Документационное обеспечение управления кафе

КОНТРОЛЬНЫЙ РАСЧЕТ РАСХОДА ПРОДУКТОВ ПО НОРМАМ РЕЦЕПТУР НА ВЫПУЩЕННЫЕ ИЗДЕЛИЯ (форма N ОП-17)

Применяется  в организациях общественного питания для

определения расхода продуктов по нормам рецептур на выпущенные

изделия за  отчетный  период времени на основе Актов реализации и

отпуске изделий кухни  и норм  расхода  продуктов  по  сборнику рецептур.

АКТ О ПЕРЕДАЧЕ ТОВАРОВ И ТАРЫ ПРИ СМЕНЕ

МАТЕРИАЛЬНО ОТВЕТСТВЕННОГО ЛИЦА (форма  № -18)

Применяется для  оформления передачи товаров и тары при смене

материально ответственных лиц в столовой, буфете, баре и др.

Составляется  в трех  экземплярах. 

ЖУРНАЛ

УЧЕТА СТОЛОВОЙ ПОСУДЫ И ПРИБОРОВ, ВЫДАВАЕМЫХ

ПОД ОТЧЕТ РАБОТНИКАМ ОРГАНИЗАЦИИ форма N ОП-19)

Применяется для учета столовой посуды и приборов. Журнал

ведется лицом, ответственным за  сохранность столовой посуды и

приборов (заместителем директора,  распорядителем зала, бригадиром

официантов) и т.д. При  автоматизированной обработке данных документов средствами вычислительной техники возможен вариант применения предложенной формы в виде отдельной ведомости на бумажных и машинных носителях информации.

ЗАКАЗ - СЧЕТ (форма N ОП-20)

Применяется в организациях общественного питания для оформления заказа на обслуживание торжеств, банкетов и т.д.  Заказ составляется в  двух экземплярах, подписывается метрдотелем и заказчиком. Один экземпляр остается в организации, второй - у заказчика. В заказе указываются название зала, дата и часы обслуживания. Заказ - счет служит расчетным  документом, в котором фиксируется поступление аванса и окончательный расчет. В получении  денег подписывается кассир.

АКТ              НА ОТПУСК ПИТАНИЯ СОТРУДНИКАМ ОРГАНИЗАЦИИ

(форма N ОП-21) и АКТ НА  ОТПУСК ПИТАНИЯ ПО БЕЗНАЛИЧНОМУ РАСЧЕТУ (ФОРМА № ОП – 22)

Применяются для отпуска питания по безналичному расчету: форма N ОП-21 - сотрудникам организации, форма N ОП-22 - сотрудникам организации и по абонементам. Составляются и подписываются ежедневно  в одном экземпляре заведующим производством (шеф  -поваром, бригадиром) и утверждаются руководителем организации.

АКТ              О РАЗДЕЛКЕ МЯСА - СЫРЬЯ НА ПОЛУФАБРИКАТЫ

(форма N ОП-23)

Применяется для учета производства мясных полуфабрикатов, для

контроля над выходом полуфабрикатов. Составляется акт в соответствии с документами на поступление мяса - сырья в цех производства.

К акту прилагаются  документы на передачу произведенных полуфабрикатов в кладовую (экспедицию). Акт проверяет  бухгалтерия и утверждает руководитель организации.

              ВЕДОМОСТЬ УЧЕТА ДВИЖЕНИЯ ГОТОВЫХ ИЗДЕЛИЙ В КОНДИТЕРСКОМ              И ДРУГИХ ЦЕХАХ(форма N ОП-24)

Применяется для оформления передачи готовых изделий из

кондитерского и других цехов в кладовую (экспедицию) общественного

питания. В ведомости должны быть указаны полные и точные наименования изделий. Графа 6 "Масса штучного изделия" заполняется только по штучным изделиям. Ведомость составляется в двух экземплярах заведующим цехом.

Один экземпляр с приложенными документами сдается в бухгалтерию,

второй - остается у материально ответственного лица.

НАРЯД - ЗАКАЗ

НА ИЗГОТОВЛЕНИЕ КОНДИТЕРСКИХ И ДРУГИХ ИЗДЕЛИЙ

(форма N ОП-25)

Применяется в ресторанах, столовых и  т.п., имеющих

обособленные кондитерские и  другие цеха или имеющих отдельных

материально ответственных  лиц, не входящих в состав бригады кухни

(кондитеров, мастеров), отвечающих  за производство и выпуск изделий.

Наряд-заказ составляется для установления задания на производство кондитерских  изделий и расчета сырья,  необходимого для выпуска кондитерских изделий.

Наряд -заказ подписывается заведующим производством, бухгалтером, главным (старшим) бухгалтером и утверждается руководителем организации.

Все вышеприведенные формы используемых в кафе документов служат для  видения общей картины работы предприятия, ведения учета, контроля и управления.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

     Наблюдается тенденция роста предприятий общественного питания совершенно разного формата.  Открываются разные организации: рестораны, кафе,  бары, закусочные, столовые и тд.  Главное, чтобы заведение работало и приносило прибыль, поэтому без прослеживания рабочего процесса не обойтись.

