Разработка автоматизированной информационной системы учета особо контролируемых препаратов аптечной организации

Альтернативный путь -- просто упростить задачу, сократив документооборот за счет делегирования и децентрализации прав работы с документами. Однако децентрализация функций работы с документами, включая их учет и контроль, не только противоречит отечественным нормам и традициям, но и сегодняшним мировым тенденциям, поскольку ведет к снижению качества управления организацией в условиях роста масштабов и взаимосвязанности задач управления.

Автономные компьютеры на рабочих местах делопроизводителей или даже небольшие сети в канцеляриях  или секретариатах вышеперечисленных  проблем принципиально не решают, фактически они просто заменяют способ ведения картотеки или журнала.

Принципиальным же решением является компьютерная сеть, связывающая  компьютеры на рабочих местах в различных  подразделениях организации. В этом случае сведения о работе документами, вводимые с рабочих мест в подразделениях, могут автоматически собираться и накапливаться на сервере сети, формируя базу данных о состоянии  и истории документооборота организации.

Для организации такой  работы с использованием сети организации  разрабатываются специальные программы, называемые обычно системами автоматизации  делопроизводства и документооборота (АС ДОУ). Наиболее продвинутые из них  позволяют как отслеживать бумажный документооборот, так и организовать перемещение по сети и работу с электронными документами Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере. -- М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999, 208 с..

Чем большее число рабочих  мест, связанных с обработкой документов, охватывает такая система, тем эффективнее  осуществляется управление. Желательно, чтобы система доходила хотя бы до каждого структурного подразделения, в котором осуществляется учет и  контроль. В идеале же она должна охватывать все рабочие места  сотрудников, осуществляющих собственно работу с документами. В этом случае при минимизации трудозатрат  делопроизводственного персонала  обеспечивается полный контроль над  документационной деятельностью организации  в реальном масштабе времени.

Деятельность предприятия  будет эффективной только при  наличии общей информационной системы, объединяющей управление финансами, персоналом, снабжением, сбытом и производством. Таким образом, задача компании, специализирующейся в области информационного обеспечения  бизнес-процессов, заключается в  создании и внедрении комплексных  систем управления, которые позволят заказчику перейти к интегрированным  системам, обеспечат работу в едином информационном пространстве и предоставят  необходимую информацию для планирования и прогнозирования, анализа и  принятия управленческих решений.

Информационная технология базируется и зависит от технического, программного, информационного, методического  и организационного обеспечения.

Техническое обеспечение - это  персональный компьютер, оргтехника, линии  связи, оборудование сетей. Вид информационной технологии, зависящий от технической  оснащенности (ручной, автоматизированный, удаленный) влияет на сбор, обработку  и передачу информации. Развитие вычислительной техники не стоит на месте. Становясь  более мощными, персональные компьютеры одновременно становятся менее дорогими и, следовательно, доступными для широкого круга пользователей. Компьютеры оснащаются встроенными коммуникационными  возможностями скоростными модемами, большими объемами памяти, сканерами, устройствами распознавания голоса и рукописного текста.

Программное обеспечение, находящееся  в прямой зависимости от технического и информационного обеспечения, реализует функции накопления, обработки, анализа, хранения, интерфейса с компьютером.

Информационное обеспечение - совокупность данных, представленных в определенной форме для компьютерной обработки.

В современных условиях развития рыночных отношений управленческая деятельность является, пожалуй, одним  из важнейших факторов функционирования фирм. Эта деятельность постоянно  совершенствуется в соответствии с  объективными требованиями производства и реализации товаров, повышением роли потребителя в формировании технико-экономических  и других параметров продукции, усложнением  хозяйственных связей. И, конечно  же, большую роль в этих условиях играют внедрение прогрессивных  методов современной информационной технологии управления, изменение организационных  форм и структуры фирмы, повышения  значения транснациональных корпораций в международных хозяйственных  связях.

Современная информационная технология управления фирмой является процессом, состоящим из четко регламентированных правил выполнения операций над информацией  в информационной системе экономического объекта для принятия оптимального управленческого решения, которое  связано с основной функцией любого предприятия - выпуском готовой продукции  с целью получения экономических  результатов от реализации этой продукции.

1.4.3. Обособление проектных  решений по программному обеспечению  комплекса задач

Разрабатываемое программное  обеспечение предназначено для  установки на компьютеры клиентов фармацевтической компании «Катрен», с помощью которого они смогут получить свежую информацию о продукции и, сформировав заявку, отправить ее менеджерам компании.

