Разработка автоматизированной системы контроля и реализации товара для автосалона ИП Волков

Введение

С развитием компьютерных технологий появилась возможность автоматизировать процесс контроля за ремонтом и реализацией товара для автосалона ИП «Волков А.М.». В связи с этим появилась идея создания программного продукта направленного на автоматизацию этого процесса, а именно настроить контроль работ проведенных в автомастерской и товара который будет продаваться клиентам. Данный программный продукт позволяет хранить информацию о всех автомобилях обслуживающихся в автосервисе и всех товаров проданных клиентом, а так же будет выдавать отчет о заказах – нарядах и остатков товара на складе.

Большое значение имеет определение критериев и показателей компьютеризации этого процесса. Только с их помощью можно дать ответ на вопрос об экономической эффективности автоматизированного учета выписки заявок, а также практически выработать рекомендации для практики научного управления этим процессом.

В наиболее общем виде задачу компьютеризации процесса работы с клиентом можно рассматривать как составную часть более общей задачи - формирование специалиста с соответствующей теоретической и практической подготовкой по конкретной специальности. Решение этой задачи связано с решением целого ряда более конкретных и локальных задач.

В настоящее время обработка электронных документов стала неотъемлемой частью рабочего процесса. Электронный документооборот позволил значительно сократить необходимое физическое пространство для хранения материалов, журналов, отчетов, а также сократить рабочее время, затрачиваемое на учет и контроль за документацией предприятий, при этом значительно повысить качество и скорость обработки информации.

Базы данных, вне всякого сомнения, занимают лидирующее положение в области информационных технологий, а развитие систем управления этими процессами идет по пути интеграции в единое целое, и огромным шагом к этому является использование автоматизированных рабочих мест системы 1С: Предприятия.

Поэтому данный модуль будет написан добавлением к программному продукту 1С: Предприятие «Оперативный учет» с использованием:

−      Языка программирования 1С (создание таблиц, документов, отчетов);

− Интегрированной оболочки компоненты «Оперативный учет».

Данный программный продукт можно использовать на базе Windows 9X/2000/Me/ XP.

1. Постановка задачи

банковская система казахстан

Целью дипломного проекта является написание автоматизированной информационной системы «Контроль и реализация товара для автосалона» для Индивидуального предпринимателя «Волков А.М.». Разработанная автоматизированная систем должна иметь возможность функционировать на нескольких компьютерах в сети. База данных должна отвечать следующим требованиям:

- непротиворечивость;

- не избыточность;

- целостность.

В разрабатываемом приложении должны быть предусмотрены, следующие функции:

- возможность добавления справочных данных об автомобилях, заказчиках;

-         возможность добавления видов товара и типов работ;

-         возможность создания документов заказ - наряд;

-         создание отчет заказ-наряд для контроля над действиями механиков;

-         создание и вывод на печать отчетов по остаткам товара;

Пользовательское приложение создать в среде объектно-ориентированного программирования с использованием языка программирования 1С и интегрированной среды «Оперативный учет».

Данный программный продукт должен работать в операционной системе Windows 2000 или Windows XP.

2. Анализ предметной области

2.1 Организационная структура ИП «Волков А.М.»

ИП «Волков А.М.» – юридическое лицо, имеет зарегистрированный товарный знак, фирменный знак, расчетный и иные счета в рублях и иностранной валюте в учреждениях банков. ИП «Волков А.М.» имеет в своем составе администрацию, бухгалтерию, отдел маркетинга и менеджмента, гараж, 4 мастерские, магазин и хозяйственную часть.

Общее руководство предприятием осуществляет Генеральный директор. В его подчинении находятся Заместитель директора по маркетингу и сбыту и Заместитель директора по экономике и финансам.

Непосредственное управление ИП «Волков А.М.» осуществляет Генеральный директор.

Основными подразделениями, обеспечивающими деятельность индивидуального предпринимателя, являются:

1)    бухгалтерия и финансово - экономический отдел (БиФЭО);

2)    плановый отдел;

3)    отдел кадров;

4)    отдел менеджмента;

5)    отдел маркетинга;

7)     снабженческо-сбытовая служба;

8)     гараж.

9)     мастерские

10) магазин

Одним из ключевых подразделений ИП «Волков А.М.» является отдел менеджмента, руководствующееся в своей деятельности решениями заместителя директора по экономике и финансам.

На отдел менеджмента, возглавляемый старшим менеджером, возлагаются организация принятия заказа от клиента на ремонт автомобиля с привлечением к нему товаров из магазина, своевременная оплата и отгрузка товаров. Менеджеру необходимо отслеживать состояние заказов и остатки товара на складах. Выполнение этих функций предопределяет выделение отдела менеджмента предприятия в самостоятельное структурное подразделение аппарата управления. Оно не может быть включено в какой-либо другой орган управления и подчиняется непосредственно заместителю директора по экономике и финансам. Важнейшим условием эффективной работы отдела менеджмента является правильное построение его структуры.

