Совершенствование учета, анализа и аудита запасов

Средневзвешанная  стоимость товарно-материальныых  запасов расчитывается как отношение  общей стоимости запасов за период к количеству этих запасов в этом же периоде. По этой средней цене списывается себестоимость реализованной продукции и пересчитывается стоимость остатков в местах хранения.

При оценке товарно-материальных запасов методом  ФИФО (first-in, first-out) предполагается оценка себестоимости реализованной продукции по ценам первых покупок, себестоимости остатков запасов – по ценам последних покупок.

Организация должна применять одинаковые методы расчета себестоимости запасов, сходных по характеру и их использованию  организацией. Для запасов различного характера или использования могут применяться различные методы расчета себестоимости запасов.

Оценка  материальных запасов непосредственно влияет на размер валового дохода через себестоимость реализованной продукции, а, следовательно, и на величину корпоративного подоходного налога. Поэтому правильность применения оценки материальных запасов контролируется налоговыми органами.

Организация имеет возможность выбора метода оценки запасов, и этот метод должен быть зафиксирован в учетной политике и быть  использованным из года в год. При наличии серьезных оснований организация может изменить выбранный метод, изложив причины и последствия перехода в пояснительной записке об учетной политике, прилагаемой к годовому отчету.

Перед учетом материальных запасов стоят следующие  основные задачи:

• учет и контроль использования товарно-материальных запасов в соответствии с периодически изменяемыми нормами запасов отдельных видов сырья и материалов, незавершенного производства;
• обеспечение сохранности, предотвращение хищений, порчи и потери запасов, а также определение границ материальной ответственности персонала организации;
• организация системы синтетического и аналитического учета, облегчающая быстрое получение и отпуск товарно-материальных запасов, своевременное выявление порчи материалов, их несоответствия новым условиям производства;
• определение стоимости (себестоимости, цены), по которой товарно-материальные запасы отражаются в текущем учете;
• определение стоимости, по которой товарно-материальные запасы должны отражаться в активах баланса на дату его составления;
• определение стоимости, по которой товарно-материальные запасы должны быть списаны на затраты в результате их использования, потребления или продажи. Все это в свою очередь потребует:
• организации контроля за своевременным и полным оприходованием запасов, за их сохранностью в местах хранения;
• своевременное и полное документирование всех операций по движению запасов;
• своевременное и правильное определение товарно-транспортных расходов и фактической себестоимости заготовления запасов;
• контроль за своевременным и правильным списанием товарно-транспортных расходов на затраты производства;
• выявление и реализация ненужных организации материальных запасов с целью мобилизации внутренних ресурсов;
• получение точных сведений об остатках и движении запасов в местах их хранения.

2.  Документальное оформление и учет движения товарно-материальных запасов

Движение  запасов – изменение с течением времени уровня запасов с учетом их расходования и пополнения (движение складских, производственных запасов  и так далее).

Учет  запасов на складах может осуществляться материально ответственными лицами либо, с их согласия, учетчиками, как ручным способом, так и с применением различных прикладных специализированных программ. При ручном способе учета запасов на складах на каждый номенклатурный номер запаса открывается отдельная карточка, которая передается из бухгалтерии на склад в полузаполненном виде. В полученных карточках кладовщик заполняет реквизиты, характеризующие места хранения материалов (стеллажи, ячейки). Записи в карточки производят на основании документов. Приемку документов, оформляющих движение материальных запасов, бухгалтер проводит на складе на основании «Реестра приемки – передачи документов», составленного материально ответственными лицами в одном экземпляре.

В конце  месяца на склад из бухгалтерии передают книгу учета остатков запасов, в  которую заведующий складом переносит  остатки из карточек учета. После  этого книгу возвращают в бухгалтерию  для таксировки и подсчета итогов по учетным группам материальных запасов и в целом по книге.

Таким образом, функции заведующего складом  по учету материальных запасов сводятся к ведению карточек, участию в  составлении реестров сдачи документов и записи остатков в книгу складского учета.

