МОСКОВСКИЙ
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ОТКРЫТЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
Факультет
Экономики и
управления в добывающих отраслях и
металлургии
РЕФЕРАТ
по
дисциплине: «Документирование
управленческой деятельности»
Тема:
«Информационно –
справочные документы»
Выполнила: Шапарева
Т.В.
студентка 1 курса,
факультета ЭиУвДОиМет
специальность: 080100
экономика
шифр: 2411127
Москва 2011 г.
Содержание
Введение:
1. Докладная записка
2. Справка
3. Телеграмма
4. Акт
5. Протокол
6. Письмо
2. Справка
3. Телеграмма
Заключение
Список используемой
литературы
Документационное обеспечение управления
(делопроизводство) - это специфическое
направление деятельности, которое
заключается в составлении, оформлении
документов, их обработке и хранению.
Можно без преувеличения сказать,
что качество и эффективность
работы аппарата управления во
многом определяется умением
соответствующих должностных лиц
составлять и оформлять управленческие
документы. По сути дела, организация
работы с документами является
координирующим центром конкретного
структурного подразделения, что
на практике означает полную
осведомленность о местонахождении
лиц своего подразделения, правильное
оформление переписки, подготовку
организацию телефонных разговоров
и т.д. Все это особенно необходимо
для оперативного выполнения
срочного задания руководства
определенным должностным лицам
закрепленного подразделения.
Большинство документов, создаваемых
учреждениями, являются информационно-справочными.
Эти документы содержат информацию
о фактическом положении дел,
что служит основанием для
принятия решений и издания
распорядительных документов.
К информационно-справочным
документам относятся: справки, докладные
и объяснительные записки, акты, письма,
телеграммы и др. Они носят вспомогательный
характер по отношению к организационно-распорядительной
документации и не являются обязательными
для исполнения. Информация, содержащаяся
в них, может побуждать к действию, но может
быть только принята к сведению.
1.
Докладная записка
Докладная записка
- документ информационно-справочного
характера. Может содержать изложение
какого-либо вопроса или факта, выводы
и предложения составителя, адресована
руководителю своей организации или в
вышестоящую инстанцию.
В зависимости от содержания
и назначения докладные записки
делятся на информационные и отчетные.
В зависимости от адресата
докладные записки бывают внутренними
(действуют внутри организации)
и внешними (направлены в вышестоящие
или другие организации).
Внутренние записки пишут на
листе бумаги (можно рукописным
способом) формата А4 или А5. Подписывает
их автор-составитель.
Внешние записки оформляют на
общем бланке организации формата
А4. подписывает их руководитель организации.
Датой документа считается дата
ее подписания.
Докладная
записка может быть составлена как
по инициативе автора, так и по указанию
руководства.
2.
Справка
Справка - документ, подтверждающий
какие-либо факты или события.
Справки
бывают двух видов:
1. Справки,
описывающие и подтверждающие
факты или события в
производственной деятельность
организации.
Справки составляют
по указанию вышестоящей организации
или руководителя организации для
информации о выполнении планов, заданий,
поручений. Их представляют в установленные
сроки. Текст такой справки состоит
их двух частей.
В первой части справки излагаются
факты, послужившие поводом к
написанию, во второй - приводятся
конкретные данные.
Выводов и
предложений в справке не приводят.
Это отличает ее от докладной записки.
В справке фиксируют сведения
на определенном отрезке времени.
Заголовок справки может содержать
период времени или дату, на
которые прилагаются сведения, приведенные
в документе.
Справка должна объективно отражать
состояние дел, поэтому ее составление
требует тщательного сбора и
проверки сведений. В справках
могут приводиться таблицы.
Адресат оформляют как и на других документах,
но не указывают почтовый адрес.
2. Справки,
удостоверяющие юридические
факты: подтверждение места работы,
учебы, занимаемой должности, места проживания
и т.д. их выдают по запросам заинтересованного
лица или учреждения. Это наиболее многочисленная
и ежедневная составляемая группа справок.
Как правило, при составлении таких справок
применяют унифицированные трафаретные
бланки формата А5.
Переменные и недостающие данные
могут быть вписаны в трафаретную
форму справки от руки или
на пишущей машине.
В тексте не должно быть
архаичных оборотов, ненужных слов:
«настоящая справка», «действительно
учится». Текст заверяют подписью
и печатью.
3.
Телеграмма
Телеграмма - документ, выделяемый
из других, способом передачи (по телеграфу).
Быстрота передачи бывает необходима,
если другой, более медленный способ замедлит
исполнение.
Телеграммы могут быть посланы
с несколькими текстами в один
пункт, или с одинаковым текстом
- в разные пункты. Существуют
разновидности телеграммы: фототелеграмма,
схема-телеграмма, телеграмма с заверенной
подписью, телеграмма-доверенность, телеграмма
с оплаченным ответом, посылаемая
на специальном бланке, и т.д.
