Совершенствование учета, анализа и аудита запасов

На счёте 1314 «Тара и  тарные материалы» учитывают тару всех видов, кроме используемой как тара-оборудование и хозяйственный инвентарь, а  также материалы и детали, предназначенные  для изготовления и ремонта тары. Предметы, предназначенные для дополнительного  оборудования вагонов, барж, судов в  целях обеспечения сохранности  отгружаемой продукции учитываются  на счетах 1311 «Сырье и материалы». Организации  снабжения, сбыта, торговли учитывают  тару под товарами и тару порожнюю на счете 1310 «Товары».

На счёте 1315 «Запасные  части» учитывают запасные части, предназначенные  для производства ремонтов, замены изношенных частей машин, оборудования, транспортных средств и других видов  техники. Здесь же учитывается движение обменного фонда полукомплектных машин, оборудования, двигателей, узлов, агрегатов, создаваемых в ремонтных подразделениях субъектов, на технических обменных пунктах и ремонтных заводах.

Запасные части (покрышка, камера и  ободная лента) находящиеся  на колесах и в запасе на автомобиле, включаемые в первоначальную стоимость  автомобиля, учитываются в составе  основных средств.

На счёте 1316 «Прочие материалы» учитывают отходы производства, неисправимый брак, ценности, полученные от ликвидации основных средств (черные и цветные  металлы, метизы, утиль), пригодные для  использования на данном предприятии  или для реализации. Отходы производства и вторичные материалы, используемые как твердое топливо, учитываются  на счете 1313 «Топливо».

На счёте 1317 «Материалы, переданные в переработку» учитывают  материалы, переданные в переработку  на сторону и в последующем  включаемые в себестоимость полученных из переработки изделий. Затраты  по переработке материалов, оплаченные посторонним субъектам, относятся  непосредственно в дебет счетов, на которых учитываются изделия, полученные из переработки.

На счёте 1318 «Строительные материалы» учитывают  строительные материалы, используемые непосредственно в процессе строительных и монтажных работ, для изготовления строительных деталей.

Указанную классификацию производственных запасов  используют для построения синтетического и аналитического учета, а также  составления статистического отчета об остатках, поступлении и расходе  сырья и материалов в производственной деятельности.

По каждому  счету хозяйствующие субъекты могут  открывать необходимое количество субсчетов и аналитических счетов по учету материалов.

 

 

4. Аудит товарно-материальных запасов

Цель аудиторской проверки учета производственных запасов  состоит в подтверждении достоверности  данных по наличию и движению товарно-материальных ценностей, в установлении правильности оформления операций по производственным запасам в соответствии с действующими нормативными актами Республики Казахстан.

В методике проверки основных комплексов работ по учету материально-производственных запасов, прежде всего, необходимо проверить  положения учетной политики по учету  товарно-материальных запасов, которые  отражены в документе «Учетная политика». При этом особое внимание следует обратить на то:

• как учитываются материальные ценности – по фактической себестоимости их приобретения или по учетным ценам;
• какой метод используется для списания материальных ценностей на затраты производства;
• какой метод применяется для учета движения материальных ценностей на складе.

Уточнив выполнение положенной учетной политики, можно приступать к проверке соответствующих комплексов задач по учету материальных ценностей.

Программа аудиторской проверки товарно-материальных запасов  должна включать следующие процедуры аудита, приведенные в Таблице 1.

 

