Особенности работы с конфиденциальными документами

Введение 

     Предпринимательская деятельность во всех сферах неразрывно связана с получением и использованием различного рода информации. Причем в современных условиях информация представляет собой особого рода товар, имеющий определенную ценность. Для предпринимателя зачастую наиболее ценной является информация, которую он использует для достижения целей фирмы и разглашение которой может лишить его возможностей реализовать эти цели, то есть создает угрозы безопасности предпринимательской деятельности. Конечно, не вся информация может, в случае ее разглашения, создавать эти угрозы, однако существует определенная ее часть, которая нуждается в защите. Такую информацию называют конфиденциальной.¹

     Конфиденциальная  информация – это документированная (то есть зафиксированная на материальном носителе и с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать) информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством РФ. Часть этой коммерческой информации составляет особый блок и может быть отнесена к коммерческой тайне.

     Объектом  исследования настоящей работы является формирование и функционирование системы информационной безопасности на предприятии.

     Предметом исследования является деятельность по обеспечению безопасности конфиденциальной информации на предприятии.

     Цель  данной работы – рассмотреть особенности работы с конфиденциальными документами.

       В задачи исследования, в соответствии с поставленной целью, входит: 

     

1. Раскрыть  понятие конфиденциальности, как главного условия информационной безопасности предприятия;
2. Определить состав информации, которую целесообразно отнести к категории конфиденциальной;
3. Рассмотреть особенности подбора персонала для работы с документами, содержащими коммерческую тайну;
4. Изучить политику безопасности в организации доступа к сведениям конфиденциального характера и порядок работы персонала с конфиденциальными документами.
 

1. Информационная безопасность предприятия

 

       Издавна считалось, кто владеет информацией - тот владеет ситуацией. Многие собственники в целях защиты своих интересов засекречивают информацию и тщательно ее охраняют или патентуют. Засекречивание информации приводит к постоянному совершенствованию средств и методов добывания охраняемой информации; и к совершенствованию средств и методов защиты информации².

     Предприниматель в своей деятельности имеет дело с самой разнообразной информацией. Однако он не может всю информацию, которой обладает, сделать закрытой для внешних пользователей. Предприниматель в плане защиты наиболее важной информации решает сложную проблему. С одной стороны, он должен предоставить максимум информации о своей деятельности потребителям, контрагентам, кредиторам и т.п. для того, чтобы они сделали выбор в его пользу. Реклама привлекает покупателей, деловые связи, патенты и лицензии, «ноу-хау» – контрагентов, финансовое положение – инвесторов. С другой стороны, предприниматель должен оградить названные группы лиц, а также своих конкурентов от информации, утечка или разглашение которой может представлять угрозу его экономической безопасности. В выборе «золотой середины», то есть определении того оптимального количества информации, которого будет достаточно для внешних пользователей и оно не будет представлять угроз экономической безопасности, и состоит первый шаг предпринимателя в процессе защиты информации, составляющей коммерческую тайну.

     Получить  информацию о деятельности фирмы  можно двумя способами: законным и незаконным. Законный способ – это получение информации из средств массовой информации, рекламных проспектов фирмы, статей о фирме, с выставок, пресс-конференций. Эта информация специально готовится работниками фирмы для открытого пользования всеми заинтересованными лицами. Незаконный способ – это получение информации, не предназначенной для внешних пользователей, без согласия руководства фирмы, с нарушением действующего законодательства и приводящее к прямым экономическим потерям для фирмы, либо к упущенной выгоде.

     В связи с этим необходимо определить – какая информация должна быть отнесена к коммерческой тайне и  требует защиты. Важность информации определяется ее ценностью для предпринимателя, которая, по мнению ряда специалистов³, должна включать полезность (создание субъекту выгодных условий для принятия оперативного решения и получения эффективного результата), своевременность, достоверность и полноту.

