Управленческий учет

7) эффективность - издержки  на составление внутренней отчетности  должны быть сопоставимы с  выгодами от полученной управленческой  информации.

Целью внутренней отчетности является обеспечение управленческого  персонала ООО " Тюльпан " всех уровней необходимой информацией. Требования о содержании отчетности должны сформулировать руководители центров ответственности и другие лица, относящиеся к управленческому персоналу и заинтересованные во внутренней управленческой информации. Управляющие должны разъяснить бухгалтерам и другим исполнителям, составляющим внутреннюю отчетность, какая информация, в каком виде и объеме, в какие сроки им необходима. Для управляющих имеют значение не только содержание информации, но и способы ее доставки, формы отчетности. Внутренняя отчетность должна обеспечить возможность быстрого обзора и оценки фактических результатов, их отклонений от цели, определения недостатков в настоящее время и на будущее, выбора оптимальных вариантов управленческих решений. Сформировать отчетность, позволяющую получить информацию для решения комплекса проблем, весьма не просто. Добиться удовлетворительных результатов можно только совместными усилиями управляющих и бухгалтеров, других специалистов (экономистов, плановиков и т.п.).

Специальные требования к  внутренней отчетности ООО "Тюльпан" состоят в следующем:

1) гибкая, но единообразная  структура;

2) понятность и обозримость  информации;

3) оптимальная частота  представления;

4) пригодность для анализа  и оперативного контроля.

Непосредственно в отчетных формах должна приводиться первичная  аналитическая информация: отклонения от целей, норм и смет расходов, ранжирование отклонений и т.п.

Гибкая, но единообразная  структура отчетной информации вытекает из самой сути внутреннего управления и управленческого учета. Информация обратной связи и контроля должна обладать достаточной внутренней гибкостью, обеспечивающей реагирование на изменяющиеся цели и потребности управляющих центрами ответственности. В то же время необходимо обеспечить информационное единообразие. Система управленческого учета и внутренней отчетности не может находиться в стадии перманентного изменения. Она может меняться только дискретно в связи с существенными изменениями в характере деятельности организации.

Гибкость и единообразие внутренней управленческой информации в ООО " Тюльпан " обеспечивается тем, что на первичном уровне регистрации накапливается необходимый объем данных, которые затем отбираются и группируются в требуемом информационном контексте. Каждый центр ответственности получает отчеты, содержащие информацию для собственных целей. Система информации разработана таким образом, что существует единообразие данных для группировки и сравнения. Бухгалтерский учет по определению стремится к единообразию.

Понятность и обозримость  информации сводится к тому, что  каждая отчетная форма содержит информацию, необходимую конкретному руководителю ООО " Тюльпан ".

Оптимальная частота представления  отчетности является производной от назначения информации и возможностей принятия решений, т.е. от факторов, определяющих использование отчетов в управлении. Одни отчеты нужны чаще, другие реже. Периодичность представления внутренней отчетности колеблется в значительных пределах.

Внутренние отчеты в ООО "Тюльпан" являются еженедельными, а в случае необходимости представляются по мере возникновения отклонений. Нет необходимости увеличивать частоту представления отчетов, если невозможно принять решение на их основе. Если премирование персонала производится поквартально, то нет смысла в ежемесячной информации выполнения условий премирования. Агрегирование информации и частота ее представления коррелируют между собой. На нижних уровнях управления необходимы более частые и более детальные отчеты. С переходом на более высокие уровни отчетность представляется поквартально и ежегодно и содержит более укрупненные агрегированные показатели.

 

2.2 Формы внутренних отчетов

 

На основе внутренней отчетности принимаются решения на всех уровнях  управления ООО " Тюльпан ". Важным элементом является время, которое проходит от получения отчета до выработки решения и претворения его в управляющие действия. Существенное значение при этом имеют доступная форма внутреннего отчета, расположение и подача соответствующей информации. Так как стандартного набора внутренней отчетности с едиными формами и информационной структурой не существует, ООО " Тюльпан " выработало индивидуальную внутреннюю отчетность. Можно выделить классификационные признаки, характеризующие общие подходы к характеристике форм отчетности.

По содержанию информации внутренние отчеты подразделяются на комплексные, тематические (по ключевым показателям), аналитические¹⁶.

Комплексные итоговые отчеты представляются, за месяц или иной отчетный период (квартал, шесть месяцев  и т.п.) и содержат информацию о  выполнении планов и использовании  ресурсов за данный период, о доходах  и расходах по центрам ответственности, об исполнении сметы издержек, рентабельности, движении денежных средств и иных показателей для общей оценки и контроля¹⁷.

Тематические отчеты представляются по мере возникновения отклонений по наиболее важным для успешного функционирования показателям, таким, как объем продаж, потери от брака, недопоставки по заказам, график производства продукции, и другим не входящим в оценочные плановым показателям, подконтрольным центру ответственности.

Аналитические отчеты подготавливаются только по запросам управляющих и  содержат информацию, раскрывающую причины  и следствия результатов по отдельным  аспектам деятельности, например всесторонняя оценка причин перерасхода ресурсов, изменения рентабельности, уровня продаж по секторам рынка, анализ рынка и  использования производственных мощностей, факторов риска деятельности в определенных направлениях и т.п.

По уровням управления различают оперативные, текущие  и сводные отчеты.

Оперативные отчеты, представляемые на нижнем уровне управления в центрах  ответственности, содержат подробную  информацию для принятия текущих  решений; составляются еженедельно  и ежемесячно.