Поступившие от материально ответственных лиц  склада документы передают на таксировку, предварительно скомплектовав их в  пачки и снабдив сопроводительными  ярлыками. Первые экземпляры документов используют для дальнейшей учетной  обработки, а вторые – остаются в  местах хранения запасов, расположенные  по группам ценностей и номенклатурным номерам. Их используют для справочных целей и выверки учета на складе и в бухгалтерии.

После таксировки данные документов группируются по установленным  на предприятии учетным группам  в Накопительной ведомости синтетического учета запасов, которую ведут  по приходу и расходу товарно-материальных ценностей по синтетическим счетам подраздела «Запасы» и группам материалов.

Накопительная ведомость используется для сверки данных бухгалтерского и складского учета, который ведется в Карточках учета запасов и Книге остатков запасов. Книга остатков в течении месяца храниться в бухгалтерии и используется там для получения сведений об остатках запасов.

В конце  месяца данные об остатках в накопительной  ведомости синтетического учета запасов по каждой учетной группе в суммовом выражении сверяют с итогами по группам в Книге остатков запасов. Эти данные должны совпадать, так как записи на складе, а также в бухгалтерии производились на основании одних и тех же документов. В бухгалтерии на основании накопительной ведомости синтетического учета запасов или Отчетов материально ответственных лиц об остатках и движении материальных ценностей составляется ведомость «Движение запасов в денежном выражении». Она состоит из двух разделов.

В первом разделе производиться свод данных о поступлении запасов  на предприятие по фактической себестоимости и учетным ценам, определяется сумма и процент отклонений, находится сумма отклонений на остаток запасов, подлежащая списанию.

Во втором разделе ведомости на основе данных «Накопительных ведомостей синтетического учета запасов» или «Отчетов об остатках и движении материальных запасов», составленных материально ответственными лицами, осуществляется свод данных об остатках и движении запасов за месяц по учетным ценам и фактической себестоимости.

Первичные документы по поступлению и расходу  производственных запасов играют важную роль в организации материального  учета, так как являются его основой. Непосредственно по первичным документам осуществляют предварительный, текущий  и последующий контроль за движением, сохранностью и рациональным использованием производственных запасов.

Первичные документы по движению материалов должны тщательно оформляться, обязательно  содержать подписи лиц, совершивших  операции, и коды соответствующих  объектов учета. Контроль за соблюдением правил оформления движения материальных ресурсов возложен на главного бухгалтера и руководителей соответствующих подразделений.

Основная  документация по учету поступления  запасов:

• доверенность, форма №М – 2;
• приходный ордер, форма №М – 4;
• акт о приемке материалов.

Основная  документация по учету выбытия материалов:

• накладная на отпуск (внутренне перемещение материалов)
• лимитно-заборная карта.

Все службы предприятия должны иметь список должностных лиц, которым предоставлено  право подписывать документы на получение и отпуск со склада материалов, а также выдавать разрешения на вывоз с предприятия материалов.

Доверенность  выдают лицам, с которыми заключен договор  о материальной ответственности. Если доверенность выдается работнику, с  которым договор не заключен, то с него берется разовая подписка о материальной ответственности. Доверенность подписывают руководитель и главный  бухгалтер, заверяют печатью. Материально  ответственное лицо, получившее доверенность, на следующий день после каждого  получения запасов независимо от того получены ли они полностью или  частями, представляет в бухгалтерию  документы о выполнении поручений  и о сдаче товарно-материальных запасов на склад.

Принятые  грузы экспедитор доставляет на склад  предприятия и сдает заведующему  складом, который проверяет соответствие количества и качества материалов данным счета поставщика. Принятые кладовщиком  материалы оформляют однострочными  или многострочными приходными ордерами. Первый из них составляют только на определенный вид материала, во второй записывают все принятые материалы  независимо от их количества. Приходный  ордер применяют для учета  запасов, поступающих от поставщиков  или из переработки. Он оформляется  в одном экземпляре и составляется материально ответственным лицом  в день поступления запасов на склад. Приходный ордер подписывают  заведующий складом и экспедитор.

