Управленческие документы и их особенности

Как видно, существует огромное количество видов договоров, которые имеют свои особенности, нюансы, правила составления. Конкретный вид договора подразумевает отдельные действия и ожидаемые результаты.

 

 

2.2. Особенности  составления договоров

 

Для каждого вида договора предусмотрены свои особенности. В основном это касается разнообразия предметов договора. Так предметом договора купли-продажи является вещь (товар) и её стоимость, предметом договора аренды является недвижимое имущество, а предметом кредитного договора являются денежные средства и проценты за их использование. Также каждому виду договора присущи особенности в зависимости от обычаев делового оборота, характерные для определённой хозяйственной деятельности, в рамках которой заключается соглашение.

Каждый договор имеет следующие реквизиты:

• наименование организации;
• наименование вида документа;
• дата документа;
• регистрационный номер документа;
• место составления или издания документа;
• заголовок к тексту;
• текст документа;
• подпись;
• оттиск печати

Игнорирование особенностей составления договоров может повлечь за собой негативные последствия для его сторон в целом или для одной из сторон, чей контрагент имеет умысел на ненадлежащее исполнение условий договора.

Особенностями составления договоров также может, является то, что для определенных договоров может быть предусмотрена конкретная форма.

Соглашения между сторонами могут заключаться в устной форме, но только если оно заключается не с юридическим лицом и имеет малую денежную оценку, в остальных случаях требуется письменная форма.

Так законодательством РФ выделяются следующие формы договоров:

• простая письменная форма. Оформляется и подписывается сторонами на бумаге или по средствам электронного документооборота, если это предусмотрено законодательством и условиями договора. Подтверждением воли сторон при электронном документообороте является электронно-цифровая подпись, которую стороны могут получить в установленном законом порядке.
• нотариально заверенная форма договора. Обязанность совершать сделки в этой форме установлена только для некоторых видов договора. Для примера, нотариальное заверение предусмотрено для договоров ренты, брачного договора и т. д.

Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа подписанного сторонами, а так же путем обмена документами по средствам почтовой, телеграфной, электронной и иной связи позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

При заключении договоров могут возникнуть разногласия не по всему договору, а лишь по его отдельным пунктам. В этом случае составляется так же документы как протокол разногласия с последующим составлением протокола согласования разногласий.

Заключение договора обычно начинается с предложения его заключить, т.е. направления оферты.

Оферта должна содержать основные условия предлагаемой сделки. Принятие предложения другой стороны считается акцептом (согласие).

Основанием, на котором можно начать составление договоров служит взаимное согласие договаривающихся сторон, то есть двух или более лиц, в силу которого одна сторона обязывается что- либо сделать или исполнить для другой стороны. Стало быть, где не было соглашения сторон, там не могло возникнуть никаких договоров.

При составлении договоров и их заключении следует уделять особое внимание:

• четкая формулировка прав и обязанностей сторон;
• возможность расторжения договора одной из сторон;
• санкции к каждой из сторон за невыполнение обязательств;
• соответствие пунктов договора Федеральному закону о защите прав потребителей и другими законодательными актами;
• составление подписей, печатей, дат, юридических адресов.

Весьма ошибаются те, которые думают, что они, оказав другому лицу какую-нибудь услугу, в силу этого сами приобретают право требовать известной услуги от этого лица. Составление договоров предполагает указание конкретных обязательств их сторон. Чтобы иметь право требовать услуги, надо ее оговорить - надо, чтобы сторона, от которой мы ждем услуги, дала положительное обязательство оказать нам эту услугу. Некто решил заплатить долг за своего партнера, и потом взыскать с него эти деньги по суду. Арбитражный суд откажет ему в иске, потому что истец не сможет опереться ни на какой договор с ответчиком, который давал бы ему право на взыскание заплаченных денег. Если истец заплатит деньги за партнера, а кредитор примет деньги, то на, то будет его добрая воля. Но если он захочет деньги эти вернуть, то должен будет войти в соглашение с ним и взять с него обязательство о возвращении уплаченной за него суммы. Таким образом, уплативший чужой долг без просьбы или согласия должника не в праве взыскивать с последнего заплаченные деньги.

Составление договоров должно сопровождаться пониманием, что молчание одной стороны на предложение другой - не равносильно согласие с предложением. В договоре согласие должно быть выражено прямо и положительно. Стало быть, владелец отыскивал такое право, которое не истекало ни из каких договоров.

В отличие от постоянных реквизитов, которые в обязательном порядке отображаются на бланках организационно-распорядительных документов определенного вида, переменные реквизиты указываются непосредственно при подготовке конкретного документа.

