Принятие управленческих решений на основе информации о затратах

Для учета  личного состава, начисления и выплат заработной платы используются унифицированные  формы первичных учетных документов, утвержденные постановлением Госкомстата  России от 05.01.2004г. № 1:

– Приказ о приеме на работу (ф. № Т-1) и приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (ф. Т-1а) – применяется для оформления и учета лиц, принимаемых на работу. В приказах указываются фамилия, имя отчество принимаемого (принимаемых) работников, структурное подразделение, профессия (должность), испытательный срок, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.). Подписанный руководителем организации приказ объявляется работнику (работникам) под расписку. На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка, а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника.

– Личная карточка работника (ф. № Т-2) и личная карточка государственного служащего (ф. № Т-2ГС) – заполняются на лиц, принятых на работу на основании приказа  о приеме на работу, трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа  об окончании учебного заведения, страхового свидетельства государственного пенсионного  страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе и других документов, предусмотренных законодательством, а также сведений, сообщенных о  себе работником.

– Учетная карточка научного, научно-педагогического работника         (ф. № Т-4) – применяется в научных, научно-исследовательских, научно-производственных, образовательных и других учреждениях и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии, для учета научных работников.

– Штатное расписание (ф. № Т-3) – применяется для оформления структуры, штатного состава и численности организации, содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом руководителя организации.

– Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (ф. № Т-5) и приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (ф. № Т-5а)   – используются для оформления и учета перевода работника на другую работу в организации. Подписанный руководителем организации приказ объявляется работнику (работникам) под расписку. На основании приказа делаются отместки в личной карточке, лицевом счете, вносится запись в трудовую книжку.

– Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (ф. № Т-6) и приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (ф. № Т-6а)   – применяются для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику (работникам) в соответсвии с законодательством, коллективным договором, нормативными актами организации, трудовым договором (контрактом). Подписанный руководителем организации приказ объявляется работнику (работникам) под расписку. На основании приказа делаются отметки в личной карточке, лицевом счете и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск.

– Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (ф. № Т-60) – предназначена для расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска. 

– График отпусков (ф. № Т-7) – предназначен для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работникам всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам.

– Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку         (ф. № Т-9) и приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (ф. № Т-9а)  – применяются для оформления и учета направлений работника в командировку. В приказах указываются фамилия, имя, отчество работника (работников) направляемых в командировку, структурное подразделение, профессия (должность), а также сроки, цель, время и место командировок. При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.

– Командировочное удостоверение (ф. № Т-10) – является документом, удостоверяющим время прибытия работника в служебной командировке. В каждом пункте назначения в удостоверении делаются отметки о времени  прибытия и выбытия, которые заверяются подпитью ответственного должностного лица и печатью. После возвращения из командировки в организацию работником составляется авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих производственные расходы.

– Служебное  задание для направления в  командировку и отчет о его  выполнении (ф. № 10а) – используется для оформления и учета служебного задания для направления в  командировку, а также отчета о  его выполнении. Лицо, прибывшее  из командировки, составляет краткий  отчет о выполненной работе, согласовывает  его с руководителем структурного подразделения и представляет в  бухгалтерию вместе с командировочным  удостоверением и авансовым отчетом.

– Приказ (распоряжение) о поощрении работника (ф. № 11) и приказ (распоряжение) о  поощрении работников (ф. № 11а) –  применяются для оформления и  учета поощрений за успехи в работе. Подписанный руководителем организации  приказ объявляется работнику (работникам) под расписку.

– Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (ф. № Т-8) и приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) (ф. № Т-8а)   – используются для оформления и учета увольнения работника (работников). Подписанный руководителем организации приказ объявляется работнику (работникам) под расписку. На основании приказа делается запись в личной карточке, лицевом счете, трудовой книжке, производится расчет с работником.

– Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (ф. № Т-61) – применяется для учета и расчета причитающейся заработной платы и других выплат работнику при прекращении действия трудового договора.

– Табель учета использования рабочего времени  и расчета оплаты труда (ф. № Т-12) и табель учета использования  рабочего времени                (ф. № Т-13) – используются для табельного учета, контроля трудовой дисциплины и  составления статистической отчетности по труду.

Табельный учет охватывает всех работников организации. Каждому из них присваивается  табельный номер, который указывается  во всех документах по учету труда  и заработной платы. Сущность табельного учета заключается в ежедневной регистрации явки работников на работу, ухода с работы, всех случаев опозданий  и неявок с указанием их причины, а также простоя и часов  сверхурочной работы.

Отметки о неявках или опозданиях делаются в табелях на основании соответствующих  документов – справок о вызове на учебу, суд, листков о временной  нетрудоспособности и др., которые  работники сдают табельщикам; время  простоев устанавливается по листкам  о простое, а часы сверхурочной работы – по спискам мастеров. Учет выработки  осуществляют бригадиры, мастера и  другие работники, на которых возложены  эти обязанности. Для учета выработки  применяются различные формы  первичных документов (наряды на сдельную работу, ведомости учета выполненных  работ и др.).

Оформленные первичные документы учета личного  состава, начисления и выплат заработной платы передаются в бухгалтерию для последующей оплаты труда персонала.

