Учет кассовых операций

Организация самостоятельно формирует свою учетную политику, исходя из своей структуры, отраслевой принадлежности и других особенностей деятельности для осуществления постановки бухгалтерского учета. При этом она руководствуется законодательством РФ о бухгалтерском учете, нормативными актами Министерства финансов РФ и органов, которым федеральными законами предоставлено право регулирования бухгалтерского учета. Учетная политика организации определяет и направляет дальнейшую работу не только бухгалтера, но и всей организации.

Организация ведет бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций способом двойной записи в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета. Для ведения бухгалтерского учета используется единый рабочий План счетов организации, включающий синтетические, аналитические счета и аналитические признаки, разработанные с учетом необходимых требований управления и обязательный к применению бухгалтеру.

ООО «Успех» являясь юридическим лицом:

• действует на основании Устава;
• отвечает по обязательствам в пределах уставного капитала;
• имеет самостоятельный баланс, собственную печать, расчетный счет в организации Банка.

Организация является малым предприятием. Штат сотрудников включает руководителя, менеджера по закупкам, главного бухгалтера, менеджера по реализации - 2 чел., заведующего складом и двух кладовщиков. Централизованная структура управления позволяет покупать большие партии товаров по низким ценам и позволяет возложить принятие ответственных решений на руководителя, от которого зависит работа организации в целом. Организационная структура ООО «Успех» определяет задачи, возлагаемые на конкретных работников, распределение между ними обязанностей и ответственности. Таким образом штат работников состоит из группы людей – специалистов, которые необходимы специализации данной организации. Некоторые совмещают в себе несколько должностей, как например обязанности кассира возложены на бухгалтера.

Директор организации управляет работой всего Общества. Ответственность за организацию бухгалтерского учета в организации, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несет руководитель организации.

Бухгалтерия осуществляет контроль за выполнением хозяйственных договоров, ведет учет и анализ движения товаров и денежных средств, расчеты с поставщиками и покупателями, рассчитывает и анализирует финансовый результаты, составляет бухгалтерские отчеты, бухгалтерский баланс, ведет счета аналитического учета, текущие счета, начисляет заработную плату работникам организации. Бухгалтерия состоит из главного бухгалтера, на которого возложены функции бухгалтера и кассира.

Главный бухгалтер следит за финансовым потоком в организации, созданием системы финансовой информации, работой бухгалтерии.

Менеджер по закупкам следит, по необходимости, за пополнением запасов по отдельным группам товаров, изучает спрос покупателей, составляет заявки на товар с поставщиками, следит за качеством товара в магазине.

Деятельность работников регламентируется должностными инструкциями, где определены задачи, права, обязанности и полномочия конкретных работников. Каждый работник должен четко знать круг своих прав и обязанностей, а также степень ответственности за принимаемые им решения.

Источником технико-экономических показателей ООО «Успех» являются отчеты о движении денежных средств за три года с 2010 г. по 2012 г.

Таблица 2 Технико-экономические показатели ООО «Успех» За 2010–2012 гг. (тыс. руб.)

Показатель	2010 г	2011 г	2012 г	Отклонение 2010/2012	Отклонение 2011/2012
Выручка от продажи товаров	4986	9780	8200	3214	(1580)
Себестоимость проданных товаров	2144	4633	4520	2376	(113)
Валовая прибыль	2842	5147	3680	838	(1467)
Коммерческие расходы	2611	2739	2200	(411)	(539)
Прибыль (убыток) от продаж	231	2408	1480	1249	(928)
Прочие операционные доходы	-	1	-	-	(1)
Прочие операционные расходы	47	48	46	(1)	(2)
Прибыль (убыток) до налогообложения	184	2360	1434	1250	(926)
Чистая прибыль	140	1794	1147	1007	(647)
Среднесписочная численность работников (чел.)	8	8	8	-	-
Средняя заработная плата руб./чел.	185	215	200	15	(15)

 

Директором ООО «Успех» обеспечивается сохранность денежных средств в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка. Все наличные деньги и ценные бумаги на предприятии хранятся в несгораемом металлическом шкафу, который после окончания работы кассира закрывается ключом и опечатывается кассиром. Ключи от шкафа и печати хранятся у кассира.

Денежные средства в кассу организация получает с расчетного счета строго на определенные цели, т.к. денежные средства не могут быть использованы не по назначению. ООО «Успех» может хранить в кассе денежные средства только в пределах установленного лимита, который определен банком, обслуживающим организацию, по согласованию с руководителем. Таким банком является: Филиал «Альфа Банк» , «Банк Москвы».

2.2. Синтетический и аналитический учет кассовых операций и денежных документов в ООО «Успех»

 

Для осуществления расчетов наличными деньгами ООО «Успех» имеет кассу и ведет журнал кассира - операциониста по установленной форме. Все поступления и выдачи наличных денег ООО «Успех» учитывает в журнале кассира по форме КМ-4. Записи в кассовой книге производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или заменяющему его документу.

Каждое предприятие ведет только один журнал, который должен быть пронумерован, прошнурован и опечатан сургучной или мастичной печатью. Количество листов в журнале заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия.

Записи в журнале кассира ведутся в 2 экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в журнале. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Подчистки и неоговоренные исправления в журнале кассира не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.

Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в журнале.

Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия.

