Документирование информационно-справочных материалов

ВИДЫ ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ 

Подавляющее большинство  документов, создаваемых в организациях и поступающих в нее извне, содержат информацию о фактическом  положении дел в данной или  других организациях, служащую основанием для изучения распорядительных документов.

К информационно-справочным документам относятся справки, докладные, служебные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма, телеграммы и т. д. Они носят вспомогательный  характер по отношению к организационно-распорядительным документам и в отличие от последних не являются обязательными к исполнению.

Информация, содержащаяся в информационно-справочных материалах, может побуждать к действию или  может быть лишь принята к сведению.

Справка — документ, содержащий описание или подтверждение  тех или иных фактов и событий. Справки обычно делят на две группы: информация о фактах и событиях служебного характера и справки, выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический  факт. Это справки о подтверждении  места учебы и работы, занимаемой должности, заработной плате, месте  проживания и т. п.

Докладная записка  — документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся  ситуации, имевшем место явлении  или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя.

Докладная записка  может готовиться как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной  записки — побудить руководителя принять определенное решение.

Объяснительная записка  — это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного  документа (плана, отчета, проекта и  т. п.) или объясняющий причины  какого-либо события, факта, поступка.

Соответственно объяснительные записки можно разделить на две  группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его  отдельных положений. Вторую группу составляют объяснительные записки  по поводу каких-либо происшествий, сложившихся  ситуаций, поступков и поведения  отдельных работников.

Служебная записка  — форма внутренней деловой переписки  между подразделениями организации  или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении, письменное сообщение  для использования внутри организации.

Акт — документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие.

Чаще всего акты составляются комиссиями как постоянно  действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом) по указанию вышестоящей  организации или руководителя. В  отдельных случаях акт может  быть составлен одним или несколькими  должностными лицами.