Проектирование информационной системы по учету материалов

Расходы на содержание отдела снабжения  и заводских складов в себестоимость  материалов не включаются. Их относят  на общезаводские (общехозяйственные) расходы предприятия.

Для упрощения планирования и учета  материалов в денежном выражении  расходы, включаемые в их себестоимость, делят на две статьи (части): стоимость  материалов по оптовым ценам и  транспортно-заготовительные расходы.

Фактическую себестоимость материалов можно рассчитать только по окончании  месяца, когда бухгалтерия будет  иметь слагаемые этой себестоимости (платежные требования поставщиков  материалов, платежные требования за перевозку, за погрузочно-разгрузочные работы и прочие расходы). Движение же материалов происходит на предприятиях ежедневно, и документы на приход и расход материалов должны оформляться  своевременно, по мере совершения операций и находить отражение в учете. По этому появляется необходимость  использовать в текущем учете  твердые, заранее установленные  цены, называемые учетными. Ими могут  быть оптовые или плановые цены.

В случае использования в текущем  учете оптовых цен по окончании  месяца рассчитываются суммы и процент  транспортно заготовительных расходов для доведения их до фактической  себестоимости.

2.3 Необходимая документация по  учету движения материалов

Для учета движения материалов применяется  типовая учетная документация, отвечающая требованиям основных положений  по учету материалов и приспособленная  для автоматизированной обработки  информации. Количество экземпляров  выписываемых документов и их документооборот устанавливаются в зависимости от характера предприятий, особенностей организации производства, материально-технического снабжения и от системы организации учета. Количество экземпляров должно быть минимальным: при использовании ЭВМ — один экземпляр, а при ручной обработке — не более двух.

Поступление материалов на предприятие  контролирует в первую очередь отдел  снабжения, который следит за выполнением  поставщиками договорных обязательств, предъявляет им претензии по качеству и недостачам материалов, разыскивает  грузы, если они своевременно не прибыли  на предприятие.

Материалы на склад от местных и  иногородних поставщиков доставляет экспедитор отдела снабжения. Принимая грузы от транспортных организаций (железной дороги, пристани), экспедитор особое внимание уделяет состоянию  тары, пломб, а в случае их повреждений  требует проверки и сдачи груза. Если обнаружится недостача или  порча груза, составляется коммерческий акт на право предъявления претензий  к транспортной организации или  к поставщику.

В момент сдачи экспедитором материалов на склад материально ответственное  лицо (заведующий складом, кладовщик) проверяет  соответствие количества, качества и  ассортимента поступивших материалов документам поставщика. Одни из них  отражают количество отправленного  груза (спецификации, отвесы, накладные), другие — качество (сертификаты, удостоверения  и т.п.). При соответствии показателей  документов фактическому наличию материально  ответственное лицо выписывает приходный  ордер (ф. № М-З и М-4).

Различают документы однострочные, выписанные на отдельную номенклатурную позицию материалов, и многострочные  — на несколько номенклатурных позиций  материалов одновременно.

Акт о приемке материалов (приложение 1) применяется для оформления поступивших материальных ценностей без платежных документов и в случае расхождений (количественных и качественных) с данными сопроводительных документов. Акт составляется комиссией с обязательным участием представителя поставщика или представителя незаинтересованной организации, заведующего складом и представителя отдела снабжения предприятия. Комиссия назначается руководителем предприятия. Составляется акт в двух экземплярах: первый — передается в бухгалтерию предприятия как основание для бухгалтерских записей на счетах и расчета сумм недостач или излишков; второй — поступает в отдел снабжения для предъявления претензий поставщику или сообщения ему о представлении платежного требования на излишки. Наличие акта исключает выписку приходного ордера.

Приходные документы составляются в день поступления материалов. Приходные  ордера, накладные и акты содержат основные реквизиты: наименование поставщика, наименование материалов, их сорт, размер, количество, цену, сумму, подписи лиц, принявших и сдавших материалы.