Оформленный отчет кассира подлежит проверке бухгалтерами. Она заключается в тщательной проверке правильности оформления приходных и расходных документов, соответствия записей в отчете данным приложенных к ним документов, подсчетов итогов операций за день и остатков на начало и конец рабочего дня. Должны быть сверены и суммы полученных и сданных наличных денег в учреждения банка по расчетному и другим счетам. После проверки кассового отчета в специальной его графе проставляют номера корреспондирующих счетов.

При соответствующих условиях ООО «Успех» ведет книгу принятых и выданных денежных средств (ф. № КО-5). Используется она для учета наличных денежных средств, выданных кассиром организации, другим кассирам или раздатчикам (доверенным лицом) и возврата документов, подтверждающих их выплату или оставшуюся денежную наличность.

Рассмотрим пример.

09.02.2011 г. из кассы ООО «Успех» выдано 12 186,93 руб. под отчет Тимченко А.В. Данная операция отражается проводкой Д71 К50 - 12 186,93 руб.

Выдача денег из кассы оформляется расходным кассовым ордером. Расходный кассовый ордер отражается в журнале кассира и в журнале регистрации кассовых операций.

10.08.2011 г., в кассу ООО «Успех» было поступление денежных средств в размере 12 186,93 рубля от Тимченко А.В. - возврат подотчетных сумм. Данная операция отражается проводкой:

Д50.01 К71.01 - 12 186,93 руб.

В кассе организации могут храниться не только наличные денежные средства, но и ценные бумаги, денежные документы, являющиеся бланками строгой отчетности.

28.02.2011 года был оформлен  авансовый отчет №9 на 9 000 руб. Тимченко  А.В.

Рассмотрим в табл. 2 основные операции по счету 50 за февраль 2011 г.

Таблица 2  -  Бухгалтерские записи ООО «Успех» за февраль 2011 г.

 

№	Содержание операции	Корреспонденция счетов		Суммы руб.
		Д	К
1	Принята и оприходована выручка из операционной кассы	50	50-1	250
2	Получено со счета в банке	50	51	1500
3	Поступили наличные деньги в погашение дебиторской задолженности поставщиков	50	60	945
4	Поступили наличные деньги в погашение дебиторской задолженности покупателей	50	62	1350
5	Возвращены деньги от подотчетного лица	50	71	183
6	Поступили наличные деньги от реализации продукции	50	90	1235
7	Внесена на счет в банке выручка от реализации продукции	51	50	1235
8	Погашена наличными кредиторская задолженность перед поставщиками	60	50	550
9	Погашена наличными кредиторская задолженность перед покупателями	62	50	143
10	Выплата зарплаты персоналу	70	50	40350
11.	Выплаты подотчетным лицам	71	50	150
12.	Выявлены при инвентаризации недостачи наличных денег в кассе	94	50	3

 

Из данных представленной таблицы 2 видно, что в кассе предприятия осуществлялись разные операции- как выдача, так и прием наличных денег. Была осуществлена ревизия, в результате которой была выявлена недостача денежных средств. Поскольку сумма недостачи составляет всего 3 руб., можно предположить, что недостача образовалась в результате не хищения, а небрежности кассира при обращении с денежными средствами.

 

2.3 Рекомендации  по совершенствованию учета кассовых  операций в ООО «Успех»

 

Основными задачами бухгалтерии по учету денежных средств являются: обеспечение их сохранности и правильности использования, строгое соблюдение установленных правил ведения кассовых и банковских операций, правильное оформление движения денежных средств в документах и регистрах бухгалтерского учета.

Методология бухгалтерского учета денежных средств в организации не нарушается. Тем не менее, выявлен ряд недостатков:

• оформление первичных документов с нарушением установленных требований;
• некорректное отражение операций по денежным средствам в учетных регистрах;
• нарушается график документооборота, а именно сроки внезапных проверок кассы;
• главный бухгалтер не ежедневно обрабатывает банковские выписки;
• не осуществляется сверка соответствия записей в указанных банковских выписках и приложениях к ним;
• бывает отсрочка в бюджет поставщикам по причине отсутствия денежных средств на расчетном счете;
• не назначена приказом руководителя организации комиссия для проведения ревизии кассы;
• внеплановые проверки в кассе не проводятся;

Для устранения этих недостатков можно предложить пути совершенствования учета денежных средств:

1. Усилить контроль по срокам предоставления отчетов кассира главному бухгалтеру;
2. Руководству также усилить контроль над формированием инвентаризационной комиссией, так как отсутствие при инвентаризации даже одного члена комиссии, включенного в ее состав, служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными;
3. Рекомендуется проводить внезапную инвентаризацию кассы и расчетов с подотчетными лицами, для своевременного выявления отклонений в бухгалтерском учете;
4. Необходимо повысить уровень ответственности работников за нарушение сроков предоставления авансовых отчетов.
5. Повысить уровень ответственности кассиров за нарушение порядка ведения кассовых операций, путем применения административных санкций: выговоров, замечаний, увольнений;
6. Необходимо следить за заполнением всех реквизитов оправдательных документов, а также соблюдать порядок списания расходов при отсутствии оправдательных документов;
7. Усилить контроль за сохранностью денежных средств путем проведения сверок с банком, где располагается расчетный счет;
8. Также необходимо систематическое проведение экономической учебы среди работников бухгалтерии.