Движение  товаров от поставщика к покупателю оформляется сопроводительными  документами, предусмотренными договорами поставки и правилами перевозки  грузов. Основными сопроводительными  документами, которые выписывают поставщики, являются товарно-транспортная накладная, товарная накладная (форма N ТОРГ-12) и счет-фактура (на сумму НДС, относящегося к товарам).

     В зависимости от особенностей товаров  к вышеуказанным документам могут  быть приложены документы, подтверждающие массу (количество) товаров (упаковочный  ярлык (форма N ТОРГ-9), спецификация (форма N ТОРГ-10), расходный отвес (спецификация) (форма N ТОРГ-19) и др.) или их качество (качественное удостоверение, сертификат, справка о результатах лабораторных анализов и др.).

     При отсутствии расхождений между данными  поставщика и фактическими данными (по количеству и качеству) составляется акт о приемке товаров (форма N ТОРГ-1). Вместо этого документа оприходования  товаров может оформляться проставлением  на документе поставщика штампа, где  указывается дата приемки товаров, номер и дата сопроводительного  документа, стоимость принятых товаров  и тары, подпись материально ответственного лица.

     В случае несоответствия фактического наличия  товаров данным сопроводительных документов или отклонений от качества, установленного в договоре, должен составляться акт  об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке  товарно-материальных ценностей (отечественных  – форма N ТОРГ-2, импортных – форма N ТОРГ-3). В сопроводительном документе  следует сделать отметку об актировании. Акт составляется комиссией, в состав которой входят представители поставщика и покупателя (возможно составление  акта в одностороннем порядке  при согласии поставщика).

     При поступлении от поставщиков товаров  без сопроводительных документов составляется акт о приеме товара, поступившего без счета поставщика (форма N ТОРГ-4).

     При поступлении от поставщиков тары, включенной в цену товара, составляется акт об оприходования тары, не указанной  в счете поставщика (форма N ТОРГ-5).

     При учете товаров по продажным ценам  стоимость проданных товаров  за наличный расчет, подлежащих списанию с материально ответственных  лиц, определяется на основании Сведений о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации (форма N КМ-7), где по каждому отделу (секции) указывается сумма выручки, подтверждаемая подписью заведующего отделом (секцией). Этот документ в свою очередь составляют на основании Справок-отчетов кассиров-операционистов (форма N КМ-6). Для составления последних  используются журналы кассиров-операционистов (форма N КМ-4) и журналы регистрации  показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста.

     Кроме вышеуказанных товарных операций могут  быть и другие операции, которые  оформляются соответствующими документами: актом о порче, ломе товарно-материальных ценностей, актом о списании товаров (форма N ТОРГ-16), актом о переборке (сортировке) плодоовощной продукции (форма N ТОРГ-21), инвентаризационной описью товарно-материальных ценностей (форма N ИНВ-3), сличительной ведомостью результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (форма N ИНВ-19) и др.

     Возврат поставщику товаров при несоответствии их стандарту, техническим условиям или договору оформляется товарной накладной (форма N ТОРГ-12).

     Внутреннее  перемещение товаров между структурными подразделениями организации, где  работают разные материально ответственные  лица (бригады), проводится на основании  распоряжения руководителя организации  и оформляется накладной на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары (форма N ТОРГ-13).

     Тару, не указанную отдельно в документе  поставщика и не подлежащую оплате, приходуют на основании акта об оприходования  тары, не указанной в счете поставщика (форма N ТОРГ-5) по рыночной цене, но только в том случае, если она может быть использована в организации или продана на сторону.

     Тара, пришедшая в негодность вследствие естественного износа, поломки (боя) или порчи, списывается по соответствующему акту. Непригодная тара подлежит обязательной сдаче для утилизации в соответствующее  подразделение организации, организациям по сбору вторичного сырья или  для переработки. При этом выписывается накладная (товарно-транспортная накладная).

     На  возврат тары поставщикам и сдачу  тары тарособирающим организациям обычно выписывают товарную накладную (форма N ТОРГ-12).

     Поступление от поставщиков тары однократного использования, оплачиваемой отдельно от товаров, и  многооборотной тары, не подлежащей возврату поставщикам:

     на  стоимость тары по покупным или учетным  ценам (без НДС) – Д-т 41-3 К-т 60 на сумму  НДС – Д-т 19 К-т 60

     Списание  отклонений стоимости тары по учетным  ценам от покупной стоимости:

     положительных – Д-т 91 К-т 60

     отрицательных – Д-т 91 К-т 60

     Поступление от поставщиков тары, не подлежащей оплате ( на стоимость тары по рыночным ценам) – Д-т 41-3 К-т 91

     Поступление от поставщиков многооборотной тары, подлежащей возврату ( на стоимость  тары, указанной в документе поставщика) – Д-т 002, Д-т 76 К-т 60

     Перечисление  поставщику денег за полученную тару – Д-т 60 К-т 51

     Возврат тары поставщику – К-т 002

     Погашение поставщиком задолженности за возвращенную тару:

     денежными средствами – Д-т 51 К-т 76

     путем погашения задолженности за уже  полученные товары или в качестве аванса за будущие поставки – Д-т 60 К-т 76

     Оприходования тары, не возвращенной поставщику:

     на  стоимость тары без НДС – Д-т 41-3 К-т 76

     на  сумму НДС – Д-т 19 К-т 76

     Отгрузка  покупателю тары однократного использования, оплачиваемой отдельно от товаров, и  многооборотной тары, не подлежащей возврату покупателями:

     на  стоимость тары по продажным ценам  – Д-т 62 К-т 91

     на  стоимость тары по учетным ценам  – Д-т 91 К-т 41-3

     на  сумму НДС по таре – Д-т 91 К-т 68

     Отгрузка  покупателю многооборотной тары, подлежащей возврату:

     на  стоимость тары по учетным ценам  – Д-т 41-3, субсчет «Тара отгруженная» К-т 41-3, субсчет «Тара на складе»

     на  стоимость тары, указанной в документе  на отгрузку – Д-т 62 К-т 76

     2. Синтетический и аналитический учет товаров и тары

 

     Для учета товаров используются две  группы счетов:

     1) балансовые;

     2) забалансовые.