 

При планировании автоматизации  системы заказа фармацевтических препаратов было решено оставить существующую структуру  передачи данных, что была раньше. Вследствие этого достаточно будет модифицировать только клиентское приложение, а серверную  программу можно оставить без  изменений, что позволит минимизировать затраты на автоматизацию системы  заказа в целом.

 

Разрабатываемая программа  должна обладать следующими функциями:

 

- получение прайс-листа  и его отображение;

 

- отправка заявок менеджеру  «Катрен»;

 

- возможность изменения  цен на препараты на основе  персональной скидки клиента;

 

- возможность печати прайс-листа  и отдельных заявок на принтер;

 

- экспорт прайс-листа как в текстовый формат, так и в формат Microsoft Excel;

2. ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ

2.1. Информационное обеспечение  комплексных задач

2.1.1. Инфологическая модель  и ее описание

Инфологическая или информационная модель (схема данных) и ее описание предполагает моделирование входных, промежуточных и результатных информационных массивов предметной области и их характеристика. Необходимо детально освятить как на основе входных документов и нормативно справочной информации происходит обработка с использованием массивов оперативной информации и  формирования выходных данных.

Рассмотрим схему информационных потоков данных (рис.6).

 Содержание потоков  данных расшифровывается в таблице  2 (входная информация) и таблице  3 (выходная информация).

Таблица 2

Входная информация

 

Код 

Наименование 

Отравитель-получатель 

Периодичность 

 

1 

Приходная накладная 

Головной офис-Подразделение 

1 раз в неделю 

 

2 

Прайс-лист 

Головной офис-Подразделение 

1 раз в неделю 

 

3 

Расходная накладная 

Подразделение-Покупатель 

При продаже 

 

4 

Счет 

Подразделение-Покупатель 

При покупке по безнал. расчету 

 

5 

Счет-фактура 

Подразделение-Покупатель 

При продаже 

 

6 

Квитанция ПКО 

Подразделение-Покупатель 

При покупке за нал. расчет 

 

7 

Расходная накладная 

Подразделение-Склад 

При продаже 

 

 

Таблица 3

Выходная информация

 

Код 

Наименование 

Отравитель-получатель 

Периодичность 

 

8 

Доверенность получ. товара 

Покупатель-подразделение-головной офис 

При покупке по безнал. расчету 

 

9 

Платежное поручение 

Покупатель-подразделение-подразделение 

Оплата за товар 

 

10 

Расходная накладная 

Склад-Подразделение 

При продаже 

 

11 

Отчетность 

Подразделение-головной офис 

2 раза в неделю 

 

 

2.1.2. Описание структуры  базы данных

При проектировании базы данных в первую очередь необходимо определить, что именно нужно хранить.

 

Рассмотрим атрибуты каждого  из этих пунктов.

 

Вся информация вводится через  экранную форму. Используется следующая  условно-постоянная информация.

 

Для решения поставленной задачи необходимо создать таблицы.

 

Kod_apteki 

Nazvanie 

Adres 

Telefon 

Faks 

 

1212 

ШАХ 

ул. Свердлова,47/5 

(8512) 54-75-87 

(8512) 54-75-67 

 

1313 

"Улыбка" 

ул. Кишинёвская,54 

(8512) 76-87-98 

(8512) 76-87-67 

 

1414 

"Доктор Айболит" 

ул. Коммунистическая,13 

(8512) 34-76-76 

(8512) 34-76-56 

 

 

 

Kod_Partii 

Kod_Proizvodstva 

Kod_Postavki 

Data_Izgotovleniy 

Srok_Godnosti 

 

100 

888 

878 

6.03.05 

1 год 

 

989 

777 

546 

7.09.05 

2 года 

 

999 

876 

555 

9.04.05 

1 год 

 

 

 

Kod_Partii 

Kod_Apteku 

Tabelnui_nomer 

Skidki 

Optovay_cena 

Roznichnay_cena 

Kollichestvo_postavki 

Data_postavki 

Nomer_dogovora 

Kod_postavki 

 

989 

1313 

6 

Оптовая 

8000 

9600 

250 

08.06.2005 

9262765 

546 

 

999 

1414 

8 

От объёма продаж 

6500 

8200 

250 

09.01.2005 

0880976 

876 

 

