Учет,аудит запасов компании и анализ обеспеченности ими

- увеличения затрат, связанных  с риском потерь из-за устаревания  и порчи, а также хищений и  бесконтрольного использования  запасов; общеизвестно: чем больше  объем и срок хранения имущества, тем слабее (сложнее) контроль за его сохранностью;

- увеличения сумм уплачиваемых  налогов.

В условиях инфляции фактическая себестоимость израсходованных производственных запасов (суммы их списания на себестоимость) существенно ниже их текущей рыночной стоимости. В результате величина прибыли оказывается «раздутой», но именно с нее будет рассчитан причитающийся к уплате налог. Аналогичная картина и с налогом на добавленную стоимость. То, что с увеличением объема запасов растет величина налога на имущество, наверное, не требует пояснений:

- отвлечения средств из оборота, их «омертвления». Чрезмерные запасы  прекращают движение капитала, нарушают  финансовую стабильность деятельности, заставляя руководство предприятия  в срочном порядке изыскивать  необходимые для текущей деятельности денежные средства (как правило, дорогостоящие).

Эти и другие негативные последствия накапливания запасов нередко полностью перекрывают положительный эффект от экономии за счет более ранних закупок.

Значительный отток денежных средств, связанный с расходами на формирование и хранение запасов, делает необходимым поиск путей их сокращения. При этом, разумеется, речь не идет о сведении величины расходов по созданию и содержанию запасов к минимуму. Такое решение, скорее всего, оказалось бы неэффективным и привело бы к росту потерь другого рода (например, от порчи и бесконтрольного использования запасов). Задача состоит в том, чтобы найти «золотую середину» между чрезмерно большими запасами, способными вызвать финансовые затруднения (нехватка денежных средств), и чрезмерно малыми запасами, опасными для стабильности производства. Такая задача не может быть решена в условиях стихийного формирования запасов.

С целью повышения эффективности управления запасами необходимо выполнять следующие учетно-аналитические работы.

1. Оценка рациональности структуры  запасов, позволяющая выявить ресурсы, объем которых явно избыточен, и ресурсы, приобретение которых  нужно ускорить. Это позволит  избежать излишних вложений капитала  в материалы, потребность в которых  сокращается или не может быть определена. Не менее важно при оценке рациональности структуры запасов установить объем и состав испорченных и неходовых материалов. Таким образом, обеспечивается поддержание производственных запасов в наиболее ликвидном состоянии и сокращение средств, иммобилизованных в запасы.

2. Определение сроков и объемов  закупок материальных ценностей. Это одна из самых важных  и сложных для современных  условий функционирования казахстанских  предприятий задач анализа состояния  запасов.

3. Выборочное регулирование запасов материальных ценностей, предполагающее, что внимание нужно акцентировать на дорогостоящих материалах или материалах, имеющих высокую потребительную привлекательность.

4. Расчет показателей оборачиваемости  основных групп запасов и их сравнение с аналогичными показателями прошедших периодов, чтобы установить соответствие наличия запасов текущим потребностям предприятия. Для этого рассчитывают оборачиваемость материалов, учитываемых на различных субсчетах («Сырье и материалы», «Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали», «Топливо», «Тара и тарные материалы», «Запасные части» и др.), а затем общую оборачиваемость материалов путем определения средней взвешенной величины.

В целях контроля и анализа состояния запасов необходимо:

- обеспечение и поддержание  ликвидности и текущей платежеспособности;

- сокращение издержек производства  путем снижения затрат на создание  и хранение запасов; уменьшение  потерь рабочего времени и  простоев оборудования из-за нехватки  сырья и материалов;

- предотвращение порчи, хищений  и бесконтрольного использования  материальных ценностей.

На протяжении всего 2012 г. спрос на продукцию предприятия остается нестабильным. Наращивание предприятием производственных мощностей и увеличение объема производства сопровождаются некоторым снижением объемов реализации продукции. Количество запасов готовой продукции сильно превышает оптимальный их уровень. Расчеты показывают, что снижение спроса должно сопровождаться действиями руководства предприятия по снижению уровня запасов. К таким мерам можно отнести снижение объемов производства, с пересмотром ранее установленных производственных графиков путем уменьшения загрузки оборудования, приостановления производства, либо путем сокращения продолжительности рабочих смен.

Для быстрого уменьшения количества запасов предприятию необходимо остановить производство. Данная мера вызовет расходы на оплату работникам простоев по вине предприятия. Однако эти затраты будут меньше расходов предприятия, которые ТОО «KZ Impex» может понести в случае игнорирования данной ситуации. Данные затраты, во-первых, будут включать расходы по оплате труда работников, затраты на хранение еще больших объемов запасов, а также процент на вложенный капитал.

Применение данной меры будет эффективно лишь в случае дальнейшего пересмотра руководством предприятия производственных графиков. Так сохранение тех же объемов производства, что были запланированы с учетом полной загрузки оборудования, но без учета темпа спада спроса на продукцию, приведет предприятие к обратному затовариванию складов. Поэтому целесообразно обеспечить неполную загрузку оборудования и рабочих. Снизить загрузку можно либо путем сокращения количества рабочих смен с трех до двух, либо оставить режим работы предприятия трехсменным, но продолжительность смен сократить с 8 до 5 часов. Рассмотрим подробнее положительные и отрицательные моменты каждого из предложенных вариантов.

