Проектирование информационной системы по учету материалов

Рис. 9 Справочники

Справочник был создан с помощью  Конструктора Справочников. Для этого  было вызвано контекстное меню на ветке справочники, нажимая правой кнопкой мыши на надпись Справочники, далее выбран пункт «Новый справочник» (рис.10).

Рис. 10«Конструктор нового справочника»

После этого откроется конструктор  справочника Склады, который выглядит следующим образом (Рис.11).

Рис. 11«Справочник Склады»

В данном окне, а так же во всех вкладках были заполнены все атрибуты: количество уровней – 1, длина кода – 5, длина наименования – 64, а также реквизит МОЛ тип значения строка 32 символа.

Также здесь формируется «Форма элемента» для этого нажимаем кнопку снизу конструктора с одноименным названием и получаем(Рис12).

Рис. 12«Форма справочника Склады»

Мы получили форму элемента, под  названием Справочник. Склады

Создан также справочник «Материалы» (Рис13).

Рис. 13«Справочник Материалы»

В данном окне, а так же во всех вкладках были заполнены все атрибуты: количество уровней –3, длина кода –9, длина наименования – 50, а также реквизит ЕденицаИзмерения тип значения строка 32 символа.,СубСчёт10,Цена.

Для того чтобы в справочниках легче было заполнять реквизиты значения, которых мы часто используем, применяются перечисления. Были  созданы перечисления.

 Для того чтобы создать  перечисление необходимо, нажать правой кнопкой мыши по надписи «Перечисления», как это показано ниже (Рис14).

Рис. 14«Конструктор перечислений»

Объекты прикладного решения Перечисление позволяют хранить в информационной базе наборы значений, которые не изменяются в процессе работы прикладного решения.

Например, это может быть перечисление Типы Номенклатуры (Рис16), перечисление состояния заказов (Запланировано, Выполнено)

Рис.15«Список перечислений»

Формы перечисления

Для того чтобы пользователь мог  просматривать данные, содержащиеся в перечислении, система поддерживает две формы представления перечисления: форма списка и форма выбора. Форма списка предназначена для просмотра значений перечисления, а форма выбора представляет значения перечисления в виде, удобном для выбора одного из них.

Рис. 16«Перечисление Типы Номенклатуры  »

Константы нужны для хранения одного значения в базе данных. Обычно в  константах хранится редко изменяемая информация, например, название организации, фамилия руководителя, основная валюта организации, параметры конфигурации в целом и т.д.

Для каждой константы нужно обязательно  указать ее имя и тип данных. Кроме того, желательно указывать  синоним, комментарий и перечень подсистем, в которые она входит.

Можно задать фиксированную или  переменную длину константы. При  фиксированной длине константа  будет хранить заданное количество символов, а если реальное значение содержит меньше символов, то в конец  строки будут добавлены пробелы  до заданной длины. При переменной длине  строки в базе данных хранится только реальное количество символов.

Были созданы следующие константы: Основной склад, Основной покупатель, Основной поставщик, Основная фирма.

Рис. 17 Свойства константы «Основной склад».

Рис. 18Свойства константы «Основной покупатель».

Рис.19Свойства константы «Основной поставщик».

Рис.20 Свойства константы «Основная фирма».

Был создан документ «Расходная накладная». Данный документ создан в режиме Конфигурации. Реквизиты шапки документа: Склад, Клиент, Валюта, Дата_курса, Курс, ВидТорговли, ТипНакладной, ПризнакНакладной; Реквизиты табличной части: Товар, Количество, Единица, Цена, Коэффициент, Сумма. (Рис. 21).