Обособленно хранятся на складах материалы, подлежащие лабораторному анализу  и техническому осмотру, а также  материалы, принятые на ответственное  хранение. Приходные ордера на них  не выписываются, расходовать их не разрешается до выявления результатов  анализа. Их учет организуется в специальной  книге. Вначале регистрируют поступившие  материалы, находящиеся на лабораторном исследовании, а затем материалы, принятые на ответственное хранение. Ведение этой книги обеспечивает контроль за сохранностью социалистической собственности.

Кроме перечисленных документов, составляются накладные (приложение 2) при внутреннем перемещении материалов со склада на склад или при сдаче цехами на склад неиспользованных сэкономленных материалов или ценных отходов производства, отходов от брака продукции, от ликвидации основных средств, от выбытия из эксплуатации малоценных и быстроизнашивающихся предметов. Материально ответственные лица, сдающие материалы, выписывают накладные в двух экземплярах: один цеху для списания материалов, другой складу — для их оприходования.

Всякий сверхлимитный отпуск материалов на производство (возмещение брака, перерасход, перевыполнение производственной программы) или замена материалов оформляются  выпиской специального требования с  отметкой в нем кода причины и  виновника перерасхода. Отпуск в  этих случаях допускается только с разрешения директора предприятия, или главного инженера, или лиц, ими  уполномоченных.

Накладные (ф. № М-14 и М-15) применяются  для учета и оформления отпуска  материалов на сторону или хозяйствам своего предприятия, расположенным  за пределами его территории. Выписываются они отделом сбыта в трех экземплярах  на основании нарядов или договоров. При перевозке автотранспортом  материалов, отпущенных на сторону, выписывается товарно-транспортная накладная.

2.4 Учет материалов на складах  и его неразрывная связь с  учетом материалов в бухгалтерии

Порядок учета материалов на складах  и в бухгалтерии зависит от метода учета материалов. Метод предусматривает  порядок и последовательность ведения  учета материалов, виды учетных регистров, их количество, взаимосверку показателей.

Наиболее прогрессивным и рациональным методом учета материалов является бухгалтерский (сальдовый). Возможны также  количественно-суммовой метод и  с помощью отчетов материально  ответственных лиц.

Основные принципы оперативно-бухгалтерского метода следующие: оперативность и  бухгалтерская достоверность количественного  учета на складе при помощи карточек складского учета, которые ведутся  материально ответственными лицами; систематический контроль работников бухгалтерии непосредственно на складе за правильным и своевременным документированием операций по движению материалов и ведением складского учета материалов; предоставление бухгалтерам права проверки соответствия фактических остатков материалов в натуре данным текущего складского учета; осуществление бухгалтерией учета движения материалов только в денежном выражении по учетным ценам и по фактической себестоимости в разрезе групп материалов и мест их хранения, а при наличии ВУ — также в разрезе номенклатурных номеров; систематическое подтверждение (взаимосверка) данных складского и бухгалтерского учета путем сопоставления остатков материалов по данным складского (количественного) учета, оцененных по принятым, учетным ценам, с остатками материалов по данным бухгалтерского учета.

Оперативно-бухгалтерский метод  учета материалов предполагает ведение  на складах только количественно-сортового  учета движения материалов. Осуществляется он на карточках складского учета  материалов (приложение 3). Бухгалтерия открывает карточки на каждый номенклатурный номер материала и под расписку передает их заведующему складом. По мере поступления на склад материалов кладовщик выписывает приходный ордер или заменяющий его документ и регистрирует его в карточке складского учета материалов. На основании расходных документов (лимитно-заборных карт, требований, накладных) в карточке регистрируется расход материалов.

Разноска из лимитно-заборных карт в карточки складского учета материалов данных об отпуске может производиться  и по мере закрытия карт (если они  на одну позицию материалов), но не позднее 1-го числа следующего за отчетным месяца. В этом случае лимитные карты в  течение месяца хранятся вместе с  соответствующими карточками складского учета. Остаток в карточке выводится  после каждой записи. В обязанности  кладовщика входит запись учетных цен  в документы на приход и расход материалов и номер записи по складской  картотеке. В установленные графиком сроки кладовщик составляет реестры сдачи документов на приход и расход материалов (приложение 4) с указанием количества документов, их номеров и групп материалов, к которым они относятся. Бухгалтер материального отдела принимает от материально ответственного лица документы при реестрах непосредственно на складе, тщательно проверяет правильность отражения основных реквизитов документов в карточках складского учета (номенклатурный номер, количество, остаток) и заверяет проверку своей подписью, после чего карточка приобретает силу бухгалтерского регистра.