     Прежде  чем приступить к определению  информации, относящейся к категории коммерческой тайны, предприниматель должен учесть, что вся имеющаяся информация по степени конфиденциальности, утрата которой может вызвать различные по тяжести последствия, может быть распределена по следующим группам:

1. Высшая степень конфиденциальности. Данная информация является ключевой в деятельности фирмы, основой ее нормального функционирования. Утрата или разглашение этой информации нанесет непоправимый ущерб деятельности фирмы. Это – угроза высокой степени тяжести, последствия реализации которой могут ликвидировать саму фирму.
2. Строго конфиденциальная информация. Утечка этой информации может вызвать значительные по тяжести последствия. Это информация о стратегических планах фирмы, о перспективных соглашениях и т.п.
3. Конфиденциальная информация – ее разглашение наносит фирме ущерб, сопоставимый с текущими затратами фирмы, ущерб может быть преодолен в сравнительно короткие сроки.
4. Информация ограниченного доступа – ее утечка оказывает незначительное негативное воздействие на экономическое положение фирмы (должностные инструкции, структура управления).
5. Открытая информация. Ее распространение не представляет угроз экономической безопасности фирмы. Наоборот, отсутствие данной информации может оказать негативное воздействие на экономическое положение фирмы.

       Под безопасностью информационных ресурсов (информации) понимается защищенность информации во времени и пространстве от любых объективных и субъективных угроз (опасностей), возникающих в обычных условиях функционирования фирмы в условиях экстремальных ситуаций: стихийных бедствии, других неуправляемых событий, пассивных и активных попыток злоумышленника создать потенциальную или реальную угрозу несанкционированного доступа к документам, делам, базам данных.⁴

     Информация, составляющая коммерческую тайну, может  существовать в бумажной форме, на дискетах и лазерных дисках, на «жестком» диске компьютера, в памяти сотрудников.

     Регулирование отношений, связанных с использованием конфиденциальной информацией должно начинаться с основного документа – устава, в котором дается понятие коммерческой тайны и устанавливается ответственность за ее несоблюдение.

     Для более эффективной организации  работы по защите коммерческой информации весьма целесообразно разработать и утвердить Положение о коммерческой тайне на предприятии (фирме). Этот документ основывается на действующем законодательстве и отражает специфику данного субъекта предпринимательства. Он включает перечень сведений, составляющих коммерческую тайну, степень конфиденциальности информации, порядок доступа к информации и круг работников предприятия, допущенных к информации той или иной степени конфиденциальности.

       Конфиденциальность - правила и условия сохранности передачи данных и информации. Различают конфиденциальность внешнюю - как условие неразглашения информации во внешнюю среду, и внутреннюю - среди персонала. 

2. Сведения, относящиеся к коммерческой тайне

 

     К коммерческой тайне могут быть отнесены самые разнообразные сведения, связанные  с производством, технологией, управлением, финансами и другими вопросами деятельности предприятия. На практике наряду с термином “коммерческая тайна” широко используются такие термины, как “конфиденциальная информация”, “ноу-хау”, “секреты производства”. Все они, в сущности, обозначают одно и те же понятие, которое в Гражданском кодексе РФ именуется “коммерческой тайной”.

     В соответствии со ст.139 Гражданского кодекса  РФ коммерческая тайна - это информация, имеющая действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, к ней нет свободного доступа на законном основании и обладатель информации принимает меры к охране ее конфиденциальности.

       Информация  может быть разделена на три категории.⁵

       Первая - несекретная (или открытая), которая предназначена для использования как внутри фирмы, так и вне нее.

       Вторая - для служебного пользования, которая  предназначена только для использования  внутри фирмы. Она подразделяется, в  свою очередь, на две подкатегории:

1. Доступную для всех сотрудников фирмы;
2. Доступную для определенных категорий сотрудников, но могущую быть переданной в полном объеме другому сотруднику для производства необходимой работы.

