Учет,аудит запасов компании и анализ обеспеченности ими

В первую очередь (приглашают) проверяют целостность вагона (контейнера, цистерны), наличие пломб, четкость оттиска в печати организации, опломбировавший вагон (контейнер, цистерну).

В случае прибытия груза без сопроводительного документа поставщика, разгрузку товара оформляют актом, в котором указывается фактическое наличие и учетная (отпускная) цена.

В случае обнаружения повреждений вагона (контейнера, цистерны), отсутствия или повреждения пломбы, отсутствия или неясности оттиска печати на ней необходимо провести взвешивание всего груза или проверку содержимого каждого товарного места. Такая же процедура проверки количества и качества товаров осуществляется в случае повреждения тары или порчи груза, несоответствия наименования, количества, массы товара, количества мест данным, указанным в сопроводительном документе, а также в случае, если вагон опломбирован пломбами станции отправления или промежуточных станций. Все выявленные недостатки подлежат отражению в акте, форма и содержание которого зависят от причин его составления: нарушение или отсутствие пломбы, повреждение тары, несоответствие количества или качества товара данным, указанным в сопроводительных документах.

Акт, составленный с соблюдением всех правил приемки товаров, является полноценным юридическим документом для предъявления претензии к поставщикам или транспортной организации.

После разгрузки транспортного средства (вагона, контейнера, цистерны) товары должны быть перемещены на склад покупателя или сданы на ответственное хранение на склад железной дороги.

Аналогичные операции осуществляют при приемке товаров и сырья доставленных на место назначения автомобильным, водным и авиатранспортом.

ТОО «KZ Impex» может проводить закуп сырья и товаров у населения. В этом случае, МОЛ предприятия должно составить закупочный акт, указав в нем фамилию, инициалы, РНН продавца, наименование и цену приобретенных товаров, общую сумму покупки. Для удобства учета расчетов с налоговыми органами в этом же акте рекомендуется указать номер и срок действия патента (свидетельства), вид деятельности на который выдан патент (свидетельство) или иного документа, освобождающего доход физического лица от обложения подоходным налогом у источника выплаты.

Если физическим лицом за право торговли на рынке оплачен разовый сбор, в акте закупа необходимо сделать запись, содержащую информацию о номере квитанции и сумме сбора, в подтверждении факта уплаты сбора на рынке на акте закупа необходимо поставить штамп и подпись администрации рынка.

Оприходование товаров на баланс предприятия ТОО «KZ Impex»  осуществляется как правило, на основании документов поставщика:

• счета-фактуры, в котором указывается порядковый номер и дата составления; наименование, адрес и РНН поставщика и покупателя товаров; наименование (описание) поставляемых товаров и их количество, стоимость товаров без налога на добавленную стоимость, а по подакцизным товарам - и без акциза; сумма акциза по подакцизным товарам, ставка налога на добавленную стоимость, стоимость товара с учетом налога на добавленную стоимость;
• товарно-транспортной накладной;
• накладной;
• и документов, выписанных МОЛ, принявшим товар.

Документальное оформление внутренней переброски товаров - передача из отдела в отдел, из магазина в магазин (если они являются сетью одного предприятия) осуществляется на основании накладной на внутреннее перемещение.

Особенности имеются и в оформлении приемки стеклотары. Стеклотара, поступившая с товаром от поставщика, приходуется также, как товары, а принятая от населения - на основании приходной накладной.

При приемке товаров и сырья составляется акт о приемке товаров и сырья. К нему прикладывают: копии сопроводительных документов, пломбы тарных мест, где была обнаружена недостача; транспортный документ, другие документы, свидетельствующие о возникновении недостач, если она имела место. При приемке товаров и сырья составляется акт о приемке товаров и сырья. К нему прикладывают: копии сопроводительных документов, пломбы тарных мест, где была обнаружена недостача; транспортный документ, другие документы, свидетельствующие о возникновении недостач, если она имела место. Приемка по качеству поступающего сырья или продукции проводится не позднее 10 дней (если одногородняя поставка),20 дней (если иногородняя) и 24 часов - скоропортящихся товаров.

