Учет кассовых операций в отделение почтовой связи

прием почтовых отправлений  в офисе клиента или непосредственно  в пункте обслуживания (письменная корреспонденция, посылки, ускоренная почта EMS Belpost);

• прием электронных денежных переводов;
• реализация маркированной и немаркированной продукции;
• прием подписки на печатные СМИ и многое другое.

          Также появилась услуга прямая почтовая реклама. Прямая почтовая реклама представляет собой рассылку рекламных сообщений (в том числе и персонализированных) в адреса определенной группы лиц-потребителей или возможных деловых партнеров. С РУП "Белпочта" Вы сможете:

— осуществить адресную и безадресную рассылку рекламного материала;

— подобрать адреса для  рассылки;

— выбрать интересующий конверт;

— воспользоваться услугой  по доступным тарифам.

          При этом РУП "Белпочта" гарантирует:

— конфиденциальность рассылаемой  информации;

— систему скидок;

— короткие сроки рассылки благодаря отработанной системе  сортировки, экспедирования и физической доставки писем до адресата.

         Нашими партнерами на сегодняшний день являются: ООО «Табак-инвест», ЗАО «МТБанк», ЗАО «Даная», ООО «Марека» (сеть магазинов «Соседи»), ООО «Торгпин» (сеть магазинов «АЛМИ»), ИП «ВидальБел.

2  УЧЕТ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ  В ОТДЕЛЕНИИ ПОЧТОВОЙ СВЯЗИ

В отделении почтовой связи  текущий учет  кассовых операций осуществляется в соответствии с  «Технологией обработки и контроля первичной информации», и формирования сводного денежного отчета в условиях направления информационных потоков из отделения почтовой связи. Эта Технология регламентирует порядок создания первичной информации, ее контроля и составления сводного денежного отчета.

В автоматизированном отделении  почтовой связи устанавливается  специальная компьютерная система  с инсталлированной версией «Почта», которая работает в нефискальном (фискальном) режиме, для передачи информации в электронном виде по принятым электронным  переводам и платежам. Специальная  компьютерная сеть регистрирует объект, как систему передачи электронно−финансовой информации третьего уровня. По специальной компьютерной сети с нефискальным режимом поддерживается в актуальном состоянии нормативно–справочная информацию:

• тарифы;
• справочник почтовых кодов;
• справочник международных кодов для приема денежных переводов;
• справочник кодов для составления сводного денежного отчета;
• подписные каталоги;
• наименование юридических лиц, номер учетного налогового платежа, расчетный счет, код банка;
• электронные базы данных для создания информации по принятым переводам;     

Предоставление услуг  в неавтоматизированном отделении  почтовой связи осуществляется в  соответствии с «Технологией» и  «Правилами оказания услуг». Все суммы  по оказанным услугам проводятся на кассовом аппарате и отражаются в книге кассира – операциониста  ф. КО-5 (Приложение А), которая зарегистрирована в Инспекции Министерства по налогам  и сборам Республики Беларусь.

При отсутствии сети компьютерной связи (СКС) подтверждение приема наличных денег оформляется квитанциями  ф.1 и ф.5. В конце рабочего дня  начальник неавтоматизированного  отделения почтовой связи заполняет  бланк сводного денежного отчета (Приложение В) и кассовую справку  ф. МС-42 (приложение Б). Бланк сводного денежного отчета заполняется в  двух экземплярах, подписывается начальником отделения почтовой связи и подтверждается оттиском календарного штемпеля. Исправления и помарки не допускаются. Первый экземпляр бланка сводного денежного отчета вместе с первичными документами направляется в автоматизированное отделение почтовой связи. Второй экземпляр остается при кассовых документах данного отделения почтовой связи. Первичные документы, полученные за рабочий день, формируются по отдельным операциям (кодам сводного денежного отчета). Для приходных операций такими документами являются: препроводительное письмо ф. МС-4, реестры по принятым платежам, корешки квитанций ф.1 и ф.5, приходные кассовые ордера, товарные накладные  ф. ТН-2 на реализацию знаков почтовой оплаты и товаров народного потребления, акты на суммы подлежащие оприходованию, квитанции из авансовых книжек, бланки электронных переводов, приписанных к реестру ф. ПС-11.

