Информационная система организации

Меры по созданию привлекательности внедрения информационных технологий.

К ним относятся:

• внедрение средств автоматизации, существенно сокращающее менее продуктивно затрачиваемое время, которое является источником самой большой неудовлетворенности интеллектуальных работников;
• привлечение будущих пользователей к выбору и созданию новых автоматизированных мест, учет их мнения;
• отказ от стремления к немедленному всеобщему одобрению новых средств и соответствующих перемещений персонала, которые могут привести к снижению уровня вспомогательных служб;
• внедрение в первую очередь легких прикладных задач с обязательным проведением интенсивного курса обучения будущих пользователей.

Результат внедрения информационных технологий – экономия времени специалистов. Единственный способ получения ощутимого  экономического эффекта от экономии времени – переориентация этого  времени на достижение конкретных целей  данного подразделения, определяемых общей стратегией фирмы.

Постепенность внедрения:

• Реализация первичной, базовой системы.
• Расширение круга пользователей.
• Увеличение числа прикладных задач.
• Интеграция.

Влияние ИС на работников.

ИС может вносить большие  изменения в содержание многих работ  и профессий в организации  и в задачи работников и менеджеров.

• К примеру, многие высококвалифицированные специалисты могут прекратить заниматься консультациями и заняться исследовательской и научной работой.
• Работники нижних уровней иерархии теперь могут выполнять работу, которой раньше занимались высшие слои организации.
• Создаются новые рабочие места.

Занятость.

Влияние компьютеров на занятость  и производительность непосредственно  связано с их использованием для  получения информации. Но важно помнить, что РС как создают новые рабочие  места для своего обслуживания, так  и сокращают множество других рабочих мест. И затраты на обучение или переобучение персонала определенным навыкам работы с компьютером  могут быть очень велики. Здесь  имеет место своего рода замкнутый  круг. Использование автоматизации  увеличивает производительность и  сокращает занятость, затем уменьшает  цены в определенный момент, а, следовательно, увеличивает спрос, что ведет  к созданию новых рабочих мест. Компьютерная технология постоянно  требует все более и более  квалифицированных работников.

Обучение.

Результатом нововведений является то, что большое количество людей  должны переобучаться, чтобы продолжать работать, все они по-разному к  этому относятся. Компании же, в свою очередь, тоже поступают различно. Одни тратят огромные суммы на переквалификацию кадров, а другие просто увольняют  всех неквалифицированных служащих и набирают новых работников с  необходимыми знаниями и навыками.

На отдельных  работников.

Мотивация личного развития.

Политика внутри организации и организация.

Центральная конструкция  политического анализа – это  власть. С политической точки зрения организация – это объединение  коалиций, которые борются за ресурсы. Власть же в этом случае определяется как возможность человека или  группы людей влиять на действия других. У власти очень много источников, таких, например, как награды, контроль за доступом к ресурсам и т.д.

Использование ИС влияет на власть в разных направлениях. Прежде всего, ИС влияет на доступ к информации, потенциально ценный ресурс. Понятно  также, что ИС сильно видоизменяет взаимоотношения  сотрудников и отдельных групп. Поэтому ИС может сильно увеличить  власть того, кто контролирует ИС.

Культура организации  и информационная система.

Культура организации  – это определенный свод занятий  о том, что должна производить  организация, где и для кого. Все  остальное – технология, ценности, нормы, публичные заявления и  т.д. – это все лишь следствия  из этой культуры. Организационная  культура гораздо более сильна, нежели ИТ. Большинство организаций делают все возможное, чтобы избежать изменений  в основных культурных установках, поэтому почти всегда ИТ подбирают  для поддержки культуры, а не наоборот. Организационные изменения занимают гораздо больше времени, чем технологические. Когда культурные установки перестают  соответствовать реальности, члены  этой культуры могут игнорировать реальность, отрицать ее, пытаться ее изменить для  соответствия культуре. Культура же меняется только тогда, когда умирает поддерживающая ее организация или к власти приходит противоположная группа, которая  все меняет.

Организационное сопротивление изменениям.

Ввиду того, что ИС потенциально изменяет структуру, культуру, политику и работу организации, существует значительное сопротивление со стороны организации.

1. Борьба за власть между различными группами. За доступ к ресурсам.
2. Значительное сопротивление служащих, которым необходимо учиться. Иногда большие боссы бояться учиться, так как это может повлиять на их статус в организации. Иногда это проблемы физического толка.

Это сопротивление приводит к сбоям многих систем. Поэтому  при планировании введения ИС необходимо оценить степень сопротивления.

 

5. Интеграция организаций  на базе информационных технологий.

 

Для большинства предприятий  перспективы для интеграции информационных технологий являются теорией. Сомнительные экономические выходы, зачаточное состояние  технологий, сложившиеся формы труда  и методов управления, которые  перевешивают возможные преимущества.

Существующие технические  и программные средства превратили в реальность концепцию автоматизированного  предприятия

Использование информационных технологий создает эксплуатационные проблемы, которые служат поводом  для отказа их использовать и осуществлять в них капитальные вложения.

Однако использование  интегрированных информационных технологий, на базе которых может быть полная автоматизация, является правильным и  единственным путем для большинства  разрозненных производителей и той  же движущей силой, которая обеспечила бы предприятиям конкурентоспособность  на мировом рынке.

Эффективность интегрированного на основе информационных технологий производства связана с низкими  производственными расходами, большим  разнообразием продукции и большей  гибкостью производства, большей  экономией в сфере обеспечения  производства, снижением накладных  расходов.

 

6. Стратегическая  роль информационной технологии  и стратегия организации.

