Организация аудита операций с денежными средствами

Обобщив всю полученную информацию, аудитор формирует свое мнение о достоверности отчетности и выражает его в форме аудиторского заключения - безусловно положительного, условно положительного или отрицательного, либо отказывается от выражения своего мнения в аудиторском заключении.

Подготовка письменной информации аудитора и аудиторского заключения. По итогам проведенной  аудиторской проверки годовой бухгалтерской  отчетности аудиторская фирма представляет «Письменную информацию аудитора руководству экономического субъекта по результатам аудита». В отличие от аудиторского заключения она имеет более ограниченный круг пользователей - руководство (собственников) экономического субъекта.

Письменная информация (аудиторский отчет) - это результат  работы аудитора, который предоставляется заказчику. Заказчик на основании аудиторского отчета оценивает качество его деятельности.

1.2. Предварительная  подготовка к аудиторской проверке  операций с денежными средствами.

 Целью аудиторской  проверки операций на расчетном, валютном и других счетах в банке является формирование мнения о достоверности бухгалтерской отчетности по разделу «Денежные средства» и соответствии применяемой методики учета денежных средств на счетах в банке действующим в Российской Федерации нормативным документам.

При проверке правильности отражения в бухгалтерском балансе  денежных средств аудитор сопоставляет остатки по денежным счетам в Главной  книге с балансовыми данными, а затем с регистрами бухгалтерского учета.

До заключения договора на аудиторскую проверку осуществляется предварительное планирование аудита, которое на практике часто называют предварительной экспертизой состояния дел клиента.

На стадии предварительного планирования необходимо выяснить следующие  важные вопросы, в результате чего, можно будет определить, сколько аудиторов и на какой период требуется для проведения проверки кассовых операций организации:

1. Сколько касс в организации;
2. Имеет ли организация структурные подразделения и, как осуществляются расчеты с подразделениями в части выдачи заработной платы, сдачи наличности и т.п. Если организация имеет структурные подразделения, находящиеся в удаленных от головной организации местах, то передача денежных средств может осуществляться следующими способами:

• Денежные средства перечисляются на счет в банке. Кассир структурного подразделения получает денежные средства и приходует их в кассу структурного подразделения.

• Денежные средства для выплаты заработной платы перечисляются на банковские карточки работников структурного подразделения;
• Денежные средства перевозятся уполномоченными лицами. В данном случае должна быть обеспечена надлежащая охрана, которая будет сопровождать уполномоченного представителя. Поскольку этот вариант не дает полной гарантии сохранности денежных средств его применение нецелесообразно.
• Инкассация – перевоз денежных средств специальными организациями.

3. Ведется одна или несколько кассовых книг у организации и подразделений;

4. Какие операции проводятся через кассу (расчеты с подотчетными лицами, расчеты с персоналом по оплате труда, расчеты с покупателями и заказчиками, расчеты с поставщиками и подрядчиками и т.п.);
5. Сколько расчетных счетов у организации;
6. Осуществляются ли расчеты с использованием иностранных валют и сколько валютных счетов у организации;

После проведения предварительной экспертизы аудиторская организация определяет объем операций, осуществляемых по кассе организации, а затем метод проверки: сплошной или выборочный.

 

ГЛАВА 2 АУДИТ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ

Прежде чем приступить к процедуре аудиторской проверки, целесообразно рассмотреть порядок ведения бухгалтерского учета наличных денежных средств организации.

2.1. Синтетический  и аналитический учет денежных  средств в кассе.

Счет 50 «Касса» предназначен для обобщения информации о наличии  и движении денежных средств в кассах организации.

К счету 50 «Касса» могут  быть открыты субсчета:

50-1 «Касса организации»;

50-2 «Операционная касса»;

50-3 «Денежные документы»  и др.

На субсчете 50-1 «Касса организации» учитываются денежные средства в кассе организации. Когда организация производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 «Касса» должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.

На субсчете 50-2 «Операционная  касса» учитывается наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и т.п. Он открывается организациями (в частности, организациями транспорта и связи) при необходимости.

На субсчете 50-3 «Денежные  документы» учитываются находящиеся  в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы учитываются на счете 50 «Касса» в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.