Синтетический учет материальных запасов в ТОО «KZ Impex»  ведется на счетах подраздела 1300 "Запасы".

Бухгалтерские записи:

1) Приобретение материалов и прочих запасов за счет подотчетных сумм:

Дт1300,1350 Кт1250

2) Получение от дочерних, ассоциированных  и совместных организаций, филиалов и структурных подразделений:

Д т1300,1350 Кт3320,3330,3340

3) Приобретение материалов и  прочих запасов у физических лиц:

Дт1300,1350 Кт3390

4) Приобретение материалов и  прочих запасов у поставщиков:

Дт1300,1350 Кт3310

5) Признание расходов, прямо связанных  с доставкой материалов и прочих  запасов:

Дт1300,1350 Кт3390

6) Поступление материалов и прочих  запасов в счет оплаты за эмитированные акции (доли участия), внесения вкладов в уставный капитал:

Дт1300,1350 Кт5110

7) Безвозмездное получение материалов  и прочих запасов:

от физических лиц;

Дт1300,1350 Кт6220

от организаций:

Дт1300,1350 Кт6220

8) Оприходование излишков материалов и прочих запасов:

Д т 1300,1350 Кт6280

9) Оценка материалов:

Дт 1360 Кт1300,1350

10) Оприходованы отходы материалов:

Дт1350 Кт8110,8310,8210

11) Возврат поставщику некачественных  материалов и прочих запасов:

а) до оплаты их стоимости:

на договорную стоимость

Дт3310 Кт1300,1350

на сумму НДС

Дт 3310 Кт1420

б) после оплаты их стоимости:

на договорную стоимость

Дт1280 Кт1300,1350

на сумму НДС

Дт1280 Кт1420

12) Списание материалов и прочих  запасов, использованных на административные цели:

Дт7210 Кт1300,1350

13) Списание потери материалов  и прочих запасов на центральных  складах в пределах норм:

Дт7210 Кт1300,1350

14) Списание сверх нормативных  потерь, порчи и недостачи материалов  и прочих запасов, когда не установлены виновники:

Дт7210,7470 Кт1300,1350

15) Безвозмездная передача материалов  и прочих запасов:

Дт7470 Кт1300,1350

16) Списание материалов в результате  стихийных бедствий:

Дт7470 Кт1300,1350

17) Списание себестоимости реализованных  материалов и прочих запасов:

Дт7470 Кт1300,1350

18) Списание материалов и прочих  запасов в результате прекращения  деятельности:

Дт7510 Кт1300,1350

19) Списание материалов и прочих  запасов на производство:

Дт8110,8310,8210 Кт1300,1350

20) Списание материалов и прочих  запасов на расходы общепроизводственного характера:

Дт8410 Кт1300,1350

 

 

2.4 Направления совершенствования  учета использования материальных  запасов

 

 

Предлагаемая нами структура управления для ТОО «KZ Impex», предполагает подчинение основных подразделений и отделов, ответственных за производственную деятельность, материальное ее обеспечение и сбыт продукции, одному руководителю - заместителю генерального директора по товародвижению. В его же подчинение планируется ввести и такие цеха, как автотранспортный и железнодорожный. Такая организация управления позволяет не только согласовать работу всех представленных подразделений, но и значительно снизить издержки на товародвижение. Рациональное движение материалопотока и оптимальность затрат на каждом этапе становятся главной целью для всех участников логистической цепи.

Тесное взаимодействие подразделений крайне важно для предприятий в современных условиях. Так выделение в составе производственно-диспетчерского отдела бюро производственного обеспечения, бюро межцехового взаимодействия и бюро транспортировок неслучайно. Первое из перечисленных создается для координации подачи всех необходимых материалов и комплектующих в производство в определенном количестве и в нужное время, отслеживания уровня образующихся заделов и размера незавершенного производства на операциях.