Для определения  суммы заработной платы, подлежащей выдаче на руки работникам, необходимо определить сумму заработка работника  за месяц и произвести из этой суммы  необходимые удержания. Эти расчеты  производятся в расчетно-платежной  ведомости (ф. № Т-49), которая, кроме  того, служит документом для выплаты  заработной платы за месяц.

В ряде организаций (особенно крупных) вместо расчетно-платежных  ведомостей применяются расчетные  ведомости (ф. № Т-51) и платежные  ведомости (ф. № Т-53). В расчетной  ведомости содержатся все расчеты  по определению сумм заработной платы, подлежащей выплате работникам. Платежную  ведомость используется для выплаты  заработной платы.

Расчетно-платежные  ведомости или замещающие их расчетные  и платежные ведомости применяются  для расчетов с работниками за месяц.

Аналитический учет расчетов с персоналом, по оплате труда ведется в лицевых счетах (ф. № Т-54 и ф. № Т-54а), открываемых на каждое физическое лицо, где регистрируются расчеты по оплате труда. В лицевых счетах записываются необходимые сведения о работнике(семейное положение, разряд, оклад, категория, время поступления на работу и др.). Лицевые счета заводятся ежегодно, т.е. на каждый календарный год.

В лицевом  счете отражаются все виды начислений и удержаний из заработной платы  на основании первичных документов по учету выработки, выполненных  работ, отработанного времени и  других документов на разные виды оплаты труда.

 

 

3.2. Учет удержаний из заработной  платы

Удержания из начисленной заработной платы  отражаются по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и  кредиту счетов:

– 68 «Расчеты по налогам и сборам» (на сумму  налога на доходы физических лиц);

– 28 «Брак  в производстве» (на сумму удержаний  с виновников брака);

– 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» (на суммы по исполнительным листам).

Погашение задолженности перед бюджетом отражается по дебету счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» с кредита счета 51 «Расчетный счет», по алиментам – по дебету счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» с кредита счета 50 «Касса» (при выдаче удержанных сумм из кассы), 51 «Расчетный счет» (при переводе по почте или зачислении на счет получателя в банке).

 

3.3. Учет расчетов с подотчетными  лицами

Расходы на приобретение материальных ценностей, канцелярские расходы, командировочные и другие расходы могут оплачиваться наличными средствами через подотчетных лиц.

Подотчетные лица – это работники организации, получившие под отчет наличные суммы  денежных средств на предстоящие  административно-управленческие, хозяйственные  или командировочные расходы.

Список  должностей и лиц, имеющих право  получать наличные денежные средства под отчет, утверждается руководителем  организации, а средства на командировочные  расходы выдаются на основе его приказа.

Полученные  под отчет денежные средства разрешается  расходовать только на цели, на которые  они выданы. Основные документы, которые используются при учете расчетов с подотчетными лицами: расходный кассовый ордер, приходный кассовый ордер; командировочное удостоверение, платежная ведомость, авансовый отчет, прочие документы (счет, квитанция, билеты, торгово-закупочный акт).

В установленные  сроки подотчетное лицо обязано  представить авансовый отчет  об израсходованных суммах с приложением  оправдательных документов (авансовые  отчеты по командировкам – в течение  трех дней, по заграничным командировкам  – в течение десяти дней). Авансовый  отчет утверждается руководителем  организации, неизрасходованные суммы  возвращаются в кассу, новый аванс  выдается только после полного отчета по ранее выданному авансу.

Для учета  расчетов с подотчетными лицами применяется  активно-пассивный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Схема бухгалтерских  проводок такова:

Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», кредит счета 50 «Касса» - выдан аванс  под отчет (перерасход по авансовому отчету).

Дебет счета 50 «Касса», кредит счета 71 «Расчеты с  подотчетными лицами» - сдан в кассу  остаток аванса.

Расходы, оплаченные за счет подотчетных сумм, на основании авансового отчета и  в зависимости от назначения относятся:

Дебет	Кредит
08 «Вложения во внеоборотные активы»	71 «Расчеты с подотчетными лицами»
10 «Материалы»
15 «Приобретение материалов»
20 «Основное производство»
23 «Вспомогательные производства»
25 «Общепроизводственные расходы»
26 «Общехозяйственные расходы»

 

 

Аналитический учет расчетов ведется в журнале-ордере № 7 по каждому подотчетному лицу и по каждому выданному авансу.

 

3.4. Учет расчетов с персоналом  по прочим операциям

Учет  расчетов с персоналом по прочим операциям ведется на счете           73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», который предназначен для обобщения информации по расчетам с персоналом организации, кроме расчетов по оплате труда, а также по подотчетным и депонированным суммам.

По дебету счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» отражается задолженность  работников, а по кредиту – ее погашение.

Если  организация осуществляет расчеты  с персоналом по займам, то в бухгалтерском  учете (на основании распоряжения администрации  и кассовых документов) производятся следующие записи:

Дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по предоставленным  займам», кредит счетов 50 «Касса»,                       51 «Расчетный счет» – выдан заем (ссуда) работнику за счет средств  организации.

Дебет счетов 50 «Касса», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», кредит счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по предоставленным  займам» - погашена задолженность по займу работником.

Расчеты по возмещению материального ущерба учитываются на счете 73 «Расчеты с  персоналом по прочим операциям», субсчет  «Расчеты по возмещению материального  ущерба».