Учет кассовых операций в отделение почтовой связи

После упаковки брезентовых  сумок  начальник Главной кассы указывает в бланке− распоряжения ф. МС-45 в графе 4− номер препроводительного письма, а в графе 5−  номер брезентовой сумки. Первый экземпляр бланка распоряжения ф. МС-45 остается в Главной кассе, а второй экземпляр предается лицу, которое принимало заявки на подкрепления денежной наличности и осуществляло контроль за прохождением брезентовых сумок с денежной наличностью. Отметка о контроле и получении брезентовых сумок с денежной наличностью отмечается в графах 6,7, затем бланк− распоряжение ф. МС-45 передается в бухгалтерию. На брезентовые сумки с подкреплением денежной наличности выписывается карта отправки ф. ПС-16 в двух экземплярах, с указанием номеров брезентовых сумок и сумм, указанных на бирке.

 Если Главная касса  находится не в одном здании  с участком обработки страховой  почты, то брезентовая сумка  с денежной наличностью вместе  с картой отправки ф. ПС-16 складывается  работником Главной кассы в  отдельные брезентовые мешки.  На ярлыке ф. ПС-17 указывается  наименование отделения почтовой  связи, место назначения, номер  мешка и подписи работников, которые  упаковывали брезентовую сумку  и мешок, а также проставляется  оттиск календарного штемпеля. Брезентовый  мешок приписывается к карте  отправки ф. ПС-16 с указанием  «Подкрепление денежной наличности»  и направляется по  назначению.  Если Главная касса и участок  страховой почты находятся в одном здании, то упакованные  брезентовые сумки передаются в участок обработки страховой почты,  для отправки в отделения почтовой связи, под расписку на общей карте отправки ф. ПС-16, которая составляется начальником Главной кассы в двух экземплярах. Первый экземпляр карты отправки ф. ПС-16, вместе с брезентовыми сумками, передается в участок обработки страховой почты, второй экземпляр приобщается к кассовым документам Главной кассы.

После передачи сумок в  участок обработки страховой  почты, начальник Главной кассы  указывает внизу расходного кассового  ордера ф. КО-2 дату и общую сумму  высланных денег и расписывается. Расходно-кассовый ордер ф. КО-2, к которому прилагаются препроводительные письма ф. МС 4, копия карты отправки ф. ПС16 на каждый мешок и копия карты отправки  - передаются, вместе с распиской работника участка обработки страховой поч-ты, в бухгалтерию.

Наличные деньги, подлежащие отправке в отделение почтовой связи  в качестве подкрепления, необходимо упаковать накануне дня отправки. Передача брезентовых сумок с  подкреплениями в участок обработки  страховой почты производится в  день отправки почты по почтовым маршрутам.

Начальник отделения почтовой связи встречает машину с подкрепле-нием, принимает сумму подкрепления, проверяет вес сумки, расписывается и пересчитывает денежную наличность. В препроводительном письме ф. МС-4 проставляется оттиск календарного штемпеля, и этот документ приобщается к сводному денежному отчету в качестве первичного документа.

В тех случаях, когда полученная сумма не соответствует сумме  ука-занной в препроводительном  письме, составляется акт, в двух экземплярах, который подписывается лицами, вскрывавшими брезентовую сумку. На основании  акта фактически  полученная сумма  отражается в сводном денежном отчете. Первый экземпляр акта прилагается  к препроводительному письму ф. МС-4. Копия акта приобщается к кассовым документам отделения почтовой связи. Мешок, брезентовая сумка, акты и  препроводительное письмо ф. МС-4, высылаются в объект почтовой связи, где проводится соответствующая проверка.

 Бухгалтерия объекта  почтовой связи ежедневно, на  основании бланка− распоряжения  ф. МС-45 и препроводительного письма  ф. МС-4, составляет накопительную  ведомость по каждому объекту  почтовой связи, где отражаются  отправленные и полученные суммы  денежной наличности. На брезентовые  сумки с подкреплением денежной наличности отправляемые из объекта почтовой связи в текущем месяце, а полученные отделением почтовой связи в следующем месяце, составляется справка ф. МС-46 и эти денежные средства числятся как денежные средства в пути. Справка ф. МС-46 передается в бухгалтерию для контроля. Схема документооборота, получения подкреплений денежной наличности в отделении почтовой связи представлена в приложении Д.

