоединения могут служить договоры перевозки, заключаемые железной дорогой с клиентами, договоры проката, договоры бытового подряда и т.д.

В Гражданском кодексе «не установлены случаи и порядок разработки формуляров и стандартных форм договоров, не предусмотрены также какие-либо требования к организациям, разрабатывающим договоры присоединения»4.

Поскольку условия договора присоединения определяются только одной из договаривающихся сторон, необходимо как-то защищать интересы другой стороны, не принимающей участие в определении условий договора. В этих целях п. 2 ст. 428 ГК предоставляет присоединившейся стороне право потребовать расторжения иди изменения договора, если договор присоединения хотя и не противоречит закону и иным правовым актам, но лишает эту сторону прав, обычно предоставляемых по договорам такого вида, исключает или ограничивает ответственность другой стороны за нарушение обязательств, либо содержит другие явно обременительные для присоединившейся стороны условия, которые она, исходя из своих разумно понимаемых интересов, не приняла бы при наличии у нее возможности участвовать в определении условий договора. Так, если в договоре присоединения установлена ответственность присоединившейся стороны в виде значительной по сумме штрафной неустойки и исключена какая-либо ответственность другой стороны, то присоединившаяся к договору сторона вправе потребовать либо исключения из договора условий о ее ответственности, либо установления соразмерной ответственности другой стороны. Однако, если сторона присоединилась к договору в связи с осуществлением своей предпринимательской деятельности, то предъявленное ею требование о расторжении или изменении договора не подлежит удовлетворению, если присоединившаяся к договору сторона знала или должна была знать, на каких условиях заключен договор.

По предварительному договору стороны обязуются заключить в будущем договор о передаче имущества, выполнении работ или оказании услуг (основной договор) на условиях, предусмотренных предварительным договором. В предварительном договоре указывается срок, в который стороны обязуются заключить основной договор.

Если такой срок в предварительном договоре не определен, основной договор подлежит заключению в течение года с момента заключения предварительного договора.

Предварительный договор должен содержать условия, позволяющие установить предмет, а также другие существенные условия договора. Так, стороны могут заключить договор, по которому собственник жилого дома обязуется его продать покупателю, а покупатель купить его в начале летнего сезона. В указанном предварительном договоре обязательно должны содержаться условия, позволяющие определить тот жилой дом, который в будущем будет продан, а также его продажную цену и перечень лиц, сохраняющих в соответствии с законом право пользования этим жилым домом. В противном случае данный предварительный договор будет считаться незаключенным.

В предварительном договоре указывается срок, в который стороны обязуются заключить основной договор. Если такой срок в предварительном договоре не определен, основной договор подлежит заключению в течение года с момента заключения предварительного договора. Если в указанные выше сроки основной договор не будет заключен и ни одна из сторон не сделает другой стороне предложение заключить такой договор (оферта), предварительный договор прекращает свое действие.

Договором в пользу третьего лица признается договор, в котором стороны установили, что должник обязан произвести исполнение не кредитору, а указанному или не указанному в договоре третьему лицу, имеющему право требовать от должника исполнения обязательства в свою пользу.

При толковании условий договора судом принимается во внимание буквальное значение содержащихся в нем слов и выражений. Буквальное значение условия договора в случае его неясности устанавливается путем сопоставления с другими условиями и смыслом договора в целом.

Данные договоры различаются в зависимости от того, кто может требовать исполнения договора. Как правило, договоры заключаются в пользу их участников, и право требовать исполнения таких договоров принадлежит только их участникам. Вместе с тем встречаются и договоры в пользу лиц, которые не принимали участия в их заключении, т. е. договоры в пользу третьих лиц5.

От договоров в пользу третьего лица следует отличать договоры об исполнении третьему лицу. Последние не предоставляют третьему лицу никаких субъективных прав. Поэтому требовать исполнения таких договоров третье лицо не может. Например, при заключении между гражданином и магазином договора купли-продажи подарка с вручением его имениннику последний не вправе требовать исполнения данного договора.