Особенности работы с конфиденциальными документами

     Процесс обеспечения сохранности информации в документах содержащих коммерческую тайну осуществляется в соответствии с основными стадиями «жизненного» цикла документа. Этими стадиями являются:

1. Получение (отправка) документа. Документ, поступающий в фирму и содержащий гриф конфиденциальной информации, должен быть передан только секретарю-референту или инспектору закрытого делопроизводства и зарегистрирован. Далее, он передается руководителю, а последний определяет непосредственного исполнителя по данному документу, имеющему допуск к этой категории документов, и адресует документ ему. Аналогичный порядок при отправлении документа – подготовка документа, подпись руководителя, регистрация в специальном журнале секретарем-референтом и отправка. ²²
2. Хранение документа. Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны храниться в специально отведенных, закрывающихся помещениях, в запертых шкафах, столах или ящиках. Документы же составляющие коммерческую тайну – только в металлических сейфах, оборудованных сигнализацией. Все помещения должны опечатываться. Следует иметь в виду, что при определении степени конфиденциальности документа производится также определение срока в течение которого она действует. По истечении срока возможны различные действия: 1) гриф может быть продлен, 2) гриф может быть снят и документ становится открытым, 3) документ уничтожается.
3. Использование документа. Система доступа сотрудников, не имеющих соответствующих прав по должности, к конфиденциальным документам должна иметь разрешительный характер. Каждая выдача таких документов регистрируется (расписываются оба сотрудника – и тот кто берет документ и тот кто его выдает) и проверяется порядок работы с ними (например, нарушением считается оставление данных документов на столе во время обеда, передача другим лицам, вынос за пределы служебных помещений).
4. Уничтожение документа. Конфиденциальные документы, утратившие практическое значение и не имеющие какой-либо правовой, исторической или научной ценности, срок хранения которых истек (либо не истек), подлежат уничтожению. Для этого создается комиссия (не менее 3 человек) в присутствии которой производится уничтожение. Затем члены комиссии подписывают акт об уничтожении. Бумажные документы уничтожаются путем сожжения, дробления, превращения в бесформенную массу, а магнитные и фотографические носители уничтожаются сожжением, дроблением, расплавлением и др.

       Контроль  за соблюдением правил хранения и  использования документов, содержащих конфиденциальную информацию, осуществляется с помощью проверок. Они могут  быть как регулярными (еженедельными, ежемесячными, ежегодными), так нерегулярными (выборочными, случайными). В случае обнаружения нарушений составляется акт и принимаются меры, позволяющие в будущем предотвратить нарушения такого рода.²³

Заключение 

       На  современном этапе развития общества наибольшую ценность приобретает ценный ресурс, называемый информацией. Информация становится сегодня главным ресурсом научно-технического и социально-экономического развития мирового сообщества.

       Практически любая деятельность в нынешнем обществе тесно связана с получением, накоплением, хранением, обработкой и использованием разнообразных информационных потоков. Поэтому в новых условиях возникает масса проблем, связанных с обеспечением сохранности и конфиденциальности коммерческой информации как вида интеллектуальной собственности.

       В условиях рынка и конкуренции  коммерческая тайна выступает как  элемент маркетинга и предприимчивости, как способ увеличения прибыли предприятия, либо как способ нанесения ущерба конкурентам. Утечка коммерческих секретов может привести к снижению доходов предприятия или его банкротству.

       Под конфиденциальным документом, т.е. документом, к которому ограничен доступ персонала, понимается необходимым образом оформленный носитель документированной информации, содержащий сведения, которые не относятся к государственной тайне и составляют интеллектуальную собственность юридического и физического лица.

       Коммерческая  тайна - научно-техническая, коммерческая, организационная или иная другая используемая в предпринимательской  деятельности информация, которая обладает реальной или потенциальной экономической ценностью в силу того, что она не является общеизвестной и не может быть легко получена законным путём другими липами, которые могли бы получить экономическую выгоду от её разглашения или использования.

       Обобщая все вышесказанное, можно сделать вывод, что система защиты информации представляет собой комплекс организационных, технических и технологических средств, методов и мер, препятствующих незаконному доступу к информации.

       Руководитель  фирмы лично определяет не только состав ценной информации, но и соответствующие способы и средства защиты, а также меры ответственности персонала за разглашение коммерческой тайны фирмы и комплекс поощрений за соблюдение порядка защиты конфиденциальной информации.

