Облік. аналіз і аудит розрахунків з постачальниками

-         оборотно-сальдова   відомість   по   рахунку   в   розрізі   об'єктів аналітичного обліку;

-         аналіз  рахунку  в  розрізі  об'єктів  аналітики  "аналіз  об'єктів аналітики по рахункам";

-         карточка операцій по об'єкту аналітики;

-         обороти між об'єктами аналітики.

В програмі "1С: Підприємство 7.7" аналітичний облік організується за допомогою спеціального механізму "субконто". На етапі конфігурування визначається перелік можливих видів субконто. Під видом субконто розуміють сукупність однотипних об'єктів аналітичного обліку. Так, всі основні засоби утворюють вид субконто "Основні засоби" всі матеріали, відповідно, — "Матеріали" і т.д.

Сума заборгованості постачальникам і підрядникам за матеріальні цінності, виконані роботи та отримані кошти (крім заборгованості, забезпеченої векселями) відображається у IV розділі Пасиву Балансу "Поточні зобов'язання" за рядком "Кредиторська заборгованість за товари, роботи, послуги".

Отже, за допомогою програми 1С Підприємство веде автоматизований облік, що полегшує ведення бухгалтерського обліку. Автоматизація облікового процесу дає можливість підвищити оперативність і точність облікових даних, необхідних для управління підприємством. Використання комп'ютерної форми пов'язане з певними капітальними витратами, однак це дає змогу підвищити рівень оперативності й точності облікової інформації, необхідної для здійснення управління підприємством. Синтетичний та аналітичний облік розрахунків з постачальниками та підрядчиками ведеться відповідно до встановлених норм. За допомогою програми можна детально проаналізувати рахунок 63 "Розрахунки з постачальниками та підрядчиками". За короткий час формуються звіти синтетичного та аналітичного обліку. Однак за самим станом кредиторської заборгованості бухгалтер не слідкує, що є недоліком на даному підприємстві.

2.3. Удосконалення організації обліку розрахунків з постачальниками і підрядниками на підприємстві

Підприємства постійно ведуть розрахунки з постачальниками за придбані в них основні засоби, сировину, матеріали й інші товарно -матеріальні цінності і послуги; з покупцями - за куплені ними товари; із замовниками - за виконані роботи і послуги.

Розвиток ринкових відносин підвищує відповідальність і самостійність підприємств у виробленні й прийнятті управлінських рішень по забезпеченню ефективності розрахунків з дебіторами і кредиторами. Збільшення або зниження дебіторської і кредиторської заборгованості призводить до зміни фінансового положення підприємства. Так, наприклад, значне перевищення дебіторської заборгованості над кредиторською може привести до так званого технічного банкрутства. Це зв'язано зі значним відволіканням засобів підприємства з обороту і неможливістю погасити вчасно заборгованість перед кредиторами. На підставі цього необхідно проводити моніторинг й аналіз стану розрахунків. Для проведення аналізу використовуються дані бухгалтерського обліку і звітності, тому важливу роль відіграє правильна організація на підприємстві бухгалтерського обліку розрахункових операцій, що вимагає своєчасного і повного відображення господарських операцій по розрахунках у первинних документах і облікових регістрах.

Невід'ємною складовою організації бухгалтерського обліку є раціональна організація документообігу. Приступаючи до розробки графіку документообігу, передусім, складають перелік операцій, які належить документувати   на   даному   підприємстві,   потім   визначають,   якими документами буде оформлюватися кожен вид операції, кількість примірників кожного документу та їх призначення, а також порядок складання кожного документу.

Документообіг це організована система створення, перевірки та обробки первинних документів в бухгалтерському обліку від моменту їх створення до передачі в архів.

Неправильно організований документообіг може призвести до негативних наслідків на підприємстві, зокрема:

-         несвоєчасна доставка звітної інформації (документів);

-         не   прогнозованість   маршрутів  руху  звітних  і  управлінських документів;

-         відсутність відповідальних через не закріпленість документів за відповідними співробітниками;

-         неможливість   прийняття   рішень    без   залучення   додаткової інформації (яка не міститься в документах).

Розробка механізму управління документообігом є необхідною складовою організації бухгалтерського обліку, що забезпечує:

-         стабільність роботи бухгалтерської служби;

-         чіткість руху та оперативність обробки документів;

-         своєчасність прийняття управлінських рішень.

