МОСКОВСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ОТКРЫТЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

                                             Факультет

Экономики и  управления в добывающих отраслях и  металлургии 
 

                 
 
 

РЕФЕРАТ

по  дисциплине: «Документирование управленческой деятельности»

Тема: «Информационно –  справочные документы» 

 

                                                                        Выполнила: Шапарева Т.В.

                                                                        студентка 1 курса,

                                                                        факультета ЭиУвДОиМет

                                                                        специальность: 080100 экономика

                                                                        шифр: 2411127 
 
 
 
 

                                           Москва 2011 г.

Содержание

Введение:

1. Докладная записка

2. Справка

3. Телеграмма

4. Акт

5. Протокол

6. Письмо

2. Справка

3. Телеграмма

Заключение

Список используемой литературы 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение:

     Документационное обеспечение управления (делопроизводство) - это специфическое  направление деятельности, которое  заключается в составлении, оформлении  документов, их обработке и хранению.

    Можно без преувеличения сказать,  что качество и эффективность  работы аппарата управления во  многом определяется умением  соответствующих должностных лиц  составлять и оформлять управленческие  документы. По сути дела, организация  работы с документами является  координирующим центром конкретного  структурного подразделения, что  на практике означает полную  осведомленность о местонахождении  лиц своего подразделения, правильное  оформление переписки, подготовку  организацию телефонных разговоров  и т.д. Все это особенно необходимо  для оперативного выполнения  срочного задания руководства  определенным должностным лицам  закрепленного подразделения.      Большинство документов, создаваемых  учреждениями, являются информационно-справочными.  Эти документы содержат информацию  о фактическом положении дел,  что служит основанием для  принятия решений и издания  распорядительных документов.

     К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и объяснительные записки, акты, письма, телеграммы и др. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительной документации и не являются обязательными для исполнения. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию, но может быть только принята к сведению.

1. Докладная записка

      Докладная записка - документ информационно-справочного характера. Может содержать изложение какого-либо вопроса или факта, выводы и предложения составителя, адресована руководителю своей организации или в вышестоящую инстанцию.

      В зависимости от содержания  и назначения докладные записки  делятся на информационные и отчетные.

      В зависимости от адресата  докладные записки бывают внутренними  (действуют внутри организации)  и внешними (направлены в вышестоящие  или другие организации).

      Внутренние записки пишут на  листе бумаги (можно рукописным  способом) формата А4 или А5. Подписывает их автор-составитель.

      Внешние записки оформляют на  общем бланке организации формата  А4. подписывает их руководитель организации.

      Датой документа считается дата  ее подписания.

Докладная записка может быть составлена как  по инициативе автора, так и по указанию руководства.

2. Справка

     Справка - документ, подтверждающий какие-либо факты или события.

Справки бывают двух видов:

1. Справки, описывающие и подтверждающие факты или события в производственной деятельность организации.

Справки составляют по указанию вышестоящей организации  или руководителя организации для  информации о выполнении планов, заданий, поручений. Их представляют в установленные  сроки. Текст такой справки состоит  их двух частей.

      В первой части справки излагаются  факты, послужившие поводом к  написанию, во второй - приводятся  конкретные данные.

Выводов и  предложений в справке не приводят. Это отличает ее от докладной записки.

      В справке фиксируют сведения  на определенном отрезке времени.  Заголовок справки может содержать  период времени или дату, на  которые прилагаются сведения, приведенные  в документе.

      Справка должна объективно отражать  состояние дел, поэтому ее составление  требует тщательного сбора и  проверки сведений. В справках  могут приводиться таблицы.

      Адресат оформляют как и на других документах, но не указывают почтовый адрес.

2. Справки, удостоверяющие юридические факты: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности, места проживания и т.д. их выдают по запросам заинтересованного лица или учреждения. Это наиболее многочисленная и ежедневная составляемая группа справок. Как правило, при составлении таких справок применяют унифицированные трафаретные бланки формата А5.

     Переменные и недостающие данные  могут быть вписаны в трафаретную  форму справки от руки или  на пишущей машине.

     В тексте не должно быть  архаичных оборотов, ненужных слов: «настоящая справка», «действительно  учится». Текст заверяют подписью  и печатью.

3. Телеграмма

     Телеграмма - документ, выделяемый из других, способом передачи (по телеграфу). Быстрота передачи бывает необходима, если другой, более медленный способ замедлит исполнение.

