Текст протокола
состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть протокола содержит постоянную
и переменную информацию.
Постоянная информация связана
с употреблением устойчивой терминологии
- «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали».
Эти слова пишут с большой
буквы от начала левого поля.
К переменной информации относятся
инициалы и фамилии председателя,
секретаря и присутствующих. Их
пишут со 2-го положения табулятора
(29-е деление на линейке печатной
машины или после 16 ударов от
левого поля на ПК)
Фамилии членов коллегиального
органа располагают в алфавитном
порядке, через запятую, в строчку.
Строки разделяет 1 интервал. Если
членов коллегиального .
К фамилиям приглашенных добавляют
название должности и наименование организации,
которую они представляют. Порядок их
оформления такой же, как и членов коллегиального
органа.
Вводная часть
протокола заканчивается повесткой
дня. Выражение «Повестка дня» пишется
от начала левого поля (0-го положения
табулятора). С красной строки начинают
запись пунктов повестки дня. Нумеруют
их арабскими цифрами. Вопросы располагают
по степени важности и сложности.
Не допускается формулировка пункта
со словом «разное». Каждый вопрос должен
быть конкретизирован.
Основная часть протокола
строится по схеме: слушали - выступили
- постановили (решили), причем для каждого
вопроса по отдельности.
Если выступающий предоставляет
текст выступления, то после
тире указывают - «Выступление
прилагается».
Вопросы и ответы фиксируют в
разделе ВЫСТУПИЛИ. Слова - вопрос и ответ,
не пишут. Записывают инициалы и фамилию
выступающего, тире, краткое содержание
вопроса или ответа.
Завершающей частью протокола
является постановление (решение).
Начинают эту часть словами
ПОСТАНОВИЛИ или РЕШИЛИ (от 0-го
положения табулятора - левое поле).
При выборах в протоколе указывают
результаты голосования по каждой
кандидатуре.
Протокол подписывает председатель
и секретарь. Секретарь редактирует
текст, знакомит каждого выступавшего
с записью его выступления
и получает подпись выступающего,
согласно с записью своего
выступления. Протокол собраний,
для ведения которых избирают
президиум, подписывает председатель
и члены президиума.
Датой протокола является дата
проведения заседания. Если заседание
продолжается несколько дней, то
указывают дату начала и, через
тире, окончания заседания.
Номер протокола - порядковый
номер, который проставляется
в течение календарного года.
6.
Письмо
Письмо - обобщенное название различных
по содержанию документов, пересылаемых
по почте. Оно служит средством общения
учреждениями, частными лицами, позволяет
сообщать различные сведения, уведомлять
о событиях.
Письмо используют в том случае,
когда невозможно решить вопрос
другими средствами (личная беседа,
телефонный разговор).
Существует много видов писем:
письма, содержащие просьбу, предложение,
претензию, запрос, требующие ответа.
Есть письма, которые содержат
извещение, информацию, отказ, напоминание
и не требуют ответа.
Письма могут быть адресованы
в организацию, ее структурное
подразделение, конкретному должностному
лицу, руководителю организации.
При отправлении письма частному
лицу вначале пишут адрес, фамилию,
инициалы (или имя, отчество полностью).
Элементы реквизита «Адресат»
отделяют друг от друга 1, 5-2
интервалами.
Адресуя письмо
нескольким получателям, адрес основной
организации пишут первым, затем
указывают остальные. Если документ,
направляют более чем в четыре
организации, то составляют список рассылки,
на каждом экземпляре указывают один
адресат, которому направляется конкретный
экземпляр.
Письмо может быть адресовано
однородным организациям. В этом
случае адрес указывают обобщенно.
Текст письма должен быть простым,
лаконичным, последовательным, убедительным
и корректным.
Письмо освещает один вопрос.
Это упрощает работу с документом
(регистрация, исполнение, контроль).
Несколько вопросов излагают
в одном письме только, если
они взаимосвязаны.
Факт, события излагают объективно,
полно, ясно. Неточности, допущенные
в изложении и оформлении текста,
могут лишить документ юридической
силы.
Текст письма
состоит из вводной и основной частей.
Текст, как правило, излагается:
от третьего лица единственного
числа - «Организация сообщает…»,
от третьего лица множественного
числа - «Педагогический коллектив
и ученики школы приглашают…»,
от первого лица единственного
лица - «Прошу…», от первого лица
множественного числа - «Просим…».
Письмо оформляют в двух экземплярах
(факс - в одном). Первый экземпляр
подготавливают на бланке и
отправляют адресату, второй - направляют
в дело.
К тексту письма могут прилагаться
документы. В этом случае после
текста (через 1, 5-2 интервала) пишут
слово Приложение (от начального
поля, с большой буквы).
Отметка о поступлении
документа в организацию
состоит из следующих
элементов: дата поступления, порядковый
регистрационный номер. Проставляют отметку
в правом нижнем углу документа.
Резолюция включает в себя
фамилию и инициалы исполнителя,
содержание поручения и срок
исполнения, подпись руководителя
и дату написания резолюции.
Если исполнителей документа
несколько, их перечисляют. Ответственным
за исполнение считается то, чья
фамилия указана первой. Резолюцию
пишут между реквизитами «Адресат»
и «Текст» или на любом свободном
месте лицевой стороны документа.
Письма подписывают руководители
предприятий, структурных подразделений.
Реквизит «Подпись» имеет следующие
элементы: наименование должности,
подписывающего документ, подпись,
Ф.И.О.
При подписании письма несколькими
должностными лицами, подпись располагают
друг под другом в соответствие
с занимаемой должностью.
Существует много видов писем:
письма, содержащие просьбу, предложение,
претензию, запрос, требующие ответа.
Есть письма, которые содержат
извещение, информацию, отказ, напоминание
и не требуют ответа.
Заключение:
Управленческие документы составляют
основу документации организации. Они
имеют универсальный характер, создаются
органами власти, коммерческими и государственными
организациями.
Управление предприятием неизбежно требует
создание многих видов управленческих
документов, без которых невозможно решать
задачи планирования, финансирования,
кредитования, бухгалтерского учета и
отчетности, оперативного управления,
кадрового обеспечения деятельности предприятия
и т.п.
Так, коллегиальная деятельность учредителей
предприятия фиксируется в протоколах;
распорядительная деятельность директора
- в приказах и распоряжениях по основной
деятельности и по личному составу; работа
ревизионных комиссий - в актах; производственно-хозяйственная
деятельность - в договорах, контрактах,
коммерческой переписке и т.д.
Именно документы, т.е. зафиксированная
на материальном носителе информация,
имеющая юридическую силу, служат основным
доказательством того или иного факта
при решении хозяйственных споров с партнерами
по бизнесу в арбитражном суде или при
рассмотрении трудовых конфликтов с работниками
предприятия в народном суде.
Таким образом, знание вопросов современного
документирования управленческой деятельности
поможет предпринимателю работать без
внешних (с государственными органами
и партнерами) и внутренних (с подчиненными)
конфликтов, сосредоточив внимание на
решение задач производственно-хозяйственной
деятельности, конкурентной борьбы, получения
максимальной прибыли, развития предприятия.
Список
литературы
1. Андреева
В.И. Делопроизводство в кадровой службе:
Практичес-кое пособие с образцами документов.
2. Документы
и делопроизводство: Справочное
пособие /Т.В. Кузне-цова, М.Т. Лихачев,
А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Ли-хачев.
-- М.: Экономика, 1991, 271 с.
3. Кузнецова
Т.В. Делопроизводство (Документационное
обеспече-ние управления).
4. Кузнецова
Т.В. Документационное обеспечение
управления. Учебно-справочное пособие.
5. Кузнецова
Т.В. Секретарское дело.
6. Организация
работы с документами: Учеб. /В.А.
Кудряев, И.К. Корнеев, Г.Н. Ксандопуло и
др.
7. Пшенко А.В.
Делопроизводство и основные нормативные
требования к документам.