Для расходных операций первичными документами являются: препроводительное  письмо ф. МС-4 на высланные сверхлимитные  остатки кас-сы; бланки оплаченных электронных  переводов, приписанных к реестру  ф. ПС-10; реестры ф. ПС-10А на выплаченные  пенсии и пособии; реестры на выигрышные лотерейные билеты, по которым был  выплачен выигрыш (к реестру прилагаются  билеты, подобранные по номерам по мере их записи в реестр и по виду лотерейных билетов); ведомость на выплату  зарплаты; акты на суммы подлежащие списанию; справки на возврат излишне  взысканных сборов. Все вышеперечисленные  первичные документы, которые прилагаются  к сводному денежному отчету, должны соответствовать количеству, указанному в графах 3, 7, 11,15 сводного денежного отчета. Заполнение этих граф заменяет приписку первичных документов к карте отправки ф. ПС-16.

При заполнении кассовой справки  все первичные документы приписыва-ются с указанием количества использованных квитанций и количества оказанных услуг.

Документы по банковским операциям  служебным письмом направля-ются в районный узел почтовой связи.

По истечению срока  хранения бланки неоплаченных переводов  направляются в автоматизированное отделение почтовой связи  для  возврата по указанному адресу.

Бланк сводного денежного  отчета составляется вручную, брошюруется  и накапливается  в неавтоматизированном отделении почтовой связи. Ежеквартально, не позднее пятого числа месяца следующего за отчетным кварталом, бланки сводного денежного отчета направляются в архив.

В течение рабочего дня  по сети компьютерной связи с установленной  версией «Почта», работающей в нефискальном (фискальном) режиме, в отделе-нии  почтовой связи оказываются услуги потребителям. В случае, если на данном рабочем месте поступают электронные переводы для оплаты в автоматизированном отделении почтовой связи выводится реестр для доставки переводов на дом.

При выплате пенсий и пособий  на рабочем месте с использованием специальной компьютерной системы  формируются ведомости для выдачи почтальонам сумм для доставки на дом пенсий и пособий.

Вся информация по оказанным  услугам с использованием специальной  компьютерной системы и результат  работы в фискальном режиме, выгружается  на дискету.

При выдаче почтальону денежных средств в доставку заполняются листы ф. ПС-55, с указанием фамилии, имени, отчества почтальона и общей суммы пенсий, выданных в доставку, а также общей суммы электронных переводов выданной в доставку. После приема отчета у почтальона, в ф. ПС-55 выводится остаток. При возвращении почтальона из доставки начальник автоматизированного отделения почтовой связи принимает отчет. При этом вся информация по оказанным почтальоном услугам вводится в программное обеспечение с нефискальным режимом работы по каждой услуге.

По окончанию рабочего дня начальник выводит итоги  в сводном де-нежном отчете. После считывания информации за неавтоматизированное отделение почтовой связи, использует электронную базу, которая была им создана. Периодически в эту базу вносятся данные в изменении информации о данных отправителя.

При наличии времени между  обслуживанием потребителей и в  конце ра-бочего дня начальник автоматизированного отделения связи вводит информа-цию за неавтоматизированное отделение почтовой связи. Информация вводится следующим образом: по принятым платежам используется электронная база плательщиков, создание информации осуществляется путем ввода каждого платежа в соответствии с реестром; по выплаченным пенсиям и пособиям используется база получателей, а создание информации осуществляется путем подбора реквизитов по каждому получателю, согласно реестра ф. ПС-10.

После создания информации, распределяются отчеты, и созданная информация выгружается по каналам связи в участок обработки и контроля информации филиала или Минской почты, или на дискету. При выявлении расхождений начальник автоматизированного отделения почтовой связи ставит в известность начальника неавтоматизированного отделения почтовой связи, и расхождение фиксируется в справке, которую составляет начальник автоматизированного отделения почтовой связи.

В сводном денежном отчете операции отражаются по кодам, которые  состоят из трех цифр. В каждой цифре  заложен определенный шифр:

- цифра 0 − остаток  в кассе на начало дня;

- 1, 2, 3,4− доходы;

- 5, 6, 7− услуги, которые оказываются на договорных началах;

- 8− денежные средства, поступившие в кассу отделения почтовой связи;

- 9− расходные операции отделения почтовой связи.

Вторая цифра указывает  на наименование оказываемой услуги.

