Организация аудита операций с денежными средствами

Типичные  ошибки при заполнении кассовой книги:

• не проставляется или неправильно указывается корреспондирующий счет;
• не всегда проставляется сумма остатка денег на начало дня;
• ошибки при подсчете итоговых сумм и остатка;
• иногда записи ведутся помесячно, вместо того, чтобы вести их ежедневно или раз в три-пять дней.

В соответствии с п. 14 Порядка ведения кассовых операций наличные деньги из кассы выдаются по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др. с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами на это уполномоченными. В случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная подпись руководителя предприятия, подпись на его расходных кассовых ордерах не обязательна.

Под распиской, используемой для маскировки растраты денежных средств, следует понимать, как правило, расходный  кассовый ордер, не подтвержденный хотя бы одной из приведенных подписей:

• получателя денег;
• главного бухгалтера или уполномоченного приказом руководителя предприятия должностного лица;
• руководителя предприятия или должностного лица, уполномоченного приказом руководителя предприятия.

В соответствии с п. 27 Порядка ведения кассовых операций выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе (см. табл. 3), в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира.

Проводки:

Д-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - К-т 50 «Касса»;

Д-т 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» - К-т 94 «Недостачи и  потери от порчи ценностей»;

Д-т 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» - К-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются  излишками кассы и зачисляются  в доход предприятия.

Проводка: Д-т 50 «Касса» - К-т 91 «Прочие доходы и расходы».

Таблица 3 Реестр кассовых документов, на которых отсутствует или вызывает сомнение подпись получателя денег

Расходный ордер		Получатель			Выявленные  нарушения	Данные  опроса получателя	Примечание
№	Дата	ФИО	Дата	Документ

 

 

 

Проверка соблюдения предельного размера расчетов наличными деньгами с юридическими лицами

В соответствии с Указание ЦБР от 14 ноября 2001 г. № 1050-У «Об  установлении предельного размера  расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке» установлен в Российской Федерации предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке в сумме 60 тысяч рублей. Пытаясь обойти запреты, отдельные предприятия разбивают сумму платежа и проводят ее по разным ордерам.

Фирме (предприятию, организации), предпочитающей расплачиваться наличными деньгами, необходимо оплачивать сделку в течение нескольких дней с расчетом, чтобы сумма платежа в один день не превышала установленного предела.

Таким образом, выявляя  нарушения кассовой дисциплины, аудитор  может оценить величину финансовых санкций, которые могут быть наложены на предприятие в целом в случае его проверки, и сопоставить ее с финансовым результатом деятельности предприятия.

Следовательно, проверка проводится с целью установить, совершаются  ли на предприятии расчеты с другими юридическими лицами суммами, превышающими установленную предельную величину. Для этого применяется метод сплошной проверки (просмотра) расходных кассовых ордеров, а также отчетов кассира, кассовых книг, договоров с юридическими лицами.

Результаты фиксируются  по форме, представленной в табл. 4.

Таблица 4 При проверке операций по кассе необходимо зарегистрировать все случаи нарушения лимита расчетов

Наименование  юр. лица	Номер первичного документа	Дата	Номер	Дата  оплаты	Срок  действия лимита		Сумма лимита	Сумма платежа превышающего установленный  лимит
		РКО			начало	конец

Грубейшим нарушением расчетов наличными деньгами между предприятиями  являются неоприходование и присвоение денежных средств, поступивших от различных  физических, юридических лиц по приходным ордерам, а также денежных сумм из банков. Для выявления случаев присвоения денежных средств производится взаимная проверка операций по кассе и по банку, проверка дебиторской и кредиторской задолженности и может быть сверкой расчетов.

Документами, подтверждающими  движение (оприходование) денежных средств, являются приходные кассовые ордера, отражающие факт поступления денежных средств в кассу с расчетного счета, а также чековые книжки, корешки чековых книжек и выписки  банка. Чековые книжки, корешки использованных чеков, а также неиспользованные чеки должны храниться у главного бухгалтера в условиях, исключающих возможность их утери. Испорченные чеки погашаются надписью «Аннулировано» и хранятся подклеенными к корешкам чеков.

Для оформления выводов аудитору необходимо последовательно просмотреть чековые книжки предприятия, проверяя в них количество корешков и незаполненных чеков (их должно быть столько, сколько указано на обложке чековой книжки), и заполнить таблицу по форме (см. табл. 5).

Таблица 5 Реестр корешков чеков, отсутствующих в чековой  книжке

Начальный номер чека в чековой книжке

Дата  выписки предыдущего чека

Номер отсутствующего корешка чека

Заключительный  номер в чековой книжке

Проверка правильности и своевременности оприходования денег, получаемых по денежным чекам из банка, является целью выявления неоприходования денег в кассу предприятия. Для этого просматривается кассовая книга. В случаях, когда встречается надпись «Получено из банка по чеку __», сверяется сумма, указанная в кассовой книге, с суммой, указанной на корешке чековой книжки, и суммой, указанной в выписке банка.

