Учет дебиторской задолженности

• При безналичной форме оплаты выписывается товарно – транспортная накладная (которую составляют для каждого покупателя и на каждую поездку автомобиля в 2 экземплярах: первый остается у продавца; второй предназначен для покупателя; накладную выписывают отдельно на каждого покупателя) и счет - фактура;
• При наличной форме оплаты выписывается товарно – транспортная накладная и приходный кассовый ордер с чеком.

Общий порядок оформления первичных документов при расчетах с покупателями и заказчиками совпадает с порядком оформления расчетов с поставщиками и подрядчиками.

Для формирования информации о расчетах с покупателями и заказчиками применяется счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». Данный счет активно – пассивный, поэтому возможно одновременно и дебетовое и кредитовое сальдо на отчетную дату. Это объясняется тем, что с разными дебиторами может быть разное состояние расчетов, но даже по одному контрагенту бывает обязательство перед ним по полученному авансу, а бывает его обязательство по отгруженной продукции по разным расчетным документам.

Счет 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" кредитуется в  корреспонденции со счетами учета денежных средств, расчетов на суммы поступивших платежей (включая суммы полученных авансов) и т.п. На счете 62 также отражаются суммы полученных авансов и предварительной оплаты. Их учет ведется обособленно на отдельном субсчете "Расчеты по полученным авансам" счета 62.

Учет расчетов с поставщиками и  подрядчиками ведется в разрезе  следующих субсчетов:

    62.1 – Расчеты с покупателями и заказчиками

62.2 – Авансы полученные

Аналитический учет должен быть организован по каждому полученному авансу.  Аналитический учет по счету 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" ведется:

- по каждому предъявленному  покупателям (заказчикам) счету,

- при расчетах плановыми  платежами - по каждому покупателю  и заказчику.

Нормативными актами по бухгалтерскому учету сворачивание сальдо расчетов запрещено. Оно возможно только при  зачете однородных требований, которое оформляется в установленном порядке.

На предприятии ВНИИ кормов им. В.Р.Вильямса ведется учет состояния расчетов по каждому покупателю и заказчику в рамках оборотно – сальдовой ведомости по счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» с детализацией по субсчетам, субконто: контрагенты, договоры. (см приложение 6 – Оформление операций по расчету с покупателями и заказчиками). В рамках оборотно – сальдовой ведомости также выделяются два субсчета, что позволяет четко разгранивать  тип рассветов с покупателями и отслеживать их состояние.

       Рассмотрим ведение учета расчетов на основе анализа операций, записанных в главной книге за 2009 год.

Д 51 – К 62 - Поступившие денежные средства от покупателя зачислены на расчетный счет ; или покупатель перечислил на расчетный счет организации аванс за предстоящую поставку готовой продукции (товаров), выполнение работ, оказание услуг ;

Д 70 – К 62 – удержана из заработной платы задолженность  работника;

Д 91.2 – К62 - Отрицательная  курсовая разница по дебиторской  задолженности в иностранной валюте включена в состав прочих расходов;

Д 62- К 50 – погашена задолженность  по полученным от покупателя займам;

Д 62 – К 90 – отражена реализация продукции (работ, услуг).

3.2.3. Учет расчетов с учредителями

Учредителями хозяйственных  формирований выступают как юридические, так и физические лица. Объем средств во всех видах и формах (оборотные и внеоборотные активы), вносимый учредителями при создании хозяйствующего субъекта, с экономической точки зрения представляет собой первоначальный стартовый капитал.

Уставный капитал акционерного общества, общества с ограниченной ответственностью на момент регистрации  общества должен быть оплачен его  участниками не менее чем наполовину. Оставшаяся неоплаченной часть уставного капитала общества подлежит оплате его участниками в течение первого года деятельности общества.

