Проектирование информационной системы

     Таблица 4.2 – Оценка бизнес-процессов относительно КФУ

Наименование  бизнес-процесса	Безошибочность  всех операций	Скорость обработки  информации	Удовлетворенность сотрудничеством у контрагента	Средний балл
Выполнить заказ клиента	3	3	4	3,25
Утилизация отработанных материалов	4	4	5	4,25
Подача  отчетности в государственные органы	5	4	5	4,7

 

     Сравнивая средние баллы, рассчитанные для  каждого из выделенных бизнес-процессов, мы видим, что самым «слабым звеном» является бизнес-процесс с первым условным номером «Выполнить заказ клиента». Степень удовлетворения критическим факторам успеха предприятия для данного бизнес-процесса незначительно выше среднего.

     Низкий  средний балл говорит о том, что  для данного бизнес-процесса необходимо провести реинжиниринг с учетом внедрения  проектируемой информационной системы. 

     Этап  5. Реинжиниринг бизнес-процессов

     Выделим изменения, произошедшие после реинжиниринга  бизнес-процесса «Выполнить заказ клиента». Во время оформления заявки клиента  администратор вносит данные о клиенте  и оставленной им заявке в информационную систему, после чего распечатывается оформленная заявка. Информационная система формирует общий заказ автоматически, а заместитель директора его исправляет, в случае необходимости, а после утверждает. После получения необходимых товаров фотограф выполняет заявку клиента. Информационная система информирует об этом факте кассира, который получает оплату. Факт выполнения заявки клиента регистрируется в информационной системе.

     Бизнес-процесс  «Выполнить заказ клиента» после  реинжиниринга приведен на рисунке 5.1.

     Выделим изменения, произошедшие после реинжиниринга бизнес-процесса «Утилизация отработанных материалов». Фотограф, посредством информационной системы, получает данные о заявке, сделанной клиентом выполняет заявку. После этого информационная система самостоятельно подготавливает отчет об отработанных материалах, а также формирует отчет об общей партии материалов, предназначенных для утилизации. Позже именно этот отчет, вместе с партией, предназначенной для утилизации, передается на предприятие по утилизации вредных веществ.

     Бизнес-процесс  «Утилизация отработанных материалов»  после реинжиниринга приведен на рисунке 5.2.

     Выделим изменения, произошедшие после реинжиниринга  бизнес-процесса «Подача отчетности в государственные органы». Кассир в конце смены, пользуясь полученными данными о выполненных заявках, формирует кассовый отчет. Этот отчет информационная система передает в бухгалтерию. И уже там, в конце отчетного периода, формируется статистическая и налоговая отчетность для государственных органов.

     Бизнес-процесс  «Подача отчетности в государственные органы» после реинжиниринга приведен на рисунке 5.3. 

 

Рисунок 5.1 – Бизнес-процесс «Выполнить заказ клиента» после реинжиниринга 
 

 

Рисунок 5.2 – Бизнес-процесс «Утилизация отработанных материалов» после реинжиниринга 
 

 

Рисунок 5.3 – Бизнес-процесс «Подача отчетности в государственные органы» после реинжиниринга 

     Бизнес-процесс  «Выполнить заказ клиента» в плане  безошибочности всех операций и скорости обработки информации, после реинжиниринга, будет выполняться без замечаний. Это произойдет оттого, что все операции, связанные с заполнением документов, будет осуществлять информационная система. Именно по этой причине проблем возможными ошибками при заполнении документов, а также их задержкой можно будет избежать.

     Бизнес-процесс  «Утилизация отработанных материалов»  в плане безошибочности всех операций и скорости обработки информации, после реинжиниринга, будет выполняться без замечаний. Дело в том, что документация, создаваемая в процессе оформления и сдачи отработанных материалов фотографом будет заполняться информационной системой. А, значит, удастся избежать возможных неточностей и задержек.

     Бизнес-процесс  «Подача отчетности в государственные органы» в плане безошибочности всех операций и удовлетворенности сотрудничеством у контрагента выполняется без замечаний. Документация оформляется без ошибок (это заслуга использования специализированных программных средств, а также многочисленных проверок). Скорость обработки информации во время подачи отчетности в государственные органы, после реинжиниринга, будет еще выше, ведь документация будет обрабатываться информационной системой.

     В таблице 5.1 проведем оценку выявленных бизнес-процессов, после реинжиниринга, относительно КФУ предприятия. Для этого воспользуемся пятибалльной шкалой оценок КФУ. Весовые значения КФУ остаются теми же (они приведены в таблице 4.1).

     Таблица 5.1 – Оценка бизнес-процессов, после  реинжиниринга, относительно КФУ

Наименование бизнес-процесса	Безошибочность  всех операций	Скорость обработки  информации	Удовлетворенность сотрудничеством у контрагента	Средний балл
Выполнить заказ клиента	5	5	4	4,75
Утилизация  отработанных материалов	5	5	5	5
Подача  отчетности в государственные органы	5	5	5	5

 

     Сравнивая средние баллы, рассчитанные для  каждого из выделенных бизнес-процессов, мы видим, что самым «слабым звеном» остался бизнес-процесс с первым условным номером «Выполнить заказ клиента». В то же время степень удовлетворения критическим факторам успеха предприятия для данного бизнес-процесса, после реинжиниринга, существенно возрастет (на 1,5 ед. среднего балла). В то время как средний балл такого бизнес-процесса как «Утилизация отработанных материалов», после реинжиниринга, возрастет на 0,75 ед. Одновременно, средний балл бизнес-процесса «Подача отчетности в государственные органы», после реинжиниринга, возрастет лишь 0,5 ед.