Рис. 21. Документ «Расходная накладная»

Создан документ «Поступление материалов» (Рис. 22)

Рис. 22 Документ «Поступление материалов»

Отчеты были созданы следующим образом: Правой кнопкой мыши жмём на пункт «Отчеты» (Рис. 23)

Рис. 23. «Создание нового отчета»

После чего попадаем в Конструктор  отчетов, который выглядит следующим образом (Рис. 24):

Рис. 24 «Конструктор Отчета»

Жмём кнопку и получаем готовый отчет (Рис. 25)

Рис. 25 Отчёт «Регистр-расчет стоимости сырья/материалов, списанных в отчетном периоде»

1.5.Инструкция пользователя

Чтобы начать работу с информационной системой входим в 1С Предприятие. Для этого выполняем следующую последовательность шагов: Пуск – Программы – 1С: Предприятие 7.7 – 1С: Предприятие Монопольно. Появляется пустое окно, где через меню Справочник  выбраем справочник «Склад».

Заполняем справочник Склад данными. Для этого выбираю из главного меню пункт меню справочник. После этого выбираю Справочник «Склад». Далее открывается список формы. Для того чтобы добавить новый склад необходимо нажать на кнопку (Рис.26). .

Рис. 26Справочник «Складов»

Далее заполняем справочник Материалы. Для этого выбираем из главного меню пункт меню справочник. После этого выбираем Справочник «Материалы». Для того чтобы добавить новый материал необходимо нажать на кнопку (Рис.25). .

Рис. 27 Справочник «Материалы»

Затем начинаем заполнять документы. (Рис.28). Для этого в меню выбираем пункт Документы, далее выбираем Поступление материалов.

Рис. 28Документ «Поступление материалов»

Далее формируем отчет Регистр  отчет стоимости сырья. Для этого  в пункте меню выбираем Отчеты (Рис.29).

Рис. 29 Отчёт «Регистр-расчет стоимости сырья/материалов, списанных в отчетном периоде»

1.6.Контрольный пример

На контрольном примере поясняем работу информационной системы.

Для заполнения документов необходимо заполнить справочники «Номенклатура, «Материалы», «Склады».

Для заполнения справочника вызываем из главного меню Справочники данный справочник. (Рис. 30, 31, 32)

Рис. 30 Справочник «Номенклатура»

Рис. 31 Справочник «Материалы»

Рис. 32 Справочник «Складов»

Затем заполняем документы и журналы документов. (рис.33-34).

Рис. 33 Документ «Поступление материалов»

 

Рис. 34 Общий  журнал документов.

Затем создаём отчёты за определённый период(рис.33).

Рис. 35 Отчёт «Регистр-расчет стоимости сырья/материалов, списанных в отчетном периоде»

Таким образом, основное назначение данной информационной базы - создание автоматизированного аналитического учета материалов,  ведение первичного учета материалов,  формирование отчетов расчета стоимости сырья и материалов, списанных в отчетном периоде, Курсы валют, Список контрагентов. Данная программа может быть использована бухгалтером по учету материалов.

 

 

Глава 2. Экономическая часть. Учёт материалов.

2.1 Задачи учета материалов и их классификация

 

В настоящее  время определяющее значение приобретают  качественные показатели, такие, как  снижение удельных затрат сырья, материалов и топлива. Это значит, что необходимо увеличить применение прогрессивных  конструкционных материалов, металлических  порошков и пластмасс, заменить дорогостоящие  материалы более дешевыми, синтетическими без снижения качества продукции; сократить  отходы производства. Необходимо комплексно использовать природные и материальные ресурсы, максимально устранять  потери и нерациональные расходы. Широко вовлекать в хозяйственный оборот вторичные ресурсы, а также попутные продукты. Понятно, что использование  таких основных направлений экономии ресурсов, как внедрение новых  технологий, повышение качества сырья  и материалов, снижение отходов, использование  вторичных ресурсов, позволяет создать  надежно действующий противозатратный механизм функционирования народного  хозяйства.

С целью экономии материалов и ресурсосбережения  необходимо шире применять в практике такой экономический стимул, как  премирование рабочих. Для этого  необходимо внедрение системы лицевых  счетов экономии на рабочих местах и строгое нормирование расхода  материалов, чему способствует переход  на нормативный метод планирования и учета производственных затрат и калькулирования себестоимости  продукции.