В отделе менеджмента предприятия применяется предметное разделение учетного труда, исходящее из принципа обособленности выполняемых работ или операций при котором весь определенный цикл совершает от начала до конца один работник или определенная часть аппарата данного подразделения.

Достоинством предметного разделения труда является приближение учетного аппарата к объектам учета, вследствие чего увеличиваются знания о характере закрепленного за работником (группой работников) участка работы, персональная ответственность за выполнение обязанностей и т. д.

В отделе менеджмента ИП «Волков А.М.» круг объектов учета достаточно широк, каждую функцию выполняет один - три человека, поэтому в его составе отсутствует разделение на отделы, но все они подчиняются старшему менеджеру.

Основные функции отдела менеджмента:

1)     оформление заказов на проведение работ;

2)     расчет за проведенные работы и отгрузки товаров;

3)     составление отчета о заказах и оплатах этого заказа;

4)    составление отчета по остаткам товарах на складах.

2.2 Автоматизированная система централизованного управления ИП «Волков А.М.»

Переходя к вопросу об управлении предприятием, необходимо отметить, что существующая система управления ИП «Волков А.М.» относится к иерархическим многоуровневым структурам, а традиционный, сложившийся в рамках административной системы, подход к управлению заводом является централизованным, ориентированным на прямое управление хозяйственной и финансовой деятельностью подразделений со стороны предприятия в лице заместителя директора, БиФЭО и других подразделений. При таком управлении на каждом уровне иерархии управляющие элементы уровня принимают определенные решения, исходя из имеющихся ресурсов, локальных целей и достоверной информации, поступающей от элементов нижнего уровня. Для эффективного функционирования такой системы принятие решений необходимо осуществлять в соответствии с принципом делегирования полномочий, а взаимодействие верхнего и нижнего уровней управления должно производиться на основе принципов корректировки целей и корректировки побудительных мотивов.

Таким образом, централизованное управление ИП «Волков А.М.» базируется на следующих принципах:

1)    централизация управления, контроль за деятельностью структурных подразделений в решении стоящих перед ними задач;

2)    делегирование полномочий, предусматривающих для органовуправления подразделениями адекватность меры власти и меры ответственности;

3)    разделение нормативно-правовых и исполнительных властных функций;

4)    распределение по необходимости между функциональными подразделениями централизованных ресурсов.

Автоматизированная система централизованного управления предприятием (АСУ предприятием) предназначена для автоматизации финансовой, административно-хозяйственной деятельности ИП «Волков А.М.», а так же обеспечивает возможность оперативного поиска, обработки и представления руководству информации по основным видам деятельности.

Результатом использования АСУ явилось:

1)    повышение уровня автоматизации таких подразделений ИП «Волков А.М.» как отдел кадров, отдел менеджмента, бухгалтерия и финансово-экономический отдел;

2)    повышение исполнительской дисциплины и оперативностипринимаемых решений;

3)    ускорение обработки и упорядочение хранения информации поосновным направлениям деятельности;

4)    сокращение «бумажного» документооборота, сокращение объемарутинных работ по информационному поиску и оформлениюразличного рода документов.

Взаимодействие между подсистемами происходит с помощью доступа к общим базам данных и в некоторых случаях через документы (выходные документы одной подсистемы являются входными документами для другой).

В состав АСУ ИП «Волков А.М.» входят следующие подсистемы:

−           организационная структура;

−           автоматизация документооборота;

−           учет услуг;

−           учет заявок;

−           затраты на реализацию;

−           финансовый учет;

−           расчет заработной платы;

−           кадровый учет;

2.3             Подсистема «заказ–наряд»

Подсистема «заказ-наряд» предназначен для ведения исчерпывающей информации о проведениях работ, связанных с ремонтом автомобилей и продажей товаров для успешного ремонта. Должен производится контроль за исполнением заказа со стороны механиков и продавцов магазина за своевременным выполнением своих обязанностей, а также за отгрузкой товара со склад магазина.

В настоящей дипломной работе будет рассмотрена подсистема «заказ-наряд»

Данная подсистема выполняет следующие основные функции:

- оформление заказов на проведение работ;

- расчет за проведенные работы и отгрузки товаров;

- составление отчета о заказах и оплатах этого заказа;

- составление отчета по остаткам товара на складах.

2.4 Анализ деятельности отдела менеджмента

Документ «заказ-наряд» предназначен для оформления заказа на проведения работ и является документам, на основании которого производится оплата и отгрузка товара.

Основные реквизиты документа приведены в таблице 1.

Таблица 1- Реквизиты документа «заказ-наряд»