Работник бухгалтерии должен также  проводить на складах контрольные, выборочные проверки фактического наличия  остатков материалов, особенно дефицитных и дорогостоящих. О выявленных нарушениях в работе материально ответственных  лиц и по результатам выборочной проверки замечания вносятся в специальный  журнал склада и докладываются главному бухгалтеру предприятия.

По состоянию на первое число  каждого месяца материально ответственное  лицо переносит количественные остатки  из карточек в книгу учета остатков материалов (ведомость) ф. № М-20. Эта  книга открывается бухгалтерией на год по каждому складу. Хранится она в бухгалтерии и выдается кладовщику за день до окончания месяца, а второго-третьего числа следующего месяца он возвращает ее в бухгалтерию. В обязанность материально ответственного лица входит контроль за соответствием  фактических остатков по номенклатурным номерам, установленным нормам запасов (максимум, минимум) и сообщение об отклонениях отделу снабжения предприятия.

2.5 Синтетический учет материалов

Приведенная ранее классификация  материалов по их назначению и применению в производственном процессе будет  использована бухгалтерией предприятия  для организации синтетического учета.

Каждая группа материалов учитывается  на соответствующем счете или  субсчете. В плане счетов бухгалтерского учета с этой целью предусмотрены  следующие счета и субсчета.

Материалы, принятые на ответственное  хранение и в переработку, учитываются  за балансом на счете 002 “Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное  хранение”.

Балансовые счета материалов (05, Об, 08,12) — активные, характеризуют  состав хозяйственных средств предприятия.

Учет материалов ведется в денежном выражении с обязательной систематической  инвентаризацией (проверкой) фактического наличия их по местам хранения. Остатки  ценностей и их приход записываются по дебету счетов, а расход, отпуск —  по кредиту в суммах фактической  себестоимости.

Материальные ценности поступают  на склад не только от поставщиков, но и от подотчетных лиц (хозяйственные  и канцелярские товары) , от своих  и вспомогательных производств, изготовляющих для собственных  нужд инструменты, специальные штампы, приспособления. Кроме того, приходуются  на склад как поступления сэкономленные  цехами сырье, материалы, отходы производства, от брака продукции, от ликвидации основных средств и выбытия малоценных и быстроизнашивающихся предметов.

Учет и контроль за расходованием  товарно-материальных ценностей —  одна из важных задач бухгалтерского учета.

Все первичные документы на расход и отпуск материалов группируются бухгалтерией в разрезе синтетических счетов, субсчетов, мест использования и направления затрат. В течение отчетного месяца их движение учитывается по учетным ценам, а по окончании месяца после расчета процентов и сумм транспортно-заготовительных расходов или отклонений фактической себестоимости от плановых цен эта стоимость доводится до фактической себестоимости. Таким образом, данные, образующие фактическую себестоимость поступивших материалов, в бухгалтерском учете отражаются в разных журналах-ордерах (№ 1,3,6,7,10/1,13), а суммируются в Главной книге. Фактическую себестоимость израсходованных и отпущенных на сторону материалов записывают в журналах-ордерах № 10 и 10/1 и в Главной книге.

2.6 Учёт материалов на  ЗАО  ТВКЗ «KVINT»

Эффективность деятельности предприятия  во многом зависит от правильного  определения потребности в материалах. Оптимальная обеспеченность материалами  ведет к минимизации затрат, улучшению  финансовых результатов, к ритмичности  и слаженности работы предприятия. Завышение материалов ведет к  замораживанию и омертвлению  ресурсов. Кроме всего прочего, это  дорого обходится предприятию, поскольку  возникают дополнительные затраты  на хранение и складирование, на уплату налога на имущество. Занижение материалов может привести к перебоям в производстве и реализации продукции, к несвоевременному выполнению предприятием своих обязательств. И в том и в другом случае следствием является неустойчивое финансовое состояние, нерациональное использованием ресурсов, ведущее к потере выгоды.