Контрольная работа по "Делопроизводству"

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение  
 
1. Общая характеристика офисной деятельности .......................... 6 
 
2. Автоматизация деловых процессов в офисной деятельности ... 8 
 
3. Обработка данных в электронном офисе ... ……………………10 
 
4. Информационное обеспечение офисной деятельности ............ 12 

Заключение ........................................................................................ 18 
 
 
Список использованной литературы ......................................................... 19 
 
 

 

 

Введение

О́фис (англ. office) или контора (нем. Kontor) — помещение, здание, комплекс зданий, в котором работают служащие. В офисе принимают клиентов, хранят и обрабатывают документы, архивы и т. п..

Главный офис — офис, в котором находится руководство фирмы, место пребывания центрального аппарата компании или предприятия, где размещается топ-менеджмент компании или предприятия, дирекция, секретариат и другие важные административные подразделения. Место расположения фирмы указывается при регистрации фирмы. Под офисом иногда также подразумевается рабочий кабинет руководителя или сотрудника какой-либо общественной организации, государственного органа, фирмы, корпорации .

Служащие — социальная группа, включающая всех занятых по найму нефизическим трудом в промышленности (инженеры, бухгалтеры, секретари и т. д.), а также наемных работников в торговле и сфере услуг.

В 40—50-е годы в наиболее развитых странах наступила эпоха научно-технической революции, в результате которой происходит трансформация индустриального общества в постиндустриальное. Меняется структура трудовых ресурсов: уменьшается доля физического и растет доля умственного высококвалифицированного и творческого труда. Доля сферы услуг в ВВП начинает преобладать над промышленностью.

В связи с этим уменьшилась  доля рабочего класса в населении, служащие стали преобладающей частью населения развитых стран, увеличилось значение «среднего класса», высший слой которого включает менеджеров и высококвалифицированных специалистов, а низший — прочих служащих.

В современном мире количество документов организации измеряется тысячами, а в крупных компаниях  сотнями тысяч документов в год. При таком грандиозном объеме документооборота встаёт вопрос об автоматизации этого процесса, контроля ошибок и способах хранения информации. Не секрет, что всё большее количество организаций использует электронные системы документооборота, основанные на компьютерной технике. Это и автоматизированные рабочие места (АРМ), системы планирования ресурсов предприятия (ERP), системы управления взаимодействием с клиентами (CRM), информационные системы (ИС).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Общая характеристика офисной деятельности.

Для определения содержания понятия  «офисная деятельность» необходимо обратиться к рассмотрению категорий, так или иначе связанных с  определяемым понятием. Исходным здесь  является «система управления», основными  образующими понятиями - «система»  и «управление». При всей их важности для современной науки до сих  пор они не имеют общепринятых формальных определений.

Прежде всего это целостность  объекта. Любое образование, любое  множество объектов может быть названо  системой, если его рассмотрение как  целого оправдано с какой-либо точки  зрения и может помочь исследователю  ответить на поставленный вопрос, решить сформулированную задачу. Естественно, что временем существования такой  системы является период, в течение  которого ставится и решается задача. Объект, образующий систему, продолжает существовать, но он будет образовывать уже другую систему в соответствии с новыми задачами изучения. Таким  образом, всегда необходимо определить цель изучения, критерий, обусловливающий  существование данного объекта  как целого. Наличие такого критерия является вторым необходимым условием, рассмотрения объекта как системы.

Третье условие - рассматриваемый  объект должен быть частью, подсистемой  некоторой большей системы, что  позволяет определить, с какими другими  объектами и каким образом  он взаимодействует.

Последнее, четвертое условие, необходимое  для рассмотрения объекта как  системы, - возможность разбиения  его на части, на подсистемы. Это  позволяет выяснить, какие связи  и взаимодействия между составляющими объект элементами обеспечивают его единство, существование как целого.

В соответствии с изложенными выше представлениями о системах управления под офисом понимается физическая реализация условий выполнения управленческой деятельности в рамках управляющей  системы, а обеспечение его функционирования, т. е. управление самой управленческой деятельностью - офисной деятельностью.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 2. Автоматизация деловых процессов в офисной деятельности

 

Автоматизированные системы  управления предприятием представлены несколькими видами систем автоматизации, к числу которых относятся  системы класса ERP. ERP наиболее распространенный тип систем офисной автоматизации, поэтому далее и пойдет речь об этой системе.

Термин ERP происходит от английского «Enterprise Resource Planning», что переводится как «планирование ресурсов предприятия».¹

ERP-система, или система планирования ресурсов предприятия, позволяет посредством целого комплекса интегрированных приложений создать единую информационную среду с целью автоматизации всех сфер деятельности предприятия от планирования бизнес-процессов до контроля над их реализацией и последующего анализа достигнутых результатов.

Появление ERP-систем явилось результатом усовершенствования и расширения функциональных возможностей более ранних систем класса MRP II (Manufacture Resource Planning – планирование ресурсов производства). Область применения систем MRP II охватывала планирование финансовых, материальных и мощностных ресурсов, необходимых для организации производства. В процессе их развития и модернизации появилось понимание того, что универсальный и комплексный характер системы позволяет использовать ее для управления всеми без исключения бизнес-процессами предприятия, что и послужило толчком к созданию систем нового поколения, воплощением которых и являются ERP-системы.

На сегодняшний день, набор  подсистем, входящих в состав ERP-системы, позволяет управлять многочисленными  аспектами экономической деятельности организации, включая финансы, снабжение, производство, хранение и сбыт продукции  и т.д.

