Контрольная работа по "Делопроизводству"

При переводе работника на другую работу в трудовой книжке делают новую запись, где в графе № 3 указывают: само действие (ПЕРЕВЕДЕН, ПЕРЕВЕДЕНА), наименование структурного подразделения, наименование должности. Например, «Переведен на должность  зам. директора» [17].

При увольнении с работы, делая запись в трудовой книжке, необходимо указать причину увольнения и сделать ссылку на статью, пункт  закона. Например, «Уволена по собственному желанию, ст. 31 КЗоТ РФ». При увольнении по инициативе работника в связи с болезнью, инвалидностью, уходом на пенсию по старости, с зачислением в высшее или среднее специальное учебное заведение либо в аспирантуру и по другим причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении в трудовую книжку вносится с указанием этих причин. Например, «Уволен по собственному желанию в связи с зачислением в высшее учебное заведение, ст. 31 КЗоТ РФ».

Помимо перечисленных  выше записей, в трудовые книжки работников вносятся на основании приказов по личному составу сведения о награждениях и поощрениях. При этом в графе  соответствующего раздела указывают, кем и за какие достижения был поощрен работник организации и вид поощрения. Взыскания в трудовую книжку не записываются.

Все записи в трудовой книжке о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу или увольнении, а также о награждениях и поощрениях вносятся администрацией предприятия  после издания приказа по личному  составу, но не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения и должны точно соответствовать  тексту приказа.

С каждой записью, вносимой на основании приказа в трудовую книжку администрация обязана ознакомить владельца этой книжки под расписку в личной карточке (форма №Т-2), в  которой должна быть повторена точная запись из трудовой книжки.

Любая запись в трудовую книжку производится аккуратно, без  помарок. Все исправления в трудовой книжке заверяются подписью и печатью.

В разделах «Сведения о работе», «Сведения о награждениях», «Сведения о поощрениях» трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускается. При необходимости, например, изменения записи сведений о работе после указания соответствующего порядкового номера, даты внесения записи в графе 3 пишется: «Запись за № таким-то недействительна. Принят по такой-то профессии (должности)» и в графе 4 повторяется дата и номер приказа администрации, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку.

В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении и переводе на другую постоянную работу в случае незаконного увольнения или перевода, установленного органом  по рассмотрению трудовых споров, и  восстановления на прежней работе или  изменения формулировки причины  увольнения. Например, пишется: «Запись за № таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе». При изменении формулировки причины увольнения пишется: «Запись за № таким-то недействительна, уволен...» и указывается новая формулировка. В графе 4 в этом случае делается ссылка на приказ о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения [7, 17].

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, впоследствии признанной недействительной, по просьбе работника  выдается дубликат трудовой книжки без  внесения в нее записи, признанной недействительной.

Выдача дубликата трудовой книжки производится администрацией по последнему месту работы. Документы, подтверждающие стаж работы, предшествующий поступлению на данное предприятие, в учреждение, организацию, не требуются. При этом в правом верхнем углу первой страницы новой трудовой книжки делается надпись: «Дубликат». На первой странице прежней трудовой книжки пишется: «Взамен выдан дубликат» и она возвращается владельцу для представления ее впоследствии в органы социального обеспечения для документального подтверждения трудового стажа до поступления на работу на предприятие, в учреждение, организацию, где выдан дубликат. Дубликат выдается также при утере трудовой книжки.

Исправляются не только ошибочные  записи, но изменения могут быть в фамилии, имени, отчестве работника. Они вносятся на основании паспорта, свидетельства о браке, о расторжении  брака, об изменении фамилии и  т.д. на титульный лист трудовой книжки со ссылкой на номер и дату этих документов. Одной чертой зачеркивается, например, прежняя фамилия или  имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы записываются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия или печатью отдела кадров. В таком же порядке при необходимости вносятся изменения в сведения об образовании, профессии, специальности.

Работник, потерявший трудовую книжку, обязан немедленно заявить  об этом администрации по месту последней  работы. Не позднее 15 дней после заявления  администрация выдает работнику  другую трудовую книжку с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу первой страницы.

Дубликат трудовой книжки заполняется по общим правилам. В  разделы «Сведения о работе», «Сведения о награждениях» и «Сведения о поощрениях» при заполнении дубликата вносятся записи о работе, а также о награждениях и поощрениях по месту последней работы на основании ранее изданных приказов.

Если работник до поступления  на данное предприятие уже работал  в качестве рабочего или служащего, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» в графе 3 прежде всего вносится запись об общем стаже работы в качестве рабочего или служащего до поступления на данное предприятие, подтвержденном документами.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее  количество лет, месяцев, дней работы без  уточнения, на каком предприятии, в  какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом  владелец трудовой книжки.

