Этикетные письма

                                   Этикетные письма 
Письмо-поздравление

Обратите  внимание: Письма-поздравления дают наибольшую возможность для поддержания престижа организации, так как внимание и уважение, проявляемые к сотрудникам, партнерам, свидетельствуют о серьезности и долгосрочности отношений, являются нормой деловой этики. Кроме того, письма-поздравления повышают  заинтересованность сотрудников в достижении успехов, поскольку вдвойне приятно, когда достигнутые успехи признаются друзьям и коллегами.

       Письма-поздравления должны содержать  следующие элементы:

• обращение;
• указание повода, по которому написано письмо;
• формулировка поздравления;
• вежливое заключение, содержащее выражение доброжелательного отношения к адресату.

Пример  письма-поздравления

     Уважаемый  Юрий Сергеевич!

     Примите  мои поздравления по случаю  успешного завершения работы  и  нового назначения. Искренне  рад Вашему профессиональному  и карьерному росту. 

     Готов  и в дальнейшем оказывать Вам  всяческую помощь.

     С  наилучшими пожеланиями,

     Подпись

Задание 39.  Используя приведенные этикетные речевые модели,  составьте текст письма-поздравления юбиляру.

                    Поздравление с юбилеем

Уважаемый           (Имя, отчество, фамилия)   Позвольте    мне

Многоуважаемый                  …                          Разрешите    нам

Дорогой                                  …                          от имени…

Поздравить Вас    Вам                     здоровья и успехов в работе

с юбилеем  и         Вашей фирме    процветания и благополучия

пожелать                                           преуспевания на долгие годы

Задание 40. Проанализируйте  тексты писем-поздравлений с точки зрения отражения в них  традиций делового  этикета. Какие из представленных текстов  характерны для зарубежной практики деловой переписки, а какие для отечественного делового письма. Ответ обоснуйте.

     Напишите письмо-поздравление.

1. Уважаемый …,

поздравляю  с повышением по службе и назначением  на должность старшего бухгалтера. Вы усердно работали в консультационной компании «Рембоу», и я рад, что Ваши усилия вознаграждены.

Когда вы перейдете в новый кабинет  и примете ответственность по новой должности, сообщите мне, какую помощь я смогу оказать.

С наилучшими пожеланиями,

Подпись

2. Уважаемый …!

     Примите  мои поздравления по случаю  успешного завершения работы  и  нового назначения. Искренне  рад Вашему профессиональному  и карьерному росту. 

     Готов  и в дальнейшем оказывать Вам  всяческую помощь.

    С  наилучшими пожеланиями,

    Дата                                                                             

    Подпись

Задание 41. Напишите письмо-ответ на поздравление по случаю юбилея фирмы. 

Письмо-приглашение

Обратите  внимание: Целью письма может быть приглашение на

открытие выставки; заседание; совещание; конференцию и т.д. Письмо-приглашение должно быть кратким, четким и корректным. Оно может быть адресовано конкретному лицу, группе лиц или организации. Письма-приглашения должны включать:

• обращение;
• сообщение о мероприятии и поводе, по которому оно проводится;
• информация о повестке дня мероприятия;
• фамилии докладчиков по вопросам повестки дня (заседания, конференции, совещания);
• фамилия и телефон ответственного за проведение мероприятия;
• точное указание адреса и времени проведения мероприятия;
• дополнительная информация;
• вежливое заключение.

 Письма-приглашения  рассылаются деловым партнерам  при проведении презентаций, праздновании  юбилейных дат и т.п. Официальные  приемы требуют официального  приглашения. Если личные приглашения  должны звучать сердечно и искренне, то стиль официальных приглашений    более формальный. Их, как правило, пишут от третьего лица (Приглашаем Вас на…; Просим принять участие в …). Официальные приглашения требуют ответа о согласии /несогласии  адресата принять приглашение.

Пример  письма-приглашения

        Уважаемый  г-н Федоров!

         Вы приглашаетесь на банкет, который  состоится в субботу, 12 июля 2008 г., в 19 часов.

         Банкет начнется с официальной  части, затем будет обед, выступление  гостей и награждение дилеров. В первый раз в этом году будет проходить церемония награждения.                                              Банкет состоится по адресу: ул. Тверская, 40, отель «Мариот», Москва.

          Пожалуйста, дайте нам знать до 5 июля, сможете ли Вы принять приглашение.

          Будем рады видеть Вас.

          Искренне Ваш,                

          Подпись

Задание 42.  Составьте письмо-приглашение с предложением принять участие в  конференция дилеров торгового оборудования фирмы «Аякс». 

Письмо-ответ  на приглашение       

Обратите  внимание: Письмо-ответ на приглашение составляют в том же стиле, что и приглашение. Согласно деловому этикету единственной причиной отказа от приглашения может быть только ранее назначенная   деловая встреча, совпадающая по времени с проведением мероприятия.    