Бюро межцехового взаимодействия координирует работу производственных подразделений со вспомогательными службами предприятия. При возникновении неполадок оборудования или других непредвиденных ситуаций оперативное поступление информации позволяет быстро устранить все эти неполадки либо скорректировать планы и перераспределить ресурсы.

Образование бюро транспортировки обусловлено, в первую очередь, необходимостью координации процесса перемещения сырья и материалов. Так согласование работы автотранспортного и железнодорожного цехов с работой основных производственных подразделений обеспечит равномерность процесса доставки и запуска сырья в производство. Организация подвоза, загрузки и разгрузки потребляемых материальных ресурсов значительно улучшит показатели эффективности использования подвижного состава. Снижение времени простоя автомобиля позволит максимально использовать его грузоподъемность, что в итоге приведет к снижению уровня затрат на транспортировку в стоимости конечного продукта, а также повышению производительности труда водителей предприятия.

Реорганизация отдела продаж в бюро связана с тем, что широта товарной номенклатуры предприятия велика, как и насыщенность товарного ассортимента. Основной задачей бюро становится поиск покупателей и заключение с ними договоров. Организацией доставки занимается отдел транспортировки. Таможенное оформление грузов в случае экспорта продукции полностью находится в компетенции отдела декларирования. В составе бюро продаж выделяется сектор рекламы, основной задачей которого является представление и продвижение продукции предприятия на различных выставках и форумах, а также разработка рекламных проектов и организация маркетинговых исследований.

В подчинении бюро материально-технического обеспечения и комплектации находятся склады технических материалов и горюче-смазочных материалов. Бюро продаж подчиняются такие склады готовой продукции. Такая организация позволяет постоянно отслеживать изменение уровня запасов и оперативно передавать эту информацию в производственно-диспетчерский отдел для корректировки, в случае необходимости, графиков производства.

 Таким образом, такая централизация  позволяет улучшить параметры  движения материалопотока и значительно  снизить себестоимость производимой  продукции на выходе. Также снижается количество руководителей и специалистов, необходимых для осуществления полноценного и эффективного управления цепочкой «снабжение-производство-сбыт-транспортировка».

Многие модели и системы управления запасами требуют прогнозирования одного или нескольких параметров. Чаще всего - это объем продаж, спрос (расход) на продукцию, интенсивность расхода запасов, интервал времени между поставками и объем дефицита (неудовлетворенного спроса).

В логистике применяются различные методы прогнозирования, однако наибольшее распространение получили: метод экстраполяции динамических рядов с учетом и без учета сезонных колебаний; корреляционно-регрессионные динамические модели; методы экспертных оценок.

Подробнее рассмотрим метод экстраполяции как наиболее часто используемый метод управления запасами.

Прогнозирование с помощью экстраполяции основано на переносе событий и тенденций (например, в изменении спроса, объемов выпуска продукции и продаж), имевших место в прошлом и на будущее. Методы экстраполяции в логистике применяются для так называемых эволюционных (медленно меняющихся) событий. Применение этих методов оправдано для кратко - и среднесрочных прогнозов тех показателей логистической системы, для которых в будущем не предвидится существенных изменений и скачков.

В условиях же нестабильного спроса актуальным становится вопрос минимизации отклонения фактического уровня запасов от прогнозного, то есть своевременного и гибкого реагирования на изменение спроса путем маневрирования объемами производства. В данном случае прогнозный показатель выступает и в качестве оптимального, так как, с одной стороны, не требует больших затрат на его создание и поддержание, с другой стороны, выравнивает разницу между производством и сбытом продукции. Данная проблема присуща и ТОО «KZ Impex». Так из-за отсутствия должного контроля в 2011 г. только косвенные затраты, связанные с управлением запасами, или так называемые альтернативные издержки (процент на вложенный капитал), составил, как минимум, 11710 тыс.тн.

Важнейшей составной частью оборотных средств являются запасы.

Накопление запасов неизбежно ведет к дополнительному оттоку денежных средств вследствие:

- увеличения затрат, возникающих  в связи с владением запасами (аренда складских помещений и их содержание, расходы по перемещению запасов, страхование имущества и др.);