     Телеграммы могут быть посланы  с несколькими текстами в один  пункт, или с одинаковым текстом  - в разные пункты. Существуют  разновидности телеграммы: фототелеграмма, схема-телеграмма, телеграмма с заверенной  подписью, телеграмма-доверенность, телеграмма  с оплаченным ответом, посылаемая  на специальном бланке, и т.д.

     Телеграмму строят из двух  частей, разделенный чертой. Первую часть (над чертой) передают по телеграфу (ее оплачивают), вторую часть (под чертой) по телеграфу не передают и не оплачивают.

Первая  часть телеграммы содержит следующие  реквизиты:

- отметку  о категории или особом виде  телеграммы (при необходимости);

- адресат;

- текст;

- фамилию  должностного лица, подписавшего  телеграмму (сокращенное или условное, если они неизвестны адресату).

Вторая  часть телеграммы содержит следующие  реквизиты:

- наименование  организации-отправителя телеграммы (с указанием адреса);

- подпись  лица, от имени которого телеграмма  исходит (указание должности);

- печать;

- дата.

      По срочности доставки адресату телеграммы подразделяют на следующие категории: правительственные, срочные, международные, обыкновенные. На обыкновенных телеграммах категорию не указывают.

     Цифровые данные, в том числе,  даты, в тексте часто указывают  словами, чтобы избежать искажений  при передаче.

Реквизит  «подпись»

     Телеграммы подписываются руководителем  организации или его заместителями  (по принадлежности вопроса).

     Дата подписания телеграммы должна  соответствовать дате ее отправления.

     В совместных телеграммах, принадлежащих  нескольким отправителям, печатями  заверяют каждую подпись.

     При отправке телеграмм в счет  внесенного аванса на ней должна  стоять специальная авансовая  печать или отметка о номере  авансового счета.

     При наличии телетайпа телеграмму  оформляют в двух экземплярах  и в бухгалтерию не передают.

     Международные телеграммы. Международные  телеграммы печатают на русском  языке и латинским шрифтом.  Текст оформляют аналогично простой  телеграмме. Адрес включает: отметку  о категории, наименование адресата, название пункта или страны  назначения. Текст подписывает руководитель. Его подпись заверяют печатью.  Под чертой указывают: номер,  дату, фамилию исполнителя, номер  служебного телефона.

     Телефонограмма. Телефонограмма - обобщенное  название различных по содержанию  документов, выделяемых способом  передачи текста - по телефону. Записывается  получателем. Удобна для передачи срочных распоряжений, извещений и сведений. Однако этот вид документа может существовать только в пределах телефонной связи.

    Телефонограмму составляют в одном экземпляре. Ее подписывает руководитель или исполнитель.

      После приема телефонограмму  немедленно передают для ознакомления  руководителю или должностному  лицу-исполнителю.

      Секретарь руководителя или лицо, ответственное за документационное  обеспечение, присваивает телефонограмме  регистрационный номер.      Телефонограмма считается переданной, если получателем подтверждена  правильность ее записи и сообщена  фамилия лица, принявшего ее.

 
 
 

4. Акт

      Акт - справочно-информационный документ.

     Составляется группой лиц для  подтверждения установленных фактов  или событий (акты инвентаризаций, приема-передачи материальных ценностей,  дел, уничтожению документов, акты  аварий и т.д.).

     Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей (акты  проверок, обследований, ревизий, испытания  изделий и т.д.). Такие акты составляют  временные или постоянные комиссии, уполномоченные лицами или одним  должностным лицом с указанием  документов, подтверждающих их полномочия.

     Некоторые акты подлежат утверждению  (контрольно-ревизионного характера,  содержащие рекомендации и предложения).

Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ или к компетенции которого относится  содержание акта.

     Текст акта состоит из вводной  и констатирующей части.

     Во вводной части указывают  основание для составления акта, перечисляют лиц, составивших  акт и присутствующих при этом (председатель, члены комиссии, присутствующие).

     В констатирующей части текста дают описание проделанной работы (сущность, характер, методы, сроки), фиксируют факты (события), излагают выводы, предложения, заключения составителей акта. Текст может делиться на пункты и подпункты, может быть составлен в форме таблицы.

     При наличии приложений отметку  об их присутствии делают после  текста.

     Акт подписывают все лица, принимавшие  участие в его составлении  (должности не указывают).

     При наличии замечаний акт  визируют с отметкой: «Замечания  прилагаются».

     Акты оформляют на общем бланке. Внутренние акты могут быть  оформлены не на бланке. 

5. Протокол

       Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, других формах работы коллегиальных органов.

       Протоколы оформляют на специальных  бланках, где название документа  заранее напечатано в типографии  или на обычных листах бумаги  формата А4.