Кожна господарська операція, що здійснена на підприємстві, повинна бути відображена в бухгалтерському обліку. У зв'язку з тим, що документи оформлюють працівники, які здійснюють господарські операції, на підприємстві необхідно чітко розмежувати відповідальність за оформлення і подання первинних документів до місць їх обробки та зберігання.

Для того, щоб спроектувати систему документообігу, необхідна встановити порядок створення і руху цих документів, а також визначити коло осіб, відповідальних за їх заповнення чи прийняття рішення по них.

Весь документообіг на підприємстві регулює графік документообігу. На підприємстві ПП «Добростав» графік документообігу відсутній, тому ми запропонували графік документообігу, який представлений в додатку М. Запропонований нами графік документообігу передбачає оптимальну кількість підрозділів і виконавців для проходження кожним первинним документом і визначає мінімальний строк його знаходження у підрозділі. Головний бухгалтер контролює дотримання графіка виконавцями, а його вимоги обов'язкові для всіх підрозділів і служб підприємства. Сам графік затверджує керівник підприємства своїм наказом. Необхідність складання графіку документообігу полягає у тому, що документуванням господарських операцій займаються не лише працівники бухгалтерії, але й посадові особи технічного відділу. Для цього кожному виконавцю видають витяг із графіка документообігу, в якому наводять перелік первинних документів, які відносять до функціональних обов'язків даного співробітника, строки їх подання і підрозділи підприємства, в які їх передають, строки і порядок подання первинних документів.

Метою дослідження облікової політики було встановити відповідність внутрішньо фірмових документів системи організації та ведення бухгалтерського обліку економічного суб'єкту діючим законодавчим нормативним актом та статутним документам.

При аналізі даного сегменту у якості джерел інформації нами були використані:

-         наказ про облікову політику (додаток Н);

-         положення, що є елементами облікової політики економічного суб'єкту;

-         посадові інструкції (додаток О);

-         графік документообігу (додаток М);

-         порядок проведення інвентаризації;

-         методичні розробки відділів методології бухгалтерського обліку або внутрішнього аудиту та економічного суб'єкту тощо.

Центральним об'єктом вивчення була документація з облікової політики економічного суб'єкту.

Часто для зручності поточного обліку економічні суб'єкти використовують вільні коди рахунків або коди рахунків бухгалтерського обліку порядку, що відрізняється від загальноприйнятого. Усі такі випадки повинні бути описані в обліковій політиці. Нами було перевірено правильність переносу сальдо по таким рахункам в бухгалтерську звітність.

Окремо вивчалися методологічні питання облікової політики, оцінювалася ефективність їх застосування.

До питань розрахунків та зобов'язань підприємства відносять:

-         форми бланків документів, регістрів обліку і звітності;

-         порядок     укладення     договору     про     повну     матеріальну відповідальність;

-         порядок проведення інвентаризації розрахунків;

-         порядок проведення зобов'язань;

-         форми кадрової документації.

В результаті дослідження виявили, що в наказі про облікову політику не звертається уваги щодо поточних зобов'язань. Це свідчить про недосконалу організацію бухгалтерського обліку на підприємстві, про те що наказ був створений лише для наглядності.

Нами пропонується в наказі про облікову політику додати пункт щодо зобов'язань. Кредиторська заборгованість за товари, роботи, послуги також має дуже важливе значення і потребує доброї організації в бухгалтерському обліку. В наказі про облікову політику повинні бути зазначені основні положення щодо обліку розрахунків з постачальниками і підрядчиками, які наведені на рис. 2.2.

В наказі зазначили умови визнання заборгованості відповідно до П(С)БО 11, за якою сумою відображаються в звітності поточні зобов'язання, суми створених забезпечень визнаються витратами, непередбачені зобов'язання обліковувати на позабалансових рахунках за обліковою ціною, кредиторську заборгованість, по якій минув строк позовної давності, відноситься до доходу звітного періоду в першому наступному місяці після пройденого строку позовної давності. Облікова політика наведена в додатку Н.

Рисунок 2.2 - Основні положення щодо обліку розрахунків з постачальниками і підрядниками, що наводяться в наказі про облікову

політику

Відповідальним за стан кредиторської заборгованості призначити провідного бухгалтера. Однак на даному підприємстві працює лише два бухгалтера і тому особливої уваги бухгалтери не приділяють кредиторській заборгованості, а особливо розрахункам з постачальниками і підрядчиками.