Таблица  1

Программа аудиторской проверки товарно-материальных запасов

Процедура аудита	Источник информации
Проверка соответствия показателей  баланса данным Главной книги	Бухгалтерский баланс, Главная книга  по счетам подраздела  1300 «Запасы»
Проверка правильности ведения синтетического и аналитического учета товарно-материальных запасов.	Главная книга, машинограммы, заменяющие журналы-ордера №6,№7,№10 и другие учетные регистры, первичные документы, карточки складского учета.
Проверка наличия и сохранности  товарно-материальных запасов, своевременности  и правильности проведения инвентаризации.	Договоры с материально ответственными лицами, первичные документы, карточки складского учета, акты инвентаризации, инвентаризационные описи, сличительные ведомости и др.
Проверка складского учета, правильности оформления первичных документов по движению ТМЦ и обеспеченности хозяйствую-щего субъекта производственными запасами на последнюю отчетную дату.	Первичные документы, карточки складского учета, ведомость по учету движения материалов и др.
Проверка полноты и своевременности  оприходования поступивших материалов и правильности произведенных при  этом бухгалтерских записей.	Первичные документы (акты о приемке, коммерческие акты, накладные, платежные  поручения, счета-фактуры, приходные  ордера), карточки складского учета, акты инвентаризации, инвентаризационные описи, сличительные ведомости.
Проверка обоснованности операций по отпуску производственных запасов  на изготовление готовой продукции  и правильности их отражения на счетах бухгалтерского учета.	Первичные документы (лимитно-заборные карты, требования, накладные), ведомость по учету движения материалов, машинограмм, заменяющих журнал-ордер № 10, Главная книга и другие документы.
Определение оценки товарно-материальных запасов.	Приказ по учетной политике, ведомость  по учету движения материалов, машинограмм, заменяющих журнал-ордер №6, № 10.
Проверка правильности документального  оформления и осуществления бухгалтерских  записей по операциям, связанных  с передачей в переработку  и на реализацию материальных ценностей  сторонним хозяйствующим субъектам.	Договоры, калькуляция, доверенности, товарно-транспортные накладные, акт о приемке, приходные  ордера и другие документы.
Изучение актов, решений администрации  и других документов на списание недостач ТМЦ сверх установленных норм убыли	Акты и решения администрации  на списание материалов, акты инвентаризации, сведения о рыночных ценах и ценах  закупки и другие документы.

 

Аудиторская проверка операций с товарно-материальными запасами организации имеет большое значение. Первичные документы по поступлению и расходу производственных запасов играют важную роль в организации материального учета, так как являются его основой. Непосредственно по первичным документам осуществляют предварительный, текущий и последовательный контроль за движением, сохранностью и последующим использованием материальных ресурсов. Первичные документы по движению материалов должны тщательно оформляться, обязательно содержать подписи лиц, совершивших операции и коды соответствующих объектов учета. Контроль за соблюдением правил оформления движения материальных ресурсов возложен на главного бухгалтера и руководителей соответствующих подразделений рассматриваемого предприятия.

Приступая к проверке аудитору необходимо изучить все нормативные  документы, касающиеся порядка приема, учета, хранения и отпуска материальных ценностей, в частности, положения  по учету материалов, тары, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, о порядке выдачи доверенностей  товарно-материальных ценностей и другие.

Основной целью аудиторской  проверки является получение достоверности  информации:

• о наличии, движении и оценке имеющихся в наличии материальных ценностей;
• об обеспечении сохранности ценностей и соблюдении установленных нормативов их производственного потребления;
• о распределении стоимости израсходованных на производство материальных ценностей по объектам калькулирования.

Методика аудита запасов содержит ряд этапов. Рассмотрим каждый из них.

Этап 1. Проверку операций с запасами рекомендуется начинать с анализа их оценки, так как в фактическую себестоимость приобретения запасов помимо их стоимости по ценам приобретения включаются также: транспортно-заготовительные расходы; уплачиваемые снабженческим организациям комиссионные вознаграждения; таможенные пошлины; оплата услуг сторонним организациям по транспортировке, доставке и хранению ценностей. В то же время аудитор должен проверить, не включались ли в стоимость запасов расходы на содержание складов, отделов снабжения и сбыта производства или расходы на командирование работников для оформления и согласования договоров на поставку запасов, которые должны включаться в состав общехозяйственных расходов.

Этап 2. Он включает три основных вопроса: инвентаризация товарно-материальных запасов; проверка полноты их оприходования; анализ правильности списания.

Проверка запасов рассматривается  обычно как основная часть аудита на тех предприятиях, где их сумма  является значительной величиной. Преднамеренное или непреднамеренное искажение  количества или оценки данных по запасам  мгновенно сказывается как на финансовых результатах предприятия (поскольку оказывает влияние  на определение себестоимости реализованной  продукции), так и на балансе в  целом.

