Теоретичні основи обліку, аналізу і аудиту створення та використання резерву сумнівних боргів на підприємствах харчової промисловості

               Непогашення дебіторської заборгованості може виникнути внаслідок недостатності майна боржника у випадку визнання його банкрутом, дії форс-мажорних обставин, смерті або позбавлення волі фізичних осіб-боржників або закінченням строку позовної давності.

Законодавча та нормативна база.   Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 10 «Дебіторська заборгованість», затверджене наказом Мінфіну України від 30.10.2000 р. № 304 (зі змінами та доповненнями, за текстом — ПБО 10), передбачає створення резерву сумнівних боргів щодо дебіторської заборгованості, яка утворилася за реалізовану продукцію i товари, виконані роботи й послуги.  
              П(С)БО 10 передбачено два способи визначення величини резерву сумнівних боргів — платоспроможність дебіторів, класифікація дебіторської заборгованості. Сумнівною заборгованістю визнається поточна дебіторська заборгованість, щодо якої існує невпевненість в її погашенні дебітором.  
              З цих визначень випливає, що за сумнівною заборгованістю необхідно нарахувати резерв i продовжувати облік на рахунках обліку дебіторської заборгованості (36, 37), а за безнадійною заборгованістю — припинити (списати) облік на рахунках 36, 37 i почати записи на забалансовому рахунку 071 «Списана дебіторська заборгованість».  
              Перелік способів визначення резерву сумнівних боргів доповнено ще одним — за питомою вагою визнаних безнадійними боргів за реалізовану продукцію, товари, роботи, послуги в чистому доході (виручка від реалізації продукції, товарів, робіт, послуг, зменшена на суму непрямих податків та інших вирахувань). Крім того, передбачено, що резерв сумнівних боргів створюється підприємством не лише щодо заборгованості за реалізовану продукцію (товари, роботи, послуги), а й щодо іншої дебіторської заборгованості (крім придбаної заборгованості та заборгованості, призначеної для продажу). Додаток до ПБО 10 доповнено ще трьома прикладами визначення резерву сумнівних боргів. Зазначені зміни схвалено Методичною радою i затверджено наказом Мінфіну України від 23.05.2003 р. № 363 (зареєстровано в Мін’юсті України 09.06.2003 р. під № 462/7783, за текстом — наказ № 363).  
                Застосування способу визначення резерву сумнівних боргів за питомою вагою може мати пріоритетний характер, оскільки це пов’язано з найменшими вибірками даних. Для цього рекомендується організувати накопичення за період з початку року даних стосовно реалізації продукції на умовах наступної оплати й списаної безнадійної заборгованості. Операції з нарахування i використання резерву сумнівних боргів узагальнюються в Журналі 3, затвердженому наказом Мінфіну України від 29.12.2000 р. № 356. Використання резерву сумнівних боргів, створеного способом платоспроможності окремих дебіторів, здійснюється адресно, тобто за конкретним дебітором, визнаним на дату створення резерву сумнівним, а на дату використання резерву — безнадійним. Резерв, створений іншими двома способами, враховується безідентифікаційно в сумарному виразі.  
 

Розділ I. Організація обліку на ТОВ «ВІК – Р. С. Ф.», фінансовий облік створення та використання резерву сумнівних боргів.

1.1.Організація  обліку на ТОВ  «ВІК – Р. С.  Ф.» та коментар

його  облікової політики.

                 Відповідно до Закону України "Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні" питання організації обліку відноситься до компетенції його власника (власників) або уповноваженого органу (посадової особи) відповідно до законодавства й установчих документів. Відповідальність за організацію бухгалтерського обліку і забезпечення відображення фактів здійснення всіх господарських операцій в первинних документах, зберігання й обробки документів, регістрів і звітності протягом встановленого строку (але не менше 3-х років) несе власник або уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством згідно з чинним законодавством і установчими документами.

