Учет расчетов с подотчетными лицами

   Направление  работников в служебную командировку за границу производится на основании приказа нанимателя.

   Приказ  является основанием для расчета   и выплаты валютных средств  работникам, направленным в служебную  командировку за границу.

   При служебных  командировках за границу наниматель обязан выдавать аванс в иностранной валюте и возместить работнику следующие расходы:

1)по проезду  к месту служебной командировки  и обратно;

2)за проживание  вне места постоянного жительства (суточные);

3)по найму  жилого помещения;

4)иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.

   Размеры возмещения расходов за проживание вне места постоянного жительства (суточные) и по найму жилого помещения при служебных командировках за границу устанавливаются Министерством финансов РБ.

   Возмещение  суточных производится на следующих  условиях: при проезде и за время пребывания на иностранной территории- в иностранной валюте по нормам, установленным для страны, в которую направлен работник в командировку.

   День  пересечения границы при выезде из РБ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для страны, в которую командирован работник, а день пересечения границы при возвращении в Республику Беларусь- в дни, за которые суточные выплачиваются в белорусских рублях по нормам, установленным для служебных командировок в пределах РБ. При продолжительности командировки более суток, когда день пересечения границы при выезде из РБ совпадает с днем пересечения границы при возвращении в РБ, работнику выплачиваются суточные за этот день в иностранной валюте в размере 100% установленной нормы страны командирования. Остальные дни оплачиваются в белорусских рублях.

    При  выезде в командировку и возвращении  обратно в тот же день, работнику  выплачиваются суточные в иностранной валюте в размере 50% установленной нормы страны командирования.

   Если  при направлении за границу  в краткосрочную командировку  принимающая сторона берет на  себя расходы, связанные с обеспечением  командированного питанием и иностранной валютой на личные расходы, то направляющая сторона не производит выплату суточных, кроме оплаты времени пребывания в пути. За время нахождения в пути суточные выплачиваются в полном объеме установленных норм страны командирования.

   Если  принимающая сторона за свой счет обеспечивает командированным питание, но не обеспечивает их транспортом или не оплачивает расходы, связанные с проездом в городском транспорте страны пребывания от места проживания до места работы (учебы), а также не выплачивает указанным лицам иностранную валюту на личные расходы, то направляющая сторона выплачивает им суточные в размере 30% нормы страны командирования.

   Если  работники, направленные в краткосрочные  командировки, совсем не обеспечиваются  питанием, то суточные им выплачиваются в полном объеме; если принимающая сторона обеспечивает одноразовое питание, то командированным полагается 70% суточных, а если двухразовое, то 30% от установленной нормы суточных страны командирования.

   При  предоставлении принимающей стороной бесплатного жилого помещения выплата средств на расходы по найму жилого помещения не производятся. В обратном случае данные расходы возмещаются при обязательном  предоставлении подтверждающих документов в оригинале. 
 

3.3. Синтетический и  аналитический учет расчетов с подотчетными лицами 

   Синтетический и аналитический учет по подотчетным суммам ведется на активно-пассивном счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами".  
Аналитический учет по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" ведется по каждой сумме, выданной под отчет.  
Обработанный бухгалтерской службой авансовый отчет фиксируется в регистре бухгалтерского учета. Согласно ст. 10 Закона N 3321-XII при ведении регистров бухгалтерского учета на машинных носителях информации должна быть предусмотрена возможность их вывода на бумажные носители информации.  
Согласно ст. 462 Перечня N 38 срок хранения авансовых отчетов составляет три года при условии проверки, проводимой в рамках контроля и после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства.  
   Отражение соответствующих записей на счетах бухгалтерского учета по хозяйственным операциям с подотчетными лицами приведено в таблице 3.1

Таблица 3.1

                                              ЗАКЛЮЧЕНИЕ  
 
В результате всего вышеизложенного материала можно сделать следующие основные выводы.  
Прежде всего, следует отметить, что расходы на командировки – неотъемлемая часть состава затрат исследуемого предприятия, в связи с чем основными задачами ведения бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами на нем должны стать следующие:  
• своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;  
• документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;  
• контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно-операционные цели.  
Только при решении данных задач и правильного документального отражения расчетов с подотчетными лицами в соответствии с учетной политикой предприятия можно избежать негативные и сложные моменты, которые не станут преградой на пути его дальнейшего функционирования.  
Знание всех нормативно-правовых актов, регламентирующих порядок, условия, сроки командировок, расходы по ним, а также их документальное оформление позволит облегчить и значительно ускорить процесс расчетов с подотчетными лицами на любом предприятии.  
Что касается ЧСУП«Тереховка-Агро», то на нем учет расчетов с подотчетными лицами ведется в соответствии с законодательством Республики Беларусь. Все операции, отражающие выдачу аванса, отчет по нему, учитываются в бухгалтерии посредством составления определенных записей на основании первичных и иных документов.  
Для ускорения всякого рода расчетов, в том числе и с подотчетными лицами, в ЧСУП «Тереховка-Агро» используются автоматизированные системы учета, которые позволят снизить затраты времени на оформление документов и обработку данных и повысить многие экономические показатели работы предприятия.  
 
 
 
 

                СПИСОК   ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ  
 
1. Закон Республики Беларусь 18 октября 1994 г. N 3321-XII «О бухгалтерском учете и отчетности» (с учетом изменений, внесенных Законом Республики Беларусь от 26.12.2007 N 302-З);  
2. Типовой план счетов бухгалтерского учета и Инструкцией по применению Типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденными Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.05.2003 N 89;  
3. Бухгалтерский учет: учеб. пособие / под общ. ред. П.Г.Пономаренко. - Минск, 2006.  
4. Ивашкевич В.Б. Бухгалтерский управленческий учет: учебник для вузов / В.Б.Ивашкевич. - М., 2003.  
5. Налоговый вестник № 06/2008  
6. Соколов Я. В. Очерки по истории бухгалтерского учета. – М.: Финансы и статистика, 1991. Палий В.Ф., Соколов Я.В. АСУ и проблемы теории бухгалтерского учета – М.: Финансы и статистика, 1981.  
7. Соколов Я.В. Бухгалтерский учет как сумма фактов хозяйственной жизни. – М.: Магистр, 2010  
8. Соколов Я.В. Основы теории бухгалтерского учета. – М.: Финансы и статистика, 2000.  
9. Учет денежных средств и финансовых вложений: задания для практических занятий / Сост. И.А. Каштанова. – Горки, 2006.  
10. Учет расчетных и кредитных операций. Учет труда и его оплаты: задания для практических занятий / Сост. И.А. Каштанова. – Горки, 2006.