После этого общий стаж, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным  периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 пишется наименование предприятия, где работал рабочий  или служащий, а также цех (отдел) и должность (работа), на которую  был принят работник.

Если из представленных документов видно, что работник переводился  на другую постоянную работу в том  же предприятии, то об этом делается соответствующая  запись. Затем в графе 2 записывается дата увольнения, а в графе 3 - причина увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.

В том случае, когда документы  не содержат полностью указанных  выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.

В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании  которого произведены соответствующие  записи в дубликате.

Документы, подтверждающие стаж работы, возвращаются их владельцу.

В случае заполнения всей трудовой книжки к ней подшивают вкладыш, на первой странице книжки делается надпись  «Выдан вкладыш серия_____ № ___». Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

Трудовые книжки хранятся в отделе кадров организации, в сейфе. При необходимости работник может  получить трудовую книжку на короткий срок под расписку. При увольнении из организации администрация обязана в тот же день выдать работнику его трудовою книжку с записью об увольнении. При задержке выдачи трудовой книжки по вине администрации работнику выплачивается средний заработок за все время вынужденного прогула. Днем увольнения в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения издается приказ и вносится запись в трудовую книжку работника. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной. Последняя запись организации заверяется подписью руководителя или установленного должностного лица и печатью.

Невостребованные трудовые книжки хранятся до востребования не менее 50 лет.

Таким образом, правильное оформление, ведение и хранение трудовых книжек играет огромную роль в жизни каждого  человека, так как это важнейший  документ, подтверждающий трудовую деятельность работника [3, 7, 17].

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Итак, документирование управленческой деятельности заключается в записи по установленной форме необходимой для управления информации, то есть в создании документов. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.

В рамках данной работы были рассмотрены следующие важные вопросы  делопроизводства как документирования управленческой деятельности: классификация  документов и ее виды; служебное  письмо как информационно-справочный документ; правила оформления и ведения  трудовых книжек. Было показано, что  в разных организациях состав и количество создаваемых документов различны. Комплект документов определяется кругом вопросов, решаемых организацией в процессе деятельности; объемом и характером компетенции учреждения; объемом и характером взаимосвязей с другими организациями.

Объединяя операции по информационно-документационному  обслуживанию управления, делопроизводство является его главной обеспечивающей функцией.

Порядок ведения делопроизводства определяется нормативными документами. В соответствии с Программой национальной стандартизации Российской Федерации  на 2006-2007 годы Государственным учреждением  ВНИИДАД подготовлен национальный стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному  и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы:

1. Басаков М.Н. Как правильно подготовить приказ: Учебно-практическое пособие. – 2-е изд. – М.: ИК Дашков и К^о, 2003.
2. Березина Н.М. Современное делопроизводство - СПб., 2008 - 224 с.
3. Борискин В.В. Официальное делопроизводство - Москва: Омега, 2008 - 191 с.
4. Воронцова Е.П. Современное делопроизводство - СПб.: Питер, 2007 - 311 с.
5. Вялова Л.М. Документационное обеспечение деятельности кадровой службы: Учебное пособие для среднего профессионального образования. – М.: Академия, 2003.
6. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
7. Делопроизводство. Организация и технологии документационного обеспечения управления: Учебник для вузов /Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003.
8. Делопроизводство: Учебник для начального профессионального образования /Под ред. Е.Н. Басовской, Т.А. Быковой, Л.М. Вяловой и др. – 2-е изд. – М.: Академия, 2002.
9. Документооборот  предприятия. – 2-е изд. доп. и перераб. – М.: ПРИОР, 2002.
10. Елизаветова Т.М., Денисова М.В. Делопроизводство на компьютере. – 2-е изд., доп. – М.: Кудиц-Образ, 2002.
11. Корнеев И.К. Делопроизводство - Москва: Проспект, 2007 - 547 с.
12. Пшенко А.В. Делопроизводство: Учебное пособие для студентов среднего профессионального образования. – М.: Мастерство, 2002.
13. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): Учебное пособие. – М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2002.
14. Румынина Л.А. Делопроизводство: Учебник для среднего профессионального образования, обуч. по юридическим специальностям. – М.: Мастерство, 2002.
15. Санкина Л.В. Делопроизводство: Практическое пособие. – М.: МЦФЭР,  2002.
16. Санкина Л.В. Справочник по кадровому делопроизводству. – 2-е изд., доп. и перераб. – М.: МЦФЭР, 2002.
17. Стенюков М.В. Делопроизводство - Москва: ЮНИТИ, 2007 - 144 с.
18. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству. – 6-е изд., доп. и перераб. – М.: ПРИОР, 2002.
19. Стяжкина Т.А. Делопроизводство предприятия. – М.: Экзамен, 2003.