             Для забезпечення ведення бухгалтерського обліку підприємство самостійно вибирає форми його організації:

- введення в штат підприємства посади бухгалтера або створення бухгалтерської служби, як самостійного структурного підрозділу, на чолі з головним бухгалтером;

- користування послугами спеціаліста з бухгалтерського обліку, зареєстрованого як підприємець, який здійснює підприємницьку діяльність без створення юридичної особи;

- ведення на договірних началах бухгалтерського обліку централізованою бухгалтерією або аудиторською фірмою;

- самостійне ведення бухгалтерського обліку і складання звітності безпосередньо власником або керівником підприємства.

          Підприємство самостійно:

1) визначає облікову політику. Облікова політика - це сукупність принципів, методів і процедур, прийнятих підприємством для складання та подання звітності Підприємство має висвітлювати облікову політику обґрунтуванням: принципів оцінки статей звітності, методів обліку за окремими статтями звітності, відсутності змін в обліковій політиці. Будь-які зміни в обліковій політиці, що мають суттєвий вплив на показники звітного або майбутніх періодів, мають бути описані з зазначенням їх причин та змін :у відповідних статтях;

2) розробляє систему і форми внутрішньогосподарського (управлінського) обліку, звіту і контролю господарських операцій, визначає права працівників на підпис бухгалтерських документів;

3) може виділяти на окремий баланс філії, представництва, відділи та інші відокремлені підрозділи, які зобов'язані вести бухгалтерський облік з наступним включенням показників до фінансового звіту підприємства.

             Важливою передумовою раціональної  організації обліку на ТОВ «ВІК – Р. С. Ф.» є правильна розстановка кадрів на окремих ділянках облікового процесу, встановлення такої структури апарату бухгалтерії, яка якнайбільше відповідала б конкретним умовам роботи підприємства. Чисельність облікового апарату і його структура значною мірою залежать від обсягу облікових і контрольних робіт, від форми організації й автоматизації обліку, а також від таких факторів, як масштаби виробництва і структура управління ним.

             Найбільш поширена така структура апарату бухгалтерії, коли в її складі виділяють групи з обліку матеріальних цінностей, праці і заробітної плати, затрат на виробництво, готової продукції та її реалізації, а також узагальнення всіх даних обліку і складання звітності.

            Бухгалтерія ТОВ «ВІК – Р. С. Ф.» має такі відділи (сектори):

1) фінансово-розрахунковий - здійснює облік коштів у касі і банку, розрахункових і кредитних операцій, а також підзвітних сум. Якщо на підприємстві не відокремлено фінансову службу, ця група забезпечує також фінансове планування, контролює додержання платіжної дисципліни;

2) праці і заробітної плати (оплати праці) - здійснює облік виробітку і розрахунків по заробітній платі з робітниками і службовцями, облік розрахунків з депонентами, фінансовими органами по податках, утриманих із заробітної плати робітників і службовців, органами соціального страхування, а також складає звітність про використання фонду заробітної плати;

3) матеріального обліку - веде облік матеріальних цінностей, придбання і витрачання їх, здійснює облік розрахунків з постачальниками і підрядчиками, контролює стан складського обліку, бере участь в інвентаризації цих цінностей, складає встановлену звітність;

4) виробництва і калькуляції - здійснює облік затрат на виробництво, складає калькуляції собівартості продукції (робіт і послуг), виявляє результати роботи окремих виробничих Підрозділів і підприємств в цілому, бере участь в інвентаризації незавершеного виробництва, складає звітність про виконання плану виробництва і собівартості продукції;

5) готової продукції та її реалізації - обліковує надходження з виробництва готової продукції на склади підприємства, а відвантаження і реалізацію, веде розрахунки з покупцями, а також складає звітність про виконання плану реалізації;

6) зведено-балансовий - здійснює облік решти господарських операцій (облік доходів, фінансових результатів, внутрішньовідомчих розрахунків тощо), веде узагальнюючі і облікові регістри, складає баланс та інші форми звітності з основної діяльності підприємства, організовує бухгалтерський архів.

          Директору ТОВ «ВІК – Р. С. Ф.» підпорядкована  бухгалтерія, яка розробляє наказ про облікову політику, веде облік виробництва, всіх розрахункових та інших операцій. 