Кроме того, сличается  номер чека, указанный в приходном  ордере, с номером на корешке чека. Заполняется таблица по форме, приведенной  в табл. 6.

Таблица 6 Реестр сумм, полученных из банка и полностью не оприходованных в кассу предприятия

Дата  отчета кассира

Сумма оприходования в кассу

Сумма по чеку

Номер корешка чека

Сумма по выписке банка

Дата  выписки банка

Отклонение  оприходованной суммы от полученной

При проверке аудитору следует  проанализировать движение денежной наличности, выявить расхождение между суммами  фактически произведенных оплат  в погашение дебиторской задолженности  и суммами, зачисленными в кассу, а также проконтролировать своевременность сдачи выручки в банк и выявить случаи ее расхода на различные цели.

Если задолженность  сотрудника или стороннего лица (организации) погашена, т.е. деньги были внесены в  кассу предприятия, то этот сотрудник (лицо, организация) должником не считается. Но если деньги в кассу не оприходованы, за ним будет числиться задолженность. При увольнении работники должны погашать свою задолженность.

В случаях, когда в  учете значится задолженность за уволившимися сотрудниками, необходимо проверить эти факты методом письменных подтверждений от третьих лиц или методом устных опросов.

Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации  предусмотрен ряд моментов, соблюдение которых на практике позволяет, во-первых, предотвратить злоупотребления  и, во-вторых, значительно облегчить работу аудиторов. Так, п. 11 Порядка ведения кассовых операций предусматривает, что лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

В соответствии с п. 21 Порядка ведения кассовых операций приходные кассовые ордера до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных кассовых ордеров. Кассовые приходные и расходные ордера должны иметь раздельную нумерацию. Прием денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления (п. 19 Порядка ведения кассовых операций).

Если по выписанному приходному ордеру деньги в кассу не поступили, то кассир обязан вернуть его в бухгалтерию, о чем должна быть сделана отметка в журнале регистрации приходных кассовых ордеров. При обнаружении пропуска в нумерации ордеров следует проверить, не вызвано ли это уничтожением документов или другими злоупотреблениями.

Наличие на предприятии  утвержденного приказом руководителя списка лиц, которым могут выдаваться из кассы наличные деньги на хозяйственные  нужды, оформление сотрудниками «заявлений на выдачу денег», указание в разрешительной надписи руководителя предприятия или уполномоченного лица срока, на который они выданы, препятствуют злоупотреблениям.

Вместе с тем лица, получившие деньги на хозяйственные  нужды, также должны своевременно отчитаться и произвести полный расчет по выданным в подотчет суммам. Документами для проведения проверки будут приходные кассовые ордера и журнал регистрации приходных кассовых ордеров, журнал-ордер № 7 «Расчеты с подотчетными лицами».

Если в кассовом ордере по строке «Основание» будет значиться «Остаток подотчетных сумм», в соответствии с которым, производится возврат денежных средств, то просматриваются приложенные к авансовому отчету документы и командировочные удостоверения или авансовый отчет с приложенными документами (хозяйственные расходы). Сравнивается дата составления авансового отчета (последний должен быть составлен не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из командировки), является ли этот день рабочим для данного предприятия, сверяется дата составления авансового отчета, номер приходного ордера, указанный в авансовом отчете, по которому вносится остаток неизрасходованных сумм, с номером, датой и суммой по приходному ордеру, а также с журналом-ордером «Расчеты с подотчетными лицами».

 

 

 

 

 

 

 

В случае выявления расхождений следует заполнить следующую таблицу по соответствующей форме (см. табл. 7).

Таблица 7 Реестр возврата и оприходования не израсходованных  остатков подотчетных сумм

Авансовый отчет			ПКО			Отклонение	Журнал-ордер
№	дата	сумма	номер	Дата	Сумма возврата		ФИО	Сумма возврата	Сумма остатка

Последовательный просмотр всех приложенных к отчету кассира  за определенный день приходных и  расходных кассовых ордеров позволит выявить перечень документов, реквизиты  которых не совпадают с Журналом регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (если таковые имеются).

Часто на предприятиях используются бланки расходных кассовых ордеров, объединенных с заявлением на выдачу денег на оборотной стороне. Если срок, на который выдаются деньги, установлен, то аудитор сверяет эту дату с датой составления авансового отчета и датой приходного ордера. Необходимо помнить, что в случае несвоевременной сдачи авансового отчета и невозврата остатка денежных средств эта сумма присоединяется к основному заработку и облагается подоходным налогом.

Далее следует установить, все ли приходные и расходные  кассовые ордера зарегистрированы в  журналах регистрации приходных  и расходных кассовых ордеров; совпадают  ли эти суммы с теми, которые  указаны в журнале регистрации, каков источник поступления денежных средств, совпадают ли даты приема и выдачи денег по кассовым ордерам с датами их составления.