Документационное обеспечение управления кафе

Решение как распорядительный документ является правовым актом, принимаемым коллегией министерства или ведомства, научным советом.

Указание — распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомостями, организациями преимущественно по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов.   

Распорядительная часть указания начинается словами «Предлагаю» («Обязываю»). Указания нумеруются по порядку в пределах календарного года.

Приказ — правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, управлений, учреждений, объединений, организаций, предприятий, действующими на основе единоначалия.

Приказ издается для решения оперативных задач, стоящих перед данным органом: вопросы создания, ликвидации, реорганизации учреждений, утверждения положений, инструкций, правил и подобных документов, требующих утверждения, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения

информационно-справочные

Докладная записка — документ, адресованный руководителю своей организации или в вышестоящую организацию и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта. По содержанию докладные записки бывают: информационные; отчетные (по результатам командировки и т.д.). В зависимости от адресата докладные записки бывают: внутренние; внешние.

Внутренние докладные записки оформляются на бланке формата А4, подписывает их автор-составитель. Внешние докладные записки оформляются на общем бланке формата А4, подписываются руководителем организации. Датой записки является дата её подписания. Докладные записки составляются как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки — побудить руководителя принять решение. Информационные докладные записки о ходе выполнения работ представляются руководству постоянно.

ГЛАВА 2.

СПЕЦИФИКА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ КАФЕ

В  главу включены унифицированные формы первичной  учетной  документации по учету операций в общественном питании.  К формам даны краткие указания по их применению и заполнению.

Рекомендуемый  формат  форм  указан  в перечне  форм первичной учетной документации.

В формах предусмотрены зоны кодирования информации.  Коды, на которых нет ссылок на общероссийские классификаторы, предназначены

для  обобщения  и систематизации  информации  при обработке данных

средствами   вычислительной  техники  и проставляются  по системе кодирования, принятой в организации.

Ведение  первичного  учета по унифицированным формам первичной

учетной  документации,  распространяется на юридические  лица  всех  организационно-правовых форм и форм собственности,  осуществляющие деятельность в  отраслях экономики.

ПЕРЕЧЕНЬ

ФОРМ ПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ПО УЧЕТУ

ОПЕРАЦИЙ В ОБЩЕСТВЕННОМ ПИТАНИИ

УКАЗАНИЯ

ПО ПРИМЕНЕНИЮ И ЗАПОЛНЕНИЮ ФОРМ

ПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ПО УЧЕТУ ОПЕРАЦИЙ В ОБЩЕСТВЕННОМ ПИТАНИИ

При  осуществлении  операций в общественном  питании  следует руководствоваться "Правилами оказания услуг общественного

питания",  утвержденными  Постановлением  Правительства Российской Федерации от 15.08.97 N 1036.

Приведем краткое пояснение используемых в кафе документов[5].

КАЛЬКУЛЯЦИОННАЯ КАРТОЧКА (форма N ОП-1)

Применяется  для  определения  цены продажи отдельно на каждое блюдо  (изделие)  с помощью калькуляции. Правильность каждого расчета цены  блюда   (изделия) подтверждается   подписями   заведующего   производством   и лица, составляющего калькуляцию,  и утверждается   руководителем организации.  Расшифровка  подписей  указывается в первой графе по соответствующим строкам.

ПЛАН – МЕНЮ (форма N ОП-2)

Составляется ежедневно в одном экземпляре  заведующим производством накануне  дня  приготовления пищи, утверждается руководителем организации. В  плане  - меню  указываются  наименования (графа 2) и номера блюд (графа 4) по Сборнику рецептур или по ТТК,  СТП,  техническим условиям. Блюда в  плане  -  меню   записываются  в следующей

последовательности:  закуски, первые блюда, вторые блюда, напитки, комплексные обеды и т.д.