Пример  письма-ответа на приглашение

      Уважаемый г-н Столяров!

     С сожалением сообщаю, что не смогу принять приглашение посетить банкет и собрание дилеров в субботу  12 июля 2004 г. в 19 часов, так как в это время буду находиться в Санкт-Петербурге на Международном экономическом форуме.    

    С  уважением,

     Подпись

Задание 43.  Составьте письмо-ответ на приглашение.

Письмо-извинение

Обратите  внимание: Письма-извинения пишут в тех случаях, когда были допущены ошибка или оплошность, требующие исправления.  С точки зрения этики,  извинения  необходимо приносить  сразу и  желательно в письменной форме. Письмо-извинение должно быть написано кратко и вежливо. В нем необходимо искренне выразить готовность нести полную ответственность за свои действия. В некоторых случаях важно показать, что автор понимает всю серьезность ситуации и готов сделать все для ее исправления.

Пример  письма-извинения

        Уважаемый г-н Бобров!

        Во время нашей последней встречи  я предложил отправить Вам подробную информацию о модели компьютера Packard Bell – 425. Просматривая свои прошлые записи, я обнаружил, что не сделал соответствующей пометки и поэтому не отправил Вам указанную информацию.

          Прилагаю брошюру. Прошу принять мои извинения за допущенную оплошность. Надеюсь, что задержка не привела к каким-либо неприятностям.

          Искренне Ваш,                                         

          Подпись    

Задание 44.  Составьте письмо-извинение. 

Письмо-соболезнование

Обратите  внимание: Письма с выражением соболезнования отправляют в скорбных ситуациях потери близких или родных. Выражение соболезнования – одна из наиболее трудных задач, так как письмо является напоминанием о потере, вместе с тем, оно должно поддержать человека, вселяя в него уверенность, что он не одинок. Письмо-соболезнование дает корреспонденту понять, что пишущему известно о его горе, что он готов помочь и поддержать адресата. Письмо должно быть кратким, оно должно звучать просто и искренне, выражать печаль и уважение. Письмо-соболезнование может начинаться с упоминания его повода  (констатация факта, исключая подробности), а

заканчиваться предложением помощи.

Пример  письма-соболезнования

       Уважаемая …!

    Все  сотрудники  отдела энергетики  и топливного обеспечения выражают Вам глубокое соболезнование.

       Мы имели честь знать Вашего  мужа  и работать с ним на  протяжении многих лет, и теперь  нам будет не доставать его  дружеского присутствия.

       Просим считать нас своими  друзьями и сообщить, чем мы  сможем помочь Вам.

       Скорбим вместе с Вами.

  Подписи   

Задание  45. Используя приведенные этикетные речевые модели,   составьте    текст письма-соболезнования.                   

Выражаем         глубокое    соболезнование    по поводу   безвременной

Примите наше искреннее сочувствие                                 кончины…

                                                                                                  несчастного

                                                                                                   случая…

Разделяем              Ваше горе             …

                               потерю

                              Вашу скорбь         …

Скорбим вместе с вами… 

Рекламное письмо

Обратите  внимание: Рекламное  письмо - коммерческое письмо, предлагающее товары (услуги), стимулирующее интерес к товару и желание его приобрести. Информативность рекламного письма должна отличаться нацеленностью на интересы, жизненные, практические потребности потенциального потребителя, заказчика, партнера.                  

Логическая  схема  писем, рекламирующих  товары или услуги:

1.  Обращение  к адресату (чаще всего используются  стандартные фразы: Уважаемые  господа! или Уважаемые коллеги!).

2.  Краткое  представление компании, фирмы и  характера ее деятельности.

3. Представление  продукта (товара) и перечисление  его основных достоинств.

4. Перечисление  дополнительных или сопутствующих  условий.

5. Конкретное  предложение о сотрудничестве (оптовая  или розничная торговля, предложение  услуг и т. п.).

6. Выражение готовности предоставить образцы товара, подробную информацию о товаре или услугах и ответить на все вопросы, которые могут возникнуть у потенциального потребителя.

7.  Стандартная  фраза с выражением надежды  на сотрудничество.

8.  Подпись  (должность, фамилия, инициалы).

Логическая  схема рекламных  писем, представляющих фирму:

1.  Обращение  к адресату.

2.  Краткое  представление компании, фирмы и  характера ее деятельности.

3. Описание основных  направлений деятельности фирмы,  ее достоинств и преимуществ  в сравнении с другими фирмами, предлагающими аналогичные товары или услуги.

4.  Конкретное  предложение о сотрудничестве.

5.  Выражение  готовности предоставить любую  интересующую информацию о фирме и ответить на все вопросы.

6.  Стандартная  фраза с выражением надежды на сотрудничество.