Проектирование информационной системы

Факультет дистанционного обучения

Томский государственный  университет 

систем  управления и радиоэлектроники (ТУСУР)  

Кафедра Автоматизированных систем управления (АСУ) 
 
 
 
 
 
 

Пояснительная записка к курсовому проекту  по дисциплине

«Проектирование информационных систем» 
 
 
 
 
 
 
 

 

Содержание 
 
 

     Этап 1. Описание предметной области

     Фотоцентр занимается оказанием фотоуслуг  и продажей различных фототоваров. Фотоцентром руководит директор. У него в подчинении находятся следующие сотрудники:

• замдиректора,
• главный бухгалтер,
• бухгалтер,
• администратор-кассир,
• продавец (2 чел.),
• фотограф (3 чел.),
• заведующий складом,
• кассир,
• уборщица,
• водитель.

     Директор  определяет общее направление деятельности фотоцентра и следит за работой всех подчиненных. Замдиректора планирует  закупки необходимых материалов, продажи различных фототоваров. С клиентом работает администратор-кассир, он принимает заказы от клиента, получает оплату за предоставленные услуги. Фотограф занимается фотосъемкой, проявкой фотопленки клиента, реставрацией фотографий, выезжает на дом к клиенту. Продавцы торгового зала занимаются продажей фототоваров, печатью фотографий с пленки клиента. Заведующий складом выдает материалы в торговый зал и фотостудию, делает заказ зам. директора на поставку необходимых материалов, занимается утилизацией вредных веществ через соответствующие предприятия. За экономическую составляющую организации отвечает бухгалтерия в соответствии с инструкциями замдиректора. За чистотой в фотоцентре следит уборщица. Водитель возит фотографа к заказчику на дом. Иерархия персонала фотоцентра представлена на рисунке 1.1.

 

Рисунок 1.1 – Организационная схема фотоцентра 
 
 

     Этап  2. Создание функциональной модели

     Администратор-кассир принимает заказ от клиента лично, либо по телефону. Если клиент находится в фотоцентре, то после оплаты клиентом услуг фотограф выполняет заказ. Если заказ был сделан по телефону, то фотограф выезжает на дом к клиенту. После чего  происходит подсчет окончательной стоимости заказа. При получении заказа клиент производит полный расчет за заказ, что фиксируется на кассе. Также клиент может просто купить сопутствующие фототовары, проявить фотопленку, либо напечатать фотографии со своей пленки непосредственно в торговом зале, оплатив покупку или услугу в кассе. Старший продавец получает товары со склада. В конце рабочего дня кассиром и администратором-кассиром в бухгалтерию сдается кассовый отчет. Фотографы получают необходимые материалы на складе и сдают отработанные материалы для последующей их утилизации на предприятии по утилизации вредных веществ. Зам. директора на основании заявки со склада заказывает необходимые материалы у поставщика. По результатам своей деятельности бухгалтерия фотоцентра производит отчисления в налоговые органы и предоставляет отчетность в органы государственной статистики. Функциональная схема предприятия представлена на рисунке 2.1. 
 

 

     

       
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Рисунок 2.1 – Функциональная модель фотоцентра 
 
 
 

 

     

     Этап  3. Создание Информационной модели

     Клиент  устно делает заявку администратору на выполнение услуги. Если заказ делается по телефону, то администратор формирует заявку и отправляет фотографа на выезд клиенту. На месте фотограф выполняет заказ, выписывает акт выполненных работ, который клиент должен подписать. Подписанный акт фотограф сдает администратору. При получении выполненного заказа клиент оплачивает заказ у кассира. Если клиент делает заявку на выполнение услуг лично в фотоцентре, администратор заполняет акт выполненных работ, после его оплаты, клиент проходит в фотостудию. Если клиент желает приобрести товар в торговом зале или получить услугу (проявка фотопленки, печать фотографий), то он проходит в торговый зал, продавец заполняет акт выполненных работ, который клиент оплачивает в кассе. В конце рабочего дня кассир сдает в бухгалтерию кассовый отчет о продажах. В заказ товаров поставщику на приобретение товаров входит договор и список необходимых товаров. Поставщик отправляет в бухгалтерию счет на оплату заказанных товаров. При поступлении товара на склад, в бухгалтерию передается товарная накладная для оприходования материалов. Бухгалтерия формирует налоговую и статистическую отчетность. Информационная модель фотоцентра представлена на рисунке 3.1.

 

 

     

     

 
 
 

      документы,  устная информация,   информация по электронной почте

Рисунок 3.1 – Информационная модель фотоцентра

     Этап  4. Выделение бизнес-процессов

     В работе фотоцентра выделим бизнес-процесс  «Выполнить заказ клиента» с первым условным номером.

     Клиент  устно делает заявку администратору на выполнение услуги. Администратор оформляет заявку от клиента. В случае если для выполнения заявки клиента необходимы товары, отсутствующие на данный момент в лаборатории, нужные товары вносятся заместителем директора в общий заказ поставщику. Этот заказ отправляется поставщику. Поставщик поставляет заказанные товары. Заведующий складом оприходует полученные товары на склад. Те товары, которые необходимы для выполнения заявки клиента, отправляются фотографу. Фотограф выполняет заказ клиента. После выполнения заказа фотограф должен оформить акт выполненных работ. Кассир, согласно полученному акту выполненных работ, получает от клиента оплату за оказанные услуги и в то же время предоставляет клиенту выполненный заказ.