6.1. Стратегия организации  и информационная система.

 

Нужно сказать, что любая  организация существует не изолированно, т.е. у нее есть конкуренты, партнеры, поставщики и покупатели. Может ли ИС повлиять на внешнюю сторону деятельности организации?

Суммируя многочисленные примеры, мы можем сказать, что ИС является источником конкурентного  преимущества. Конкурентные силы в  отрасли в связи с возможностями  информационных технологий и информационной системы показаны на рис. 1

 

Давление новых прибывших: могут  ли ИС/ИТ возвести входные барьеры

 

 

Соперничество между существующими  конкурентами: может ли ИС/ИТ изменить основу конкуренции

Давление товаров-заменителей: может ли ИС/ИТ генерировать новые  продукты или услуги

Торговая сила поставщиков: могут ли ИС/ИТ изменять торговую силу

Сила покупателей: может ли ИС/ИТ уменьшить силу покупателей

 

 

Рис. 1 Конкурентные силы в  отрасли в связи с возможностями  информационных технологий.

П. Кин (1991 г.) предложил  рассматривать использование ИС в организации по трем основным параметрам:

1. Платформа ИТ – это совокупность аппаратных, прикладных средств и стандартов, которые использует организация для построения ИС. Она влияет на спектр услуг и продуктов, которые фирма может предложить на своем месте в рыночной экономике.
2. Доступ к информации, который показывает, кто из внешних и внутренних пользователей может иметь доступ к информации через платформу ИТ организации.
3. Информационный спектр, показывающий информационные услуги, которые могут быть непосредственно получены через платформу ИТ организаций.

По мнению П. Кина, цель ИТ – стать вездесущей, т.е. доступной  для кого угодно, когда угодно и  с любой информацией, подобно  телефонной сети. Такое плавное соединение технологий и систем на сегодня не является реальностью. Недостаток в  хороших платформах, телекоммуникациях, узкий организационный взгляд на реальность и т.д. – это все  те препятствия, которые не позволяют  достичь цели и ограничивают ранг систем.

Требования ИТ-платформе, при соблюдении которых организация  может получить преимущества на рынке:

• Использует стандартные и повсеместно распространенные технологии;
• Обеспечивает телекоммуникационное сообщение между внешней средой и организацией;
• Разработана с акцентом на потребности, запросы и характеристики других организаций в этой рыночной нише;
• Можно создать возможность для получения рыночного преимущества.

6.2. Стратегические  информационные системы.

Говоря проще, такие системы  являются рычагами для применения в  бизнесе стратегий, которые используют информацию, обработку информации, коммуникации. Часто использование  телекоммуникаций является центральным  пунктом введения стратегических информационных систем (СИС).

ИС является стратегической, если она дает возможность для  сохранения или поддерживает изменения  в организации или сервисе  или способе соревнования в отрасли.

Главное в этом утверждении  – «дает возможность». ИТ должна быть использована как часть общего бизнес-плана, обычно для соответствия потребностям покупателей. Обычно конкурентное преимущество касается конкретного  рынка и конкретного продукта.

6.3. Информационная  интенсивность.

Для некоторых фирм огромный объем информации – неотъемлемая часть бизнеса. Информационная интенсивность  – это степень зависимости  продукта или фирмы от информации и ИТ. Страховые, банковские и другие организации являются фирмами с  высокой интенсивностью информации, и ИС всегда в них будут играть главную роль при применении стратегий.

6.4. Получение конкурентного  преимущества.

СИС может быть использована для получения конкурентного  преимущества. Организация может  использовать информационные системы  для изменения баланса власти между конкурентами, поставщиками, фирмами, производящими товары-заменители. Портер и Миллар (1985 г.) предложили модель, которая описала все эти конкурентные силы.

Философия информационного  деления является центральной для  получения конкурентного преимущества через информационную технологию. СИС  поддерживает коммуникации между работниками, клиентами, поставщиками и т.д. Но для  того, чтобы так происходило, необходимо, чтобы два изменения произошли  в организации:

• Информационная система должна быть открыта для внешних организации.
• Информация должна быть доступной для всех, кто в ней нуждается.

Очевидно, что такое распространение  информации основано на доверии, которое  должно быть частью организационной  системы ценностей. Для того, чтобы  быть эффективной, такая информация должна быть полезной, ценной и охраняемой. Покупатели не будут вводить заказы непосредственно в компьютер  Вашей системы, пока это не будет  означать, что цена ниже, доставка быстрее  или ряд преимуществ. Далее клиенты  полагают, что данные об их операциях  с Вашей организацией не будут  доступны для манипулирования и  анализа другим организациям.

В современной ситуации все  стремятся использовать стандартные  технологии, чтобы иметь связь (быть совместимыми) со всеми остальными. Это означает, что ключ к успеху в том, чтобы быть более смышлеными, используя ИТ методы, которые ведут  от силы и мощи к уникальным возможностям в организации.

 

6.5. Проблемы стратегического  управления в области информационных  систем.

В прошлом стратегия ИС во многих организациях представляла собой сумму существующих видов  деятельности и планов, которые в  свою очередь, появлялись чаще из развивающихся  снизу вверх систем, чем из последовательных бизнес-планов. Такой частичный подход к ИС привел к упущению различных  возможностей и неэффективному использованию  ресурсов. Успех или провал являлись результатом способности или  неспособности организации к  применению технологии для поддержки  обработки информации или информационных систем управления без потребности  к внесению изменений в бизнес или организацию. Тем не менее  сейчас ситуация изменилась.

Деловая стратегия организации  и стратегия в области информационных технологий связаны следующим образом.

 

Деловая стратегия