     Принимая  во внимание российскую специфику, выделяются следующие основные способы защиты информации, которые могут использоваться предпринимателями:

1. Законодательный. Основан на соблюдении тех прав предпринимателя на конфиденциальную информацию, которые содержатся в российском законодательстве.
2. Физическая защита – охрана, пропускной режим, специальные карточки для посторонних, использование закрывающихся помещений, сейфов, шкафов и пр.
3. Организационный. Он включает:

     - введение должности или создания  службы, ответственной за отнесение определенной информации к категории конфиденциальной, соблюдением правил доступа и пользования этой информацией;

     - разделение информации по степени  конфиденциальности и организация  допуска к конфиденциальной информации  только в соответствии с должностью или с разрешения руководства;

     - соблюдение правил пользования конфиденциальной информацией;

     - наличие постоянно действующей  системы контроля за соблюдением  правил доступа и пользования  информацией (контроль может быть  визуальный, документальный и др.).

4. Технический. Используются такие средства контроля и защиты как сигнализирующие устройства, видеокамеры, микрофоны, средства идентификации, а также программные средства защиты компьютерных систем от несанкционированного доступа.
5. Работа с кадрами. Предполагает активную работу кадровых служб фирмы по набору, проверке, обучению, расстановке, продвижению, стимулированию персонала. Следует регулярно проводить инструктажи персонала о необходимости соблюдения правил пользования конфиденциальной информацией и об ответственности за нарушения.

     Часть этих способов предполагает значительные финансовые расходы, в связи с  чем использование всех способов одновременно по средствам только достаточно крупным и платежеспособным фирмам 

Список  использованной литературы 

1. Алексенцев, А.И. Организация и технология размножения конфиденциальных документов / А.И. Алексенцев. - 2003. - № 4. - С.12 - 14.
2. Антопольский, А.А. Правовое регулирование информации ограниченного доступа в сфере государственного управления: автореферат дис. … канд. юрид. наук. - М., 2004. – С.9.
3. Афанасьев В.Г. Системность и общество. – М.: Политиздат, 1980, с. 24.
4. Гражданский кодекс РФ 2010-2011. http://www.grazkodeks.ru/
5. Делопроизводство. Организация и технология документационного обеспечения управления: учеб. пособие / Т.В. Кузнецова. - М.: Юнити-Дана, 2003. – 359 с.
6. Информационная безопасность / А.А. Губенков, В.П. Байбурин. - М.: Новый изд. дом, 2005. – 126 с.
7. Информационная безопасность коммерческого банка / О.Э. Говорухин // Делопроизводство. - 2006. - № 2. - С.82 - 85.
8. Информационная безопасность / Т.А. Партыка, И.И. Попов: Форум, ИНФРА-М, 2004. - 367 с.
9. Информационная безопасность / В.П. Мельников, С.А. Клейменов, А.М. Петраков. - М.: Academia, 2005. – 331 с.
10. Конфиденциальность, надежность, управляемость / Г. Зотова // Сетевой журнал. - 2003. - № 7. - С.18 - 27.
11. Некоторые особенности конфиденциального делопроизводства / Р.Н. Мосеев // Секретарское дело. - 2005. - № 10. - С.31 - 35.
12. Организация работы по рассекречиванию документов / А.С. Демушкин // Делопроизводство. - 2002. - № 4. - С.56 - 60.
13. Организация работы с документами, составляющими коммерческую тайну, ЗАО КБ "Ураллига" / Н.А. Лосева // Секретарское дело, - 2005. - № 8. - С.25 - 27.
14. Панкратов, Ф.Г. Коммерческая деятельность: учеб. / Ф.Г. Панкратов. - М.: Маркетинг, 2004. – 210 с.
15. Пугачев, В.П. Руководство персоналом организации: учеб.пособие / В.П. Пугачев; Моск.гос.ун-т им. М.В. Ломоносова. - М.: Аспект-Пресс, 2005. – 279 с.
16. Российская Федерация. Законы. Об информации, информационных технологиях и о защите информации от 27 июля 2006 № 149 - ФЗ // Российская газета. - 29 июля 2006. - С.2.
17. Снытников, А.А. Обеспечение и защита права на информацию / А.А. Снытиков, Л.В. Туманова. - М.: "Городец-издат", 2003. – 195 с.
18. Ярочкин В.И. Секьюритология – наука о безопасности жизнедеятельности. – М.: «Ось-89», 2000. – С. 67.

Электронные источники: 

http://4students.info/dokumentatsionnoe-obespechenie-upravleniya/organizatsiya-raboty-s-dokumentami/294-zashchita-dokumentov-soderzhashchikh-kommercheskuyu-tajnu

http://www.studfiles.ru/dir/cat29/subj599/file2903/view3942.html

http://wisemanagement.ru/zaschita-dokumentov-soderzhaschih-kommercheskuyu-taynu/