100 

1212 

5 

Сезонная 

2000 

2500 

50 

17.06.2005 

8838839 

878 

 

 

 

Kod_preparata 

Kod_tipa 

Nazvanie_preparata 

Himicheskoe_nazvanie 

Lekarstvennay_forma 

 

1001 

1 

Ацикловир 

Ацикловир (гидрокси) 

Таблеки по 200 мг в контурной ячейковой упаковке п 

 

1002 

2 

Ринзасип 

Ринзасип 

Порошок для приготовления  раствора 

 

1003 

3 

Ципролет 

Ципролет 

Блистер, содержащий 10 таблеток (250мг или 500мг) 

 

 

 

Kod_proizvoditely 

Nazvanie 

Adres 

Telefon 

Faks 

 

2221 

ОАО "Щелковский витаминный завод" 

Московская область, Щелково-1, ул. Фабричная,д.2 

(095) 933-48-62 

(095) 933-48-63 

 

2222 

"Юник Фармасьютикал Лабораториз" 

Москва 123242, ул. Садовая Курдинская,3 

(095) 254-75-79

 

условиях играют внедрение  прогрессивных методов современной  информационной технологии управления, изменение организационных форм и структуры фирмы, повышения  значения транснациональных корпораций в международных хозяйственных  связях.

Современная информационная технология управления фирмой является процессом, состоящим из четко регламентированных правил выполнения операций над информацией  в информационной системе экономического объекта для принятия оптимального управленческого решения, которое  связано с основной функцией любого предприятия - выпуском готовой продукции  с целью получения экономических  результатов от реализации этой продукции.

1.4.3. Обособление проектных  решений по программному обеспечению  комплекса задач

Разрабатываемое программное  обеспечение предназначено для  установки на компьютеры клиентов фармацевтической компании «Катрен», с помощью которого они смогут получить свежую информацию о продукции и, сформировав заявку, отправить ее менеджерам компании.

 

При планировании автоматизации  системы заказа фармацевтических препаратов было решено оставить существующую структуру  передачи данных, что была раньше. Вследствие этого достаточно будет модифицировать только клиентское приложение, а серверную  программу можно оставить без  изменений, что позволит минимизировать затраты на автоматизацию системы  заказа в целом.

 

Разрабатываемая программа  должна обладать следующими функциями:

 

- получение прайс-листа  и его отображение;

 

- отправка заявок менеджеру  «Катрен»;

 

- возможность изменения  цен на препараты на основе  персональной скидки клиента;

 

- возможность печати прайс-листа  и отдельных заявок на принтер;

 

- экспорт прайс-листа как в текстовый формат, так и в формат Microsoft Excel;

2. ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ

2.1. Информационное обеспечение  комплексных задач

2.1.1. Инфологическая модель  и ее описание

Инфологическая или информационная модель (схема данных) и ее описание предполагает моделирование входных, промежуточных и результатных информационных массивов предметной области и их характеристика. Необходимо детально освятить как на основе входных документов и нормативно справочной информации происходит обработка с использованием массивов оперативной информации и  формирования выходных данных.

Рассмотрим схему информационных потоков данных (рис.6).

 Содержание потоков  данных расшифровывается в таблице  2 (входная информация) и таблице  3 (выходная информация).

Таблица 2

Входная информация

 

Код 

Наименование 

Отравитель-получатель 

Периодичность 

 

1 

Приходная накладная 

Головной офис-Подразделение 

1 раз в неделю 

 

2 

Прайс-лист 

Головной офис-Подразделение 

1 раз в неделю 

 

3 

Расходная накладная 

Подразделение-Покупатель 

При продаже 

 

4 

Счет 

Подразделение-Покупатель 

При покупке по безнал. расчету 

 

5 

Счет-фактура 

Подразделение-Покупатель 

При продаже 

 

6 

Квитанция ПКО 

Подразделение-Покупатель 

При покупке за нал. расчет 

 

7 

Расходная накладная 

Подразделение-Склад 

При продаже 

 

 

Таблица 3

Выходная информация

 

Код 

Наименование 

Отравитель-получатель 

Периодичность 

 

8 

Доверенность получ. товара 

Покупатель-подразделение-головной офис 

При покупке по безнал. расчету 

 

9 

Платежное поручение 

Покупатель-подразделение-подразделение 

Оплата за товар 

 

10 

Расходная накладная 

Склад-Подразделение