Организация учета расчетов с покупателями и заказчиками (на примере предприятия ООО «Металл»)

 
 
 
 
 

2.2 Документальное оформление операций по расчетам с покупателями и заказчиками. 

    Бухгалтерский учет на ООО «Металл» ведется на основании принятого Положения об учетной политике от 01 января 2009г. № УП1. После утверждения учетной политики руководителем организации она приобретет статус юридического документа.

Реализация  материальных ценностей на ООО «Металл» покупателям, продажа производится на основании заключённых между ним и покупателями договоров поставки. В договорах оговариваются: виды поставляемых материальных ценностей, коммерческие условия поставки, количественные и стоимостные показатели материальных ценностей, порядок расчётов (условия платежей).

    Порядок расчётов по внутри российским поставкам на территории России между покупателями и поставщиками определяется в соответствие с Положением о безналичных расчётах в РФ, а по экспортно-экспортным поставкам – в соответствие с правилами международных расчётов.

Все расчеты  между предприятиями по оплате товаров  оформляются соответствующими документами. Так, при реализации товаров необходимо наличие счета поставщика на оплату.

    На основании договора поставки, покупателю выставляют счет на оплату . Счет выписывают в 2 экземплярах:

первый  экземпляр - покупателю (заказчику) для  оплаты;

второй  экземпляр – поставщику.

  Оформляет счет бухгалтер или другой работник организации, уполномоченный на это руководителем (например, бухгалтер). Счет подписывают главный бухгалтер и руководитель. Счета создаются, хранятся и редактируются в журнале «Счета». Выставленные счета подшиваются в хронологическом порядке и хранятся в архиве 5 лет.

     Выписанный счет отсылается клиенту по факсу. Клиент оплачивает счет и по мере его оплаты оформляется отгрузка товара.

Для отражения  в бухгалтерском учете операций по зачислению денежных средств предназначен документ «выписка банка», в которой  указывается остаток денежных средств  на начало дня, операции за день, № документа  по каждой операции, № счета корреспондента, остаток денежных средств на конец  дня.

    После поступления на расчетный счет ООО «Металл» денежных средств от покупателя в программе 1С формируется строка банковской выписки. Документ «банковская выписка» предназначен для ввода строк банковской выписки по расчетному счету, связанных с поступлением денежных средств от покупателей и оплаты поставщикам по торговым операциям. В ней указывается корреспондирующий счет 62.2 и в приходе необходимая сумма. Проводки, которые создает банковская выписка: Д 51 К 62.2

Движение  материальных ценностей от поставщика к покупателю оформляется товаросопроводительными  документами, предусмотренными условиями  поставки товаров и правилами  перевозки грузов (товарной накладной, счетом-фактурой).

    Операции по продаже товаров оформляются документами: «Отгрузка товаров, продукции», «Реализация отгруженной продукции» - формируется товарная накладная (документы – учет реализованной продукции – отгрузка товаров, продукции). Она предназначена для отпуска товара со склада. В товарной накладной указывается номер и дата выписки; наименование поставщика и покупателя; наименование и краткое описание материальных ценностей, количество (в единицах), цена и общая сумма (с учетом налога на добавленную стоимость) отпуска материальных ценностей. Накладная подписывается материально ответственными лицами, сдавшими и принявшими материальные ценности и заверяется круглыми печатями организаций поставщика и завода. Количество оформляемых экземпляров в накладной зависит от условий получения материальных ценностей, вида организации поставщика, места передачи товара и т.д. В ООО «Металл» накладная выписывается в 3 экземплярах. 1 экземпляр остается у кладовщика на складе, 2 экземпляр – в бухгалтерии, 3 экземпляр – у покупателя. Товарная накладная формирует проводки: Д 90.2.1 К 41.1, Д 62.1 К 90.1.1.

     На основании товарной накладной формируется счет-фактура. Он является основным первичным документом, служащим основанием для расчетов с поставщиками и подрядчиками. В счет - фактуре должны быть указаны: порядковый номер счет фактуры; наименование и регистрационный номер поставщика товаров; наименование получателя товаров; стоимость, цена товаров; сумма налога на добавленную стоимость; дата предоставления счет- фактуры.

    В счет - фактуре не допускаются подчистки и помарки. Исправления заверяют подписью руководителя и печатью предприятия поставщика с указанием даты исправления.

    Регистрация счетов-фактур записывается в хронологическом порядке в журнале выданных счетов-фактур .

