Учет кассовых операций в коммерческих банках

Наличные деньги, полученные для выплаты заработной платы и других выплат работникам кредитной организации, по расходному кассовому ордеру 0402009 и не выданные в период выплаты заработной платы и других выплат, вместе с платежной (расчетно-платежной) ведомостью хранятся в сейфе работника, осуществлявшего указанные операции, в порядке, предусмотренном действующим законодательством.

По истечении  трех рабочих дней со дня выдачи наличных денег кассовому работнику  для осуществления выплаты заработной платы и других выплат работникам кредитной организации, кассовый работник сдает остаток наличных денег заведующему кассой по приходному кассовому ордеру 0402008 вместе с платежной (расчетно-платежной) ведомостью.

§ 5. Правила  перевозки и инкассации наличных денег.

Перевозка наличных денег между кредитной организацией, ее филиалами и ВСП организуется кредитной организацией.

На наличные деньги, предназначенные для перевозки, в кредитной организации, ВСП, отправляющих наличные деньги, заведующим кассой, кассовым работником ВСП в произвольной форме  составляется опись на перевозимые  наличные деньги.

 В описи  на перевозимые наличные деньги указываются фирменное наименование кредитной организации, отправляющих и получающих наличные деньги, даты составления описи и осуществления перевозки наличных денег, номиналы и суммы наличных денег по каждому номиналу, общая сумма наличных денег, фамилия, инициалы заведующего кассой, кассового работника ВСП, а также проставляется подпись заведующего кассой, кассового работника ВСП.

При перевозке  наличных денег инкассаторскими  работниками опись на перевозимые  наличные деньги составляется в трех экземплярах. Первый и третий экземпляры описи на перевозимые наличные деньги передаются инкассаторским работникам. Если наличные деньги перевозятся кассовым работником, опись на перевозимые наличные деньги составляется в двух экземплярах, первый экземпляр описи на перевозимые наличные деньги передается указанному кассовому работнику.

Второй экземпляр  описи на перевозимые наличные деньги с подписью инкассаторского, кассового  работника в получении наличных денег остается в кредитной организации, ВСП, отправивших наличные деньги.

Выдача инкассаторским, кассовому работникам наличных денег  для перевозки осуществляется по расходным кассовым ордерам 0402009, прием  доставленных указанными работниками  наличных денег - по приходным кассовым ордерам 0402008.

Операции по перевозке наличных денег между  кредитной организацией и ее ВСП  могут оформляться приходно-расходными кассовыми ордерами 0402007. Приходная  часть приходно-расходного кассового  ордера 0402007 направляется в кредитную  организацию, ВСП, получающие наличные деньги, расходная часть приходно-расходного кассового ордера 0402007 остается в кредитной организации, ВСП, отправляющих наличные деньги.

Принятые наличные деньги упаковываются в сумку  инкассаторскими, кассовым работниками  под контролем заведующего кассой, кассового работника ВСП. К сумке с наличными деньгами прикрепляется ярлык, на котором проставляются фирменное наименование кредитной организации, отправляющих и получающих наличные деньги, дата упаковки, сумма наличных денег, фамилия, инициалы и подпись инкассаторского, кассового работника. Сумка с наличными деньгами опломбировывается одним из инкассаторских, кассовым работником, получившим наличные деньги.

В кредитной  организации, ВСП, получающих наличные деньги, прием наличных денег, сумок с наличными деньгами осуществляется заведующим кассой, кассовым работником ВСП.

По окончании  приема от инкассаторских работников сумок с наличными деньгами заведующий кассой, кассовый работник ВСП и  один из инкассаторских работников подписывают  первый и третий экземпляры описи на перевозимые наличные деньги. При приеме сумок с наличными деньгами от кассового работника указанный работник и заведующий кассой, кассовый работник ВСП проставляют подписи на первом экземпляре описи на перевозимые наличные деньги.

Первый экземпляр  описи на перевозимые наличные деньги направляется в кассовые документы  кредитной организации, ВСП, получивших наличные деньги, третий экземпляр  описи на перевозимые наличные деньги передается инкассаторским работникам.

Для инкассации наличных денег на каждую организацию в кредитной организации ежемесячно оформляются явочные карточки 0402303.