Телеграмму строят из двух
частей, разделенный чертой. Первую часть
(над чертой) передают по телеграфу (ее
оплачивают), вторую часть (под чертой)
по телеграфу не передают и не оплачивают.
Первая
часть телеграммы
содержит следующие
реквизиты:
- отметку
о категории или особом виде
телеграммы (при необходимости);
- адресат;
- текст;
- фамилию
должностного лица, подписавшего
телеграмму (сокращенное или условное,
если они неизвестны адресату).
Вторая
часть телеграммы
содержит следующие
реквизиты:
- наименование
организации-отправителя телеграммы
(с указанием адреса);
- подпись
лица, от имени которого телеграмма
исходит (указание должности);
- печать;
- дата.
По срочности доставки
адресату телеграммы
подразделяют на следующие
категории: правительственные, срочные,
международные, обыкновенные. На обыкновенных
телеграммах категорию не указывают.
Цифровые данные, в том числе,
даты, в тексте часто указывают
словами, чтобы избежать искажений
при передаче.
Реквизит
«подпись»
Телеграммы подписываются руководителем
организации или его заместителями
(по принадлежности вопроса).
Дата подписания телеграммы должна
соответствовать дате ее отправления.
В совместных телеграммах, принадлежащих
нескольким отправителям, печатями
заверяют каждую подпись.
При отправке телеграмм в счет
внесенного аванса на ней должна
стоять специальная авансовая
печать или отметка о номере
авансового счета.
При наличии телетайпа телеграмму
оформляют в двух экземплярах
и в бухгалтерию не передают.
Международные телеграммы. Международные
телеграммы печатают на русском
языке и латинским шрифтом.
Текст оформляют аналогично простой
телеграмме. Адрес включает: отметку
о категории, наименование адресата,
название пункта или страны
назначения. Текст подписывает руководитель.
Его подпись заверяют печатью.
Под чертой указывают: номер,
дату, фамилию исполнителя, номер
служебного телефона.
Телефонограмма. Телефонограмма - обобщенное
название различных по содержанию
документов, выделяемых способом
передачи текста - по телефону. Записывается
получателем. Удобна для передачи срочных
распоряжений, извещений и сведений. Однако
этот вид документа может существовать
только в пределах телефонной связи.
Телефонограмму составляют в одном экземпляре.
Ее подписывает руководитель или исполнитель.
После приема телефонограмму
немедленно передают для ознакомления
руководителю или должностному
лицу-исполнителю.
Секретарь руководителя или лицо,
ответственное за документационное
обеспечение, присваивает телефонограмме
регистрационный номер.
Телефонограмма считается переданной,
если получателем подтверждена
правильность ее записи и сообщена
фамилия лица, принявшего ее.
4.
Акт
Акт - справочно-информационный
документ.
Составляется группой лиц для
подтверждения установленных фактов
или событий (акты инвентаризаций,
приема-передачи материальных ценностей,
дел, уничтожению документов, акты
аварий и т.д.).
Акт может содержать выводы, рекомендации,
предложения его составителей (акты
проверок, обследований, ревизий, испытания
изделий и т.д.). Такие акты составляют
временные или постоянные комиссии,
уполномоченные лицами или одним
должностным лицом с указанием
документов, подтверждающих их полномочия.
Некоторые акты подлежат утверждению
(контрольно-ревизионного характера,
содержащие рекомендации и предложения).
Акт утверждается
распорядительным документом или руководителем,
по указанию которого составлен документ
или к компетенции которого относится
содержание акта.
Текст акта состоит из вводной
и констатирующей части.
Во вводной части указывают
основание для составления акта,
перечисляют лиц, составивших
акт и присутствующих при этом
(председатель, члены комиссии, присутствующие).
В констатирующей части текста дают описание
проделанной работы (сущность, характер,
методы, сроки), фиксируют факты (события),
излагают выводы, предложения, заключения
составителей акта. Текст может делиться
на пункты и подпункты, может быть составлен
в форме таблицы.
При наличии приложений отметку
об их присутствии делают после
текста.
Акт подписывают все лица, принимавшие
участие в его составлении
(должности не указывают).
При наличии замечаний акт
визируют с отметкой: «Замечания
прилагаются».
Акты оформляют на общем бланке.
Внутренние акты могут быть
оформлены не на бланке.
5.
Протокол
Протокол - документ, фиксирующий
ход обсуждения вопросов и принятия решений
на собраниях, совещаниях, конференциях,
других формах работы коллегиальных органов.
Протоколы оформляют на специальных
бланках, где название документа
заранее напечатано в типографии
или на обычных листах бумаги
формата А4.