По дебету счета 50 «Касса»  отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации. По кредиту счета 50 «Касса» отражается выплата денежных средств и выдача денежных документов из кассы организации.

Кассовые операции записываются по кредиту счета 50 и отражаются в журнале-ордере №1. Обороты по дебету этого счета записываются в разных журналах-ордерах и, кроме того, контролируются ведомостью №1. Основанием для заполнения журнала-ордера №1 и в ведомости №1 служат отчеты кассира. Каждому отчету в регистре отводится одна строка независимо от периода, за который составлен кассовый отчет. Количество занятых строк в журнале-ордере и в ведомости должно соответствовать количеству сданных кассиром отчетов.

При ведении бухгалтерского учета с использованием программных  продуктов регистрация приходных  и расходных кассовых документов осуществляться с применением средств вычислительной техники. При этом в машинограмме «Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров», составляемой за соответствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета движения денежных средств по целевому назначению.

Ведение кассовых операций оформляется следующими проводками:

1. дебет счета 50 «Касса» - кредит счета 90 « Продажи» - на сумму полученной выручки от реализации продукции, работ или услуг основного производства (по обычным видам деятельности);
2. дебет счета 50 «Касса» - кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы» - на сумму полученных прочих доходов (включая реализацию прочего имущества и выручку от реализации продукции (работ, услуг), не относящихся к обычным видам деятельности);
3. дебет счета 50 «Касса» - кредит счета 51 «Расчетные счета» - на сумму денежных средств, полученных с расчетного счета и оприходованных в кассе;
4. дебет счета 50 «Касса» - кредит счета 75 «Расчеты с учредителями» - на сумму наличных денежных средств, полученных в качестве вклада в уставный (складочный) капитал организации;
5. дебет счета 50 «Касса» - кредит счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» - на сумму полученных авансов (под поставку товаров или продукции, выполнение работ или оказание услуг);
6. дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» - кредит счета 50 «Касса» - на сумму произведенных выплат, начисленных работникам организации (оплата труда, премии, и т.п.);
7. дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - кредит счета 50 «Касса» - на сумму денежных средств, выданных подотчетному лицу;
8. дебет счета 51 «Расчетный счет» - кредит счета 50 «Касса» - на сумму сверхлимитного остатка наличных денег, сданных по объявлению в кредитное учреждение;
9. дебет счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - кредит счета 50 «Касса» - на сумму выданных авансов под приобретение продукции, оплату выполненных работ или оказанных услуг (от выдачи денег под отчет отличается тем, что аванс передается в кассу организации-поставщика).

Кроме того, на счете 50 отражается приобретение за наличный расчет различных  денежных документов (почтовых марок, марок госпошлины, вексельных марок, оплаченных авиабилетов, путевок в  дома отдыха и др.), а также выбытие  денежных документов.

В том случае, когда денежные документы приобретаются кассиром (что является весьма распространенной практикой), в учете делается проводка:

Дебет счета 50 «Касса», субсчет «Денежные документы» - кредит счета 50 «Касса» - на сумму денежных документов, приобретенных за наличный расчет.

При выбытии денежных документов кредитуется счет 50 «Касса»  и дебетуется счет учета источников возмещения затрат. Например:

1. дебет счета 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» - кредит счета 50 «Касса» - на сумму стоимости путевок в оздоровительные учреждения, оплачиваемых за счет чистой прибыли организации;
2. дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы» кредит счета 50 «Касса» - на сумму стоимости почтовых марок, использованных для пересылки корреспонденции.

Если почтовые марки выдаются должностным лицам (например, секретарю или офис-менеджеру) для постепенного использования, в учете такая выдача оформляется, как выдача подотчетных сумм: дебет счета 71«Расчеты с подотчетными лицами» - кредит счета 5 «Касса», а на общехозяйственные расходы стоимость марок списывается по мере использования: дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы» - кредит счета 71«Расчеты с подотчетными лицами».

2.2. Программа  проведения проверки кассовых  операций.