Текущие отчеты, содержащие агрегированную информацию для среднего уровня управления в центрах прибыли  и центрах инвестиций, составляются с периодичностью от ежемесячного до ежеквартального¹⁸.

Сводные отчеты формируются  для высшего управленческого  персонала организации. На их основе принимаются стратегические решения, и осуществляется общий контроль и контроль деятельности управленческого персонала на среднем, иногда на нижнем уровне. Периодичность этих отчетов колеблется от еженедельных до ежегодных¹⁹.

Оперативная информация, адресованная низовым центрам ответственности, не должна в неизменном виде представляться на высший уровень управления. На нижнем уровне принимаются оперативные  решения по согласованию и выполнению производственных планов использования  ресурсов подразделения. Данная информация должна обобщаться, агрегироваться в  более общие показатели для представления  на средний уровень управления. На высшем уровне требуется еще большая  степень обобщения информации. Приведем для примера отчеты об издержках  для разных уровней управления ООО "Тюльпан".

 

 

 

 

 

Таблица 1. Отчеты ООО «Тюльпан» - Еженедельный отчет зам. директора по производству ООО " Тюльпан "

Контролируемые издержки	по смете	Фактические	Отклонения	Неблагоприятные отклонения
Содержание офиса	208,4	213,8	5,4	5,4
Планирование и расчеты	82,4	98,4	16	16
Прочие издержки	12,3	11,9	(0,4)	-
Издержки: Цеха по производству офисной  мебели Цех по производству корпусной мебели	156,4           640	162,1          650	5,7     10	5,7     10
Всего	11099,5	1136,2	36,7	37,1

 

Таблица 2. Отчеты ООО «Тюльпан» - Еженедельный отчет начальника цеха по производству корпусной мебели и стульев

Контролируемые издержки	По смете	Фактические	Отклонения	Неблагоприятные отклонения
Общецеховые издержки:
на оплату труда	211,3	19,7	(1,6)	-
на коммунальные услуги	63,2	64,3	1,1	1,1
прочие	110,7	88,1	(2,6)	-
Издержки подразделений:
столярного	360,6	380,4	19,8	19,8
красильного	48,2	45,8	(2,4)	-
сборочного	136	131,7	(4,3)	-
Всего	6118,7	6140	21,3	20,9

 

Таблица 3. - Месячный отчет мастера штамповочного участка

Контролируемые издержки	По смете	Фактические	Отклонения	Неблагоприятные отклонения
Материалы основные	44 200	45 300	1100	1100
Прямая оплата труда	25 600	25 900	300	300
Специнструмент	3850	2750	(1100) !	-
Оплата обслуживающего персонала	12 430	12 880	450	450
Вспомогательные материалы	20 100	20 800	700	700
Прочие издержки	3820	5440	1620!	1620
Всего	110 000	113 070	3070	4170

 

Примечание. По смете указаны  издержки в пересчете на фактический  объем производства; знаком"!" отмечены отклонения, превышающие 4% расходов данной статьи.

По объему информации внутренние отчеты подразделяются на сводки, итоговые отчеты, общие (сводные) отчеты.

Сводка - это краткие сведения об отдельных показателях деятельности подразделения за короткий период (иногда за день, неделю).

Итоговые отчеты составляются за месяц или другой отчетный период. Они обобщают информацию о контролируемых показателях центра ответственности.

Общие (сводные) отчеты составляются по организации ООО "Тюльпан" в целом, и содержит информацию, соответствующую формам финансовой отчетности, приспособленным для целей внутреннего управления.

По формам представления  внутренние отчеты составляются в табличной, графической или текстовой форме.²⁰

Табличная форма представления  внутренней отчетности наиболее приемлема  и для составителей, и для пользователей. Большая часть внутренней отчетной информации выражается цифровыми показателями, которые удобнее всего представлять в табличной форме. К тому же, к  ней все привыкли, она стала  традиционной. Нужно уметь правильно  структурировать отчетные показатели, разделять их на зоны, выделяя главные, требующие особого внимания, а  самое важное, стараться изложить отчет на одной странице без оборота.

Для пояснений к отчету может быть приложена записка  с комментариями и раскрытием основных показателей.

Графическая форма более  наглядна, но не следует перегружать  графики (диаграммы) излишней цифровой информацией; нужно стремиться уместить в один график (диаграмму) всю имеющуюся  информацию. Отображение большего числа  показателей в данной форме затрудняет ее восприятие. Большое количество цифровых данных нагляднее представлять в табличной форме.

Текстовая форма подачи информации приемлема в тех случаях, когда  отсутствуют цифровые данные либо их объем незначителен; нужно подробно объяснять взаимосвязь и значение представляемой информации. Текстовые  отчеты часто составляют в дополнение к отчетам, составленным в табличной  или графической форме.

 

2.3 Аналитические расчеты

 

Анализ управленческой информации в полном объеме с применением  сложных вычислений и качественных суждений не входит в задачи подготовки внутренней управленческой отчетности. Безусловно, управленческий учет как  информационная система включает и  управленческий анализ, т.е. информационную подготовку к принятию решений, к  оценке вариантов и альтернатив. Такие расчеты мы частично приводили  в предыдущих разделах. Во внутренней управленческой отчетности необходимо обеспечить первичные предварительные аналитические расчеты, способствующие лучшему восприятию информации.²¹