     На  счетах первой группы учитываются товары, которые являются собственностью организации, а на счетах второй группы - товары, не принадлежащие организации, но находящиеся  у нее во владении и пользовании.

     К балансовым относятся счета 41 "Товары" и 45 "Товары отгруженные".

     Счет 45 используется в двух случаях.

     1. Товары покупателю отгружены,  но право собственности на  них к покупателю еще не  перешло.

     2. При продаже товаров по посредническим  договорам (комиссии, поручения, агентским).

     Инструкцией по применению плана счетов бухгалтерского учета для организаций торговли и общественного питания к  счету 41 предусмотрены три субсчета: 41-1 "Товары на складах", 41-2 "Товары в розничной торговле" и 41-3 "Тара под товаром и порожняя".

     На  счете 41-1 учитываются товары на складах  и в кладовых предприятий общественного  питания.

     На  счете 41-2 учитываются товары в розничной  торговле и в буфетах (барах) предприятий  общественного питания. Назначение счета 41-3 видно из его названия.

     Если  товары учитываются по продажным  ценам, то для учета торговой наценки  используется счет 42 "Торговая наценка". Он является регулирующим по отношению  к счету 41, то есть не может применяться  самостоятельно, без данного счета. Если из сальдо счета 41 вычесть сальдо счета 42, то разность покажет стоимость  приобретения остатка товаров.

     Между счетами 41 и 42 существует следующая  взаимосвязь: если дебетуется счет 41 (при  увеличении товаров), то кредитуется  счет 42 (увеличивается торговая наценка). И, наоборот, при кредитовании счета 41 обязательно дебетуется счет 42. Однако эта взаимосвязь существует не всегда, а только при получении товаров со стороны или при выбытии товаров на сторону. При перемещении товаров внутри организации счет 42 используется только в том случае, если учетные цены на товары в структурных подразделениях, получивших и отпустивших товары, будут разными. Если учетные цены одинаковы, то при внутреннем перемещении товаров счет 42 не используется.

     Действующей в настоящее время Инструкцией  по применению плана счетов бухгалтерского учета не предполагается отражать операции по дебету счета 42. Это доказывается, во-первых, отсутствием в Инструкции указания случаев, когда этот счет дебетуется (ранее в предыдущей инструкции было отмечено, что счет 42 дебетуется "на суммы торговых и дополнительных скидок (накидок) по товарам, реализованным, отпущенным или списанным вследствие естественной убыли, брака, порчи, недостачи и т.п.". Во-вторых, в типовых корреспонденциях к счету 42 графа "по дебету" не заполнена. Авторы Инструкции предлагают списывать торговую наценку не проводкой Д 42 К 41, а сторнировочной записью Д 41 К 42.

     К забалансовым счетам, на которых учитываются  товары, относятся счета 002 "Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное  хранение" и 004 "Товары, принятые на комиссию".

     Счет 002 применяется как продавцами, так  и покупателями.

     Продавец  на этом счете учитывает товары, которые стали собственностью покупателя, но не вывезены им. На эти товары продавец выдает покупателю сохранную расписку.

     Покупатель  использует счет 002 в двух случаях.

     1. Получив от поставщика товары, он на законном основании от  них отказывается, не становясь  собственником (например, при получении  недоброкачественных и некомплектных  товаров).

     2. Для учета поступивших товаров,  собственником которых он еще  не стал (например, по договору  покупатель становится собственником  товаров после их оплаты, а  товары еще не оплачены).

     Счет 004 применяется комиссионером для  учета товаров, полученных от комитента, поскольку собственником этих товаров  является комитент.

     На  счетах 002 и 004 товары учитываются по ценам, указанным в приемо-сдаточных  документах. Аналитический учет к  этим счетам ведется по каждому собственнику товаров, а также по наименованиям  товаров.

     Наличие и движение тары учитывается на счете 41-3 "Тара под товаром и порожняя". Исключением является стеклянная посуда в организациях, занятых розничной торговлей, которая учитывается на счете 41-2. На базах и складах стеклянная посуда под товарами учитывается на счете 41-1, а порожняя - на счете 41-3. Тара, относящаяся по правилам бухгалтерского учета к основным средствам, учитывается на счете 01 с начислением амортизации в установленном порядке. В дальнейшем списание этой тары осуществляется в порядке, установленном для объектов основных средств.

     Основными разрезами аналитического учета  являются:

     а) по структурным подразделениям;

     б) по материально ответственным лицам;

     в) по наименованиям товаров (в комиссионной торговле учет ведется по каждой единице  товаров).

     Аналитический учет товаров по структурным подразделениям организации и по наименованиям  товаров необходим для управления товарными запасами. Например, сравнение  учетных остатков товаров (Оу) с нормативами  товарных запасов (Он) позволяет выявить  наличие сверхнормативных остатков (если Оу > Он). При значительных отклонениях  учетных остатков от нормативов следует  принять соответствующие управленческие решения (прекращение закупки и  ускорение продажи излишних товаров  и т.п.). Особенно эффективным является сравнение учетных и нормативных  остатков по каждому наименованию товаров.