Тому, нами пропонується ввести в штат ще одну посаду бухгалтера який буде відповідати за ведення розрахунків підприємства. Для цього йому необхідно розробити посадову інструкцію в якій визначаються його обов'язки та права, відповідальність та умови роботи. Запропонований бухгалтер буде відповідати за ведення не лише кредиторської, а й дебіторської заборгованості. В обов'язки даного бухгалтера буде входити слідкувати за станом:

-         довгострокової дебіторської заборгованості;

-         дебіторської заборгованості за товари, роботи, послуги;

-         дебіторської заборгованості за розрахунками;

-         витратами майбутніх послуг;

-         забезпеченнями наступних виплат і платежів;

-         довгостроковими зобов'язаннями;

-         поточними зобов'язаннями;

-         доходами майбутніх періодів.

Розроблена нами посадова інструкція наведена в додатку О.

Безпосередньою роботою даного бухгалтера буде планування погашень по зобов'язаннях по статтях бюджету, установлених регламентом. У рамках своєї компетенції і доцільності фахівець може визначати можливі варіанти планування заборгованості, використовуючи як прогнози "Розрахунки з постачальниками", визначаючи відстрочки платежів по конкретних контрактах і "Кредиторська заборгованість минулих періодів", установлюючи графік погашення заборгованості по клієнтах, так і на основі бізнес-прогноз "Графік фінансування", що є спрощеною формою формування кредиторської заборгованості.

Проведення інвентаризації розрахунків - важливий етап інвентаризації, під час якого підтверджується достовірність сум дебіторської та кредиторської заборгованості. Мета інвентаризації цих видів заборгованості є цілком різною, проте продиктована одним - принципом обережності, за яким - суми кредиторської заборгованості не мають бути занижені.

Основні процедурні моменти, пов'язані з інвентаризацією розрахунків, наведено в Інструкції № 69, в якій визначено порядок проведення інвентаризації. Проте підприємствам, що проводять інвентаризацію, слід також орієнтуватися не лише на інструкцію, а і на вимоги національних стандартів бухгалтерського обліку та методичні рекомендації щодо ведення обліку.

Проаналізувавши наказ про облікову політику, було встановлено що в ньому не визначено терміни проведення інвентаризації кредиторської заборгованості. На даний час підприємство не приділяє достатньо уваги проведенню інвентаризації. Це пов'язано з тим, що на детальне її проведення необхідно затрачувати багато часу.

Тому нами запропоновані певні методи щодо покращення проведення інвентаризації для того, щоб бухгалтер підприємства мав більш детальну інформацію щодо кредиторської заборгованості.

Згідно Інструкції № 69, кредитори повинні надсилати виписки всім дебіторам. Дана процедура потребує підготовку виписок за усіма сумами заборгованості, що рахуються в аналітичному обліку підприємства. Однак кількість цих виписок може становити велику кількість. І якщо підготовка виписок може бути автоматизована, то набагато більше часу забере їх аналіз. Причому витрачений час не завжди буде співмірним з ефектом від таких дій. Для більш раціонального підходу до інвентаризації розрахунків, а також для виконання вимог стандартів і Закону про бухоблік про достовірність фінансової звітності слід звернути увагу на суттєвість інформації, що відображається у фінансовій звітності, і зосередитися на інвентаризації суттєвих сум дебіторської та кредиторської заборгованості. У листі від 29.07.2003 р. № 04230-04180 Мінфін вказує на поріг суттєвості, який становить:

-   для дебіторської заборгованості - 5%  від загальної суми активів (ряд.280 балансу);

-              для  кредиторської  заборгованості  -  5%  від  загальної  суми зобов'язань (сума ряд. 430, 480, 620).

Кожен бухгалтер на підприємстві розробляє свою методику та методи оформлення інвентаризації. Найбільшої уваги потребує дебіторська і кредиторська заборгованість. Бухгалтер завжди повинен слідкувати за тим, щоб борги підприємства погашалися вчасно. При проведенні інвентаризації для узгодження заборгованості всім дебіторам установи-кредитори мають передати акти звіряння розрахунків за даними свого обліку.

Нами рекомендується:

-         додати до акта звіряння лист, у якому буде фраза "У разі неотримання підписаного акта звіряння протягом 10 днів вважаємо вказану в акті заборгованість погодженою";

-         акт звіряння надіслати рекомендованим листом (з повідомленням про вручення).

Фінансовий стан підприємства нерідко залежить від своєчасності здійснення розрахунків між підприємствами. Контроль за станом розрахунків є поточною роботою бухгалтерів. Водночас інвентаризація розрахунків на кінець звітного року необхідна з метою підтвердження достовірності фінансової звітності, з'ясування сум сумнівної і безнадійної заборгованості.