ТРЕБОВАНИЕ В КЛАДОВУЮ

(форма N ОП-3) 

Применяется  для  определения  отпуска необходимого количества продуктов из кладовой. Составляется  в одном  экземпляре с учетом потребности в сырье  (продуктах)  на  предстоящий  день и остатка сырья на производстве (кухне) на начало дня. На  основании  требовании выписывается  накладная  на  отпуск товара.

НАКЛАДНАЯ НА ОТПУСК ТОВАРА (форма N ОП-4)

    Применяется  для оформления отпуска продуктов (товаров) и тары

из   кладовой   организации   в  производство   (кухню),   буфеты, мелкорозничную  сеть,  а  также  при  одноразовом  отпуске готовых

изделий с кухни в  филиалы, буфеты, мелкорозничную  сеть, раздаточную, если она отделена от основного производства.

Накладная  составляется  в двух  экземплярах.  Один  экземпляр остается  у материально  ответственного  лица,  получающего товар, второй - вместе с товарным отчетом сдается в бухгалтерию. Подписывается    заведующим    производством   и  утверждается руководителем организации.

ЗАКУПОЧНЫЙ АКТ (форма N ОП-5)

   Применяется для закупки продуктов у населения. Составляется  в двух  экземплярах  в момент совершения закупки сельхозпродуктов    у   населения    (продавца) представителем организации. Подписывается лицом, закупившим  продукты, и  продавцом. Утверждается руководителем организации.

Один экземпляр закупочного акта передается продавцу,  второй -остается у покупателя.

ДНЕВНОЙ ЗАБОРНЫЙ ЛИСТ

(форма N ОП-6) 

    Применяется  для  оформления  отпуска  продукции (изделий) из производства (кухни) в филиалы, буфеты  и мелкорозничную  сеть,

подчиненные  данной организации (столовой,  ресторану), а также в

раздаточную в тех случаях, когда  она  отделена  от  основного производства. Бланки дневных  заборных листов нумеруются в бухгалтерии  организации и выдаются каждому материально ответственному лицу под расписку в специальном журнале.

Первый экземпляр  вручается  лицу,  получившему  продукцию  (изделия)  из кухни, второй - остается у заведующего производством.

По окончании  рабочего дня (смены) определяются  итоги натуральных   показателей и стоимость  отпущенной продукции по заборному листу, которые взаимно сверяются.

Заборные  листы  сдаются  в бухгалтерию  вместе  с ведомостями учета    движения   продуктов   и  тары   на   кухне   материально-ответственными   лицами. Работники мелкорозничной  сети  сдают заборные  листы  в бухгалтерию  с приложенной  квитанцией  о сдаче выручки.

ОПИСЬ ДНЕВНЫХ ЗАБОРНЫХ ЛИСТОВ (форма N ОП-7)

Применяется  для стоимостного учета отпуска готовых изделий из

производства (кухни) по заборным листам (накладным).

Составляется  в двух  экземплярах  и подписывается  заведующим

производством. Один экземпляр сдается в бухгалтерию организации, второй  - остается у заведующего производством.

АКТ

О БОЕ, ЛОМЕ И УТРАТЕ ПОСУДЫ И ПРИБОРОВ

(форма N ОП-8)

Применяется для оформления возникшего по тем или иным причинам боя, лома и утраты столовой посуды и приборов.

Акт  составляется за отчетный период или на конкретную дату (в

том случае в графе "Отчетный период с _______ по ________" ставят прочерки). Акт составляется в двух экземплярах комиссией. 

ВЕДОМОСТЬ УЧЕТА ДВИЖЕНИЯ ПОСУДЫ И ПРИБОРОВ

(форма N ОП-9)

Применяется для учета движения посуды и приборов.

Составляется  в двух  экземплярах,  один  экземпляр  ведомости сдается в бухгалтерию, второй -  остается у материально-ответственного лица.