В процессе хозяйственной  деятельности расчеты с акционерами  возникают при совершении операций по формированию, увеличению, уменьшению уставного капитала, а также при начислении и выплате доходов - дивидендов. Все эти операции находят отражение в бухгалтерском учете на основании таких документов, как решение общего собрания акционеров и учредительный договор. Только при наличии такого решения бухгалтер может сделать запись о начислении обязательств либо акционеров по внесению имущества в качестве вклада в уставный капитал, либо перед ними – по начислению доходов по результатам деятельности организации.

Операции погашения обязательств как акционеров перед созданной  организацией, так и последней  перед ними отражаются в бухгалтерском  учете на основании соответствующих первичных документов (платежных поручений, актов о приеме – передаче имущества и т.д.).

Учет расчетов с акционерами (участниками) ведется на счете 75 «Расчеты с учредителями», который предназначен для обобщения информации о всех видах расчетов с учредителями организации.

На этом счете для учета  перечисленных операций открываются  три субсчета: 75-1 «Расчеты по вкладам  в уставный капитал», 75 – 2 «Расчеты по выплате доходов».

Счет 75 «Расчеты с учредителями»  активно  - пассивный. Дебетовое сальдо означает существование задолженности  акционеров перед организацией. Как правило дебетовое сальдо существует по субсчету 1 «Расчеты по вкладам в уставный капитал ».

Для систематизации операций расчетов с учредителями при журнально - ордерной форме бухгалтерского учета применяются регистры: форма № 8 – АПК «Журнал – ордер по кредиту счетов 19,68,73,75,76» и форма № 42 – АПК «Ведомость аналитического учета расчетв с учредителями». Из журнала – ордера № 8 – АПК общую сумму кредитового оборота и его составляющиев конце месяца записывают в главную книгу.

В условиях автоматизированного  учета информация о состоянии  и изменении расчетов с учредителями систематизируется на счете 75 «Расчеты с учредителями» непосредственно  при обработке соответствующих  оправдательных документов.

Аналитический учет по счету 75 ведется по каждому учредителю.

3.2.4. Учет расчетов с подотчетными лицами

Все операции расходования наличных денежных средств работниками  сельскохозяйственных организаций  можно сгруппировать по трем основным направлениям, обычно характерным для  всех хозяйствующих субъектов: на командировочные, хозяйственно – операционные и представительские  расходы. На эти цели выдаются наличные деньги, а работник, получающий указанные денежные средства, называется подотчетным лицом.

Для обобщения информации о расчетах с подотчетными лицами организации по суммам, выданным им под отчет, используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Счет 71 — активный, счет расчетов. По дебету счета отражается задолженность работников организации по выданным им под отчет денежным суммам, по кредиту счета — расходы подотчетных лиц по приобретению имущества и другие аналогичные расходы. Сальдо по счету 71— дебетовое, показывает наличие дебиторской задолженности подотчетных лиц, т.е. сумму денежных средств, находящихся в подотчете у работников организации. Если по счету 71 возникает кредитовое сальдо, то оно означает кредиторскую задолженность организации перед подотчетными лицами по произведенным ими расходам в оплату материально-производственных запасов, товаров, работ, услуг.

При выдаче подотчетному липу наличных денежных средств в виде аванса для приобретения товарно-материальных ценностей, на командировочные расходы и другие хозяйственно-операционные цели, а также денежных документов, в учете делаются записи:

ДЕБЕТ 71 «Расчеты с подотчетны ми лицами» КРЕДИТ 50 «Касса» - отражена сумма, выданная под отчет работнику  организации.

При отражении операций по командировочным расходам необходимо учитывать следующее.

Служебной считается поездка  работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Таким образом, командировка признается служебной при одновременном выполнении следующих условий: по распоряжению работодателя; при определенной продолжительности; если цель поездки — выполнение служебного поручения; если ехать надо за пределы места постоянной работы.

Не признаются служебной  командировкой поездки работников, постоянная работа которых делается в пути (например, экспедиторы, водители) и чья работа носит разъездной характер (например, курьеры).

