Контрольная работа по "Делопроизводству"

СОДЕРЖАНИЕ:

Введение……………………………………………………………………………..….2

Вопрос 6…………………………………………………………………………..…….4

Вопрос 17……………………………………………………………………………….7

Вопрос 29………………………………………………………………………..…….14

Заключение……………………………………………………………………..……..19

Список использованной литературы………………………………………...………20

 

Введение

Делопроизводство – это документирование деятельности организации (предприятия), основанное на научной организации с применением современной техники [10].

Делопроизводство охватывает весь комплекс работ по созданию и  оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету  документов, формированию дел из исполненных  документов, хранению и использованию  текущих дел, подготовке их к сдаче  в архив. Вышеуказанное обуславливает значимость и актуальность изучения данной дисциплины для последующего грамотного обеспечения управления.

Документационное обеспечение  управления в организации, как правило, выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат. В организациях с небольшим документооборотом те же функции выполняет секретарь руководителя или другое специально назначенное должностное лицо.

«Организация, ведение и  совершенствование системы документационного  обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств  в работе с документами, методическое руководство и контроль над соблюдением  установленного порядка работы с  документами... осуществляются структурным  подразделением, на которое возложены  функции по документационному обеспечению  управления» - таковы функции службы документоведения в соответствии с  Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536, зарегистрированным в Минюсте РФ 27 января 2006 г. № 7418 [9].

Для того чтобы разобраться  в многообразии документов, разработаны  определенные правила их составления, оформления, формы и методы работы с документами. Для всех организаций, учреждений, предприятий Российской Федерации независимо от формы собственности или функций установлены единые требования по составлению и оформлению документов и работе с ними. Эти требования изложены в основных положениях Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и ГОСТах, инструкциях по делопроизводству, номенклатурах дел и других нормативно-методических документах по ведению делопроизводства [2].

Цель исследования в данной работе – изучение многообразия документов, правил их составления, оформления и  ведения, составляющихо снову документирования деятельности организации.

Итак, объектом исследования в данной работе являются правила  составления, оформления, формы и  методы работы с документами.

Предметом исследования являются особенности классификации документов; служебное письмо как информационно-справочный документ;  правила оформления и  ведения трудовых книжек.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Вопрос 6. Классификация документов

Разработка общей классификации  документов представляет собой одно из ведущих, но недостаточно разработанных  теоретических направлений документоведения. В последние годы в разработку этой проблемы значительный вклад внесли работы С.Г. Кулешова, Ю.Н. Столярова  и Г.Н. Швецовой-Водки.

Классификация (от лат. classik — разряд, группа) документов — это система их соподчинения, используемая как средство установления связей между классами документов, а также для ориентировки в их многообразии. Структура классификации обычно представляется в виде таблицы или схемы [9].

Классификация является одним  из методов познания. Без нее невозможно изучить многообразие существующих видов документов, систематизировать  их, установить различия между видами документов, выделяемых по различным  признакам. Правильно составленная комплексная классификация отражает закономерности развития документов, раскрывает связи между ними, помогает сориентироваться в любом их множестве, служит основой для их упорядочения в документных системах. Она имеет  важное значение для теории документоведения и практической документно-коммуникационной деятельности [2].

Классифицировать документы  — значит проводить многоступенчатое, иерархическое и дихотомическое деление их на роды, виды, подвиды, разновидности. Род (класс) — это совокупность (множество) документов, имеющих определенный общий  признак, отличающий эту совокупность от других объектов. В качестве классификационного деления можно принять различные  признаки, зависящие от цели классификации. Если хотим разделить документы  по форме, это будет одна классификация, если по их содержанию — другая и  т.д. В основу класса всегда кладут наиболее важный признак документа, отвечающий цели классификации [11].

Класс, включающий в себя другие, будет по отношению к ним  родом, а классы, входящие в него, по отношению к нему — видами. Один и тот же класс может быть родом по отношению к низшему  классу и видом по отношению к  высшему. Так, класс «кинофотофонодокументы»  является видом по отношению к  классу «документы» и родом по отношению к классу «кинодокументы», «фотодокументы» и «фонодокументы».

Род (класс) — это первый уровень деления, который раскрывается с помощью видовых делений  документа.

Вид — второй уровень  деления. При этом родовое понятие  «документ» делится на видовые понятия, т.е. на виды документов. Каждое звено  видовой классификации можно  назвать видом документа по тому или иному признаку (по характеру  знаковых средств, предназначенности для восприятия человеком, способу документирования, материальному носителю и т.п.).

Третий уровень деления  — подвид. За ним следует разновидность  и т.п., пока не определится окончательное  место конкретного документа (индивида) в этой классификации.

Иерархия — расположение документов в порядке от высшего  к низшему. Соответственно иерархическое  расположение документов выглядит следующим  образом: документ —> издание —> непериодическое издание —> книга.

Дихотомия — последовательное деление документов одного класса на два противоположных вида, подвида, разновидности и т.д. Например: опубликованный и неопубликованный документ, периодический  и непериодический документ и  т.п.

Классификация документов осуществляется по разным основаниям деления, отвечающим определенным аспектам анализа документов. Каждый аспект анализа указывает  определенный фасет (от фр. facette — грань) классификации, т.е. перечень видов документов по необходимому признаку. Таких фасетов может быть множество, поэтому классификация документов называется многоаспектной фасетной.

Классификация документов позволяет  установить специфику каждого вида и типа документа, помогает ориентироваться  во всем многообразии документной информации. Поэтому очень важно научиться  определять вид того или иного  документа по различным признакам, анализировать его по содержанию, форме и др. Знание классификации  и типологизации документов необходимо для последующего изучения специальных  дисциплин и практической работы в библиотеках и службах информации.

