Информационная система организации

Информационная система  и организация

Содержание.

 

1. Введение. Информационная система и организация.

2. Как организация воздействует  на информационную систему?

3. Влияние информационной  системы на организационную структуру.

4. Человеческий фактор  в управлении информационными  ресурсами.

5. Интеграция организаций  на базе информационных технологий.

6. Стратегическая роль  информационной технологии и  стратегия организации.

6.1. Стратегия организации  и информационная система.

6.2. Стратегические информационные  системы.

6.3. Информационная интенсивность.

6.4. получение конкурентного  преимущества.

6.5. Проблемы стратегического  управления в области информационных  систем.

7. Заключение.

8. Список литературы.

 

1. Введение. Информационная  система и организация.

 

Существует ряд основных вопросов, с которыми общество сталкивается постоянно: эффективность, конкуренция, безработица, качество жизни и т.д. Применение ИС – это один из путей  решения таких проблем, так как  технология радикально меняет и технологический  процесс, и окружающую среду. Однако не всегда можно предсказать последствия  применения ИС. Ввиду того, что все  части организации взаимосвязаны, изменение в одной части неизбежно  ведет к изменению в другой, поэтому факторы, влияющие на взаимодействие организации и ИС, включают в себя и политические, и структурные, и  культурные, и природные ресурсы  и т.д.

Взаимодействие информационной системы и организации обычно происходит на двух уровнях (кроме того, что оно может быть как положительным, так и отрицательным):

• микроуровне, который выражается во влиянии на отдельных индивидуумов и их работу, а также на работу отделов;
• макроуровне – на всю организацию, отрасль и общество в целом.

Мы должны понимать, что массовый потребитель не подготовлен  в современных экономических  условиях к восприятию информационных технологий и информационных систем как средства решения его важнейших  проблем в бизнесе. Современные  средства используются узкими группами лиц. При этом действуют две тенденции  в стоимостном аспекте функционирования информационной системы.

С одной стороны, развитие технологий снижает затраты на создание информационной системы. А с другой - стоимость информационного обслуживания растет в связи с высокой стоимостью квалифицированного труда.

 

2. Как организация  воздействует на информационную  систему?

 

Менеджеры решают вопросы  роли ИС в организации, кто и как  будет управлять ИС, прямо или  косвенно она будет воздействовать на решения.

Причины построения ИС можно  подразделить на два вида внешние (повышение  стоимости труда и других ресурсов, изменение политики государства) и  внутренние (организационная стратегия, культура, ценности).

Управленческие решения  по поводу роли ИСЧ в организации  обычно принимаются на основе экономической  и стратегической необходимости  ИС. Часто очень сложно подсчитать пользу от введения ИС в стоимостном  выражении, поэтому такое решение  особенно важно; кроме того, не всегда система работает так, как планировалось, причина чему – опять же влияние  организации.

Управленческие  решения относительно роли информационной системы.

Место ИС в организационной  структуре.

Управленцы должны решить, кто будет разрабатывать, устанавливать  и управлять ИС, которая для  своей корректной работы требует  специалистов, специальный отдел  в организации. Кроме того, важно  решить, кто будет конечным пользователем, решить вопрос о степени децентрализации  управления системой, кто отвечает за доступ к данным и их расположение.

Существует ряд решений, имеющих преимущества и недостатки. Одно из них – степень централизации. Это очень индивидуально. Возможно два подхода: централизованное и  децентрализованное расположение ИС.

Владение данными.

Вопрос об ответственности  за данные и авторство тесно связан с вопросом о том, где располагается  отдел ИС. При централизованном расположении значение данных хорошо осознается, они  защищаются, но иногда недоступны. Бизнесу  нужна информация, а не данные. Децентрализованный подход имеет свои проблемы. Функциональные отделы владеют различными данными, но существует множество вопросов безопасности и сохранности.

Структура отдела ИС может  быть самой различной в различных  организациях. В организации реально  существуют только те подотделы, которые  удовлетворяют деловым потребностям. Структура отдела ИС также зависит  от различных факторов, включая организационную  структуру, стратегию, степень децентрализации, авторство, культуру и т.д.

Отдел ИС может  быть подразделен на следующие подотделы:

• операционная группа, ответственная за работу и поддержку аппаратных средств и прикладного обеспечения, телекоммуникации и сети, состоящая из компьютерного оператора, обслуживающего персонала, специалиста по охране данных, системного программиста, системного аналитика, телекоммуникационного менеджера;
• группа создания приложений, которая отвечает за создание новых ИС, состоящая из программистов, системного аналитика, проектных менеджеров;
• центральная информационная группа, которая отвечает за поддержку конечных пользователей.

 

3. Влияние информационной  системы на организационную структуру.

 

В этом вопросе гораздо  больше теории, нежели реальных данных и приемлемых находок, поэтому мы здесь будем говорить не о тенденциях, а о предположениях, теоретических  моделях.

Первые исследования указывают  на то, что, прежде всего ИС сокращает  число менеджеров средней руки, так  как проанализированная информация может поступать уже непосредственно  главному менеджеру. Но современные  исследования критикуют эту теорию. Они говорят о том, что нельзя забывать о других функциях менеджеров, которые не могут управляться  ИС, и что подобное влияние –  это всего лишь одно из многих, и  говорить о нем как о тренде не имеет смысла. Теоретически ИС может  уменьшить средний уровень иерархии, но увеличивает при этом высший, улучшая обратную связь.

Другие теории говорят  о том, что ИС поставляет средним  менеджерам гораздо больше информации, ввиду чего они принимают более  важные решения и потребность  в низшем уровне иерархии отпадает. Результаты видны в структуре  типа бриллианта. Также есть социальные теории о малом влиянии ИС на менеджеров.

