Разработка автоматизированной информационной системы учета особо контролируемых препаратов аптечной организации

На сервере электронное  письмо, с присоединенным к нему файлом-заявкой, складывается в почтовый ящик того филиала, которому оно предназначалось. В следующий сеанс связи, периодичность  которых задается филиалами самостоятельно (как правило, 15 минут), филиал забирает поступившую для него почту из почтового ящика. Движение данных от начала формирования прайс-листа до получения филиалом заявки было обобщено в таблицу:

Таблица 1

Движение потоков данных

 

Код 

Наименование потока 

Отправитель 

Получатель 

Вид доставки 

Форма представления 

 

1 

Информация о состоянии  склада 

Филиал 

Сервер головного офиса 

Internet, e-mail 

Электронное письмо 

 

2 

Прайс-лист 

Сервер головного офиса 

Клиент 

Internet, ftp 

Файл 

 

3 

Заявка 

Клиент 

Сервер головного офиса 

Internet, ftp 

Файл 

 

4 

Заявка 

Сервер головного офиса 

Филиал 

Internet, e-mail 

Электронное письмо 

 

 

1.4. Обоснование проектных  решений по автоматизированному  решению экономико-информационных  задач

1.4.1. Обоснование выбора  задач, входящих в комплекс

Данный курсовой проект ставит перед нами ряд задач, решение  которых позволит создать автоматизированную информационную систему управления и повысить эффективность работы организаций в целом:

- организовать технологию  сбора, передачи, обработки и выдачи  информации;

- выбрать программные  средства для обеспечения функционирования  информационной системы и для  решения заданного комплекса  задач;

- спроектировать информационное  обеспечение для информационной  системы;

- произвести экономическое  обоснование проекта.

Итак, необходимо спроектировать автоматизированную систему, обеспечивающую целесообразность решения задач  организационно-технологической подготовки отдела снабжения с ЭВМ, которая  определяется наличием технических  средств, персонала соответствующей  квалификации и необходимыми исходными  данными.

Основной причиной возникновения необходимости автоматизации существующей системы заказа явилось то, что она была введена в эксплуатацию довольно давно - в 1993 году, и почти не обновлялась. Это привело к тому, что данная система устарела. Объяснением данного факта является то, что в течении этого времени выросли объемы информации необходимые для передачи клиентам, устарел интерфейс клиентской программы «Клиент Склад», появилась возможность модифицировать систему заказов так, чтобы минимизировать расходы клиентов на телефонные услуги.

Программа «Клиент Склад» была разработана под операционную систему MSDOS, это на сегодняшний момент, привело к тому, что эта программа  не может печатать на некоторых современных  принтерах, не поддерживающих MSDOS. Такая  же ситуация и с модемами: многие современные модемы при комплектуются драйверами только для Windows, что создает проблемы при настройке связи в программе «Клиент Склад» - приходится искать и устанавливать драйвера для DOS.

Увеличилось количество информации, которое должна отображать программа  заказа - какие сертификаты соответствия и паспорта заводов-изготовителей  имеются по каждому препарату, но в силу некоторых структурных  ограничений существующей программы  это невозможно.

Довольно часто от клиентов поступают жалобы по поводу недостаточной  функциональности и неудобства работы с программой. Это отсутствие архива заявок, неудобная организация составления  заявки - чтобы заказать какое-либо количество препарата, нужно нажать Enter, ввести нужное количество, еще раз нажать Enter. У остальных поставщиков фармацевтических препаратов, достаточно просто ввести нужное количество препарата.

Доступ в Интернет осуществляется через центры доступа «Катрен». То есть компания покупает в разных городах, в основном это областные центры, доступ в Интернет у провайдеров. Что не совсем удобно в плане последующей  оплаты предоставленных услуг. К  тому же если клиент находится далеко от центра доступа, растут его расходы  на телефонные услуги, что не удовлетворяет  многих клиентов.

Таким образом, на основе всего  выше сказанного можно сделать вывод, что в компании «Катрен» необходима автоматизация системы заказа фармацевтических препаратов.