1) Классификация  документов по информационной  составляющей документа:

1. Вид документа по  характеру знаковых средств:

• текстовой;

• иконно- графический;

•  идео- графический;

• звучащий;

• матричный;

• комплексный.

2. Вид документа по  мерности записи информации:

• одномерный;

• двумерный;

• трехмерный.

3. Вид документа по  предназначенности для восприятия:

• человекочитаемый;

• машиночитаемый.

4. Вид документа по  каналу восприятия:

• визуальный;

• тактильный;

• аудиальный;

• аудиовизуальный.

5. Вид документа по  степени его распространенности:

• опубликованный;

• неопубликованный;

• непубликуемый.

6. Вид документа по  способу документирования:

• рукопис-ный;

• печат-ный;

• механичес-кий;

• магнитный;

• фотографи-ческий;

• опти-ческий;

• лазер-ный;

• электронный.

7. Вид документа по  уровню обобщения информации:

• первичный;

• вторичный.

2) Классификация  по физической (материальной) составляющей  документа:

8. Вид документа по  материальному носителю информации:

• бумажный;

• пленочный;

• пластмассовый.

9. Вид документа по  материальной конструкции:

• листовой;

• кодексовый;

• карточный;

• ленточный;

• дисковый;

• комбинированный.

3) Классификация  документа по обстоятельствам  его бытования во внешней среде:

10. Вид документа по  регулярности выхода в свет:

• периодический;

• непериодический.

11. Вид документа по  времени появления:

• оригинал;

• копия.

12. Вид документа по  месту происхождения:

• местный;

• региональный;

• общегосударственный (национальный);

• зарубежный (иностранный).

            Табл.1. Классификация документов по различным составляющим.

Важнейшие признаки, лежащие  в основе классификации современных  документов, кроются в их сущности, существе информационной и материальной составляющих. Поскольку документы  функционируют в обществе, внешняя  среда также оказывает на них  определенное влияние. С учетом этих обстоятельств в основу общей  классификации документов положены три блока признаков, построенных  по разным характеристикам документа:

1) информационная составляющая  документа;

2) физическая (материальная) составляющая документа;

3) условия бытования документа как системного объекта во внешней среде [3, 11].

Каждый из блоков является критерием для построения классификационного ряда, внутри которого предусмотрено  наличие одного какого-либо приоритетного  признака, на основе которого осуществляется деление документов на подвиды и  разновидности. Эти ряды образуют многоуровневую структуру классификационной схемы, состоящую из подсистем. Каждая из них  олицетворяет отдельный признак  современных документов, по которому они могут быть системно организованы, в частности по содержанию, характеристикам  материального носителя, структуре  построения текста и т.п. [3, 7, 11].

 

Вопрос 17. Информационно-справочный документ: служебное письмо. Значение документа, виды, состав реквизитов, оформление

Справочно-информационные документы  содержат информацию о фактическом  состоянии дел для принятия организационно-правовых и распорядительных документов [5].

К справочно-информационным документам относятся служебные  письма, справки, докладные и объяснительные записки, акты, протоколы и др. Эти документы являются одним из источников информации, носят вспомогательный характер по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению [5, 7].

Служебное письмо – это самый распространенный вид служебных документов. Именно письма являются средством связи организации с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между организациями, излагаются претензии и тому подобное.

Служебное письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в одну группу в связи со способом передачи текста (пересылаются почтой, телеграфом, факсом или другим способом). Поэтому так важно, чтобы служебное письмо, с одной стороны, отвечало своему практическому назначению и имело юридическую силу, а с другой стороны, отвечало всем требованиям этики деловой переписки [7].

Для писем установлен специальный  бланк - бланк письма.

В состав служебного письма могут входить следующие реквизиты:

- Государственный герб  Российской Федерации;

- герб субъекта Российской  Федерации;

- эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания);

- код организации;

- основной государственный  регистрационный номер (ОГРН) юридического  лица;

- идентификационный номер  налогоплательщика/код причины постановки  на учет (ИНН/КПП);

- код формы документа;

- наименование организации;

- справочные данные об  организации;

- дата документа;

- регистрационный номер  документа;

- ссылка на регистрационный  номер и дату документа;

- адресат;

- резолюция;

- заголовок к тексту;

- текст;

- отметка о наличии  приложения;

- подпись;

- гриф согласования документа;

- визы согласования документа;

- оттиск печати;

- отметка об исполнителе;

- отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело;

- отметка о поступлении  документа в организацию;

- идентификатор электронной  копии документа [14].

К служебному письму предъявляются  те же требования, что и к составлению  других ОРД на основе ГОСТЯ 6.30-2003.

Все письма можно разделить  по функциональному признаку на две  группы:

- письма, требующие письма-ответа;

- письма, не требующие  письма-ответа.

Письма первой группы, в  свою очередь, можно условно подразделить на письма-вопросы и письма-ответы, что позволяет выделить:

- письмо-просьбу;

- письмо-обращение;

- письмо-предложение;

- письмо-запрос.

Ответы на эти письма приобретают  определенную форму в зависимости  от характера исходного письма. Ко второй группе относятся:

- письмо-предупреждение;

- письмо-напоминание;

- письмо-подтверждение;

- письмо-приглашение;

- письмо-отказ;

- письмо-извещение;

- сопроводительное письмо;

- гарантийное письмо;

- информационное письмо;

- циркулярное (письмо-распоряжение), которое направляется целому  ряду подчиненных инстанций [14].