В любом случае внедрение  информационных технологий приводит к  изменению организационной структуры  предприятия в рамках подразделений, реализующих производства (производство, сборка, обработка и хранение материалов, хранение и обслуживание инструментов, контроль качества) и появлению новых  структурных подразделений, ответственных  за автоматизацию и интеграцию.

Одна из тенденций развития информационных технологий приводит к  ликвидации промежуточных звеньев  внутри предприятий и между ними. Это происходит потому, что информация является основным продуктом обмена при взаимоотношениях внутри предприятия, а также между предприятием и  поставщиком или потребителем. Она  является основным продуктом договора, сделки или усилий по координации  действий отдельных звеньев. В этом случае ликвидация промежуточных звеньев  является следствием внедрения информационных технологий, поскольку становятся ненужными  посредники между источником и получателем  информации. Это в свою очередь  приводит к изменению организационной  структуры предприятия. Ликвидируются  целые звенья, связанные с дополнительными  затратами. Появляются более простые  иерархические связи и более  широкие системы контроля.

При внедрении информационной технологии в организации необходимо выбрать одну из двух основных концепций, отражающих сложившиеся точки зрения на существующую структуру организации  и роль в ней компьютерной обработки  информации.

Первая концепция ориентируется  на существующую структуру организации. Информационная технология приспосабливается  к организационной структуре  и происходит лишь модернизация методов  работы. Коммуникации развиты слабо, рационализируются только рабочие  места. Функции распределяются между  техническими работниками и специалистами. Степень риска от внедрения новой  информационной технологии минимальна, так как затраты незначительны, и организационная структура  фирмы не меняется.

Основной недостаток такой  стратегии – необходимость непрерывных  изменений формы представления  информации, приспособленной к конкретным технологическим методам и техническим  средствам. Любое оперативное решение  «вязнет» на различных этапах информационной технологии.

К достоинствам стратегии  можно отнести минимальные степень  риска и затраты.

Вторая концепция ориентируется  на будущую структуру фирмы. Существующая структура будет модернизироваться.

Данная стратегия предполагает максимальное развитие коммуникаций и  разработку новых организационных  взаимосвязей. Продуктивность организационной  структуры фирмы возрастает, так  как рационально распределяются архивы данных, снижается объем циркулирующей  по системным каналам информации и достигается сбалансированность между решаемыми задачами.

К основным ее недостаткам  следует отнести:

• существенные затраты на первом этапе, связанные с разработкой общей концепции и обследованием всех подразделений фирмы;
• наличие психологической напряженности, вызванной предполагаемыми изменениями структуры фирмы и, как следствие, изменениями штатного расписания и должностных обязанностей.

Достоинствами данной стратегии являются:

• рационализация организационной структуры фирмы;
• максимальная занятость всех работников;
• высокий профессиональный уровень;
• интеграция профессиональных функций за счет использования компьютерных сетей.

Новая информационная технология в фирме должна быть такой, чтобы  уровни информации и подсистемы, ее обрабатывающие, связывались между  собой единым массивом информации. При этом предъявляются два требования. Во-первых, структура системы переработки  информации должна соответствовать  распределению полномочий в фирме. Во-вторых, информация внутри системы  должна функционировать так, чтобы  достаточно полно отражать уровни управления.

Централизация власти.

Существуют две тенденции  при установлении степени централизации. Первая тенденция – это централизация  власти. Часто в этом случае имеет  место и централизация принятия решений. Но существует также другая – современные ИС позволяют принимать  важные решения нижним уровням управления. В этом случае мы будем говорить о децентрализации принятия решений. Верхний слой управления делегирует больше ответственности среднему менеджменту, но оставляет за собой возможность  контроля. В этом случае мы видим  децентрализацию принятия решений  и централизацию контроля власти.

Изменение в формализации.

ИС может также повлиять на степень формализации организации. Здесь под формализацией понимается степень, в которой организация  зависит от формальных правил и уставов  операций. В неформальной организации  используется меньше правил и формальных процедур.

Использование ИС может повлиять во многих направлениях. Большинство  старых централизованных систем не являются гибкими. С другой стороны, использование  ИС приносит ряд преимуществ. В конце  концов, ввиду того, что маленькие  организации менее формальны, ИТ может уменьшить формализованность  путем уменьшения размеров организации.

4. Человеческий  фактор в управлении информационными  ресурсами.

 

Существует много причин отрицательного отношения людей  к нововведениям. Отрицательные  моменты внедрения новых информационных систем и технологий в том, что  отношение к ним изменяется в  зависимости от уровня знаний пользователя в области прикладных задач информационных технологий и от потенциальных возможностей сокращения непроизводственных организаций. Очень часто персонал не образован, не стимулирован, не готов. К тому же, внедрение информационных технологий часто разрушает неформальные связи.

Какие причины  влияют на углубление и расширение положительного восприятия информационных технологий?

Исследования показали, что  отношение к новым технологиям  изменяется в зависимости от двух факторов:

1. От уровня знаний пользователя  в области прикладных задач  информационных технологий (аналитики  хорошо воспринимают текстовые  и табличные процессоры, информационно-поисковые  системы и т.п. Малознакомые  области, например, видеоконференции  встречают плохо).

2. От потенциальных возможностей  сокращения непроизводительных  операций (работники, посещающие  большое число конференций, хорошо  воспринимают видеоконференции, так  как они экономят им время).

Служащие, проработавшие  в фирме много лет, менее образованные и занимающие небольшие посты, как  правило, самые невосприимчивые  к информационным технологиям. Возраст  отдельно от должности представляет собой наименее существенный фактор для восприятия информационных технологий.