1.4.2. Обоснование необходимости  использования вычислительной техники  и создания АРМ для решения  данного комплекса задач

Источник причин большинства  проблем ДОУ - изначальное противоречие между требованием централизованного  управления документацией и децентрализованной технологией учета. Карточно-журнальный учет работы с документами ведется  автономно в каждом подразделении. При процедура выяснения состояния конкретного документа состоит в последовательном сборе данных о документе во всех точках его прохождения. Для того же, чтобы обеспечить эффективное централизованное управление по некоторой совокупности документов, необходимо оперативно вать и дублировать информацию из подразделений в центре. Это требует огромных накладных расходов: нужны строго регламентированные и трудоемкие технологии сбора и анализа распределенной информации, детально проработанные нормативно-методические документы и подготовленный персонал. Сегодня практически ни одна организация не может позволить себе в полном объеме поддерживать такие технологии.

Альтернативный путь -- просто упростить задачу, сократив документооборот за счет делегирования и децентрализации прав работы с документами. Однако децентрализация функций работы с документами, включая их учет и контроль, не только противоречит отечественным нормам и традициям, но и сегодняшним мировым тенденциям, поскольку ведет к снижению качества управления организацией в условиях роста масштабов и взаимосвязанности задач управления.

Автономные компьютеры на рабочих местах делопроизводителей или даже небольшие сети в канцеляриях  или секретариатах вышеперечисленных  проблем принципиально не решают, фактически они просто заменяют способ ведения картотеки или журнала.

Принципиальным же решением является компьютерная сеть, связывающая  компьютеры на рабочих местах в различных  подразделениях организации. В этом случае сведения о работе документами, вводимые с рабочих мест в подразделениях, могут автоматически собираться и накапливаться на сервере сети, формируя базу данных о состоянии  и истории документооборота организации.

Для организации такой  работы с использованием сети организации  разрабатываются специальные программы, называемые обычно системами автоматизации  делопроизводства и документооборота (АС ДОУ). Наиболее продвинутые из них  позволяют как отслеживать бумажный документооборот, так и организовать перемещение по сети и работу с электронными документами Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере. -- М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999, 208 с..

Чем большее число рабочих  мест, связанных с обработкой документов, охватывает такая система, тем эффективнее  осуществляется управление. Желательно, чтобы система доходила хотя бы до каждого структурного подразделения, в котором осуществляется учет и  контроль. В идеале же она должна охватывать все рабочие места  сотрудников, осуществляющих собственно работу с документами. В этом случае при минимизации трудозатрат  делопроизводственного персонала  обеспечивается полный контроль над  документационной деятельностью организации  в реальном масштабе времени.

Деятельность предприятия  будет эффективной только при  наличии общей информационной системы, объединяющей управление финансами, персоналом, снабжением, сбытом и производством. Таким образом, задача компании, специализирующейся в области информационного обеспечения  бизнес-процессов, заключается в  создании и внедрении комплексных  систем управления, которые позволят заказчику перейти к интегрированным  системам, обеспечат работу в едином информационном пространстве и предоставят  необходимую информацию для планирования и прогнозирования, анализа и  принятия управленческих решений.

Информационная технология базируется и зависит от технического, программного, информационного, методического  и организационного обеспечения.

Техническое обеспечение - это  персональный компьютер, оргтехника, линии  связи, оборудование сетей. Вид информационной технологии, зависящий от технической  оснащенности (ручной, автоматизированный, удаленный) влияет на сбор, обработку  и передачу информации. Развитие вычислительной техники не стоит на месте. Становясь  более мощными, персональные компьютеры одновременно становятся менее дорогими и, следовательно, доступными для широкого круга пользователей. Компьютеры оснащаются встроенными коммуникационными  возможностями скоростными модемами, большими объемами памяти, сканерами, устройствами распознавания голоса и рукописного текста.

Программное обеспечение, находящееся  в прямой зависимости от технического и информационного обеспечения, реализует функции накопления, обработки, анализа, хранения, интерфейса с компьютером.

Информационное обеспечение - совокупность данных, представленных в определенной форме для компьютерной обработки.

В современных условиях развития рыночных отношений управленческая деятельность является, пожалуй, одним  из важнейших факторов функционирования фирм. Эта деятельность постоянно  совершенствуется в соответствии с  объективными требованиями производства и реализации товаров, повышением роли потребителя в формировании технико-экономических  и других параметров продукции, усложнением  хозяйственных связей. И, конечно  же, большую роль в этих условиях играют внедрение прогрессивных  методов современной информационной технологии управления, изменение организационных  форм и структуры фирмы, повышения  значения транснациональных корпораций в международных хозяйственных  связях.

Современная информационная технология управления фирмой является процессом, состоящим из четко регламентированных правил выполнения операций над информацией  в информационной системе экономического объекта для принятия оптимального управленческого решения, которое  связано с основной функцией любого предприятия - выпуском готовой продукции  с целью получения экономических  результатов от реализации этой продукции.