       Третья - секретная информация (или информация ограниченного доступа), которая  предназначена для использования только специально уполномоченными сотрудниками фирмы и не предназначена для передачи иным сотрудникам в полном объеме или по частям.

       Информацию  второй и третьей категории обычно называют конфиденциальной.⁶

       Условия, при которых информация может  быть отнесена к конфиденцианой, перечислены в ст.13 части 1 Гражданского кодекса РФ⁷. К ним относятся:

1. Действительная или потенциальная коммерческая ценность информации в силу ее неизвестности третьим лицам;
2. Отсутствие свободного доступа к этой информации на законном основании;
3. Принятие обладателем информации необходимых мер к охране ее конфиденциальности.

     Таким образом, обеспечение конфиденциальности документной информации содержит три аспекта:

1. Определение состава информации, которую целесообразно отнести к категории конфиденциальной;
2. Определение круга сотрудников, которые должны иметь доступ к той или иной конфиденциальной информации, и оформление с ними соответствующих взаимоотношений;
3. Организация делопроизводства с конфиденциальными документами. ⁸

     По  функционально-целевому признаку выделяются следующие составляющие коммерческой тайны:

     1. Деловая информация: (сведения о контрагентах, сведения о конкурентах, сведения о потребителях, сведения о деловых переговорах, коммерческая переписка, сведения о заключенных и планируемых контрактах).

     2. Научно-техническая информация: (содержание и планы научно-исследовательских работ, содержание «ноу-хау», рационализаторских предложений, планы внедрения новых технологий и видов продукции)

     3. Производственная информация: (технология, планы выпуска продукции, объем незавершенного производства и запасов, планы инвестиционной деятельности).

     4. Организационно-управленческая информация: (сведения о структуре управления фирмой не содержащиеся в уставе, оригинальные методы организации управления, система организации труда).

     5. Маркетинговая информация: (рыночная стратегия, планы рекламной деятельности, планы обеспечения конкурентных преимуществ по сравнению с продукцией других фирм, методы работы на рынках, планы сбыта продукции, анализ конкурентоспособности выпускаемой продукции).

     6. Финансовая информация: (планирование прибыли, себестоимости, ценообразование – методы расчета, структура цен, скидки, возможные источники финансирования, финансовые прогнозы).

     7. Информация о персонале фирмы: (личные дела сотрудников, планы увеличения (сокращения) персонала, содержание тестов для проверки вновь принимаемых на работу).

     8. Программное обеспечение: (программы, пароли, коды доступа к конфиденциальной информации, расположенной на электронных носителях).⁹

     Как правило, именно перечисленная выше информация в наибольшей степени интересует конкурентов, партнеров, банки, криминальные структуры.

       Согласно  ФЗ "Об информации, информационных технологиях  и о защите информации" ¹⁰ не могут составлять коммерческую тайну:

1. Учредительные документы (решение о создании предприятия или договор учредителей) и Устав;
2. Документы, дающие право заниматься предпринимательской деятельностью (регистрационные удостоверения, лицензии, патенты);
3. Сведения по установленным формам отчетности о финансово-хозяйственной деятельности и иные сведения, необходимые для проверки правильности исчисления и уплаты налогов и других обязательных платежей в государственную бюджетную систему РФ;
4. Документы о платежеспособности;
5. Сведения о численности, составе работающих, их заработной плате и условиях труда, а также о наличии свободных рабочих мест;
6. Документы об уплате налогов и обязательных платежах;
7. Сведения о загрязнении окружающей среды, нарушении антимонопольного законодательства, несоблюдении безопасных условий труда, реализации продукции, причиняющей вред здоровью населения, а также других нарушениях законодательства РФ и размерах причиненного при этом ущерба;
8. Сведения об участии должностных лиц предприятия в кооперативах, малых предприятиях, товариществах, акционерных обществах, объединениях и других организациях, занимающихся предпринимательской деятельностью.