Документирование информационно-справочных материалов

Федеральное агентство по образованию Российской Федерации 

Знаменский  филиал государственного образовательного учреждения высшего профессионального  образования 

«Рязанский  государственный радиотехнический университет» 

кафедра ГМУ и ЭТ 
 

Реферат

по делопроизводству

на тему: «Документирование информационно-справочных материалов» 
 
 
 
 
 

Выполнил: студент группы №973-З

Панасюра  Д.Г.

Приняла: Кислицина К.С. 
 
 

Знаменск 2010

Содержание

 

 

Введение 

       Любая управленческая деятельность связана  с запечатлением информации в  документе и любое управленческое решение обязательно фиксируется  в форме документа. Если создание документа обычно является функцией руководителей и специалистов, то их оформление, как правило, поручается секретарям- референтам (секретарям) или работникам службы делопроизводства. Таким образом фактически все работники сферы управления занимаются оформлением документов.

       Составление и оформление служебных документов регламентировано нормативными актами. Каждому, работающему с документами, прежде всего надо знать и иметь под рукой для справки новый российский стандарт – ГОСТ Р 6.30-97 «Требование к оформлению документов». Само название стандарта говорит о том, что в нем установлен порядок оформления реквизитов документов.

       На  сегодняшний день перед каждой организацией может возникнуть проблема правильного  оформления документации, поэтому необходимо следить за введением изменений  и дополнений в нормативные правовые акты РФ, которые предусматривают составление документов по определенным правилам.

 

1.Информационно-справочные документы 

       Подавляющее большинство документов, создаваемых  в организациях и поступающих  в нее извне, содержат информацию о фактическом положении дел в данной или других организациях, служащую основанием для изучения распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма, телеграммы и т.д. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам и в отличие от последних не являются обязательными к исполнению. Информация, содержащаяся в информационно-справочных материалах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.

            Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.

             Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую. 

       Состав  информационно-справочных документов

• докладная записка
• служебная записка
• объяснительная записка
• предложение
• представление
• заявление
• все разновидности переписки
• протокол
• акт
• справка
• заключение
• отзыв
• сводка
• список
• перечень

 

 

2.Справка 

       Справка – это документ, содержащий подтверждение событий, фактов. В делопроизводстве предприятия чаше всего составляются справки, подтверждающие работу и оплату труда работников. Руководство предприятия обязано выдавать по просьбе сотрудника справку о работе в данной организации.

       Для удобства оформления можно подготовить  справки формализованного вида на бланке формата А5, имеющие адресные данные предприятия и трафаретный текст. Справки начинаются с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества (полностью) лица, о котором даются сведения, его должности. В правом верхнем углу указывается место представления справки в именительном падеже, например: 128-е отделение милиции, школа № 12.На справке должна обязательно стоять дата ее подписания. В тех случаях, когда ведется учет выдачи справок, ставят порядковый номер справки рядом с датой. 

       Одним из вариантов справки является справка, составленная по запросу руководства  и содержащая информацию по производственной тематике, например, справка о динамике роста себестоимости продукции за квартал. Справки, составленные по запросу внешних организаций, должны быть подписаны руководителем предприятия. Справки по производственной тематике составляют в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, второй – подшивается в дело. 

       Реквизиты справки следующие:

1. место представления справки (допустимо указывать в тексте справки),
2. название и координаты организации, выдавшей справку,
3. штамп организации, выдавшей справку,
4. наименование вида документа,
5. дата,
6. текст справки,
7. подпись должностного лица,
8. печать организации

 

                                             Рисунок 1. Справка

 

3.Докладная записка 
 

      Докладная записка - документ информационно-справочного характера. Может содержать изложение какого-либо вопроса или факта, выводы и предложения составителя, адресована руководителю своей организации или в вышестоящую инстанцию.

      В зависимости от содержания и назначения докладные записки делятся на информационные и отчетные.

      В зависимости от адресата докладные  записки бывают внутренними (действуют  внутри организации) и внешними (направлены в вышестоящие или другие организации).

      Внутренние  записки пишут на листе бумаги (можно рукописным способом) формата  А4 или А5. Подписывает их автор-составитель.

      Внешние записки оформляют на общем бланке организации формата А4. Подписывает  их руководитель организации. Датой  документа считается дата ее подписания.

      Докладная записка может быть составлена как  по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять решение. Информационные докладные записки о ходе выполнения работ должны представляться руководству постоянно.

      Текст докладной записки делится на две части. Первая - изложение фактов, послуживших причиной ее составления, вторая - выводы, мнения составителя - организации или должностного лица. 

      Реквизиты докладной записки (на общем бланке):  

      - адресат (кому адресована докладная  записка), фамилия и инициалы должностного  лица и наименование должности;  

      - название вида документа (ДОКЛАДНАЯ  ЗАПИСКА);  

      - дата;  

      - номер документа;  

      - место издания;  

      - заголовок к тексту;  

      - текст;  

      - приложение, основание;  

      - подпись.  

         1. В зависимости от содержания докладные записки могут быть инициативного, информационного или отчетного характера.

           2.   Докладные записки бывают внутренними и внешними.

            3.  Если докладная записка содержит сведения внутреннего характера, то она оформляется с помощью ПК, машинописным или рукописным способом на чистом листе бумаги формата А4, имеет дату, заголовок к тексту, подписывается составителем.

            4. Если  докладная записка адресована  в вышестоящую организацию от имени учреждения или структурного подразделения, то она оформляется на ПК или машинописным способом на общем бланке, имеет дату; исходящий номер и подписывается руководителем предприятия.

           5. Докладные записки по  основным  вопросам деятельности предприятия хранятся 5 лет.  

      Порядок составления текста докладной записки :

             В первой части текста излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки.

             Вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами. 

      Служебная записка — документ внутренней деловой переписки между структурными подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении.

      В тексте служебной записки излагаются деловые вопросы, касающиеся работы структурного подразделения или  должностного лица, решение которых  оказалось в зависимости от выполнения своих функций смежным подразделением или должностным лицом.

        Структура текста служебной записки аналогична структуре делового письма.

 

      

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                            Рисунок 2. Докладная записка

 

      4.Объяснительная записка 

      Объяснительная  записка, по сути, является документом, объясняющим вышестоящему непосредственному  руководителю причины невыполнения  поручения, факт нарушения трудовой или технологической дисциплины. Так же объяснительные записки используются как сопроводительные сообщения и сопровождают основной документ, например план или отчет. В этом случае объяснительная записка поясняет содержание отдельных положений основного документа, в этом случае записка оформляется на общем бланке организации.

      Если  объяснительные записки, отражают какие-либо происшествия, сложившуюся ситуацию, то они оформляются на стандартном листе бумаге и адресуются конкретному вышестоящему должностному лицу. В случае отправки записки по горизонтали используются служебные записки.