Многофункциональность ERP-систем позволяет использовать этот термин одновременно в нескольких значениях:

• Во-первых, ERP система – это один из классов интегрированных систем управления, представляющий собой единую централизованную базу данных, реализованную в виде одного единственного приложения с общим пользовательским интерфейсом и позволяющую контролировать всю финансово-экономическую деятельность организации, в том числе производство, экономику и финансы, закупку материалов, хранение и реализацию продукции и пр.
• Во-вторых, это совокупность программных средств и административных решений, предназначенных для контроля всех стадий исполнения заказа потребителя, включая планирование, распределение и направление ресурсов предприятия.
• В-третьих, это комплекс интегрированных программных инструментов для создания единой базы данных, благодаря которым обеспечивается автоматизация процессов планирования, учета, контроля и анализа всех ключевых аспектов деятельности организации.

Основное назначение ERP-системы: обеспечить рост конкурентоспособности предприятия путем повышения эффективности бизнес-процессов и сокращения расходов.

Цель ERP-системы: оптимизация всех сфер деятельности предприятия для выработки наиболее эффективных средств управления себестоимостью продукции и получения преимуществ перед конкурентами.

3. Обработка данных  в электронном офисе

Внедрение в разных сферах электронных  офисов оказалось практически реальным прежде всего благодаря повсеместному  распространению ПК с открытой архитектурой, позволяющей конфигурировать машины с ориентацией на выполнение конкретных работ, разнообразных проблемно-ориентированных  программных продуктов (в частности, Microsoft Office), а также всевозможных высокоэффективных средств оргтехники.

Нынешний этап развития электронных (автоматизированных) офисов связан с  широким применением ПК и созданием  на их основе автоматизированных рабочих  мест (АРМ). АРМ объединяются посредством  коммуникационных средств в единую систему (сеть), имеющую доступ ко всем вычислительным ресурсам офиса, базам  данных, а также к внешним источникам информации. При этом значительно  ускоряется возможность информационного  обмена между пользователями сети, автоматизируются некоторые традиционные операции, связанные с приемом  и отправкой корреспонденции  и других документов по каналам связи.

Типичное АРМ состоит из ПК, оснащенного  при необходимости дополнительными  устройствами, расширяющими его функциональные возможности, и периферийного оборудования (принтера, сканера, факса). Кроме того, каждое рабочее место оснащается соответствующей оргтехникой применительно  к функциям, выполняемым на данном рабочем месте.

Для каждого сотрудника (группы сотрудников) разрабатывается и оснащается АРМ, профессионально ориентированное  на выполнение конкретных функций управления. Такая ориентация реализуется посредством выбора и установки соответствующего программного обеспечения.

Текстовые редакторы (или современные  текстовые процессоры) явились, пожалуй, первым компонентом электронного офиса, поскольку проблема обработки текста и его преобразования является одной  из основополагающих задач делопроизводства.

Появление следующего компонента позволило  реализовать с помощью компьютера функцию информационного обмена, присущую системе телефонной и почтово-телеграфной  связи. Таким компонентом стала  система электронной почты для  обмена информацией между пользователями на многопользовательских компьютерах, а затем и в сетях.

Немного позже стали использоваться системы разработки баз данных (своеобразных электронных картотек), а также  электронные таблицы (позже названные  табличными процессорами) для выполнения различных (иногда очень сложных) расчетов.

В дальнейшем в офисах стали использоваться системы деловой графики, необходимые  для наглядности выполняемых  офисных процедур. Все перечисленные  компоненты служебной деятельности персонала офиса соответствуют  специализированным пакетам, предназначенным  для комплексной автоматизации  упомянутых функций. Одним из таких  пакетов является офисная система Microsoft Office.

 

 

4. Информационное обеспечение  офисной деятельности

Термин информационная система (ИС) используется как в широком, так  и в узком смысле.

В широком смысле информационная система  есть совокупность технического, программного и организационного обеспечения, а также персонала, предназначенная для того, чтобы своевременно обеспечивать надлежащих людей надлежащей информацией. Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» даёт следующее определение: «информационная система – совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств». По мнению одних авторов, ИС в широком смысле включает в себя персонал, её эксплуатирующий, по мнению других – нет.

В узком смысле информационной системой называют только подмножество компонентов  ИС в широком смысле, включающее базы данных, СУБД и специализированные прикладные программы.

В любом случае основной задачей  ИС является удовлетворение конкретных информационных потребностей в рамках конкретной предметной области. Современные ИС де-факто немыслимы без использования баз данных и СУБД, поэтому термин «информационная система» на практике сливается по смыслу с термином «система баз данных».

Классификация информационных систем по архитектуре

По степени распределённости отличают:

• настольные (desktop), или локальные ИС, в которых все компоненты (БД, СУБД, клиентские приложения) работают на одном компьютере;
• распределённые (distributed) ИС, в которых компоненты распределены по нескольким компьютерам.

Распределённые ИС, в свою очередь, разделяют на

• файл-серверные ИС (ИС с архитектурой «файл-сервер»);
• клиент-серверные ИС (ИС с архитектурой «клиент-сервер»).

В файл-серверных ИС база данных находится  на файловом сервере, а СУБД и клиентские приложения находятся на рабочих  станциях.

В клиент-серверных ИС база данных и СУБД находятся на сервере, а  на рабочих станциях находятся клиентские приложения.

В свою очередь, клиент-серверные ИС разделяют на двухзвенные и многозвенные.

В двухзвенных (two-tier) ИС всего два  типа «звеньев»: сервер баз данных, на котором находятся БД и СУБД, и рабочие станции, на которых находятся клиентские приложения. Клиентские приложения обращаются к СУБД напрямую.

 

Типы информационных систем

 

В многозвенных (multi-tier) ИС добавляются  промежуточные «звенья»: серверы  приложений (application servers). Пользовательские клиентские приложения не обращаются к СУБД напрямую, они взаимодействуют с промежуточными звеньями.