 Покупатель забирает продукцию только при наличии доверенности. В ней указываются следующие данные: реквизиты организации, которая выписала доверенность, количество продукции, паспортные данные лица, на которого выписана доверенность, срок действия доверенности, номер и дата товарной накладной, в которой указан получаемый товар. Доверенность подписывается руководителем организации, главным бухгалтером и лицом, получившим доверенность.

Заключающим этапом реализации товара является формирование книги продаж главным бухгалтером.

    Счета-фактуры, выданные при реализации товаров, передаче имущественных прав организациям и индивидуальным предпринимателям за наличный расчет, регистрируются в книге продаж.

При необходимости  внесения изменений в книгу продаж регистрация счета-фактуры производится в дополнительном листе книги  продаж за налоговый период, в котором  был зарегистрирован счет-фактура  до внесения в него исправлений. Дополнительные листы книги продаж являются ее неотъемлемой частью.

    Книга продаж должна быть прошнурована, а ее страницы пронумерованы и скреплены печатью. Контроль за правильностью ведения книги продаж осуществляется руководителем организации или уполномоченным им лицом. Книга продаж хранится у поставщика в течение полных 5 лет, с даты последней записи.

     В книгу продаж заносятся счета-фактуры по операциям реализации и прочим доходам за налоговый период. В книге продаж подсчитываются итоги, так как данные необходимы для налоговой декларации по НДС. Налоговым периодом считается календарный месяц. До 20 числа каждого месяца необходимо уплатить НДС в бюджет 1 платежным поручением (Д 68.2 К 51) и представить в ИФНС налоговую декларацию по НДС. В налоговой декларации раскрывается налоговая база по НДС, отражаются налоговые вычеты, и определяется сальдо расчетов с бюджетом по НДС (доплата или возмещение). Для отправления отчетности на ООО «Металл» установлена программа Референт, которая позволяет отправлять отчетность по электронной почте, что экономит время.

    Акт-сверки является документом, в котором отражаются взаиморасчеты между покупателями и поставщиками. Акт-сверки составляется по согласованию сторон в оговоренный период времени.

Для получения  итоговых и детальных сведений по учету товаров можно использовать стандартные отчеты.

Стандартный отчет «оборотно-сальдовая ведомость  по счету» для счета 41 «Товары» позволяет  просмотреть остатки и обороты  каждого товара, как в суммовом, так и в количественном измерителе.  
 
 

2.3 Порядок  проведения инвентаризации по  расчетам с покупателями и  заказчиками. 

    Согласно Федеральному закону от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», организация для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности обязана проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в т.ч. и расчетов с покупателями и заказчиками, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Порядок проведения инвентаризации по расчетам с покупателями и заказчиками  регламентируется Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Минфина РФ от 13.06.95г. №49 (далее по тексту Методические указания).

    Количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации.

Однако, в соответствии с п.2 ст.12 Федерального закона №129 и п.1.5 Методических указаний, проведение инвентаризации обязательно:

при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством  при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

перед составлением годовой бухгалтерской  отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября  отчетного года. Исключение составляют основные фонды и библиотечные фонды, инвентаризация которых может проводиться  один раз в три года и один раз  в пять лет соответственно. В районах, расположенных на Крайнем Севере и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и  материалов может проводиться в  период их наименьших остатков;

при смене  материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей; в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями; при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса.

    Для проведения инвентаризации в ООО «Металл» создана постоянно действующая инвентаризационная комиссия, в состав которой входят генеральный директор, главный бухгалтер и бухгалтер по расчетам.

Руководитель  ООО «Металл» создает условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества и финансовых обязательств в установленные сроки.

    Для документального оформления проведения инвентаризации и отражения ее результатов в учете применяются типовые унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 18 августа 1998 года №88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (далее по тексту Постановление Госкомстата РФ № 88).

    В ООО «Металл» за 10-15 дней до наступления срока проведения инвентаризации директор издает приказ по форме №ИНВ-22, которая утверждена Постановлением Госкомстата РФ №88. Этот приказ регистрируют в Журнале учета и контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (унифицированная форма №ИНВ-23).

Инвентаризация  расчетов проводится с целью документального  подтверждения наличия дебиторской  задолженности и обязательств, установления сроков их возникновения и погашения, уточнения оценки.

Таким образом, инвентаризация расчетов с  покупателями и заказчиками заключается  в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 76 «Расчеты с разными  дебиторами и кредиторами» и других счетах учета. 

Таблица 4- Записи на счетах бухгалтерского учета ООО «Металл» по результатам инвентаризации расчетов с покупателями и заказчиками.