     Бизнес-процесс  с первым условным номером приведен на рисунке 4.1.

     В работе фотоцентра можно выделить также  бизнес процесс «Утилизация отработанных материалов» со вторым условным номером. После выполнения заказа фотографу  следует оформить и сдать отработанные материалы.  На складе из этих материалов будет сформирована партия, предназначенная для утилизации. Позже эти материалы будут переданы предприятию по утилизации вредных веществ, с которым у фотоцентра имеется договор. Ответственным здесь является заведующий складом.

     Бизнес-процесс со вторым условным номером приведен на рисунке 4.2.

     В работе фотоцентра можно выделить также  бизнес процесс «Подача отчетности в государственные органы» с третьим условным номером. Кассир, в конце своего рабочего дня формирует кассовый отчет. Этот отчет передается в бухгалтерию. Бухгалтерия фотоцентра в конце каждого отчетного периода формирует налоговую и статистическую отчетность, которая подается в гос. органы.

     Бизнес-процесс  с третьим условным номером приведен на рисунке 4.3.  

 

Рисунок 4.1 – Бизнес-процесс № 1 «Выполнить заказ клиента» 

Рисунок 4.2 – Бизнес-процесс № 2 «Утилизация  отработанных материалов» 
 

 

Рисунок 4.3 – Бизнес-процесс № 3 «Подача  отчетности в государственные органы» 
 

     Проведем  оценку выявленных бизнес-процессов  относительно критических факторов успеха (КФУ) предприятия.

     Для этого нам необходимо выделить КФУ, а также определить вес каждого из них. В качестве КФУ можно выделить: скорость обработки информации, низкая ресурсоемкость, безошибочность всех операций, удовлетворенность сотрудничеством у контрагента.

     Такой ключевой фактор успеха, как скорость обработки информации очень важен. Прежде всего, стоит учитывать, что  клиент может уйти, не дождавшись оказания услуг. Кроме того, большая длительность формирования документов может привести к застоям в работе фотоцентра. А в сфере услуг, где конкуренция довольно высока, это особо актуально.

     Такой ключевой фактор успеха, как безошибочность всех операций очень важен. Естественно, при работе с документацией ошибок быть не должно. И, тем не менее, они могут возникнуть по той причине, что много документов сотрудникам фотоцентра приходится заполнять вручную.

     Такой ключевой фактор успеха, как удовлетворенность сотрудничеством у контрагента также немаловажен. Клиенту должен получать лишь позитивные эмоции от сотрудничества. В такой ситуации велика вероятность того, что сотрудничество станет постоянным.

     Если  говорить о важности каждого из факторов, то в порядке убывания их можно отсортировать так:

• безошибочность всех операций;
• скорость обработки информации;
• удовлетворенность сотрудничеством у контрагента.

     В таблице 4.1. сформируем вес каждого  из выделенных КФУ. 

     Таблица 4.1 – КФУ и их веса

Наименование КФУ	Вес
Безошибочность  всех операций	0,45
Скорость  обработки информации	0,3
Удовлетворенность сотрудничеством у контрагента	0,25
Сумма	1

 

     Бизнес-процесс  «Выполнить заказ клиента» в плане  безошибочности всех операций и скорости обработки информации выполняется с большим количеством замечаний. Это происходит оттого, что все операции, связанные с заполнением документов осуществляются вручную. Именно по этой причине возможны ошибки при заполнении документов, а также их задержка. В то же время клиенты чаще всего удовлетворены состоявшимся сотрудничеством с фотоцентром.

     Бизнес-процесс  «Утилизация отработанных материалов»  в плане безошибочности всех операций и скорости обработки информации выполняется с небольшими замечаниями. Дело в том, что документация, создаваемая в процессе оформления и сдачи отработанных материалов фотографом заполняется вручную. А, значит, возможны неточности и задержки. Но, в то же время, в связи с тем, что в данном бизнес-процессе объем необходимых, а, значит, и заполняемых, документов ниже, по сравнению с бизнес-процессом «Выполнить заказ клиента», можно сказать, что замечаний в выполнении данного бизнес-процесса будет меньше.

     Бизнес-процесс  «Подача отчетности в государственные  органы» в плане безошибочности всех операций и удовлетворенности сотрудничеством у контрагента выполняется без замечаний. Документация оформляется без ошибок (это заслуга использования специализированных программных средств, а также многочисленных проверок). Контрагентами в данном бизнес-процессе являются государственные учреждения, которые, при наличии безошибочно заполненных документов, будут удовлетворены сотрудничеством. Скорость обработки информации во время подачи отчетности в государственные органы довольно высока, но все же не идеальна. Дело в том, что оформление документов несколько замедляется за счет многочисленных проверок всех вносимых в такие документы данных.

     В таблице 4.2 проведем оценку выявленных бизнес-процессов относительно КФУ предприятия. Для этого воспользуемся пятибалльной шкалой оценок КФУ.