1.4.3. Обособление проектных  решений по программному обеспечению  комплекса задач

Разрабатываемое программное  обеспечение предназначено для  установки на компьютеры клиентов фармацевтической компании «Катрен», с помощью которого они смогут получить свежую информацию о продукции и, сформировав заявку, отправить ее менеджерам компании.

 

При планировании автоматизации  системы заказа фармацевтических препаратов было решено оставить существующую структуру  передачи данных, что была раньше. Вследствие этого достаточно будет модифицировать только клиентское приложение, а серверную  программу можно оставить без  изменений, что позволит минимизировать затраты на автоматизацию системы  заказа в целом.

 

Разрабатываемая программа  должна обладать следующими функциями:

 

- получение прайс-листа  и его отображение;

 

- отправка заявок менеджеру  «Катрен»;

 

- возможность изменения  цен на препараты на основе  персональной скидки клиента;

 

- возможность печати прайс-листа  и отдельных заявок на принтер;

 

- экспорт прайс-листа как в текстовый формат, так и в формат Microsoft Excel;

2. ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ

2.1. Информационное обеспечение  комплексных задач

2.1.1. Инфологическая модель  и ее описание

Инфологическая или информационная модель (схема данных) и ее описание предполагает моделирование входных, промежуточных и результатных информационных массивов предметной области и их характеристика. Необходимо детально освятить как на основе входных документов и нормативно справочной информации происходит обработка с использованием массивов оперативной информации и  формирования выходных данных.

Рассмотрим схему информационных потоков данных (рис.6).

 Содержание потоков  данных расшифровывается в таблице  2 (входная информация) и таблице  3 (выходная информация).

Таблица 2

Входная информация

 

Код 

Наименование 

Отравитель-получатель 

Периодичность 

 

1 

Приходная накладная 

Головной офис-Подразделение 

1 раз в неделю 

 

2 

Прайс-лист 

Головной офис-Подразделение 

1 раз в неделю 

 

3 

Расходная накладная 

Подразделение-Покупатель 

При продаже 

 

4 

Счет 

Подразделение-Покупатель 

При покупке по безнал. расчету 

 

5 

Счет-фактура 

Подразделение-Покупатель 

При продаже 

 

6 

Квитанция ПКО 

Подразделение-Покупатель 

При покупке за нал. расчет 

 

7 

Расходная накладная 

Подразделение-Склад 

При продаже 

 

 

Таблица 3

Выходная информация

 

Код 

Наименование 

Отравитель-получатель< ...........

 

от клиентов поступают  жалобы по поводу недостаточной функциональности и неудобства работы с программой. Это отсутствие архива заявок, неудобная  организация составления заявки - чтобы заказать какое-либо количество препарата, нужно нажать Enter, ввести нужное количество, еще раз нажать Enter. У остальных поставщиков фармацевтических препаратов, достаточно просто ввести нужное количество препарата.

Доступ в Интернет осуществляется через центры доступа «Катрен». То есть компания покупает в разных городах, в основном это областные центры, доступ в Интернет у провайдеров. Что не совсем удобно в плане последующей  оплаты предоставленных услуг. К  тому же если клиент находится далеко от центра доступа, растут его расходы  на телефонные услуги, что не удовлетворяет  многих клиентов.

Таким образом, на основе всего  выше сказанного можно сделать вывод, что в компании «Катрен» необходима автоматизация системы заказа фармацевтических препаратов.

1.4.2. Обоснование необходимости  использования вычислительной техники  и создания АРМ для решения  данного комплекса задач

Источник причин большинства  проблем ДОУ - изначальное противоречие между требованием централизованного  управления документацией и децентрализованной технологией учета. Карточно-журнальный учет работы с документами ведется  автономно в каждом подразделении. При процедура выяснения состояния конкретного документа состоит в последовательном сборе данных о документе во всех точках его прохождения. Для того же, чтобы обеспечить эффективное централизованное управление по некоторой совокупности документов, необходимо оперативно вать и дублировать информацию из подразделений в центре. Это требует огромных накладных расходов: нужны строго регламентированные и трудоемкие технологии сбора и анализа распределенной информации, детально проработанные нормативно-методические документы и подготовленный персонал. Сегодня практически ни одна организация не может позволить себе в полном объеме поддерживать такие технологии.