4  ПОРЯДОК ВЫСЫЛКИ СВЕРХЛИМИТНЫХ  ОСТАТКОВ ИЗ КАССЫ

ОТДЕЛЕНИЯ ПОЧТОВОЙ СВЯЗИ

Отправление сверхлимитных  остатков денежной наличности произво-дится в полных сотнях рублей. Для извещения об отправке сверхлимитных остатков в отделении почтовой связи используется локальная сеть специальной компьютерной системы. В сообщении указывается: наименование отделения почтовой связи; фамилия, имя, отчество начальника отделения почтовой связи; сумма и номер брезентовой сумки. Полученное сообщение записывается в вышестоящем объекте в справку ф. МС-44. Денежные билеты отправляются, как сверхлимитные остатки, формируются по лицевой стороне и по достоинству, пересчитываются и обандероливаются по сто штук. Работник, который производит пересчет, указывает на бандероли свою фамилию и расписывается.

Сверхлимитные остатки упаковываются  двумя работниками, в брезенто-вые сумки с металлическими замками. В отделении почтовой связи, где штат состоит из одного работника, упаковка производится одним начальником отделения почтовой связи.

 При формировании сверхлимитных  остатков операционных касс на  каждую брезентовую сумку составляется  препроводительная ведомость ф.0402090005 в трех экземплярах (Приложение  Г). На оборотной стороне указывается  покупюрная опись высылаемых  денег с указанием общей суммы  цифрами. Порядковая нумерация  препроводительной ведомости ведется  в течение квартала. Первый экземпляр  препроводительной ведомости   вкладывается в сумку вместе  с наличными деньгами, после чего  сумка закрывается так, чтобы  совпали кольца накладки и  рамы замка. В отверстие пропускается  прочный льняной шпагат, концы  которого завязываются двойным  узлом, и пропускаются в отверстие  адресной бирки, пломбируются  непосредственно к узлу. На адресной  бирке указывается: номер дробью, в числителе порядковый номер  препроводительной ведомости, а  в знаменателе - номер брезентовой  сумки, наименование объекта почтовой  связи, в адрес которого направлена  брезентовая сумка со сверхлимитными  остатками денежной наличности, ее вес, сумма, дата упаковки  и наименование отделения почтовой  связи. На брезентовую сумку  со сверхлимитными остатками  выписывается карта отправки  ф. ПС-16 в двух экземплярах,  в которой указывается номер  брезентовой сумки и сумма  в соответствии с суммой указанной  в препроводительной ведомости.  В отделении почтовой связи  брезентовая сумка упаковывается  в брезентовый мешок, в который  вкладывается второй экземпляр препроводительной ведомости и первый эк-земпляр карты отправки ф. ПС-16,на которой указывается «Сверхлимитные остатки». Упаковка, приписка и отправка производится в соответствии с требованиями технологии.

На всех этапах обработки  брезентовые мешки принимаются  после наружного осмотра состояния  под роспись в карте отправки ф. ПС-16. При установлении, каких либо повреждений составляется акт и  проводится расследование. Третий экземпляр  препроводительной ведомости остается при документах отделения почтовой связи.

Поступившие в вышестоящий  объект почтовой связи брезентовые  мешки вскрываются двумя работниками. Перед вскрытием производится осмотр их наружного состояния, и мешки  вскрываются без нарушения опломбирования. После вскрытия проверяется вес  и наружное состояние брезентовой  сумки с сверхлимитными остатками с целью выявления повреждений или дефектов. Полученные, в вышестоящем объекте почтовой связи, брезентовые сумки со сверхлимитными остатками, сверяются с данными справки ф. МС-44, приписы-ваются к карте отправки ф. ПС-16 и передаются в Главную кассу под расписку на копии карты отправки ф. ПС-16. В этот же день, после контроля прохождения брезентовых сумок со сверхлимитными остатками из отделения почтовой связи, справка ф. МС-44 передается в Главную кассу.

Если участок обработки  страховой почты находится в  разных зданиях с Главной кассой, то карта отправки ф. ПС-16 составляется в трех экземплярах. Первый и второй экземпляры вместе с брезентовыми сумками  передаются сопровождающему для  доставки в Главную кассу. Сопровождающий рас-писывается на третьем экземпляре в получении брезентовых сумок со сверхлимитными остатками. После сдачи брезентовых сумок, второй экземпляр карты отправки вместе с распиской о приеме брезентовых сумок и оттиском календарного штемпеля возвращается в участок обработки страховой почты.