 Количество  порожних сумок, выдаваемых организации,  определяется кредитной организацией  с учетом объема инкассируемых  наличных денег. Каждой сумке  присваивается индивидуальный номер.

Руководитель  инкассации составляет маршруты инкассации наличных денег и графики заездов  инкассаторских работников в организации. Время и периодичность заездов  устанавливаются руководителем  инкассации по согласованию с организацией.

Руководителем инкассации (дежурным инкассаторским работником) заполняется справка 0402304, которая передается в кредитную  организацию, ВСП (за исключением обменного  пункта).

Инкассаторские  работники перед выездом на маршрут  инкассации наличных денег получают порожние сумки, доверенности на перевозку наличных денег, инкассацию наличных денег, штамп, ключи и явочные карточки 0402303.

Перед получением в организации сумки с наличными  деньгами инкассаторский работник предъявляет  кассовому работнику организации документы, явочную карточку 0402303 и порожнюю сумку.

Кассовый работник организации предъявляет инкассаторскому  работнику образец пломбы, передает сумку с наличными деньгами, а  также накладную к сумке 0402300 и  квитанцию к сумке 0402300.

При приеме в организации сумки с наличными деньгами инкассаторский работник в присутствии кассового работника организации проверяет целость сумки и пломбы, соответствие пломбы имеющемуся образцу, правильность заполнения накладной к сумке 0402300 и квитанции к сумке 0402300.

После заполнения кассовым работником организации явочной  карточки 0402303 инкассаторский работник в присутствии кассового работника  организации проверяет соответствие сумм наличных денег, проставленных  в явочной карточке 0402303, накладной  к сумке 0402300 и квитанции к сумке 0402300, номера сумки, указанного в явочной карточке 0402303, накладной к сумке 0402300 и квитанции к сумке 0402300, номеру принимаемой сумки с наличными деньгами.

При приеме сумки  с наличными деньгами инкассаторский работник подписывает квитанцию к сумке 0402300, проставляет оттиск штампа, дату приема сумки с наличными деньгами и возвращает квитанцию к сумке 0402300 кассовому работнику организации.

В случае внесения неправильной записи в явочную карточку 0402303 последняя зачеркивается, новая запись в явочной карточке 0402303 заверяется подписью кассового работника организации.

Не разрешается  осуществлять записи в явочной карточке 0402303 инкассаторскому работнику.

При выявлении  нарушения целости сумки или  пломбы, неправильного составления препроводительной ведомости к сумке 0402300 прием сумки с наличными деньгами инкассаторским работником не производится. В присутствии инкассаторского работника устраняются дефекты упаковки и ошибки в составлении препроводительной ведомости к сумке 0402300, если такое устранение не нарушает графика работы инкассаторских работников. В остальных случаях прием сумок с наличными деньгами в организации осуществляется инкассаторскими работниками при повторном заезде в удобное для них время, о чем в разделе "Повторные заезды" явочной карточки 0402303 делается соответствующая запись.

В случае отказа организации от сдачи сумки с  наличными деньгами кассовым работником организации проставляются в  явочной карточке 0402303 запись "Отказ", причина отказа от сдачи инкассаторскому работнику сумки с наличными деньгами, которые заверяются подписью кассового работника организации.

Принятые инкассаторским работником в организации сумки  с наличными деньгами, накладные  к сумкам 0402300 и явочные карточки 0402303 на все время работы на маршруте инкассации наличных денег размещаются инкассаторскими работниками в автотранспорте.

По окончании  маршрута инкассации наличных денег  инкассаторские работники сдают  сумки с наличными деньгами в  кредитную организацию, ВСП (за исключением обменного пункта). Прием сумок с наличными деньгами от инкассаторских работников осуществляется в порядке, предусмотренном законодательством.

После сдачи  сумок с наличными деньгами в  кредитную организацию, ВСП (за исключением  обменного пункта) инкассаторские работники передают руководителю инкассации (дежурному инкассаторскому работнику) второй экземпляр журнала 0402301, а также доверенности на перевозку наличных денег, инкассацию наличных денег, штамп, ключи и явочные карточки 0402303.

Инкассация  наличных денег физических лиц осуществляется в аналогичном порядке.

§ 6. Контроль кассовых операций в коммерческом банке.

В зависимости от структуры  кредитной организации, масштабов  ее деятельности, внутренних политик  и регламентирующих документов по данной тематике контроль за состоянием кассовой работы может осуществляться:

- специализированными  контрольно-ревизионными подразделениями  кредитной организации;

- подразделениями, в  ведении которых находится организация  кассовой работы в целом по  кредитной организации;

- руководителями линейных  кассовых подразделений на местах.

К первому типу подразделений  относится департамент (служба) внутреннего  аудита - выделенное независимое подразделение, подотчетное совету директоров кредитной  организации.

Подразделение второго типа - департамент (управление), отвечающий за организацию кассовой работы в целом по банку. Необходимость создания такого подразделения и возложения на него контрольных функций определяется руководителем банка, как правило исходя из задач, стоящих перед банком на конкретном этапе его развития, и потребностей в системной постановке кассовых процессов. При этом необходимость наличия в структуре данного департамента (управления) специального отдела контроля за состоянием кассовой работы также зависит от задач, стоящих перед банком в целом и распределением функционала внутри банка.

Контроль за состоянием кассовой работы подразделениями третьего типа - это текущий контроль линейного  руководителя (начальника отдела кассовых операций/заведующего кассой) за работой своих подчиненных плюс последующий контроль со стороны руководителя следующего уровня (руководителя, главного бухгалтера филиала, дополнительного/операционного офиса и т.д.).

Если необходимость  создания в структуре кредитной  организации специализированной службы внутреннего аудита прямо предусмотрена Положением ЦБ РФ от 16.12.2003 N 242-П "Об организации внутреннего контроля в кредитных организациях и банковских группах", то прямые требования в создании отдельного подразделения, осуществляющего контроль за состоянием именно кассовой работы, в нормативных актах Банка России отсутствуют.

Применительно к организации  кассовой работы в кредитной организации  можно конкретизировать цели мероприятий по контролю за состоянием кассовой работы:

- оценка соответствия  осуществляемых кассовыми подразделениями  кассовых операций законодательству  Российской Федерации, нормативным  актам Банка России и внутренним  распорядительным документам кредитной организации;

- оценка соблюдения  подразделениями кредитной организации  требований, предусмотренных нормативными  актами Банка России и внутренними  распорядительными документами  кредитной организации по обеспечению  сохранности наличных денег и других ценностей;

- оценка достаточности  и эффективности мероприятий  по обеспечению сохранности денежной  наличности и других ценностей  в подразделениях кредитной организации  при осуществлении кассовых операций;

- подтверждение достоверности  отражения операций с денежной наличностью и другими ценностями в бухгалтерском учете;

- выявление других  недостатков в организации кассовой  работы и ведении операций  с денежной наличностью и другими  ценностями, отрицательно сказывающихся  на финансовом положении кредитной организации или причиняющих кредитной организации материальный ущерб (по сути - мониторинг рисков);

- прогнозирование развития  ситуации в том или ином  аспекте организации работы кассовых  подразделений, определение основных  трендов;

- выработка мер, направленных на предупреждение и недопущение в дальнейшем недостатков в организации кассовой работы в подразделениях кредитной организации (минимизация рисков).

Можно выделить три типа рисков, которые могут быть минимизированы при помощи мероприятий по контролю за состоянием кассовой работы.

1. Риск потери деловой  репутации, который на данном  направлении включает в себя  убытки/недополучение прибыли и  отток клиентов/средств клиентов  вследствие снижения качества  их обслуживания, обусловленного  недостаточно ответственным подходом со стороны персонала линейных подразделений к выполнению процедур по кассовой работе (халатность и, как следствие, увеличение времени/снижение качества обслуживания и удовлетворенности клиента работой кассы).

2. Операционный риск, который на данном направлении включает в себя убытки/снижение эффективности реализации банковских продуктов в результате:

- нарушения технологических  процессов, процедур сотрудниками  банка вследствие непреднамеренных  или умышленных действий или  бездействия (в т.ч. прямого хищения денежных средств в наличной или безналичной форме или иных способов мошенничества);