Особенно важно правильно оформить реквизиты, придающие документу юридическую силу: подпись, печать, гриф утверждения, а также дату документа и его регистрационный номер. С документоведческой и управленческой точки зрения документ, не имеющий регистрационного номера и даты, не имеет юридической силы. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» установлены два способа оформления реквизита «Дата документа» – цифровой и словесно-цифровой. При использовании цифрового способа элементы даты документа указываются в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами, например:  

12.10.2012. Обозначения «год», «года», «г.» при этом способе оформления даты не проставляются.

При словесно-цифровом способе день месяца обозначают двумя цифрами, месяц указывают словом в родительном падеже, год – четырьмя цифрами, в конце пишут «г.», например: 

12 августа 2012 г.

При подготовке некоторых документов, например доверенностей, все элементы даты пишут словами, например: 

Первое августа две тысячи двенадцатого года.

Датой приказа, распоряжения, договора, письма, докладной, служебной и объяснительной записок, информационной и аналитической справок является дата подписания документа, которая проставляется на бланке в момент регистрации.

Если документ подлежит утверждению, датой такого документа является дата утверждения. К таким документам относятся локальные нормативные акты (положения, инструкции, правила, регламенты), штатное расписание и др. При подготовке документа в грифе утверждения могут быть заранее напечатаны название месяца и год, число проставляется непосредственно при утверждении документа должностным лицом, утверждающим документ. В грифе утверждения документа, передаваемого на утверждение в последний день месяца, заранее печатать название месяца не рекомендуется.

Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации.

Обязательной регистрации подлежат все создающиеся и поступающие в организацию документы, требующие исполнения и контроля – такие как приказы, распоряжения, исходящие и входящие письма и др. Организация может принять решение о необходимости регистрации и таких документов, как служебные, докладные и объяснительные записки, представления, заявления и др.

Регистрационный номер проставляется на документе при его регистрации, обязательно включает номер документа по журналу регистрации данного вида документов и может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел и дополнительными буквенными индексами, облегчающими идентификацию документов. Вопрос о том, какие разделительные знаки будут использоваться в регистрационных индексах, решается делопроизводственной службой организации. Ниже приведены примеры регистрационных номеров документов.

Согласно п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003 в состав реквизита «Подпись» входят:

• наименование должности лица, подписавшего документ (полное, с указанием названия организации, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке);
• личная подпись;
• расшифровка подписи: инициалы и фамилия.

Если наименование должности лица, подписавшего документ, занимает более одной строки, расшифровка подписи указывается на уровне последней строки наименования должности. Реквизит «Подпись» располагается на 2–3 междустрочных интервала ниже текста или реквизита «Отметка о наличии приложения», если он оформлен в документе. Наименование должности печатают непосредственно от границы левого поля. Сокращение слов при написании должности не допускается.

Приведем пример оформления реквизита «Подпись» на стандартном листе бумаги

В соответствии с п. 3.25 ГОСТ Р 6.30-2003 оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации. Оттиск печати

Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП» или иным образом.

Основное правило, которое необходимо соблюдать при проставлении оттиска печати, можно сформулировать следующим образом: оттиск печати следует ставить так, чтобы была четко видна подпись должностного лица и вся информация на оттиске печати.

Оттиск можно размещать, не задевая подписи, на свободном месте.

Таким образом, при составлении договора должны учитываться вопросы, касающиеся формулировки договора, ответственности, обязанности сторон и т.д. Кроме того, нельзя игнорировать нормы, касающиеся оформления формуляра договора, поскольку часть реквизитов придает документу юридическую силу.

 

Заключение

В процессе осуществления своей деятельности любая организация вступает во взаимоотношения с другими организациями и лицами. Эти взаимоотношения необходимы, прежде всего, для реализации целей и задач организации. Ее взаимоотношения с внешними контрагентами (организациями, лицами) осуществляется с помощью договоров.

Договоры могут заключаться по любому направлению деятельности организации. Решение о заключении договора принимает руководитель (подписывает договор тоже руководитель или уполномоченное им должностное лицо). Документы договорного типа называют договорами, контрактами, соглашениями.

Из текста курсовой работы можно сделать несколько выводов.

Во-первых, при составлении любого вида документа и для правильной работы с документооборотом необходимо обращаться к законодательной и нормативно-правовой базе.

Во-вторых, договор является важнейшим правовым инструментом, обеспечивающим развитие товарного оборота и создание промышленного и социального потенциала страны, удовлетворяющим разнообразные потребности.

Во-вторых, в гражданском праве устанавливается свобода договора, т.е. никто не может быть принужден к заключению договора, стороны вольны по своему усмотрению определять условия договора.

Классификация договоров облегчает применение определенных норм именно к тому или иному типу договора. Кроме того, она дает возможность выявлять черты сходства и различия правового регулирования тех или иных общественных отношений, способствует дальнейшему совершенствованию и систематизации законодательства, служит цели лучшего изучения договоров.

Следует иметь четкое представление об основных реквизитах договора. К реквизитам договора обычно относят название договора (заголовок), дату и место его составления.