Рис.1.    Структура бухгалтерії 

          Важливу роль в успішному розв'язанні завдань, покладених на апарат бухгалтерії, відіграє чітке розмежування обов'язків між окремими її працівниками. Функції кожного облікового працівника, його обов'язки, відповідальність за ведення обліку і права визначаються службовими характеристиками і посадовими інструкціями. Це дає змогу уникнути знеособлення у виконанні облікових робіт, створює умови для злагодженої і планомірної роботи облікового апарату, одержання своєчасної і якісної економічної інформації, потрібної для управління господарством.

           Основою удосконалення бухгалтерського обліку є підвищення рівня економічних знань та ділової кваліфікації працівників обліку, оскільки в сучасних умовах правильно і раціонально організувати облікові роботи в господарстві можуть тільки спеціалісти, які знають як методологію і техніку обліку, так і економіку виробництва. Вони повинні володіти певним рівнем знань в галузі планування, фінансування, кредитування, економічного аналізу, права, ефективно використовувати сучасні засоби обчислювальної техніки для опрацювання обліково-економічної інформації.

            Головний бухгалтер призначається на посаду і звільняється з посади власником (або першим керівником) підприємства.

             Головний бухгалтер (або особа, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку) підприємства:

- забезпечує дотримання на підприємстві встановлених єдиних методологічних принципів бухгалтерського обліку, складання і подання в установлені строки фінансової звітності;

- організовує контроль за відображенням на рахунках всіх господарських операцій;

- забезпечує перевірку стану бухгалтерського обліку в філіях, представництвах, відділах та інших відокремлених підрозділах підприємства;

- бере участь в оформленні матеріалів, пов'язаних з нестачею і відшкодуванням втрат від нестачі, крадіжок і псування, активів - підприємства. Разом з іншими службами головний бухгалтер повинен забезпечити економічний аналіз фінансово-господарської діяльності підприємства для виявлення внутрішньогосподарських резервів і визначення шляхів подальшого розвитку підприємства.

           Усі працівники, зайняті обліком і звітністю, підпорядковуються головному бухгалтеру і призначаються керівником підприємства за рекомендацією головного бухгалтера. Він встановлює для кожного облікового працівника службові обов'язки і контролює їх виконання.

            Розпорядження головного бухгалтера щодо порядку і строків документального оформлення господарських операцій, подання в бухгалтерію належних документів є обов'язковими для всіх працівників підприємства, які причетні до обліку.

            Право розпоряджатися господарськими засобами і пов'язане з цим право першого підпису на грошових і розрахункових документах, фінансових і кредитних зобов'язаннях, господарських угодах (контрактах) тощо належить керівникові господарства. Головний бухгалтер контролює дотримання чинного законодавства і має право другого підпису: його підпис є контролюючим. Без підпису керівника господарства чи головного бухгалтера документ вважається недійсним.

             Головному бухгалтеру (або особі, на яку покладено функції ведення бухгалтерського обліку на підприємстві) забороняється приймати до виконання документи по операціях, що порушують чинне законодавство, фінансову дисципліну. При отриманні від керівника підприємства розпорядження на здійснення такої операції головний бухгалтер, не підписуючи такий документ, повинен письмово попередити керівника про незаконність даного розпорядження. Якщо керівник письмово наполягає на здійсненні такої операції, головний бухгалтер підписує документ. У цьому випадку всю повноту відповідальності за незаконність операції несе керівник підприємства.

              Отже, в ринкових умовах господарювання, щоб головний бухгалтер міг виконувати свої обов'язки і використовувати свої права, він повинен бути економічно і юридичне освіченим, знати різні методи формування тих або інших показників і результатів діяльності, повинен вміти вибрати і запропонувати керівництву той варіант облікової політики, який найбільш повно забезпечує реалізацію прийнятої на підприємстві фінансової стратегії.

               Збільшення і ускладнення господарських зв'язків в умовах ринку, а звідси - зростання оперативної інформації, необхідної для управління, вимагають подальшого удосконалення організації бухгалтерського обліку, а також підвищення рівня економічних знань та ділової кваліфікації всіх облікових працівників. Раціонально організувати облік можуть тільки спеціалісти, які володіють глибокими знаннями як з методології і техніки бухгалтерського обліку, так і з економіки, права, аналізу й аудиту.