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным  актом организации. При этом размеры  возмещения не могут быть ниже размеров, установленных правительством РФ для  организаций, финансируемых из федерального бюджета2.

Таким образом, работодатель имеет право самостоятельно установить практически любой порядок возмещения командировочных расходов. Однако следует учитывать положения налогового законодательства, устанавливающие порядок и размеры, в которых расходы на служебные командировки принимаются в целях налогообложения.

Суточные возмещаются  с учетом дней убытия и прибытия из командировки. Днем выезда считается день отправления транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем прибытия — день прибытия транспортного средства в место его постоянной работы. Срок командировки в пределах России не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути.

При возвращении из командировки работник обязан в течение трех дней предоставить руководителю организации  для утверждения авансовый отчет  с приложением командировочного удостоверения и документов, подтверждающих расходы.

Размер суточных и нормы  возмещения расходов но найму жилья  устанавливаются конкретно для каждой страны. Размер суточных, выплачиваемых работнику, зависит от срока его пребывание в загранкомандировке. Загранкомандировка сроком не более 60 дней считается краткосрочной.

Время пребывания работника  в загранкомандировке определяется по отметкам, сделанным в загранпаспорте при пересечении гражданином  границы при выезде и въезде в страну.

При проезде командированного работника по территории Российской Федерации суточные выплачиваются  по действующим нормам в российских рублях; при проезде и за время  пребывания на иностранной территории — в иностранной валюте по нормам, установленным для работников, выезжающих во временные командировки за границу. При этом за день выезда в служебную командировку за границу суточные выплачиваются в размере 100% от установленных норм (в российской или иностранной валюте в зависимости от даты пересечения границы РФ, а за день пересечения границы при возвращении в Россию суточные не выплачиваются).

Задолженность работника  по выданной ему под отчет в  качестве аванса иностранной валюте числится в бухгалтерском учете организации как валютная задолженность. В связи с Постановление Правительства РФ «О размере и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств», п. 5.

Расходование сумм, выданных под отчет, отражается по кредиту  счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Для отражения в бухгалтерском  учете операций, связанных с направлением работников в командировки, должны применяться следующие документы:

• приказ (распоряжение) о  направлении работника в командировку или приказ (распоряжение) о направлении  работников в командировку (соответственно формы Т-9 и Т-9а, утверждены постановлением Госкомстата РФ от 26 апреля 2001г. № 26) — распорядительный документ, являющийся основанием для направления работника в командировку. На основании указанного приказа (распоряжения) бухгалтером может составляться смета командировочных расходов и подотчетному лицу выдается аванс согласно итогу сметы;

• командировочное удостоверение (форма Т-10 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 26 апреля 2001г. № 26) — документ, оформляющий направление работника в командировку и подтверждающий факт и время нахождения работника в командировке;

• авансовый отчет (форма  АО-1 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 1 сентября 2001г. № 55) — документ, являющийся основанием для списания денежных средств, израсходованных на хозяйственные цели, с приложением оправдательных документов.

Кроме авансового отчета и  оправдательных документов для принятия к учету приобретенных материальных ценностей необходим внутренний документ организации (акт о приемке оборудования (форма ОС-14), приходный ордер (форма М-4), акт о приемке товаров (форма ТОРГ-1) и др.).

Для построения более рациональной системы организации учета и  контроля при приобретении материальных ценностей через подотчетных  лиц у организаций-изготовителей, заготовительных, снабженческо-сбытовых, оптовых и других организаций, занимающихся продажей и перепродажей товаров, в том числе по договорам комиссии и поручения (за исключением организаций розничной торговли, общественного питания и аукционной продажи товаров), целесообразно отражать в бухгалтерском учете одновременно:

• факт поступления материальных ценностей от поставщика на склад  организации;

• факт оплаты счета поставщика через подотчетное лицо (при этом единственным оправдательным документом, прилагаемым к авансовому отчету, будет являться платежный документ-квитанция к приходному кассовому ордеру).