В работу с документами в организации в той или иной степени втянуты все работники, независимо от того, к какой категории они относятся – к руководителям, специалистам, техническим исполнителям. Различие заключается в характере работы с документами.

От технологии организации работы с документами и от качества создаваемых документов зависит не только оперативность и эффективность управленческих решений, но и общие показатели результатов деятельности организации. Без налаженного делопроизводства трудно построить эффективное управление.

Для проведения исследования мною была поставлена цель - изучение документационного обеспечения управления кафе как неотъемлемой части в работе на предприятиях общественного питания.

Подводя итоги проделанной работы можно, сказать, что документооборот на предприятии необходим и имеет большое практическое значение:

1.      Управление организацией;

2.      Организация бесперебойной работы предприятия;

3.      Контроль над подразделениями;

4.      Прием, прохождение и порядок исполнения поступающих документов;

5.      Определения расходов на работу всего учреждения;

6.      Совершенствование методов труда;

7.      Поощрения служащих к труду;

8.      Равномерное распределение рабочей нагрузки во времени;

9.      Улучшения планирования работы учреждения;

10. Обеспечения рационального использования технических средств;

В соответствии с поставленной целью в проекте были поставлены следующие задачи:

1. Исследование  теоретических основ документационного обеспечения управления кафе;

2. Изучение специфики документационного обеспечения управления кафе;

3. Рассмотрение заполненных документов, согласно выбранной теме.

В первой главе исследование и решение поставленной задачи показало, как должна проходить работа с входящей и исходящей документацией. Также было выявлено, что    каждый документ в процессе движения должен проходить через три операции: регистрация, контроль, направление в дело. Причем каждая операция должна выполняться, только один раз, в связи с путаницей и воизбежанием недоразумений.

Рассмотрев класс управленческих документов, такие как: организационные документы (устав предприятия, должностные инструкции сотрудников); распорядительные (распоряжения, приказы, решения); информационно-справочные (докладные записки, телефонограммы), были получены навыки и составления и заполнения служебной документацией.

Во второй главе была решена вторая поставленная задача – изучение специфики документационного обеспечения кафе.

Были  получены  специальные знания в области документирования управленческой деятельности, овладение практическими навыками работы на предприятии общественного питания, приобретения практических навыков по составлению и оформлению служебных документов, соответствующих нормативов и стандартов.

Рассмотрены документы первичного учета по унифицированным формам первичной учетной документации: калькуляционная карточка, план-меню, заборный лист, счет-заказ, ведомость учета движения посуды и приборов и другие. К каждому используемому документу в кафе прилагается краткое пояснение.

В приложении приводится несколько заполненных документов установленного образца.

Подводя итоги проделанной работы можно сказать, что документооборот в кафе - это координируемая память кафе, которая применяется для воспроизведения истории любых документов с целью получения опыта, исследования разных аспектов функционирования, обнаружения причинно-следственных связей, воспроизведения знаний и многое другое;  проверка и учет достижений, извлеченных в итоге работы;

уведомительная технология, гарантирующая грамотную деятельность личного состава и отделений; инструмент для менеджмента любого кафе.

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1.      Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету операций в общественном питании

2.      Богушева В.И. Организация обслуживания посетителей ресторанов и баров. ― Ростов-на-Дону: Феникс, 2003

3.      Волкова И.В. Ресторанный бизнес в России. ― М.: Флинта, Наука, 2002.

4.      Голозубова И.А. Документационное обеспечение управления в социально-культурном сервисе и туризме: Учебное пособие/ Под ред. Т.Н. Третьяковой. — Челябинск: Изд-во ЮУрГУ, 2004. —  56 с.

5.      Делопроизводство (Организация и технология документационного   обеспечения управления): Учеб. для вузов / Под ред. Т.В. Кузнецовой. М.,    2000.

6.      Кузнецова ТВ. Новый образовательный стандарт по специальности // Делопроизводство. 2000. N 1. С. 17-19

7.      Кузнецова ТВ. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). М., 2007.

8.      Мифтахудинова Н.М. Основы калькуляции и учета на предприятиях общественного питания. ― М.: Высшая школа, 2002

9.      Постановление Госкомстата России от 25.12.1998 № 132

10. Смагина И.Н. Организация коммерческой деятельности в общественном питании. ― М.: ЭКСМО, 2005.

11. Фасмер М. — Этимологический словарь русского языка в 4-х томах. Том 4: Т-Ящур.  348 с.

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение № 1

Приложение 2.

Приложение №3

3

[3]Фасмер М. — Этимологический словарь русского языка в 4-х томах. Том 4: Т-Ящур.  348 с.

[4] Голозубова И.А. Документационное обеспечение управления в социально-культурном сервисе и туризме: Учебное пособие/ Под ред. Т.Н. Третьяковой. — Челябинск: Изд-во ЮУрГУ, 2004. —  12 с.

[5]Постановление Госкомстата России от 25.12.1998 № 132