АКТ О РЕАЛИЗАЦИИ И ОТПУСКЕ ИЗДЕЛИЙ КУХНИ  (форма N ОП-10)

Применяется в  организациях общественного   питания,   где используется форма расчетов с потребителями,  позволяющая  получить  данные о реализации изделий кухни по наименованиям, количеству и их стоимости. Составляется ежедневно на  основании кассовых  чеков, абонементов,  талонов, накладных и других документов.

В соответствующих графах  акта показывается количество и стоимость   блюд  по каждому виду реализации. Акт  подписывается  членами  комиссии,  в том числе заведующим производством, кассиром, марочницей и проверяется бухгалтером.

АКТ О ПРОДАЖЕ И ОТПУСКЕ ИЗДЕЛИЙ КУХНИ (форма N ОП-11)

Применяется  в организациях  общественного питания,  где форма

расчетов с потребителями не позволяет получить данные о реализации

изделий кухни по наименованиям и количеству.

Составляется   ежедневно  только  в стоимостном  выражении  на

основании кассовых  чеков, накладных, дневных заборных листов и

других документов на продажу и отпуск изделий кухни и прилагается

к  Ведомости  учета   движения  продуктов и  тары на кухне (форма N ОП-14).  Акт подписывается членами  комиссии, кассиром и проверяется бухгалтером, утверждается руководителем организации.

АКТ О РЕАЛИЗАЦИИ ГОТОВЫХ ИЗДЕЛИЙ КУХНИ ЗА НАЛИЧНЫЙ РАСЧЕТ (форма N ОП-12)

Применяется в организациях для количественно - стоимостного

учета реализации готовых изделий кухни по каждому наименованию.

Составляется ежедневно комиссией   на  основании  подсчета

кассовых  чеков и прилагается к Ведомости учета движения продуктов

и  тары  на кухне (форма N ОП-14).  Акт подписывается  членами    комиссии,    кассиром,    бухгалтером   и  утверждается  руководителем организации.

КОНТРОЛЬНЫЙ РАСЧЕТ РАСХОДА СПЕЦИЙ И СОЛИ (форма N ОП-13)

Применяется  для  определения  стоимости  недорасхода специй и  соли  в организациях общественного питания по решению руководителя  организации. Остаток   специй   и  соли   на  начало  отчетного  периода  и поступление  за  этот  период  определяются  на  основании  данных  ведомости учета движения продуктов на производстве или накладных.

Расчет утверждается руководителем организации.

ВЕДОМОСТЬ УЧЕТА ДВИЖЕНИЯ ПРОДУКТОВ И ТАРЫ НА КУХНЕ

(ТОВАРНЫЙ ОТЧЕТ)  (форма N ОП-14)

Применяется  для  контроля за движением и сохранностью сырья и

готовых изделий на кухне, в баре, буфете и др.

Составляется в двух экземплярах ежедневно в стоимостном выражении заведующим  производством. 

АКТ О СНЯТИИ ОСТАТКОВ ПРОДУКТОВ, ПОЛУФАБРИКАТОВ

И ГОТОВЫХ ИЗДЕЛИЙ КУХНИ (форма N ОП-15)

Применяется для  учета  на  кухне остатков продуктов, полуфабрикатов и нереализованных готовых изделий. Количество

необработанного сырья  записывается в  графе  11.  Остатки

полуфабрикатов и готовых изделий пересчитываются в сырье по нормам

рецептур, которые  были предусмотрены при составлении калькуляций на полуфабрикаты или готовые изделия.

Составляется и подписывается комиссией при инвентаризации, при смене бригады, если  работа кухни производится в две или более смены.

ВЕДОМОСТЬ УЧЕТА ОСТАТКОВ ПРОДУКТОВ И ТОВАРОВ

НА СКЛАДЕ (В КЛАДОВОЙ) (форма N ОП-16)

Применяется для учета продуктов и товаров на  складе (в кладовой) за период времени. Ведомость заполняется по  окончании каждого месяца и на дату инвентаризации по данным товарной  книги  кладовщика  (карточек   количественно  - стоимостного учета) и подписывается материально ответственным лицом.