Сокращение количества рабочих смен приведет к высвобождению части трудовых ресурсов. Таким образом, перед руководством предприятия встает вопрос о снижении списочной численности работников. В случае сокращения части рабочих предприятие обязано выплатить всем положенные им по законодательству компенсации, что ведет к дополнительным расходам.

Сокращение продолжительности смен не требует снижения численности рабочих. С одной стороны, данная мера является наиболее эффективной, так как не требует дополнительных затрат на выплаты компенсационного характера рабочим, позволяет снизить интенсивность производства, а следовательно и объемы поступающей на склады готовой продукции. А в случае резкого повышения спроса на товары, позволяет без привлечения дополнительных трудовых ресурсов увеличить объемы производства путем увеличения продолжительности рабочей смены. В итоге у руководства появляется возможность «безболезненно» и оперативно корректировать производственные графики отдельных цехов и подразделений. С другой стороны, данное мероприятие приводит к частичной незанятости персонала, что является в некоторой степени «скрытой безработицей» и значительно отражается на уровне заработной платы этих рабочих.

В условиях кризиса сокращение продолжительности рабочей смены является наиболее приемлемым вариантом организации работы предприятия. Тем более, принятие на вооружение данной меры может стать хорошей основой для внедрения вытягивающей системы производства. Данная система позволяет поддерживать запасы готовой продукции на минимально-необходимом уровне, не создающем дефицита продукции, а также полностью исключает затоваривание складов. Одновременно снижаются расходы предприятия на хранение сырьевых и материальных ресурсов, покупных полуфабрикатов и комплектующих, а также потери из-за иммобилизации денежных средств в ценности.

Необходимость снижения и нормирования запасов готовой продукции подкрепляет и прогнозная модель спроса на 2012 г., в основе которой лежит метод экспоненциального сглаживания. Особенностью данного метода является построение тренда на основе среднего значения наблюдения, в котором значения последних наблюдений имеют больший вес в сравнении с весом старых наблюдений.[29 с 23]

Сглаженная модель спроса свидетельствует о дальнейшем снижении спроса на протяжении 2012 г. Скачкообразное изменение спроса в 2012 г. было вызвано, в первую очередь, снижением оптовых цен на продукцию предприятия. Нейтрализовав влияние данного фактора, получили модель спроса при условии сохранения величины средних цен реализации.

Таким образом, снизив остатки готовой продукции на складах предприятия до 11357 тыс.тн. и поддерживая их на этом уровне, либо снижая в зависимости от падения спроса, предприятию удастся высвободить из запасов часть оборотных средств предприятия, тем самым ускорить их оборачиваемость. Пока же в условиях кризиса на протяжении всего 2013 г. рекомендуется поддерживать уровень запасов на предлагаемом уровне без его снижения, так как рассчитанный оптимальный размер поможет минимизировать вероятность возникновения издержек дефицита.

Данные мероприятия позволят улучшить следующие показатели функционирования предприятия: структуру управления производством, себестоимость управления запасами и сокращение затрат на хранение готовой продукции. Расчетам годовую экономию в связи с сокращением численности служащих. В таблице 3 представлены данные о численности руководителей и специалистов в управлении предприятием. Как видим, на сегодняшний день координируют работу предприятия 164 чел. (непроизводственные подразделения).

 

Таблица 3

Общая численность руководителей и служащих в управлении ТОО «KZ Impex», чел.

Подразделение	Численность
Планово-экономический отдел	57
Отдел организации труда и заработной платы	32
Отдел продаж	18
Отдел материально-технического обеспечения и комплектации	15
Производственно-диспетчерский отдел	42
Всего:	164
Примечание материалы из ТОО «KZ Impex»

 

Таким образом, после логистической интеграции функций снабжения, производства, сбыта и транспортировки и оптимизации численность руководителей и специалистов отделов, перечисленных в таблицах 4-5, можно сократить на 67 чел.

 

Таблица 4

Расчет годовой экономии в связи с сокращением численности служащих

Показатель	Единицы измерения	Значение
Сокращение численности	чел.	67
Среднемесячная заработная плата работающих	Тн.	11638
Экономия годового фонда заработной платы	тыс.тн.	9356,95
Выплаты в связи с сокращением персонала	тыс.тн.	1559,5
Всего:	тыс.тн.	7797,45
Примечание материалы из ТОО «KZ Impex»

 

Таким образом, годовая экономия заработной платы с учетом выплат персоналу, предусмотренных законодательством в связи с сокращением, составит 7797,45 тыс.тн. (таблица 4). Руководство предприятия может сэкономить 1559,5 тыс.тн. на выплатах персоналу, если не менее чем за два месяца до увольнения, письменно предупредит работников о предстоящем увольнении (на основании Трудового кодекса РК).

Составление плана производства должно основываться не только на анализе данных предыдущих периодов, но и на прогнозных показателях объемов спроса. Производство продукции на склад является крайне неэффективным методом хозяйствования и управления

Также за счет предложенных мероприятий будут снижены затраты на хранение продукции (таблица 5).

 

Таблица 5

Экономия затрат в связи с сокращением запасов на складах предприятия

Показатель	2011 г. (план)	2011 (прогноз)	Экономия
Готовая продукция, тыс.тн.	12357	11357	1000
Затраты, связанные с хранением продукции	823,8	757,1	66,67
Альтернативные издержки	1765,3	1622,4	142,9
Итого:	2589,1	2379,5	209,6
Примечание материалы из ТОО «KZ Impex»