Третья цифра - разновидность  услуги.

Буквы обозначают способ оплаты:

Н− наличными деньгами;

А– квитанциями из авансовых книжек;

Ч− чеками;

Ц− банковскими пластиковыми карточками;

Д− денежными документами;

П− платежными поручениями;

Г−  гарантийными письмами;

У−  долларами;

С− российскими рублями;

           СУ– страховой полис.

В столбцах 2, 6, 10, 14 сводного денежного отчета отражаются суммы, подлежащие оприходованию, в столбцах 3, 7, 11, 15 указывается количество и  условное обозначение документов. 

Если в отделении почтовой связи несколько операционных касс,  то каж-дой кассе присваивается  порядковый номер.

В столбцах 4, 8, 12, 16 - отражается количество проведенных операций.

Сводный денежный отчет состоит  из четырех разделов:

Сводный денежный отчет 1−  кассовые операции. Он является основным, так как в нем отражается учет движения денежных средств в кассе  отделения почтовой связи.

Сводный денежный отчет 2 используется для учета и движения услов-ных  ценностей и товарно-материальных ценностей. В нем указывается  остаток на начало дня, поступление, продажа за наличные, продажа по денежным документам, списание, возвраты и выводится остаток на конец  дня;

В сводном денежном отчете 3 отражается движение квитанционного материала. Указывается наименование бланков строгой отчетности, остаток  на начало дня, поступило, израсходовано, аннулировано и выводится остаток  на конец дня.

Сводный денежный отчет и  статистическая отчетность в этом разделе  осуществляет учет регистрируемых почтовых отправлений, по которым указывается  код и количество.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3  ПОРЯДОК ПОЛУЧЕНИЯ  СУММ ПОДКРЕПЛЕНИЙ ДЕНЕЖНОЙ

НАЛИЧНОСТИ В ОТДЕЛЕНИИ  ПОЧТОВОЙ СВЯЗИ

При недостаточности денежных средств в отделении почтовой связи на оплату переводов, пенсий, пособий начальник или заместитель  отделения почтовой связи передает в объект почтовой связи по локальной  сети специальной компьютерной системы  заявку на подкрепления денежной наличности.

Поступившие заявки от отделения  почтовой связи записываются в бланк  – распоряжение  ф. МС-45 на отправку подкрепления денежной наличности. После  подведения итогов подсчитывается общая  сумма подкреплений, затребованная  отделениями почтовой связи, а затем  указывается в графе 3 сумма, утвержденная к отправке по каждой заявке. Бланк  – распоряжение ф. МС-45 подписывается  лицом, которое его составило  и утверждается руководителем объекта  почтовой связи.

На общую сумму, утвержденную к высылке, составляется расходно-кассовый ордер ф. КО-2, который  регистрируется в журнале учета приходных и расходных кассовых ордеров и вместе с бланком− распоряжением ф. МС-45 он передается в Главную кассу для выполнения. В выходные и праздничные дни, когда бухгалтерия не работает, расходно-кассовый ордер ф. КО-2 подписывается лицом, которое его составило и ответственным дежурным по объекту почтовой связи.

На отправленные суммы  денежной наличности Главная касса  составляет препроводительные письма ф. МС-4, которые подписываются оператором Главной кассы и вторым работником, который принимал участие в упаковке брезентовых сумок. На лицевой стороне  препроводительного письма ф. МС-4 отражается высылаемая сумма, а на обратной стороне  приводится покупюрная опись высылаемых денег. Препроводительные письма нумеруются в течение квартала. Наличные деньги, отправляемые в качестве подкреплений, формируются в пачки по сто  штук, на которых указывается сумма  и подпись работника. Высылаемые суммы вкладываются в брезентовую  сумку. Первый экземпляр препроводительного письма ф. МС-4 вкладывается во внутренний карман сумки, второй передается на рабочее  место по контролю сводного денежного  отчета, а третий  экземпляр остается при кассовых документах в Главной  кассе. Упаковка брезентовой сумки  осуществляется таким образом, чтобы  не было доступа к денежным средствам. На бирке, которая прикрепляется  к брезентовой сумке, указывается: в числителе− номер препроводительного письма, а в знаменателе− наименование объекта почтовой связи, в который направляется брезентовая сумка; вес сумки и подписи лиц, которые принимали участие в ее упаковке.