Режим работы Главной кассы  составляется таким образом, чтобы  учесть прибытие с маршрута последней  машины. Почтовые маршруты и режим  работы Главной кассы должны быть составлены так, чтобы сверхлимитные  остатки  были сданы в банк в  этот же день. В Главной кассе  проверяется количество брезентовых  сумок со сверхлимитными остатками, которые должны быть вскрыты. Вскрытие брезентовых сумок производится двумя работниками и при выявлении  расхождений составляется акт, в  двух экземплярах. Первый экземпляр  акта направляется по месту упаковки брезентовой сумки, а второй приобщается  к справке ф. МС-44, в которой  делается отметка о расхождении  суммы. На основании справки ф. МС-44, на общую сумму поступивших сверхлимитных остатков составляется приходный кассовый ордер ф. КО-1, который регистрируется в кассовой книге ф. КО-4. Затем вышестоящие объекты почтовой связи сдают сверхлимитные остатки в обслуживаемый банк для зачисления на счет по переводным операциям.

Объекты почтовой связи организуют доставку сверхлимитных остатков в  банк, с учетом обеспечения их сохранности. Объекты почтовой связи  представляют в банк образцы оттисков пломб. При  наличии в банке кассы, брезентовые  сумки со сверхлимитными остатками  пересчитываются и сдаются  под  расписку на третьем экземпляре реестра. Работник почтовой связи, получивший расписку, подтверждает прием брезентовых  сумок со сверхли-митными остатками, которые подписываются двумя работниками банка и за-веряются оттиском печати банка. Если в числе приписанных к реестру окажется дефектная брезентовая сумка, то она банком не принимается и возвращается сопровождающему, о чем делается отметка на двух экземплярах реестра. Второй экземпляр реестра сдается в бухгалтерию. Брезентовые сумки не принятые банком вскрываются в Главной кассе и приходуются в кассовой книге ф. КО-4.

Если сдача брезентовых  сумок производится после окончания  рабочего дня руководителя или в  праздничные дни, то реестр подписывается  ответствен-ным дежурным. Если банки не имеют кассы пересчета, то операции по приему брезентовых сумок со сверхлимитными остатками производится в порядке, установленном для дневных и вечерних касс банка. В место объявлений на взнос наличных денег реестры не составляются, а для записи в кассовый журнал используется карта отправки ф.ПС-16, которая составляется в двух экземплярах. В ней указывается наименование отделения почтовой связи, номер брезентовой сумки и сумма по каждой брезентовой сумке.

После приема брезентовых  сумок, со сверхлимитными остатками, сопровождающему  выдается второй экземпляр карты  отправки ф. ПС-16, как подтверждение  в приеме денежной наличности. Схема  документооборота по высылке сверхлимитных  остатков из отделения почтовой связи  представлена в приложении Е.   

5  КОНТРОЛЬ КАССОВЫХ  ОПЕРАЦИЙ В ОТДЕЛЕНИИ ПОЧТОВОЙ

СВЯЗИ

Характер производственной деятельности в отделении почтовой связи определяет особенности контроля над кассовыми операциями. В ходе контроля кассовых операций выявлено, что каждое отделение почтовой связи  имеет при-сущие ему особенности, этим и вызвана специфика составления отчетности в от-делении почтовой связи. Основное требование, которое предъявляется к контролю кассовых операций в отделении почтовой связи, заключается в том, что он должен осуществляться сразу же после выполнения кассовых операций.

Действенность контроля заключается  в том, когда контроль осуществляется непосредственно в отделении  почтовой связи, а не переносится  в вышестоящий объект почтовой связи.

Первичные документы, которые  получены за рабочий день, брошю-руются по отдельным операциям. Бланки строгой отчетности, как и другие документы, формируются в пачки по каждому коду.

Последующий контроль кассовых операций, и составления всего  кассового документооборота, отражает взаимосвязь производственных операций и осуществляет проверку расчетов с  потребителями.

 Если  отделение почтовой  связи производит инкассацию  денежной наличности в пользу  третьего лица, то  контроль начинается  с подведения итогов и выведения  конечного сальдо. Проверяется правильность  применения тарифов и их отражение   в сводном денежном отчете.

Прежде чем приступить к проверке соответствующей отчетности, необходимо установить достоверность  данных, которые отражены в сводном  денежном отчете. Проверка производиться  в том случае, когда контролирующее лицо убедилось в правильности оформления первичной документации.

Если выявлено расхождение, то составляется акт, в двух экземплярах. Один экземпляр передается в вышестоящий  объект почтовой связи, второй остается  в отделении почтовой связи. Начальник  должен произвести проверку и установить причину расхождения по каждому  коду, который указан в акте. При  наличии доказательств, которые  указывают на необъективность составления  акта, начальник составляет и направляет в вышестоящий объект почтовой связи  донесение, с указанием причин, которые  не подтверждают акт.