Аудиторская проверка кассовых операций может быть организована в такой последовательности:

• инвентаризация кассы и обследование условий хранения денежных средств;
• проверка наличия и качества составления внутренних распорядительных документов (учетная политика, право подписи первичных документов, перечень подотчетных лиц и т.п.);
• проверка правильности документального оформления операций;
• проверка полноты и своевременности оприходования денежных средств;
• аудиторская проверка правильности списания денег;
• проверка соблюдения кассовой дисциплины;
• проверка правильности отражения операций на счетах бухгалтерского учета;
• оформление результатов проверки.

При составлении программы  проверки следует оценить эффективность  внутреннего контроля за движением  и сохранностью денежных средств  и других ценностей в кассе  организации. С помощью тестирования аудитор дает предварительную оценку соблюдения в организации кассовой дисциплины, выявляет наиболее уязвимые участки, планирует состав основных контрольных процедур, определяет особенности ведения учета в организации. О недостаточной эффективности внутреннего контроля могут свидетельствовать такие факты:

- отсутствие в организации  постоянно действующей системы  проведения внезапных ревизий  (инвентаризаций) кассы;

- наличие признаков  формального проведения ревизий  кассы (например, одни и те же лица в ревизионной комиссии);

- отсутствие в организации  приказа руководителя, устанавливающего  периодичность проверок кассы;

- отсутствие в штате  кассира, когда эти функции  возложены на другого работника  без письменного распоряжения  руководителя организации;

- отсутствие договора  о полной материальной ответственности  с кассиром;

- предоставление права  подписи приходных и расходных  кассовых ордеров другим лицам  помимо руководителя организации  и главного бухгалтера, не отраженное  распоряжением руководителя организации.

Низкая оценка эффективности  внутреннего контроля потребует  увеличения объемов аудита и усиления внимания к данному участку проверки.

Составляется примерный  перечень вопросов для определения  качества внутреннего контроля в  организации:

1. Хранятся ли деньги в несгораемом сейфе?
2. Имеется ли сигнализация в помещении кассы?
3. Заключен ли договор с вневедомственной охраной?
4. Сопровождает ли охрана кассира при получении им денег в банке?
5. Имеются ли вторые ключи от сейфа у руководителя предприятия? (где и у кого хранятся дубликаты ключей)
6. Инкассируется ли данная организация?
7. Снимаются ли остатки денежных средств ежеквартально?
8. Проводятся ли внезапные проверки в кассе?
9. Присутствует ли главный бухгалтер при снятии остатков в кассе?
10. Проверяет ли отчеты кассира главный бухгалтер?
11. Снимаются ли остатки денежных средств в кассе на конец года?
12. Регистрируются ли приходные документы в журналах?
13. Присваивает ли кассир номера приходным и расходным документам денежных средств?
14. Составляет ли кассир приходные и расходные документы денежных средств?
15. Производятся ли записи в отчете кассира: ежедневно или по мере накопления документов?
16. Кроме денежных средств в кассе хранятся ли: бланки облигаций, акций, путевок в д\о и санаторий?
17. По движению валютных средств в кассе составляются ли отдельные отчеты?
18. Вся ли сдается в банк выручка поступившая в кассу?
19. Практикуется ли получение денег от клиента, работников за товары, услуги другими лицами (минуя кассира)?
20. Нужны ли две подписи на документах отражающих выдачу денег из кассы?
21. Практикуется ли выдача денег из кассы за одной подписью (руководителя, главного бухгалтера)?
22. Разработана ли (по дебету, кредиту счета 50) наиболее характерная корреспонденция счетов хозяйственных операций, типичных для данного предприятия?
23. Сверяет ли бухгалтер данные ведомости по реализации материальных ценностей, работ, услуг с данными денежных средств, поступившими в кассу?
24. Датируется ли приходные, расходные, кассовые документы в журнале регистрации по дате, указанных в них?
25. Сдает ли кассир в бухгалтерию ежедневно кассовые отчеты?
26. Проверить операции по счету 57;
27. Проверить оприходование сумм (остатков) на счета в банке;
28. Проверить операции по приобретению и выдаче путевок (источник приобретения, невозмещаемая часть, полнота объема поступления в кассу средств за путевки);
29. Получить перечень денежных документов и сверить его с данными главной книги.