     Как видим, больше всего в проведении реинжиниринга нуждается бизнес-процесс  «Выполнить заказ клиента».

     В целом, на базе проведенной оценки, внедрение информационной системы можно считать целесообразным.

     Этап  6. Определение целей, задач и функций ИС

     Целью создания информационной системы является автоматизация учета заявок от клиентов, которая предполагает снижение трудоемкости ведения учета в фотоцентре, а также высвобождение рабочего времени сотрудников фотоцентра.

     Задачи  данной информационной системы:

• повышение оперативности и эффективности работы фотоцентра;
• снижение количества ошибок, допускаемых при оформлении документов.

     Функции информационной системы:

• сбор и анализ входной информации;
• анализ выходной информации.

     SADT – одна из самых известных методологий анализа и проектирования систем, введенная в 1973 года Россом. Используется повсеместно.

     Модель, по SADT, может быть одного из двух типов:

• модель активностей системы (другие названия – бизнес-функции, работы) – основывается на функциях системы/блока;
• модель данных системы – основывается на подробном описании предметов системы, которые взаимодействуют между собой посредством функций.

     Основным  элементом в модели по SADT является диаграмма. Модель может объединять несколько диаграмм в одну иерархию. Чем глубже диаграмма находится в иерархии, тем более она детализована, т.е. тем более подробно отображает данные или активности системы или блока.

     Построенная диаграмма приведена на рисунке 6.1.

     Список  пользователей:

• администратор;
• кассир;
• фотограф.

     При этом с другими информационными  системами проектируемая ИС будет взаимодействовать лишь при оформлении отчетности, предназначенной  для государственных органов (налоговой и статистической). 

 

Рисунок 6.1 – Диаграмма ИС 
 
 
 

     Этап  7. Создание концептуальной модели базы данных

     Описать модель можно так: администратор  принимает заявку от клиента. В таблицу «Клиенты» вносится информация о клиенте (его ФИО, адрес и телефон). В таблицу «Заявка» вносится информация о клиенте и заказанной им услуге (берется по связи из таблицы «Перечень услуг»). Также в этой таблице имеется поле «Статус заявки», в котором может иметься два значения – выполнена (1) или не выполнена (0). В справочнике «Товар» содержится информация о товарах (материалах), необходимых для предоставления услуг. Таблица «Перечень услуг», кроме наименования предоставляемых услуг, также содержит товары, необходимые для их оказания (эти товары получаются по связи). Для того чтобы избежать возникновение связи многие-ко-многим (между таблицами «Перечень услуг» и «Товар») введена таблица «Содержимое услуги», в которой содержатся идентификаторы услуг, а также идентификаторы товаров (материалов), необходимых для их оказания. После предоставления услуги товар (материал) нуждается в утилизации. Будем полагать, что при предоставлении различных услуг объемы утилизированных товаров (материалов) различны. Именно поэтому таблица «Утилизация» имеет связь как с таблицей «Перечень услуг» так и с таблицей «Товар». В таблице «Утилизация» указывается объем отходов для каждого из товаров (материалов) используемых в фотоцентре для предоставления услуг своим клиентам.

     Разработанная на данном этапе концептуальная модель базы данных приведена на рисунке 7.1. 

 

Рисунок 7.1 – Концептуальная модель базы данных 
 
 

     Этап  8. Создание прототипа системы

     Под прототипом понимается программное приложение, моделирующее (изображающее, эмулирующее) работу готовой системы. Можно сказать, что прототип – это как бы «оживление» технического задания. Основная цель прототипирования – наиболее ясно представить себе будущую информационную систему, предугадать ее недостатки на этапе проектирования, внести необходимые коррективы в техническое задание и технический проект, если он уже готов. Прототип системы удобно демонстрировать сотрудникам предприятия, чтобы они могли понять, насколько удобно им будет пользоваться системой, какие функции следует добавить или исключить.

     На  шестом этапе нами были определены пользователи информационной системы. В целом, все пользователи информационной системы будут пользоваться всеми спроектированными таблицами.

     Таким образом, ограничивать права пользователей следует лишь в плане изменения структуры данных. При проектировании пользователи получили права на чтение и запись новых данных. Изменять структуру таблиц, связи, формы, запросы или же отчеты у них возможности не имеется.

     В то же время необходимо создать учетную запись local, ведь, в процессе тестирования, скорее всего, придется вносить изменения в разработанный прототип информационной системы. Учетная запись local не имеет ограничений в доступе к какой-либо любо информации или же ее структуре.

     Для создания прототипа системы воспользуемся средствами СУБД MS Access. К преимуществам MS Access можно причислить: широкое распространение, а также возможность использования непрофессиональным программистом.

     Интерфейс разработанного прототипа приведен на рисунках 8.1-8.9. 

 

Рисунок 8.1 – Авторизация доступа 

 

Рисунок 8.2 – Главное меню 

 

Рисунок 8.3 – Информация о клиентах

 

 

Рисунок 8.4 – Информация о товарах (материалах)