Занимаются этими вопросами  технологические службы предприятия, материально-технического снабжения  и бухгалтерского учета — как  контролирующий орган.

Материалы должны централизованно  доставляться с базисных складов  в цехи по согласованным графикам. Необходимо установить список должностных  лиц, ответственных за приемку и  отпуск материальных ценностей (заведующих складами, кладовщиков, экспедиторов и др.), за правильное и своевременное оформление этих операций, а также за сохранность вверенных им материальных ценностей. С этими лицами должны быть заключены договоры о материальной ответственности.

Всем службам предприятия следует  иметь список должностных лиц, которым  предоставлено право подписывать  документы на получение и отпуск со складов материалов, а также  выдавать разрешения (пропуска) на вывоз  с предприятия материальных ценностей.

В процессе производства материалы  используются различно. Одни из них  полностью потребляются в производственном процессе (сырье и материалы), другие изменяют только свою форму и размер (смазочные материалы, краски), третьи — входят в изделия без каких-либо внешних изменений (запасные части), четвертые — только способствуют изготовлению изделий, не, входят в  их массу или химический состав (МБП).

Кроме того, материалы, классифицируются по техническим свойствам и делятся  на группы: черные металлы, прокат, трубы, цветные металлы, химикаты и т.д., всего 42 группы. Эта классификация  установлена Министерством Экономики ПМР. В связи с этим предприятия заполняют формы отчетности № 1-сн и 4-сн.

Такая классификация дает возможность  предприятию контролировать обеспеченность технологического процесса соответствующими видами ценностей и поэтому она  же необходима и для организации  аналитического учета материалов.

2.2 Организация учета материалов, себестоимость и оценка в текущем учете

 

Для правильной организации учета  материалов на предприятиях разрабатывается  номенклатура-ценник. Номенклатура —  систематизированный перечень наименований материалов, полуфабрикатов, запасных частей, топлива и других материальных ценностей, используемых на данном предприятии. Номенклатура–материальных ценностей должна содержать следующие данные о каждом материале: технически правильное наименование (в соответствии с общими стандартами — ГОСТ); полную характеристику (марка, сорт, размер, единица измерения и пр.); номенклатурный номер — условное обозначение, заменяющее, по существу, перечисленные признаки. Наиболее распространенная номенклатура материалов — цифровая. Если же в номенклатуре указана учетная цена каждого вида материалов, то она называется номенклатурой — ценником.

Оптовые цены устанавливаются централизованно, утверждаются правительством и используются в виде отпускных, продажных цен  при расчетах между предприятием-поставщиком  и предприятием-покупателем. Изменяются они только по решению правительства. Договорные цены устанавливаются при  заключении договоров-поставок.

Плановая себестоимость (цена) материалов разрабатывается предприятием и  в ее состав включаются: оптовая  цена, или договорная. Провозная  цена (железнодорожный тариф), расходы  по разгрузке и доставке материалов на склады предприятий, расходы по содержанию специальных заготовительных контор и складов в местах заготовок, командировочные расходы, непосредственно  связанные с заготовлением материалов. Плановая себестоимость действует  на предприятиях длительное время и  меняется при изменении поставщиков, оптовых цен и тарифов за перевозку.

Фактическая себестоимость рассчитывается бухгалтерией пред приятия ежемесячно на основе оптовой цены материалов, фактически израсходованных средств  на провозную плату (железнодорожный  тариф), фактически произведенных расходов по разгрузке и доставке материалов на склады предприятия, фактически произведенных  расходов на содержание специальных  заготовительных контор в местах заготовки, суммы потерь от недостачи  сырья и материалов в пути в  пределах норм естественной убыли; фактически произведенных расходов на командировки по непосредственному заготовлению материалов.