В функции аудитора при проверке товарно-материальных запасов входят:

• присутствие при инвентаризации, если запасы значительны и аудитор относится с доверием к ожидаемым результатам;
• наблюдение за выполнением процедур инвентаризации и идентификации с целью определения степени соответствия их инструкциям, разработанным администрацией, или нормативным законодательным актам;
• способность решить тройную задачу:

1) обеспечить  точность результатов инвентаризации  и отражения последних;

2) устранить  двойной счет и обеспечить  полноту охвата запасов; 

3) выявить  устаревшие, медленно оборачивающиеся  и поврежденные запасы;

• проверка правильности подсчета на основе случайной выборки; 
• проверка правильности отнесения операций к отчетному периоду на участках, где осуществляется движение запасов (это необходимо для подтверждения точности и полноты обхвата при инвентаризации);
• получение удовлетворительных объяснений по поводу несоответствий учетным данным и корректировка последних;
• проверка правильности оценки фактического объема запасов.

До проведения инвентаризации аудитору следует запросить  документы о результатах инвентаризации за прошлые периоды, проанализировать изменения в количестве и структуре  запасов, обсудить с администрацией вопросы организации и проведения контрольно-инвентаризационной работы; ознакомиться с номенклатурой и  объемами товарно-материальных запасов, а также получить информацию обо всех местах их хранения; выявить дорогостоящие объекты и методы их учета; проанализировать систему внутреннего контроля, хранения и документирования движения ценностей; договориться об участии в инвентаризации компетентных специалистов и проинструктировать их.

Сроки и  частота проведения инвентаризаций предусмотрены Законом о бухгалтерском  учете и финансовой отчетности. При  смене материально-ответственных  лиц, изменении формы собственности  предприятия также требуется  обязательное ежегодное проведение инвентаризации в конце года, но не ранее 1 октября отчетного года.

Аудитору  следует убедиться в том, что  проведение инвентаризации начинают с  получения последнего товарного  отчета со всеми документами, а также  подписи материально-ответственного лица о том, что все товарно-материальные запасы и все документы, как по приходу, так и по расходу им предъявлены.

При проведении инвентаризации аудитор не должен входить в состав инвентаризационной комиссии, но наблюдая за ее работой, он следит за правильностью выполнения процедур, которые позволят правильно идентифицировать запасы, определить их количество. Аудитор проводит контрольные проверки, время от времени сверяя свои записи с записями инвентаризационной комиссии.

Особое  внимание при проведении инвентаризации следует обращать на номера, марки, наименования товарно-материальных запасов.

При аудите запасов и незавершенного производства их неправильное отражение непосредственно  сказывается на финансовых показателях.

При проверке отражения аудитор концентрирует  внимание на данных счетов-фактур на товары, поступившие в самом конце  отчетного периода, а также данных счетов-фактур на товары, поступившие  в самом начале нового отчетного периода, их отражении на счетах бухгалтерского учета.

Затем проводится оценка поступления товарно-материальных запасов имевшихся в отчетном периоде, на которые счета-фактуры пока не поступили. Аудитор должен убедиться, что они правильно отражены на счетах.

Очень важно, чтобы аудитор в целях последующего контроля сразу же по окончании инвентаризации снял копию инвентаризационной ведомости, поскольку на практике встречались  случаи, когда в инвентаризационные ведомости вносились существенные изменения.

В инвентаризационные ведомости, составляемые по результатам  инвентаризации, включают данные о  выявленных излишках и недостачах. Аудитор проверяет правильность данных, включенных в инвентаризационную ведомость, то есть проводит сверку фактического наличия, основываясь на своих записях  результатов инвентаризации и учетных  данных. При этом аудитор обращает внимание на возможные признаки, свидетельствующие  о сокрытии недостач, а именно: неоговоренные  исправления цен, количества и сумм отдельных товаров (запасов) в ведомостях, подчистки записей; добавление и дописки цен в инвентаризационные ведомости; исправленный подсчет единиц товара по страницам описи; проверки отдельных товаров в конце описи и другие.

Если  по результатам проведенной инвентаризации выявлены расхождения фактического и учетного количества, то необходимо выяснить: