Облік розрахунків під звітними особами в національной і іноземной валюте

Таким образом, сумма излишне израсходованных средств, выданных на командировку или под отчет, не сдана в указанный срок, подлежит обложению налогом на доходы по ставке 15% - от суммы, не превышающей 10-кратный размер минимальной заработной платы, установленной законом на 1 января отчетного налогового года, и 17% - от суммы превышения. 
Согласно п. п. 164.5 НКУ объект налогообложения и база налогообложения для средств, излишне израсходованных налогоплательщиком на командировку или под отчет и не возвращенных в установленные законодательством сроки вычисляется по формуле:

                                            

 

Где, К- коэффициент.

Сп - Ставка налога установлена ​​для таких доходов  на момент их начисления.

Учет расчетов с подотчетными лицами в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений осуществляется на активном субсчете 372 "Расчеты с подотчетными лицами".

По дебету субсчете 372 фиксируются суммы, выданные под  отчет, а также суммы перерасхода, которые возмещает подотчетное  лицо, по кредиту субсчета - расходы суммы аванса и возвращенные остатки подотчетных сумм. 
Остаток на конец месяца по субсчету 372 вычисляют как общий, так и по каждой подотчетным лицом по кодам экономической классификации расходов. При этом он может быть как дебетовым, так и кредитовым. 
Дебетовый остаток указывает на наличие в учете авансовых сумм, по которым не подано отчетов, кредитный отображает размер перерасходов по Отчетами сравнению с суммами, полученными под отчет.

Корреспонденцию счетов по учету расчетов с подотчетными лицами отражены в таблице 2.2.

Таблица.2.2. Корреспонденция счетов по учету расчетов с подотчетными лицами.

з/п	Содержание  хозяйственных операций	корреспонденция счетов
		Дебет	Кредит
1	Выдача аванса под отчет наличными. Операция выполняется на основании приказа о командировке или о закупке и т. п. основании, и оформляется расходным кассовым ордером	372	301
2	Выдача аванса под отчет наличными из валютной кассы. Операция выполняется на основании  приказа о загранкомандировке. Оформляется расходным кассовым ордером	372	302
3	Списана задолженность  подотчетных лиц по расходам на приобретение производственных запасов	20	372
4	Сумма неподтвержденного  авансовым отчетом и не возвращенного  в кассу остатка ранее выданных средств удерживается из заработной платы подотчетного лица	661	372
	Остаток неизрасходованных  наличных, ранее выданных авансом, сдан в кассу	301	372
5	Возврат остатка  неизрасходованных средств безналичным  путем	311	372

 

Пример

Предприятие «Компания» «Спецстрой» для участие в семинаре откомандировало медспециалиста в г. Братиславу (Словакия) на 3 дня ( с п10 по 12 ноября 2012г.)

09.11.12 г. Работнику  выдали аванс:500 евро(курс НБУ  на дату выдачи аванса-11,879197 грн/евро). Балансовая стоимость евро-5031,71 грн.

12.11.12г.  специалист представил авансовый отчет вместе с подтверждающими документами, где указал расходы на сумму 650 евро (курс НБУ на эту дату  - 12,01727 грн/евро).

13.11.12 г. Работнику  компенсировали командировочные   расходы -150 евро (курс НБУ на  эту дату – 11,932079 грн/ евро).

№	Содержание  хозяйственной операции	Бухгалтерск-ий учет			Сумма	Налоговый учет
		Дт		Кт		ВД	ВР
Выдан аванс  на командировку 09.11.12 г.
1	Выдан работнику  аванс в евро	372		302	€500/5939,60грн.	_	_
Утвержден авансовый  отчет 12.11.12 г.
2	В бухучете отражена часть расходов, покрываемых полученным авансом по курсу на дату выдачи аванса, и сумма сверх аванса по курсу на дату утверждения авансового отчета (€500 *11,879197 грн./евро) + (150 евро * 12,01727 грн./евро)2 =7742,19 грн.	91		372	€650/7742,19грн.	-	6834,303
Компенсация 13.11.12г.
3	Компенсированы  работнику понесенные командировочные  расходы – 150 евро. В учете операцию отражают в гривнах по курсу НБУ  на 150 евро * 11,932079 грн./евро =1789,81 грн.		372	301	€150/1789,81грн.	-	-
4	Отображен доход от курсовой разницы : 150 евро * (12,01727 грн./евро-11,932079 грн./евро)=12,78 грн.		372	714	12,78 грн.	-	-12,784

 

Выдан подотчетному лицу денежный аванс из кассы под  отчет означает только увеличение дебиторской  задолженности предприятия, активы его при такой операции не увеличиваются.

При оприходовании  материальных ценностей, приобретенных  за счет денежных средств, выданных под  отчет на административно - хозяйственные  нужды, нужно руководствоваться  имеющейся правовой базой, стандартами  бухгалтерского учета 9 "Запасы" и 16 Расходы ".

В первоначальную стоимость  запасов, приобретенных за плату, входят суммы, уплаченные поставщику (продавцу) по договору.

Затраты на служебную командировку, непосредственно связано с приобретением  ценностей, в нашем случае запасов, согласно п.9 стандарта 9 "Запасы", входят в первоначальную стоимость запасов как расходы на приобретение вышеуказанных запасов и доведение их до состояния, в котором они приобретены для использования.

Расходы подотчетного лица на оплату служебных командировок и на приобретение ТМЦ согласно п.7 стандарта 16 "Расходы"[14] отражаются в составе расходов того периода, в котором они были осуществлены. Моментом отражения расходов по расчетам с подотчетным лицом является представление подотчетным лицом в бухгалтерию, отчетного документа об израсходованных денежных средствах - авансового отчета. Именно в этот момент происходит увеличение активов или уменьшение обязательств и формирование первоначальной стоимости запасов. При получении наличных из кассы такого уменьшения обязательств или увеличения активов не происходит.

Таким образом  по выдаче авансов и расчетов по ним с подотчетными лицами находят  подтверждение в журнале- ордере предприятия, содержащем ФИО подотчетного лица, его задолженность, остаток на начало периода, обороты за период и остаток на конец периода по счету 372.

2.4. Автоматизация  учета расчетов с подотчетными  лицами в национальной и иностранной  валютах.

Общеизвестно, что бухгалтерский учет должен отвечать не только требованиям налоговых  инспекций и других контролирующих государственных учреждений, но и  обязательно требованиям руководителя, инвестора, акционера и других заинтересованных информации людей, поэтому в современных условиях основными критериями эффективного учета является точность, доступность, сложная аналитика, и оперативность. Для выполнения всех вышеуказанных задач необходимо выполнение многих операций каждый день, что очень трудно, даже невозможно выполнить вручную таким количеством людей, который может нанять предприятие. Поэтому в наше время бухгалтерский учет становится компьютерным  учетом.

Весьма целесообразно  для совершенствования аналитики  по выданным и использованным средствам использовать разбиение счету 372 "Расчеты с подотчетными лицами" на субсчета третьего порядка: 3721 "Расчеты с подотчетными лицами в национальной валюте", 3722 "Расчеты с подотчетными лицами по командировкам в иностранной валюте", 3723 "Расчеты по расходам на хозяйственные нужды" и другие субсчета, для того чтобы четко видеть по сальдо и оборотах по данным субсчетам цель использования их форму и другие полезные данные необходимые предприятию в соответствии со спецификой его деятельности.

Для принятия необходимого эффективного решения руководителю постоянно нужна подробная, точная, и менее важно оперативная информация, для чего нужно своевременно обработать много разнообразной информации.

В компьютерном мире на данный момент активно развивается Windows-технология, которая активно проникает в область автоматизации бухгалтерского учета, поэтому в данном разделе я рассмотрю компьютерную форму бухгалтерского учета, ориентированную на технологию Windows. В основе подачи материала стала популярна компьютерная программа "1С: Бухгалтерия", которая за многие годы ее использования показала себя как многогранная, удобная и эффективная бухгалтерская программа. 
Расчеты с подотчетными лицами - физическими лицами ведется, как правило, в наличной форме через кассу. Рассмотрим несколько операций по созданию дебиторской / кредиторской задолженности в результате расчетов с работниками организации в наличной форме.

Аналогичным образом  программа дает возможность вводить  авансовые отчеты, акты приемки-передачи ценностей, заполнив форму диалога, после чего делает, налажены проведения, результаты которых может выдавать в различных формах, таких например как: "Оборотная сальдовая ведомость", "Оборотная сальдовая ведомость по счету", "Анализ счета по датам", «Главная книга», большое количество произвольных отчетов, может легко наладить сам пользователь и много других необходимых в работе справок, реестров и отчетов.

Итак, вышеупомянутая программа дает возможность бухгалтеру быстро обработать необходимую информацию, особенно важно в вышеупомянутой программе есть возможность индивидуального налаживания операций, форм документов, счетов и проводок для каждой организации, а руководителю принять единственно верное решение на основе полученной информации

 Наличные деньги в национальной валюте могут выдаваться под отчет работникам предприятия и лицам, не состоящим с предприятием в трудовых отношениях.

Кроме того, подотчетные  суммы могут перечисляться работникам на корпоративную платежную карточку (КПК) или на личную платежную карточку работника (ЛПК). Возможна выдача средств под отчет и в иностранной  валюте. В консультации рассмотрим, как вести учет расчетов с подотчетными лицами в программе «1С: Предприятие – 8.1».Взаиморасчеты с подотчетными лицами в программе «1С: Предприятие – 8.1» отражаются в разрезе элементов справочника «Физические лица» на субсчетах второго порядка субсчета 372 «Взаиморасчеты с подотчетными лицами»: субсчет 3721–взаиморасчеты с подотчетными лицами в национальной валюте;

• субсчет 3722 –  взаиморасчеты с подотчетными лицами в инвалюте. Здесь отражаются операции, связанные:

– с выдачей  наличной инвалюты на командировку работнику  предприятия (п. 2 постановления Правления  НБУ от 30.05.07 г. № 200);[10]

– с перечислением  безналичной инвалюты на КПК работника. При этом надо соблюдать направления использования инвалютных средств, зачисленных на КПК работника, указанные в п. 8.3

Инструкции, утвержденной постановлением

Правления НБУ  от 12.11.03 г. № 492. Это оплата командировочных  и представительских расходов и  эксплуатационных расходов, связанных с пребыванием воздушных, морских и авто-транспортных средств за пределами Украины.

Деньги под  отчет могут выдаваться:

• наличными  в кассе предприятия (Дт 3721 –Кт 301, Дт 3722 – Кт 302) – тогда операция оформляется в программе документом «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Выдача денежных средств подотчетнику» (см. «БАЛАНС», 2010, № 101, с. 25);[11]

• путем зачисления на ЛПК (Дт 3721 – Кт 311).В этом случае относительно даты выдачи средств под  отчет см. «БАЛАНС», 2011, № 5-6, с. 39;[11]

• путем перечисления средств на КПК (Дт 3721 –Кт 311, Дт 3722 – Кт 312). В этом случае в программе на каждую сумму, использованную подотчетным лицом в течение одного дня, оформляется отдельный платежный документ. В двух последних случаях зачисление денежных средств на ЛПК или факт расходования денежных средств подотчетным лицом с КПК оформляется в программе документом «Платежное поручение исходящее» (или «Платежный ордер на списание денежных средств») с видом операции «Перечисление денежных средств подотчетнику» (меню «Банк» – «Банковские расчетные документы» – действие «Добавить новый документ»).

Авансовый отчет  в национальной валюте

Для оформления авансового отчета необходимо открыть  меню «Касса» – «Авансовые отчеты»  – «Добавить новый документ». В шапке документа выбираем подотчетное лицо из справочника «Физические лица». Если это работник предприятия, то в печатной форме авансового отчета автоматически подставляется место работы и должность. Ставим дату оформления авансового отчета;

В поле «Назначение» указываем: командировочные расходы, хозяйственные нужды и пр. Поле «Склад» заполняем в том случае, когда по авансовому отчету приходуются товарно-материальные ценности, приобретенные подотчетным лицом. Бухгалтерский учет отличает большая трудоемкость, сложность и частота выполняемых расчетов, а также высокие требования, предъявляемые правильности, точности и своевременности его ведения.