- Назовите виды систем документации. Приведите примеры.
Виды систем документации:
- Система организационно-правовой документации (устав организации, штатное расписание, регламенты работы, правила, положения, должностные инструкции).
- Система плановой документации (программы, планы, графики).
- Система распорядительной документации (постановления, решения, приказы, распоряжения).
- Система отчетной документации (отчет, справка отчетного характера).
- Система информационно-справочной документации (докладные, служебные, аналитические записки, служебные письма, справки, сводки).
- Система договорной документации (договора, контракты, соглашения).
- Система документации обеспечивающего типа (документы учетного характера: ведомость, лист, листок, табель, карта, карточка, книга, журнал).
- Каким ГОСТом определяются порядок документирования информации и категории информации по уровню доступа к ней?
ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство
и архивное дело. Термины и определения».
- Задачи - это собрание неких действий, направленных на достижение некой деловой цели.
- Информационные ресурсы - это отдельные документы и отдельные массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах т.п.)
- Документирование - это процесс записи по установленным правилам на бумаге или ином носителе, обеспечивающим ее юридическую силу.
- Носитель документированной информации - это материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.
- Укажите основные документопотоки.
Основные документопотоки:
- поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов;
- потоки внутренней документации, состоящие из документов, создаваемых в организации и не предназначенных к выходу за её пределы;
- поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.
- Сотрудники (участники делового процесса) - это определенные люди или группы людей, которые выполняют задания в определенном порядке на основании заранее определенных деловых правил или условий.
- Инструменты - это приложения, которые обрабатывают информацию, связанную с задачей или задачами.
- Действие - это минимальный, выделенный, логический шаг внутри делового процесса, который можно описать с помощью модели, формализующей деловые процессы.
- Обязательным условием включения информации в информационные ресурсы является документирование информации.
- Что отличает документ от таких источников информации как газеты, журналы, книги т.п.
Документ – носитель первичной
информации. Именно в документе информация
фиксируется впервые. Это свойство
отличает документы от других источников
информации (газет, журналов, книг), содержащих
переработанную (вторичную) информацию.
- Укажите какие документы относятся к системе организационно-правовой документации.
Устав организации, штатное
расписание, регламенты работы, правила,
положения, инструкции, должностные инструкции.
- Укажите какие документы относятся к системе распорядительной документации.
Постановления, решения, приказы,
распоряжения, указания.
- Укажите какие документы относятся к системе информационно-справочных документов.
Докладные, служебные, аналитические
записки, служебные письма, справки,
сводки, акты, протоколы.
- Альбом форм документов организации - это сборник унифицированных форм документов, применяемых для документирования деятельности организации.
- Укажите требования проектирования рациональной системы документооборота.
Требования проектирования
рациональной системы документооборота:
- исключение возвратного движения документов;
- однократность пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя;
- участие той или иной инстанции должно быть строго обусловлено необходимостью обработки документа;
- различные операции должны выполняться параллельно для сокращения времени движения документов и повышения оперативности их исполнения;
- учетно-информационные сведения о ходе движения и исполнения документов, результат контроля и др. следует передавать в службу делопроизводства с помощью регистрационных карточек, электронных сообщений, бездокументными способами (устно, по телефону), исключая возвратное движение самих документов.
- Перечислите этапы контроля исполнения поручения.
Этапы контроля исполнения
поручения:
- постановка документов на контроль;
- проверка своевременности доведения документов до исполнителя;
- предварительная проверка и регулирование хода исполнения;
- снятие документа с контроля;
- направление исполненного документа в дело;
- учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов;
- информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов.
- Назовите уровни контроля исполнения.
Уровни контроля исполнения:
- контроль соответствия формы создаваемых документов их содержанию;
- контроль соответствия применяемых унифицированных форм и бланков действующим нормативам и образцам;
- контроль соответствия уровня и формы подтверждения каждого документа, соответствия подписей их расшифровкам;
- контроль соответствия всех экземпляров на идентичность;
- контроль, включающий анализ существа и полноты исполнения поручений, заданий, ответов на запросы.
- Указать классификаторы наиболее часто используемые в информационно-поисковых системах.
Алфавитные, систематические,
предметные.
- Что собой представляет принцип WYSIWYG (What You See Is What You Get)?
Данный принцип представляет
собой обширный список визуальных редакторов,
почти или частично пригодных
для использования.
- Что такое конверторы?
Конвертор – это устройство,
которое находится в фокусе антенны
и собирает сигнал, отражающийся от
поверхности антенны, затем усиливает
и передает его по кабелю.
- Питч - это количество символов, которое может быть напечатано на отрезке в один дюйм.
- Колонтитул - это одинаковый для группы страниц текст (графическое изображение), расположенный вне основного текста документа на полях печатной страницы.
- Документы, отвечающие запросу пользователя, называются релевантными.
- Укажите технологии автоматизированного документального поиска.
Автоматизированный документированный
поиск может быть организован
на основе различных технологий:
- поиска по поисковому образу документа;
- поиска по полному тексту документа;
- поиска документов по гипертекстовым ссылкам.
- Дайте понятие гипертекста, укажите основные функции гипертекстовой оболочки.
Гипертекст – текст, устроенный
таким образом, что он превращается
в систему, иерархию текстов, одновременно
составляя единство и множество
текстов (словарь, энциклопедия); это
организация текстовой информации,
при которой текст представляет
собой множество фрагментов с
явно указанными ассоциативными связями
между этими фрагментами.
Основные функции гипертекстовой
оболочки:
- поддержка ссылочных связей;
- создание, редактирование и наращивание гипертекста;
- прямой доступ;
- просмотр (браузинг);
- выделение виртуальных структур.
- Совокупность программно-аппаратных средств и систем, обеспечивающих взаимосвязанное и согласованное решение разнородных управленческих задач называется автоматизированный офис.
- Системы со свободным движением документов с контролем доставки и прочтения – это обычные системы электронной почты.
- Системы с «жестким» движением документов и всеми функциями контроля исполнения – это высший класс АДП - систем.
Использованная
литература:
- ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документа.
- ГОСТ 16487-83 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
- Баскаков, М.И. Делопроизводство и корреспонденция. Ростов-на-Дону, «Феникс», 2000.
- Кирсанова, М.В., Аксёнов, Ю.М. Курс делопроизводства. Москва-Новосибирск, «Инфра-М», 1999.
- Кудрявцев, В.А. Организация работы с документами, учеб. М: Инфра – М, 1998.