Контрольная работа по "Делопроизводству"

 

1. Назовите виды систем документации. Приведите примеры.

Виды систем документации:

1. Система организационно-правовой документации (устав организации, штатное расписание, регламенты работы, правила, положения, должностные инструкции).
2. Система плановой документации (программы, планы, графики).
3. Система распорядительной документации (постановления, решения, приказы, распоряжения).
4. Система отчетной документации (отчет, справка отчетного характера).
5. Система информационно-справочной документации (докладные, служебные, аналитические записки, служебные письма, справки, сводки).
6. Система договорной документации (договора, контракты, соглашения).
7. Система документации обеспечивающего типа (документы учетного характера: ведомость, лист, листок, табель, карта, карточка, книга, журнал).

 

2. Каким ГОСТом определяются порядок документирования информации и категории информации по уровню доступа к ней?

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство  и архивное дело. Термины и определения».

 

3. Задачи - это собрание неких действий, направленных на достижение некой деловой цели.

 

4. Информационные ресурсы - это отдельные документы и отдельные массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах т.п.)
5. Документирование - это процесс записи по установленным правилам на бумаге или ином носителе, обеспечивающим ее юридическую силу.

 

6. Носитель документированной информации - это материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

 

7. Укажите основные документопотоки.

Основные документопотоки:

1. поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов;
2. потоки внутренней документации, состоящие из документов, создаваемых в организации и не предназначенных к выходу за её пределы;
3. поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.

 

8. Сотрудники (участники делового процесса) - это определенные люди или группы людей, которые выполняют задания в определенном порядке на основании заранее определенных деловых правил или условий.

 

9. Инструменты - это приложения, которые обрабатывают информацию, связанную с задачей или задачами.

 

10.  Действие - это минимальный, выделенный, логический шаг внутри делового процесса, который можно описать с помощью модели, формализующей деловые процессы.

 

11.  Обязательным условием включения информации в информационные ресурсы является документирование информации.

 

12.  Что отличает документ от таких источников информации как газеты, журналы, книги т.п.

Документ – носитель первичной  информации. Именно в документе информация фиксируется впервые. Это свойство отличает документы от других источников информации (газет, журналов, книг), содержащих переработанную (вторичную) информацию.

 

13.  Укажите какие документы относятся к системе организационно-правовой документации.

Устав организации, штатное  расписание, регламенты работы, правила, положения, инструкции, должностные инструкции.

 

14.  Укажите какие документы относятся к системе распорядительной документации.

Постановления, решения, приказы, распоряжения, указания.

 

15.  Укажите какие документы относятся к системе информационно-справочных документов.

Докладные, служебные, аналитические  записки, служебные письма, справки, сводки, акты, протоколы.

 

16.  Альбом форм документов организации - это сборник унифицированных форм документов, применяемых для документирования деятельности организации.

 

 

17.  Укажите требования проектирования рациональной системы документооборота.

Требования проектирования рациональной системы документооборота:

1. исключение возвратного движения документов;
2. однократность пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя;
3. участие той или иной инстанции должно быть строго обусловлено необходимостью обработки документа;
4. различные операции должны выполняться параллельно для сокращения времени движения документов и повышения оперативности их исполнения;
5. учетно-информационные сведения о ходе движения и исполнения документов, результат контроля и др. следует передавать в службу делопроизводства с помощью регистрационных карточек, электронных сообщений, бездокументными способами (устно, по телефону), исключая возвратное движение самих документов.

 

18.  Перечислите этапы контроля исполнения поручения.

Этапы контроля исполнения поручения:

1. постановка документов на контроль;
2. проверка своевременности доведения документов до исполнителя;
3. предварительная проверка и регулирование хода исполнения;
4. снятие документа с контроля;
5. направление исполненного документа в дело;
6. учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов;
7. информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов.

 

 

19.  Назовите уровни контроля исполнения.

Уровни контроля исполнения:

1. контроль соответствия формы создаваемых документов их содержанию;
2. контроль соответствия применяемых унифицированных форм и бланков действующим нормативам и образцам;
3. контроль соответствия уровня и формы подтверждения каждого документа, соответствия подписей их расшифровкам;
4. контроль соответствия всех экземпляров на идентичность;
5. контроль, включающий анализ существа и полноты исполнения поручений, заданий, ответов на запросы.

 

20.  Указать классификаторы наиболее часто используемые в информационно-поисковых системах.

Алфавитные, систематические, предметные.

 

21. Что собой представляет принцип WYSIWYG (What You See Is What You Get)?

Данный принцип представляет собой обширный список визуальных редакторов, почти или частично пригодных  для использования.

 

22.  Что такое конверторы?

Конвертор – это устройство, которое находится в фокусе антенны  и собирает сигнал, отражающийся от поверхности антенны, затем усиливает  и передает его по кабелю.

 

23.  Питч - это количество символов, которое может быть напечатано на отрезке в один дюйм.
24. Колонтитул -  это одинаковый для группы страниц текст (графическое изображение), расположенный вне основного текста документа на полях печатной страницы.

 

25.  Документы, отвечающие запросу пользователя, называются релевантными.

 

26.  Укажите технологии автоматизированного документального поиска.

Автоматизированный документированный  поиск может быть организован  на основе различных технологий:

1. поиска по поисковому образу документа;
2. поиска по полному тексту документа;
3. поиска документов по гипертекстовым ссылкам.

 

27.  Дайте понятие гипертекста, укажите основные функции гипертекстовой оболочки.

Гипертекст – текст, устроенный таким образом, что он превращается в систему, иерархию текстов, одновременно составляя единство и множество  текстов (словарь, энциклопедия); это  организация текстовой информации, при которой текст представляет собой множество фрагментов с  явно указанными ассоциативными связями  между этими фрагментами.

Основные функции гипертекстовой оболочки:

1. поддержка ссылочных связей;
2. создание, редактирование и наращивание гипертекста;
3. прямой доступ;
4. просмотр (браузинг);
5. выделение виртуальных структур.

 

28.  Совокупность программно-аппаратных средств и систем, обеспечивающих взаимосвязанное и согласованное решение разнородных управленческих задач называется автоматизированный офис.

 

29.  Системы со свободным движением документов с контролем доставки и прочтения – это обычные системы электронной почты.

 

30.  Системы с «жестким» движением документов и всеми функциями контроля исполнения – это высший класс АДП - систем.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Использованная  литература:

 

1. ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документа.
2. ГОСТ 16487-83 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
3. Баскаков, М.И. Делопроизводство и корреспонденция. Ростов-на-Дону, «Феникс», 2000.
4. Кирсанова, М.В., Аксёнов, Ю.М. Курс делопроизводства. Москва-Новосибирск, «Инфра-М», 1999.
5. Кудрявцев, В.А. Организация работы с документами, учеб. М: Инфра – М, 1998.