В тех  случаях, когда количество и качество прибывших на склад материалов не соответствует данным счета поставщика, приемку материалов производит комиссия, оформляя акт о приемке материалов. Применяется для оформления приемки  запасов, имеющих количественное и  качественное расхождение с данными  сопроводительных документов поставщиков, составляется также при приемке  материалов, поступающих без документов. Акт составленный с соблюдением всех правил приемки товарно-материальных запасов, является полноценным юридическим документом для предъявления претензий к поставщикам или транспортной организации.

Лимитно-заборная карта применяется для оформления отпуска запасов, систематически потребляемых при изготовлении продукции, а также для текущего контроля за соблюдением установленных лимитов отпуска запасов на производственные нужды, является оправдательным документом для списания материальных запасов со склада. Лимитно-заборные карты выписываются отделом снабжения или экономическим отделом на одно наименование материалов в двух экземплярах. Один экземпляр до начала месяца передается цеху – потребителю запасов, второй – складу или кладовой цеха. Кладовщик отмечает в обоих экземплярах дату и количество отпущенных запасов, после чего выводит остаток лимита. В лимитно-заборной карте цеха расписывается кладовщик, а в лимитно-заборной карте склада – представитель цеха

Накладная-требование на отпуск (внутреннее перемещение) материалов предназначена для учета движения запасов внутри субъекта и их отпуска  хозяйствам своего предприятия, расположенным  за пределами его территории, а  также сторонним организациям. Выписывается в двух экземплярах. В случае отпуска  материалов хозяйствам своего предприятия  один экземпляр передается получателю, второй – складу, который затем  сдается в бухгалтерию. При внутреннем перемещении накладную-требование составляет материально ответственное  лицо склада, сдающего ценности. Один экземпляр  служит сдающему складу основанием для  списания ценностей, а второй принимающему складу для оприходования ценностей. Документов.

1.3 Синтетический и аналитический учет запасов

Учёт  всех видов материальных запасов  ведётся на основных активных инвентарных  счетах подраздела 1300 «Материалы», в  который входят следующие синтетические  счета: 1311 «Сырьё и материалы», 1312 «Полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции  и детали», 1313 «Топливо», 1314 «Тара  и тарные материалы», 1315 «Запасные  части», 1316 «Прочие материалы», 1317 «Материалы, переданные в переработку», 1318 «Строительные  материалы».

На счёте 1311 «Сырьё и  материалы» учитывают сырьё и  материалы, необходимые для создания основы вырабатываемой продукции или  являющиеся компонентами при её изготовлении; вспомогательных материалов, которые  участвуют в производстве продукции  или потребляются для хозяйственных  нужд, технических целей, содействуя производственному процессу, сельскохозяйственной продукции, заготовленной для переработки, и т.п.

На счёте 1312 «Покупные полуфабрикаты и  комплектующие изделия, конструкции  и детали» учитывают покупные полуфабрикаты и  оптовые комплектующие  изделия, приобретаемые для укомплектования  производимой продукции и требующие  затрат по обработке или сборке.

Изделия, приобретаемые  для продажи в комплекте, стоимость  которых не включается в себестоимость  произведенной продукции, учитываются  на счете 1330 «Товары приобретенные».

Научно-исследовательские  и конструкторские организации, приобретающие на стороне необходимые  им в качестве комплектующих изделий  для проведения научных (экспериментальных) работ по определенной научно-исследовательской  или конструкторской теме специальное  оборудование, инструменты, приспособления и другие приборы, учитывают эти  ценности на счете 1312 «Покупные полуфабрикаты».

На счёте 1313 «Топливо»  учитывают нефтепродукты, твёрдое  и другие виды топлива. К нефтепродуктам относятся все виды горючих и  смазочных материалов, используемых для эксплуатации транспортных средств, технологических нужд производства, выработки энергии и отопления  зданий,  твердого (уголь, торф, дрова  и др.) и газообразного топлива. При использовании талонов на нефтепродукты учет их ведется также  на счете 1313 «Топливо».