Документирование информационно-справочных материалов

      Обязательными реквизитами объяснительной записки являются:

• Наименование организации
• Данные  получателя записки,  с указанием ФИО должностного лица;
• Само наименования - "Объяснительная записка";
• Дата составления и зарегистрированный номер документа;
• Подзаголовок к тексту записки (например: «О …», «Касательно …»);
• Непосредственно текст пояснения.
• Составитель и подпись.

 

      Документ  по структуре состоит  из двух частей:

1. Фактическая часть, в которой указываются факты, послужившие поводом к ее написанию;

2.Причины, объясняющие сложившуюся ситуацию, факт нарушения. 

      Объяснительные  записка обычно составляется в следующих случаях:

1. Возникновение недостачи в кассе или на складе;
2. Прогул или опоздание на рабочее место;
3. В случае внесения корректировок в налоговую или бухгалтерскую отчетность

 

      Реквизиты объяснительной записки аналогичны реквизитам служебной записки.  В  случаях, когда необходимо доложить руководству о какие-либо событиях в организации, влияющих на жизнедеятельность организации используются докладные записки. Отличие лишь в отсутствии логической части, где делаются выводы и предложения. 

 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                            Рисунок 3. Объяснительная записка

 

5.Акт 

       Акт — это официальный документ, который  констатирует произошедшее действие или  факт хозяйственной жизни и подписывается  уполномоченными должностными лицами.

       Значения:

       1.Официальный документ, имеющий юридическую силу. В зависимости от того, кем и на каком уровне управления выпускается (принимается) акт, и от его содержания принято различать государственные, ведомственные, нормативные, региональные и другие акты;

       2.Протокол, фиксирующий определенный факт. Например, акт ревизии, акт о недостаче товара, акт о передаче материальных ценностей;

       3.Действия учреждений, организаций, должностных лиц, граждан, на основании которых обычно судят о соблюдении и нарушении правовых норм.

       Виды  актов:

• сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов);
• обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности; условий труда; результатов деятельности);
• испытаний (образцов, систем, технологий);
• выделения к уничтожению (материальных ценностей, документов);
• передачи (структурного подразделения из одной организации в другую);
• нарушения установленных правил;
• ревизии;
• инвентаризации;
• расследования аварий, несчастных случаев;
• ликвидации организации;
• конкретизирующие (регламентирующие);
• разрешающие (разрешительные);
• акты о признании;
• регистрационные;
• учреждающие (учредительные);
• запрещающие (запретительные).
• технические (выполненных работ, отказа, осмотра, устранения отказа и т. д.).

 

       Нормативно-правовой акт

       Так же особое внимание нужно уделить  нормативно-правовому акту, в котором определяются юридические нормы. Нормативно-правовой акт можно определить как официальный письменный акт-документ, содержащий юридические нормы и принимаемый в определённой процедурной форме: а) компетентными органами государства; б) в порядке делегированного законодательства; в) в порядке референдума.

             Нормативно-правовые акты следует отличать от другой разновидности правовых актов — индивидуальных юридических, а главное — от актов применения права. Их объединяет общая юридическая природа, и те и другие содержат государственно-властные предписания, но у актов применения эти предписания имеют индивидуальный, конкретный (по субъектам и содержанию) характер. 

       Обязательные  реквизиты акта

• наименование организации
• наименование вида документа
• дата и регистрационный номер
• место составления или издания
• заголовок к тексту
• подписи
• гриф утверждения (акты, требующие утверждения, должны быть включены в список документов, подлежащих утверждению).

 

6.Телеграмма 
 

      Телеграмма — документ, передаваемый по телеграфной сети. Телеграмма содержит следующие реквизиты: служебный заголовок, указание категории, отметку о виде телеграммы, телеграфный адрес получателя, текст, подпись, а также (под чертой) адрес и наименование отправителя, регистрационный номер и дату регистрации.

      В телеграмме указывают точный адрес (без индекса), который печатаютпрописными буквами. Существует ряд степеней срочности  телеграмм: «срочная», «внеочередная», «правительственная» и т. д.

      Текст телеграммы печатают прописными буквами на одной стороне листа через два интервала; абзацный отступ допускается только в начале текста. Между словами делают пропуск в два пробела.

      Пишут телеграмму особым телеграфным языком, по возможности без предлогов, союзов, знаков препинания. Если же знаки препинания необходимы для правильного понимания текста, то их обозначают буквенными сокращениями: точка - тчк, запятая — зпт, двоеточие — двтч, кавычки - квч, скобки - скб. Словами пишутся такие знаки: - (минус), + (плюс), ! (восклицательный знак), № (номер), ? (вопросительный знак), % (проценты) и др. Даты обозначают арабскими цифрами и в строгой последовательности (число, месяц, год), так как пробелы между цифрами не ставят. 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      Рисунок 4. Телеграмма

 

Заключение 

      Делопроизводство есть документирование деятельности организации (предприятия), основанное на научной организации с применением современной техники.

      Делопроизводство  охватывает весь комплекс работ по созданию и оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету документов, формированию дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке их к сдаче в архив.

      Документационное  обеспечение управления выполняет  специальная служба, действующая  на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат. В организациях с небольшим документооборотом те же функции выполняет секретарь руководителя или другое специально назначенное должностное лицо.

      Для всех организаций, учреждений, предприятий Российской Федерации независимо от формы собственности или функций установлены единые требования по составлению и оформлению документов и работе с ними. Эти требования изложены в основных положениях Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и ГОСТах, инструкциях по делопроизводству, номенклатурах дел и других нормативно-методических документах по ведению делопроизводства.

 

Список  используемой литературы 
 

   1. Березина  Н.М. «Современное делопроизводство» - СПб., 2008

2. Воронцова  Е.П. «Современное делопроизводство» - СПб.: Питер, 2007

3. Борискин В.В.  «Официальное делопроизводство» - Москва: Омега, 2008

4. Корнеев И.К.  «Делопроизводство» - Москва: Проспект, 2007

5. Стенюков М.В.  «Делопроизводство» - Москва: ЮНИТИ, 2007 .